Schülerfahrverkehr – wann braucht es eine Einwilligung in die Datenübermittlung?

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Das Thema Schülerfahrverkehr wird in verschiedenen Städten und Gemeinden unterschiedlich geregelt. In den meisten Fällen erhalten nur die Schüler eine Fahrkarte für Bus/Bahn, die einen gesetzlichen Anspruch auf Erstattung der Schülerfahrkosten nach §97 SchulG NRW haben. Einige Schulträger stellen allen Schülerinnen und Schülern ihrer Kommune ohne Ausnahme ein Schülerticket zur Verfügung. Je nach Schulträger werden die für die Erstellung der Tickets erforderlichen personenbezogenen Daten der Schüler durch die Schule an den Schulträger selbst übermittelt, der die Berechtigung überprüft, oder seltener auch direkt an den Betreiber des öffentlichen Nahverkehrs. Ob es einer Einwilligung durch die Betroffenen bedarf, hängt maßgeblich davon ab, an wen die Schule die Daten übermittelt. Bei Städten und Kommunen, in welchen der Prozess der Bewilligung von Schülerfahrkosten und die Vergabe von Fahrkarten, von der kommunalen Verwaltung selbst geregelt wird, ist die Schule aus Sicht des Datenschutz außen vor und das Folgende ohne Bedeutung.

Die rechtliche Seite

Grundsätzlich gilt für die Übermittlung von personenbezogenen Daten durch die Schule nach §120 SchulG

(5) Die in Absatz 1 Satz 1 genannten Daten dürfen […] dem Schulträger, [… ] nur übermittelt werden, soweit sie von diesen Stellen zur Erfüllung der ihnen durch Rechtsvorschrift übertragenen Aufgaben benötigt werden.

Da nach §97 SchulG der Schulträger für die Schülerfahrkosten zuständig ist1„§ 97 SchulG – Schülerfahrkosten (1) Den Schülerinnen und Schülern der allgemein bildenden Schulen gemäß §§ 11, 14 bis 18, der Förderschulen gemäß § 20, der Schule für Kranke gemäß § 21 und Berufskollegs in Vollzeitform gemäß § 22, die ihren Wohnsitz in Nordrhein-Westfalen haben, werden die Kosten erstattet, die für ihre wirtschaftlichste Beförderung zur Schule und zurück notwendig entstehen.“ und er im Rahmen seiner Möglichkeiten auch eine Fahrkarte stellen kann anstelle einer Kostenerstattung2§97 SchulG (3) „Werden Schülerzeitkarten nach Satz 1 zur Verfügung gestellt, sind sie die wirtschaftlichste Art der Beförderung; es entfällt jegliche Erstattung von Fahrkosten.“, liegt eine vom Land NRW an den Schulträger übertragene Rechtsvorschrift vor. Damit ist die Voraussetzung erfüllt für eine Übermittlung personenbezogener Daten von Schülern nach §120 (5) SchulG.

Was bedeutet dieses für die Praxis?

Fall 1 – nur nach §97 SchulG berechtigte Schüler erhalten die Fahrkarte und die Daten werden an den Schulträger übermittelt

Nach Art. 6 Abs. 1 c DS-GVO ist eine Verarbeitung3Nach Art. 4 Abs. 2 schließt Verarbeitung auch die „die Offenlegung durch Übermittlung“ ein. rechtmäßig, wenn

„die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt;“

Eine Einwilligung durch die Betroffenen ist somit nicht erforderlich. Die Schule kann die Daten übermitteln, muss aber über die Übermittlung informieren, was bei der Anmeldung an der Schule erfolgen kann. Wechselt ein Schüler im Laufe der Schulzeit an einer Schule den Wohnort und erfüllt dadurch die Vorgaben zum Anrecht auf eine Fahrkarte, müssen die Betroffenen eventuell bezüglich der Datenübermittlung informiert werden.

Ob eine Schule vorsortiert, von welchen Schülern sie die Daten an den Schulträger übermittelt, hängt auch von den örtlichen Absprachen ab. Rechtlich ist es vertretbar, die entsprechenden Daten sämtlicher Schüler zu übermitteln, da der Schulträger nur so die Berechtigungen bzw. den Anspruch auf Zuteilung einer Fahrkarte für alle Schüler prüfen kann.

Man kann jedoch auch argumentieren, dass es nicht erforderlich ist, die Daten von Schülern zu übermitteln, die am Schulort selbst wohnen und ohnehin keinen Anspruch auf eine Fahrkarte haben.4Eine Ausnahme sind immer Schüler, die aus anderen Gründen Anspruch auf eine Beförderung haben.

Fall 2 – alle Schüler der Stadt/ Kommune erhalten ein Ticket und die Daten werden an den Schulträger übermittelt

Der Fall ist etwas anders gelagert, da es hier nicht mehr um eine Überprüfung des Anspruchs durch den Schulträger geht. Da alle Schüler eine Fahrkarte erhalten, auch die, welche nach gesetzlichen Vorgaben keinen Anspruch haben, werden hier Daten übermittelt und es besteht keine eindeutige rechtliche Grundlage. Wer sicher gehen möchte, holt eine Einwilligung dafür ein. Damit das Verfahren vereinfacht ist, holen viele Schulen die Einwilligung grundsätzlich bei allen Schülern ein. Wenn das Verfahren etabliert ist, kann man die Einwilligung direkt bei der Anmeldung an der Schule mit einholen.5In diesem Fall sollte die Einwilligung in die Datenübermittlung als Auswahloption vorgesehen sein, so dass die Betroffenen aktiv auswählen müssen.

Ob man sich als Schule in diesem Fall mit einer Einwilligung absichert, hängt letztlich auch von der Interpretation der gesetzlichen Vorgaben ab. Legt man die Vorgaben eher eng aus, empfiehlt sich die Einwilligung.

Fall 3 – die Schule übermittelt die personenbezogenen Daten der Schüler direkt an das Beförderungsunternehmen

In diesem Fall ist es egal, ob es sich nur um nach §97 SchulG berechtigte Schüler handelt oder alle. Die Übermittlung soll an eine Stelle erfolgen, welche nicht unter die nach dem Schulgesetz zulässigen Stellen fällt. Da die gesetzliche Grundlage fehlt, ist hier eine Einwilligung vor Übermittlung der Daten unbedingt erforderlich. Die Einwilligung ist für Grundschulen wie weiterführende Schulen nutzbar.6Die Formulierung „Aus der Nichterteilung oder dem Widerruf der Einwilligung entstehen keine Nachteile.“ ist eine allgemeine Formulierung. Jedem Betroffenen sollte jedoch klar sein, dass ohne Einwilligung keine Fahrkarte erstellt werden kann. Nachteil meint hier eher Nachteil in der Schule insgesamt.

Einwilligung und Zweckänderung

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Frage: ich fotografiere einen Schüler (anlassbezogen gibt es eine Genehmigung1Aus Sicht des Datenschutz wird immer von EINWILLIGUNG gesprochen!). Darf ich das Foto online an CEWE Fotodienst schicken zum Ausdrucken?

In der Einwilligung ist, so lässt die Frage vermuten, nicht aufgeführt, dass das Foto der betroffenen Person über einen externen Dienstleister ausgedruckt und diesem dazu das Foto übermittelt werden soll. Daher rührt wohl die Unsicherheit, ob das Foto auf der Grundlage der bestehenden Einwilligung übermittelt werden darf.

Die Antwort ist recht einfach.

Eine wirksame Einwilligung setzt voraus, dass sie bestimmt ist. Wenn eine Einwilligung sich nicht auf bestimmte Datenverarbeitungszwecke beschränkt, ist sie unwirksam. Das bedeutet nicht, dass sie sich auf einen einzigen Zweck beschränken muss. Die betroffenen Personen, Eltern oder Schüler, können ihre Einwilligung für einen oder mehrere bestimmte Zwecke geben (Art. 6 Abs. 1).

Das heißt, die Einwilligung muss die Zweckbestimmung festlegen. Sie muss eindeutig sein und legitim. Von daher ist es wichtig, dass die Zweckbestimmung so präzise wie möglich angegeben ist.

Der Verantwortliche, die Schule, muss sicherstellen, dass die personenbezogenen Daten nicht für Zwecke verarbeitet werden, mit denen die betroffene Person bei der Erhebung nicht rechnen musste.

Mit den Anforderungen an eine wirksame Einwilligung ist somit schnell zu verstehen, was dieses für eine Zweckänderung bedeutet. Eine Zweckänderung ergibt sich auch durch einen neuen Zweck. Kommt nachträglich ein neuer Verarbeitungszweck hinzu, wie vermutlich in diesem Fall mit der Übermittlung an einen Fotodienstleister, bedarf es dazu einer entsprechenden Einwilligung der betroffenen Person. 2Zwar gibt es nach (Art. 6 Abs. 4) auch die Möglichkeit, abzuwägen, ob der neue Verarbeitungszweck eine zweckkompatible Verarbeitung bedeutet. Kommt man nach den Kriterien von Abs. 4  zu dem Schluss, dass mit der Weiterverarbeitung der Daten zu einem anderen als dem ursprünglich verfolgten Zweck eine zweckkompatible Weiterverarbeitung vorliegt, braucht es keine neue Einwilligung. (Kühling/Buchner Art. 6 RN 181). Es mag Fälle geben, wo diese Abwägung einfach ist. Wer keinen Fehler machen möchte, sichert sich durch eine zusätzliche Einwilligung ab.

Im angefragten Fall bedeutet dieses: Schließen die in der Einwilligung aufgeführten Verarbeitungszwecke nicht die Übermittlung und Verarbeitung der Fotos an einen externen Dienstleister mit ein, sollte hierfür aus datenschutzrechtlciher Sicht eine zusätzliche Einwilligung eingeholt werden.

Tipp: Von daher erspart man sich Arbeit, wenn man beim Einholen der Einwilligung alle beabsichtigten Verarbeitungszwecke von vorneherein mitbedenkt. Damit ist jedoch nicht gemeint, dass man versucht, direkt pauschal jeden möglichen Verarbeitungszweck abzudecken, denn dieses würde dem Grundsatz der Bestimmtheit widersprechen.

Datenübermittlung zur Erstellung eines Schülerausweises im Scheckkarten Format

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Will eine Schule Schülerausweise im Scheckkarten Format durch eine Firma erstellen lassen, so ist dafür eine Übermittlung von personenbezogenen Daten der Schüler an diese Firma erforderlich. Dabei ist es egal, ob die Daten als Tabelle geliefert werden oder die Ausweise mit einer Software in der Schule erstellt und die Druckdateien dann an die Firma übermittelt werden. Mitunter wird auch noch ein Fotograf mit der Aufnahme der Fotos für den Ausweis beauftragt.

Alle Daten für den Schülerausweis liegen in jeder Schule vor1VO-DV I, Anlage 2, II. Weitere Informationssammlungen. Falls die Anfertigung des Fotos nicht bereits durch eine andere Einwilligung abgedeckt ist, muss dafür eine solche eingeholt werden, da Fotos nicht zu den personenbezogenen Daten gehören, welche eine Schule auf Grundlage des SchulG NRW verarbeiten darf.

Für den Fall, dass Ausweis und Fotos von einer Firma erstellt werden, könnte man z. B. diese Einwilligung in die Übermittlung und Erstellung der Fotos nutzen. In der ersten Variante wird eine Schüler ID mit übermittelt, um den Schülerausweis auch als Bibliotheksausweis nutzen zu können.

Die zweite Variante sieht diese Schüler ID nicht vor.

Erstellt die Schule die Fotos selbst oder wird ein unabhängiger Fotograf beauftragt, ist die Einwilligung entsprechend abzuändern2z.B. so, dass die Einwilligung klar trennt, wer die Aufnahmen macht und die Einwilligung dafür kenntlich macht.

Die dritte Variante geht davon aus, dass die Fotos bereits vorliegen und die Anfertigung auf einer bestehenden Einwilligung beruht.

Hinweis: Bitte achten Sie bei der Übermittlung der personenbezogenen Daten Ihrer Schüler an die Firma, welche die Schülerausweise erstellt, dass diese sicher erfolgt. Eine Möglichkeit dazu ist die Verschlüsselung des E-Mails oder zumindest der Datei3Ein Passwort geschütztes ZIP Archiv oder zumindest eine durch Passwort lesegeschützte Datei sind das absolute Minimum.. Das Passwort zum Entschlüsseln sollte dann jedoch separat mitgeteilt werden. Achten Sie bei Vergabe des Auftrags auch darauf, dass die Zweckbindung der Daten sowie Löschung nach Abschluss des Auftrags gewährleistet sind.

Alternative: Bei großen Schulen bietet es sich eventuell an, einen Scheckkarten Ausweisdrucker anzuschaffen und die Schülerausweise selbst zu erstellen. Liegt keine entsprechene Einwilligung zur Erstellung und Nutzung von Fotos zur Erstellung eines Schülerausweises4Zweck der Verarbeitung vor, ist diese vorher einzuholen.

Wie alle anderen Vorlagen für Einwilligungen finden sich diese unter Einwilligungen Schule (NRW).

Übermittlung personenbezogene Daten von Schülern an Träger im offenen Ganztag

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Vor einem Monat war ich hier im Blog der Frage nachgegangen, ob eine Einwilligung der Erziehungsberechtigten bezüglich Fotos, welche der Schule gegeben wurde, auch auf den Träger im offenen Ganztag übertragbar ist (Offener Ganztag und Datenschutz) und war zu dem Schluss gekommen, dass dieses eher nicht der Fall ist.

Nachtrag Februar 2020

Nachdem sich die Landesregierung im Rahmen einer kleinen Anfrage zu genau diesem Thema geäußert hat, ist nun klar, es braucht keine Einwilligung, damit die Schule sich mit Mitarbeitern des offenen Ganztags bezüglich der individuellen Förderung der Kinder austauschen kann. Warum das so ist, erkläre ich ausführlich unter Schule – Offener Ganztag – Schulsozialarbeit & Datenschutz 

Aufgrund einer Nachfrage habe ich heute eine neue Einwilligung erstellt, die ebenfalls mit Schule und dem Träger zu tun hat. Der offene Ganztag kann nur funktionieren, wenn die Personen, welche die Kinder nach dem Unterricht betreuen, über ausreichende Informationen verfügen, um für die Kinder passgenaue Unterstützungsangebote erstellen zu können. Wenn der offene Ganztag keine reine Hausaufgabenhilfe sein soll, müssen die Mitarbeiter wissen, wo das Kind Förderbedarfe hat, ob es Lernbeeinträchtigungen hat und ähnlich. Die Informationen sollten aktuell sein und die Mitarbeiter des Trägers können sie nur von der Schule erhalten, von den Lehrkräften, welche das Kind unterrichten. Als externer Partner gehören die Träger von offenen Ganztagsangeboten nicht zur Schule.

Da es keine rechtliche Grundlage im Schulgesetz NRW gibt, aufgrund derer die Schule derartige Informationen bzw. personenbezogene Daten an Dritte wie einen Träger (ein Unternehmen) weitergeben darf, kann ein solcher Informationsaustausch nur auf der Basis einer informierten und freiwilligen Einwilligung erfolgen.1Anders als im Bereich der Schulsozialarbeit und dem Informationsaustausch mit Ämtern, Ärzten u. Ä. empfehle ich hier eine datenschutzrechtliche Absicherung durch eine entsprechende Einwilligung und keine Entbindung von der Schweigepflicht.

Die Einwilligung findet sich dauerhaft im Download Bereich unter Einwilligungen Schule (NRW).

Bitte achten Sie als Schule darauf, die Daten Ihrer Schüler an den Träger Ihres offenen Ganztagsangebot nur auf sicheren Wegen zu übermitteln. 

Einwilligung bei Schulanmeldung für nicht von VO-DV I erfasste Daten einholen

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Bei der Aufnahme neuer Schüler an der Schule fragt man gerne nach zusätzlichen Kontaktmöglichkeiten für den Fall, dass die Erziehungsberechtigten einmal außer der Reihe kontaktiert werden müssen. „Wo können wir sie denn auf der Arbeit erreichen, falls mal etwas ist?“ Kann die Schule Daten dieser Art einfach erheben? Was ist dabei aus Sicht des Datenschutz zu beachten?

Das Schulgesetz und die  VO-DV I § 1 sind in NRW die rechtliche Grundlage, auf welcher Schulen Daten der Betroffenen, sprich der Schüler bzw. der Erziehungsberechtigten, erheben und verarbeiten dürfen.

§ 1 (Fn 2)
Zulässigkeit der Datenverarbeitung, Datensicherheit

(1) Schulen und Schulaufsichtsbehörden sind gemäß § 120 Abs. 1 Satz 1, Abs. 3 in Verbindung mit § 3 SchulG, im Übrigen nach den allgemeinen datenschutzrechtlichen Vorschriften, berechtigt und verpflichtet, personenbezogene Daten

1. der Schülerinnen und Schüler,
2. der Eltern gemäß § 123 SchulG,
3. der Verpflichteten gemäß § 41 SchulG

in Dateien und/oder Akten zu verarbeiten, soweit diese Verordnung oder andere Rechtsvorschriften dies zulassen.

In der Anlage 1 zu VO-DV I sind diese Daten exakt aufgelistet. Unter diesen Daten befinden sich auch einige, deren Verarbeitung nicht auf gesetzlicher Grundlage möglich ist. Hierfür muss eine Einwilligung eingeholt werden. Dieses sollte direkt bei der Anmeldung an der Schule erfolgen.

Bei den Grunddaten gehören hierzu:

  • Foto (z.B. für die Schulverwaltungssoftware, zum Erstellen eines Schülerausweises, …)
  • Notfallinformationen
    • Art des Notfalls: Stichwort, Kurzinfo
    • Wichtige Person oder Institution: Name, Vorname, Bezeichnung, Erreichbarkeit: Anschrift Wohnsitz, Anschrift Arbeitsplatz, Telefon, Fax, E-Mail
  • zur Erreichbarkeit Mutter, Vater:
    • am Wohnsitz: E-Mail und Fax
    • am Arbeitsplatz: Telefon, E-Mail
  • zur Erreichbarkeit von Verpflichteten:
    • am Wohnsitz: Fax, E-Mail
    • am Arbeitsplatz: Telefon, E-Mail

Die Einwilligung zur Nutzung dieser Daten durch die Schule ist freiwillig und kann jederzeit ohne Angabe von Gründen ganz oder in Teilen widerufen werden.

Ein passendes Formular findet sich unter Einwilligungen-Schule

Müssen Einwilligungen neu eingeholt werden?

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Die meisten Schulen, mit denen ich zu tun habe, sichern die Nutzung aller personenbezogenen Daten, die nicht auf der Grundlage des Schulgesetzes NRW und der VO-DV I & II erhoben werden dürfen, durch Einholen einer Einwilligung bei den Betroffenen ab, also den Erziehungsberechtigten oder den Schülern, wenn diese 16 Jahre oder älter sind.

In der Datenschutz Grundverordnung (DS-GVO) sind die Vorgaben für eine rechtsgültige Einwilligung noch einmal etwas umfangreicher geworden. Damit ergibt sich mit dem Beginn der Umsetzung der DS-GVO am 25. Mai 2018 bei vielen Schulen die Frage, ob die bestehenden Einwilligungen weiterhin gültig sind oder durch neue DS-GVO konforme Einwilligungen ersetzt werden müssen.

In einer FAQs zur Datenschutz-Grundverordnung des BMI heißt es dazu:

Gelten Einwilligungen der Betroffenen nach altem Recht fort?
Gemäß Erwägungsgrund 171 Satz 3 Datenschutz-Grundverordnung gelten Einwilligungen dann fort und es bedarf keiner erneuten Einwilligung, wenn „die Art der bereits erteilten Einwilligung den Bedingungen dieser Verordnung entspricht“. Die Bedingungen für die Fortgeltung bisher erteilter Einwilligungen unter der Datenschutz-Grundverordnung haben die Aufsichtsbehörden des Bundes und der Länder konkretisiert.“

Was bedeutet das?

Viele bestehende, an Schulen bisher genutzte Einwilligungen werden den Bedingungen der DS-GVO vermutlich nicht entsprechen. Die Antwort nennt einen Erwägungsgrund und eine Konkretisierung der Aufsichtsbehörden. Daraus lassen sich fünf Kriterien ableiten, welche für die Rechtswirksamkeit einer Einwilligung auf jeden Fall erfüllt sein müssen. Beschränkt man sich auf diese, sollten doch ein paar der alten Einwilligungen weiter Gültigkeit haben.

Erwägungsgrund 171 Satz 3

Im Erwägungsgrund 171 Satz 3 wird verwiesen auf die alte Richtlinie 95/46/EG, in welcher eine datenschutzrechtliche Einwilligung wie folgt definiert ist:

Einwilligung der betroffenen Person“ jede Willensbekundung, die ohne Zwang, für den konkreten Fall und in Kenntnis der Sachlage erfolgt und mit der die betroffene Person akzeptiert, daß personenbezogene Daten, die sie betreffen, verarbeitet werden.

Es werden in der Richtlinie vier Kriterien vorgegeben für die rechtliche Wirksamkeit einer Einwilligung:

  • jede Willensbekundung – es muss klar erkennbar sein, dass die betroffene Person einwilligt1Dafür sind entsprechende Formulierungen in der Einwilligung erforderlich, z.B. ich willige ein, dass …; ich gebe meine Einwilligung …; ich stimme zu …; ich bin damit einverstanden, dass … und ähnlich.
  • ohne Zwang – es muss die Freiwilligkeit gegeben sein2Die Freiwilligkeit muss durch eine entsprechende Formulierung in der Einwilligung erwähnt werden. In bestimmten Situationen ist das Thema Freiwilligkeit eine schwierige Situation. In Schule sollte Freiwilligkeit jedoch immer Grundlage jeder Einwilligung sein.
  • für den konkreten Fall – es muss ein konkreter Zweck genannt sein, Pauschaleinwilligungen sind von vornherein rechtlich unwirksam
  • in Kenntnis der Sachlage – die betroffene Person muss die Folgen der Einwilligung abschätzen können. Es geht um eine informierte Einwilligung.3Dieses Kriterium ist etwas schwammig und sollte bei den meisten alten Einwilligungen kein Problem sein, außer es geht um Verarbeitungsformen, bei denen nicht erwartet werden kann, dass die betroffene Person von sich aus abschätzen kann, welche Folgen die Verarbeitung für sie haben können.

Konkretisierung der Aufsichtsbehörden

Die Aufsichtsbehörden heben in ihrem Beschluss (PDF) zwei Kriterien besonders hervor, die zwingend erfüllt sein müssen4Die Informationspflichten nach Artikel 13 DS-GVO waren nach den alten Vorgaben noch keine Pflicht und müssen dafür nicht erfüllt sein, da sie keine Bedingungen im Sinne des genannten Erwägungsgrundes (Erwägungsgrund 171, Satz 3) sind. Sie sind also keine Bedingung für die Gültigkeit einer alten Einwilligung., damit eine alte Einwilligung weiterhin Gültigkeit behalten kann: Freiwilligkeit5wie sie sich aus der Definition einer Einwilligung in Richtlinie 95/46/EG ergibt und Altersgrenze von 16 Jahren6Diese Altersgrenze gab es so bisher nicht. Sie ist mit der DS-GVO neu hinzugekommen.

Fünf Kriterien für rechtliche Wirksamkeit einer alten Einwilligung

Zusammengefasst ergeben sich so aus dem Erwägungsgrund und den Ausführungen der Aufsichtsbehörden die folgenden fünf Kriterien:

  1. Wenn also die Einwilligung keinen Passus hat bezüglich der Freiwilligkeit der Einwilligung oder die Freiwilligkeit bei der Einwilligung nicht gegeben war, so ist sie ab dem 25.05.2018 ungültig.
  2. Hat ein Schüler, der jünger als 16 Jahre ist, eingewilligt, oder war zum Zeitpunkt der Einwilligung weniger als 16 Jahre alt, so ist die Einwilligung ebenfalls nicht weiter gültig.
    • Ist der Schüler unter 16 Jahre alt, muss die Einwilligung bei den Erziehungsberechtigten eingeholt werden.
    • Ist der Schüler 16 Jahre oder älter, kann er/sie die Einwilligung selbst erteilen.
  3. Informierte Einwilligung
  4. klar definierter Zweck bzw. Zwecke
  5. klar erkennbare Willensbekundung

Das bedeutet für Schulen

Es müssen alle bestehenen Einwilligungen für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten daraufhin überprüft werden, ob sie diesen fünf Kriterien entsprechen. Ist nur ein Kriterium nicht erfüllt, ist die Einwilligung nicht länger gültig und sollte neu eingeholt werden. Dazu gehören:

  • Nutzung von personenbezogenen Daten und Fotos auf der Schulhomepage und in der lokalen Presse.
  • Erstellung von Videos und Audioaufnahmen im Unterricht.
  • Nutzung des WLAN der Schule7Da dieses nahezu immer mit einer Verarbeitung personenbezogener Daten und einer entsprechenden Einwilligung verbunden ist..
  • Nutzung der Computer/ Tablets/ des Computer Raums.8Da dieses nahezu immer mit einer Verarbeitung personenbezogener Daten und einer entsprechenden Einwilligung verbunden ist.
  • Nutzung von Kontaktmöglichkeiten von Erziehungsberechtigten nach VO-DV I Anl. 1, die auf einer Einwilligung beruhen (z.B. E-Mail, berufliches Telefon & E-Mail, …)9Achtung! Hier können natürlich nur die Erziehungsberechtigten selbst einwilligen, nicht der Schüler ab 16 Jahren.
  • Nutzung einer Lernplattform/ eines LMS/ …10Da dieses nahezu immer mit einer Verarbeitung personenbezogener Daten und einer entsprechenden Einwilligung verbunden ist.

Vorlagen für den Vorgaben der DS-GVO entsprechende Einwilligungen finden sich unter Service-Downloads > Einwilligungen Schule (NRW).

Offener Ganztag und Datenschutz

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An vielen Grundschulen in NRW gibt es das Angebot des offenen Ganztags.

„In einer offenen Ganztagsschule im Primarbereich (§ 9 Absatz 3 SchulG) nimmt ein Teil der Schülerinnen und Schüler der Schule an den außerunterrichtlichen Angeboten teil.“1Runderlass des MSB 12-63 Nr. 2.

Das Land NRW unterstützt diese Angebote finanziell, die Durchführung erfolgt in Zusammenarbeit von Schule und Kinder und Jugendhilfe, gemeinwohlorientierten Institutionen und Organisationen aus Kultur und Sport, Wirtschaft und Handwerk sowie weiteren außerschulischen Partnern.

Die Schule selbst kann nach SchulG §9 Abs. 3 nach Zustimmung durch die Schulkonferenz einbezogen werden. Es können also auch Lehrkräfte im offenen Ganztag beteiligt sein.

Im Zusammenhang damit kam jetzt in einem Gespräch mit einer Schule folgende Frage auf:

Wie sieht es mit dem Thema Datenschutz aus, wenn im offenen Ganztag Fotos gemacht werden?

  • Nach meiner Einschätzung deckt die Einwilligung der Eltern, welche die Grundschule für Fotos einholt, den offenen Ganztag nicht ab, da die Schule nicht selbst verantwortlich ist. Die Schule ist auch nicht Auftraggeber, denn hier ist der Schulträger verantwortlich. Entsprechend heißt es beim MSB „Gesamtverantwortung hat der Schulträger„.  Wenn ein Anbieter wie BAS gGmbH durchführender Träger an Offenen Ganztagsschulen ist, müsste dieser auch die rechtliche Verantwortung tragen. Dabei sollte es auch keinen Unterschied geben, ob die Fotos von einer im offenen Ganztag beteiligten Lehrkraft gemacht werden oder einer vom außerschulischen Partner beschäftigten Person.
  • Entsprechend müsste der außerschulische Partner eine eigene Einwilligung bei den Erziehungsberechtigten einholen.
  • Werden die Fotos an die Schule weitergegeben für eine Veröffentlichung auf der Schulhomepage, müsste auch dieses durch die Einwilligung abgedeckt sein. Die Veröffentlichung der Bilder durch die Schule sollte dann jedoch durch die von der Schule eingeholte Einwilligung abgedeckt sein.

Meine Empfehlung:

Wer als außerschulischer Partner im offenen Ganztag sicher gehen will in Sachen Datenschutz, der holt für für Fotos von Schülerinnen und Schülern eine Einwilligung der Erziehungsberechtigten ein. Gleiches gilt für die Arbeit mit Medien, bei denen Schülerinnen und Schüler selbst aufgenommen werden.


Schulisches Verwaltungsrecht ist nicht mein Gebiet, auch wenn es den Datenschutz berührt. Wenn hier also jemand weitere Informationen hat, möglichst mit Belegen – E-Mail oder Kommentar.

Einwilligungen Schule (NRW)

Lesezeit: 7 Minuten

Datenschutzrechtliche Einwilligungen

Schulen dürfen viele personenbezogenen Daten auf gesetzlicher Grundlage verarbeiten. Für alle anderen personenbezogenen Daten, die eine Schule verarbeiten möchte, braucht es eine datenschutzrechtliche Einwilligung. Bitte beachten Sie, dass diese Einwilligungen auf die schulrechtlichen Vorgaben von NRW ausgelegt sind.1Je nach Bundesland sind einige Einwilligungen nicht erforderlich oder müssen entsprechend der rechtlichen Vorgaben der jeweiligen Schulgesetze und abgeleiteten Dienstanweisungen modifiziert werden.

Allgemeine Einwilligung personenbezogene Daten, Fotos & Videos

Wenn es um die Nutzung von personenbezogenen Daten im allgemeinen Rahmen geht, für die Presse und die Schulhomepage, wie auch die unterrichtliche Nutzung von Videoaufnahmen, dann genügt diese Einwilligung. Für alle darüber hinausgehenden Nutzungen ist eine gesonderte, anlassbezogene datenschutzrechtliche Einwilligung einzuholen.

Beispiele dafür finden sich unter Download weitere Einwilligungen (NRW)2Die Sammlung dort wird ergänzt, wie der Bedarf entsteht.

Die Einwilligung ist durch die Schulleitung zu unterschreiben (am besten vor dem Vervielfältigen). Zu ergänzen ist auch die URL der Schulhomepage. Für Videoaufnahmen im Rahmen des Sportunterrichts oder sonstigen Unterrichts ist ein Zweck zu definieren. Aufnahmen dürfen dann auch nur diesem Zweck entsprechend gemacht werden. Als Datenschutzbeauftragter wird der behördlich bestellte DSB eingetragen.

Diese Einwilligungen entsprechen den Vorgaben der Datenschutz Grundverordnung und wurden aus Vorlagen aus BaWü adaptiert.3Siehe auch Datenschutz an Schulen, Formulare.

Allgemeine Einwilligung personenbezogene Daten & Fotos (ohne Videos)

Nicht jede Grundschule möchte Videos zu Unterrichtszwecken nutzen. Dafür gibt es die Version ohne Einwilligung für Videoaufnahmen.

Einwilligung Schüler für die Anfertigung von Fotos und Veröffentlichung mit alphabetischer Namensliste

Diese Einwilligung ist nutzbar, wenn es um Fotos/ Gruppenfotos und Veröffentlichungen im Rahmen der Entlassung geht. Für andere Zwecke ist die Einwilligung leicht anzupassen. Anders als die anderen Einwilligungen ist diese auf unbegrenzte Gültigkeit ausgelegt, wie das bei Entlassbildern Sinn machen kann.

Einwilligung Schüler für die Anfertigung von Fotos für eine Fotowand und Klassenfotos für die Klasse

Ein Beispiel für eine anlassbezogene Einwilligung. Es geht darum, Fotos für eine Fotowand in der Schule anzufertigen und Klassenfotos, die an Mitschüler und Lehrkräfte in der Klasse ausgegeben werden sollen.

Einwilligung Schüler für die Anfertigung von Videoaufzeichnungen innerhalb des Unterrichts

Der exakte Zweck ist in der Einwilligung anzugeben. Für spätere Unterrichtsvorhaben, die einen anderen Zweck haben, ist eine neue angepasste Einwilligung einzuholen.

Einwilligung Schüler für die Verarbeitung von Daten zwecks Erstellung eines Schülerausweises

Firmen bieten als Service das Anfertigen von Schülerausweisen im Scheckkartenformat an. Das geht nicht ohne eine umfassende Erklärung über die geplante Datenverarbeitung und auch die (eventuelle) Beauftragung eines Fotografen mit der Anfertigung des für den Schülerausweis notwendigen Fotos. Die personenbezogenen Daten, die auf den Schülerausweis kommen, sind entsprechend anzupassen.4Im November 2018 habe ich diese Einwilligung verändert. Es entfällt die Einwilligung in die Übermittlung an die Firma, da es sich hier um eine Datenverarbeitung im Auftrag handelt. Eine Einwilligung in die Verarbeitung ist jedoch trotzdem erforderlich mit einer umfassenden Information in die Erstellung im Auftrag durch eine Firma. Hintergrund: Bei der LDI NRW vertritt man die Meinung, dass es sich bei der Anfertigung von Schülerausweisen auf Wunsch der Schüler um eine Aufgabe der Schule handelt und eine Anfertigung durch eine Firma von daher nur im Rahmen eines  Auftragsverarbeitungsvertragtes erfolgen kann, womit „Übermittlung“ nicht zutreffend ist.

Für Schulen, welche ihre Schülerausweise selbst erstellen, sind die folgenden Anträge mit Einwilligung gedacht.

Einwilligung Lehrkräfte personenbezogene Daten (mit Einwilligung Funktionsdaten)

Auch wenn nach  §§ 12 und 9 Absatz 3
Informationsfreiheitsgesetz Nordrhein-Westfalen dienstliche Kommunikationsdaten auch ohne Einwilligung der Lehrkräfte auf der Schulhomepage veröffentlicht werden können, empfiehlt es sich vielleicht, doch lieber eine Einwilligung einzuholen, um den Frieden im Kollegium zu wahren.

Einwilligung Lehrkräfte personenbezogene Daten (ohne Einwilligung Funktionsdaten)

Diese Einwilligung geht von §§ 12 und 9 Absatz 3 Informationsfreiheitsgesetz Nordrhein-Westfalen aus, wonach dienstliche Kommunikationsdaten auch ohne Einwilligung der Lehrkräfte auf der Schulhomepage veröffentlicht werden können. Siehe dazu auch den Beitrag „Welche personenbezogenen Daten von Lehrkräften dürfen OHNE Einwilligung auf die Schulhomepage?“ Die Einwilligung informiert darüber und räumt die Möglichkeit ein, zu widersprechen, wenn diesem schutzwürdige Belange entgegenstehen.

Einwilligung Lehrkräfte – freiwillige Angaben

Ahnlich wie bei Schülern gibt es auch bei Lehrkräften einige personenbezogene Daten, deren Angabe freiwillig ist. Entsprechend dürfen diese Daten auch nur verarbeitet werden, wenn die Einwilligung dafür nachgewiesen werden kann. Das sind Angaben zu besonderen Kenntnissen und Erfahrungen.5VO-DV II Anlage 2, Fußnote (1) Angabe ist freiwillig und kann widerrufen werden.). Bei der privaten E-Mail Adresse, Fax6VO-DV II Anlage 1 Nr. 1.10 und Wünschen zum Unterrichtseinsatz7VO-DV II Anlage 1 Nr. 7.8 ist eine Einwilligung nur zu dokumentieren, wenn die Angaben im Einzelfall nicht erforderlich sind, aber freiwillig erfolgen.8Ob man diese Einwilligung einholen sollte, um sich abzusichern, muss jede Schule für sich entscheiden. Rein formal wäre sie nach der DS-GVO erforderlich, da die Angabe von besonderen Kenntnissen und Erfahrungen nach der VO-DV II auf jeden Fall freiwillig ist. Das entspricht einer Verarbeitung nach Art. 6 lit. a – Verarbeitung auf der Grundlage einer Einwilligung. Eine solche ist immer nachzweisen, vor allem, wenn Daten digital verarbeitet werden, d.h. hier, wenn die Schulleitung diese Informationen in ihrer Akte der Schulleitung digital speichert.

Einwilligung Lehrkräfte – elektronische Schließanlage

Schulträger setzen heute zunehmend auf elektronische Schließanlagen zur Zutrittssicherung der Schulgebäude. Da eine solche Schließanlage und die zugehörige Verwaltungssoftware personenbezogene Daten verarbeiten, ist eine Einwilligung erforderlich. Diese wird durch Hinweise zur Nutzung ergänzt. Bitte beachten Sie, dass der datenschutzkonforme Betrieb einer elektronischen Schließanlage in NRW nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich ist. 9Weitere Hinweise darauf finden sich im Anhang der Einwilligungsvorlage und im Beitrag Elektronische Schließanlagen in Schulen – ein Problem – zwei Sichten

Einwilligung Lehrkräfte – Kollegiumsliste

Eine Kollegiumsliste, welche über dienstliche Informationen hinaus auch private Daten enthält, setzt eine Einwilligung der Betroffenen voraus, wenn sie im Kollegium veröffentlicht werden soll, da dieses einer Übermittlung an Dritte gleichkommt. Die Vorlage enthält zwei alternative Vorlagen, eine für eine ganz normale Einwilligung, bei welcher die Lehrkräfte die Daten in die Einwilligung eintragen, welche sie in der Kollegiumsliste zulassen, und die andere eine Datenschutzinformation und eine Liste. Die Einwilligung wird dort durch die Eintragungen in die Liste abgegeben.

Einwilligung Erziehungsberechtigte zusätzliche Daten zur Erreichbarkeit

Nach VO-DV I Anlage I dürfen bestimmte Daten der Erreichbarkeit von Erziehungsberechtigten nur mit einer Einwilligung verarbeitet werden. Das sind die Faxnummer am Wohnort, die private E-Mail Adresse und die Telefonnummer am Arbeitsplatz. Eine Einwilligung ist auch für die Verarbeitung von Notfallinformationen erforderlich. In der zweiten Version ist die Vorlage ergänzt um eine Einwilligung zur Nutzung von Daten für eine Klassenliste, die an die Eltern in der Klasse verteilt werden darf.

Anmeldebogen Grundschule mit Einwilligung zusätzliche Daten zur Erreichbarkeit

Wer Papier sparen möchte, ist mit diesem Anmeldebogen richtig, denn er erhebt nicht nur die üblichen Informationen, sondern auch die zusätzlichen Daten zur Erreichbarkeit und holt zu deren Nutzung durch die Schule eine Einwilligung ein. Dazu kommt noch eine Einwilligung zur Nutzung von Informationen für eine Klassenliste, welche an alle Eltern der Klasse ausgegeben wird, und das alles auf nur zwei Seiten. Wichtig! Dieser Vordruck kann nur in Kombination mit dem passenden Informationen zur Datenverarbeitung genutzt werden. Detaillierte Erklärungen sind dem Vordruck als 3. Seite angefügt.

Einholen von Einwilligungen Grundschule für Medienarbeit im Unterricht und Veröffentlichungen in Form eines Heftes

Das Heft informiert über die  Arbeit mit Bild, Ton und Video im Unterricht, mögliche Präsentationen der Ergebnisse sowie die Öffentlichkeitsarbeit der Schule und holt für alles dieses die erforderlichen Einwilligungen ein. Eine ausführlichere Erklärung findet sich unter Das Einholen von Einwilligungen attraktiv gestalten.

Einwilligung zur Übermittlung von personenbezogenen Daten von Schülern zur Erstellung einer Schülerfahrkarte

Ob und wann eine Einwilligung erforderlich ist, hängt davon ab, wer der Empfänger ist, der Schulträger oder ein Verkehrsunternehmen. Je nach Auslegung der rechtlichen Vorgaben kann auch bei der Vergabe eines Schülertickets an alle Schüler, auch die ohne gesetzlichen Anspruch, eine Einwilligung erfordern. Siehe hierzu den Beitrag: Schülerfahrverkehr – wann braucht es eine Einwilligung in die Datenübermittlung?

Einwilligung Schüler in Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung des pädagogischen Netzes und schulischen WLAN (BYOD) + Feld für Nutzungsvereinbarung und Anerkennung derselben

Dieses Formular besteht aus zwei Teilen. Im ersten Teil findet sich vorbereitet Platz für eine Nutzervereinbarung zur Nutzung des pädagogischen Netzes und eine Nutzervereinbarung zur Nutzung des schulischen WLAN mit einem eigenen Gerät (BYOD). Darunter finden sich die entsprechenden Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten entsprechend Art. 13 DS-GVO. Auf diesen ersten Teil, der beim Nutzer verbleibt, nimmt das letzte Blatt bezug. Hier findet sich die Anerkennung der Nutzervereinbarung und die Einwilligung in die Datenverarbeitung. Nutzervereinbarungen für das pädagogische Netz und schulische WLAN findet man im Internet leicht, passt sie an und setzt sie im ersten Teil ein. Bei den Angaben  entsprechend Art. 13 DS-GVO sollte man die Kategorien personenbezogener Daten auf die technischen Gegebenheiten der Schule anpassen. Der gesamte Vordruck lässt sich leicht anpassen, indem man etwa den WLAN Teil herausnimmt, wenn solches nicht benötigt wird.

Einwilligung Schüler in Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung des pädagogischen Netzes und von Office 365 + Nutzungsvereinbarung

Viele Schulen nutzen mittlerweile Office 365, teilweise in der ProPlus Variante. In der Regel hat die Schule auch ein pädagogisches Netz, in welchem lokal gearbeitet werden kann, über welches jedoch auch ein Zugang zu Office 365 möglich ist. Damit dieses datenschutzrechtlichen Anforderungen genügt, braucht es eine Nutzungsvereinbarung und eine Einwilligung. 11Die Vorlage müsste gegebenenfalls noch um einen Antrag auf den ProPlus Zugang ergänzt werden, je nach dem welches Modell genutzt wird. In einigen Kommunen, zahlt der Schulträger und man kann den ProPlus Zugang mit Annahme der Nutzungsvereinbarung und Einwilligung ausgeben. Manche Kommunen erwarten eine finanzielle Beteiligung. Hier müsste eine Anpassung erfolgen.

Einwilligung Schüler in Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von G Suite for Education + Nutzungsvereinbarung

Auch die G Suite for Education erfreut sich an Schulen trotz Vorbehalten zunehmender Beliebtheit. Die Plattform, die mittlerweile das C5 Testat des BSI vorweisen kann, wird komplett online genutzt. Diese Einwilligung ist mit einer Nutzungsvereinbarung kombiniert, welche sicherstellt, dass die Plattform mit geringem Risiko für die Betroffenen genutzt wird. Sie berücksichtigt außerdem die geänderte Rechtslage durch das Ende des EU-US Privacy Shield.

Einwilligung Schüler in Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von Apple iPads mit managed Apple ID

iPads werden mittlerweile an vielen Schulen genutzt. Spätestens wenn mit managed Apple IDs gearbeitet wird, etwa wenn es um shared iPads geht, muss über die erforderliche Verarbeitung von personenbezogenen Daten informiert und eine Einwilligung eingeholt werden. Hierbei ist dann ASM zu berücksichtigen und das genutzte MDM, in diesem Fall JamfSchool. Da MDM zur Verwaltung von iOS Geräten in ihren Funktionen oft ähnlich sind, kann die Vorlage leicht angepasst werden. Eine mit einer Nutzungsvereinbarung kombinierte Vorlage ist in Vorbereitung.

Nutzungsvereinbarung – Einwilligung – NextCloud

Die open source Plattform NextCloud ist eine sehr datenschutzfreundliche Cloud-Lösung für Schulen, um Teamarbeit im Kollegium zu gestalten wie auch sie im Unterricht mit Schülern zu nutzen. Hier wird von einer NextCloud ausgegangen, die von einem Dienstleister betrieben wird. Weitere Infos unter NextCloud – Plattform – Datenschutz für Schulen mit Open Source.

Einwilligung Schüler in die Teilnahme an einer wissenschaftlichen Untersuchung/ Befragung

Die Teilnahme an wissenschaftlichen Untersuchungen und Befragungen ist nach §120 Abs. 4 SchulG NRW nur mit Einwilligung der Betroffenen zulässig. Die folgende Vorlage muss auf die jeweilige Situation angepasst werden. Wichtig ist dabei, dass die Betroffenen eine informierte Entscheidung treffen können.12Sehr nützlich in dem Zusammenhang ist eine Checkliste aus Rheinland Pfalz, die man als Schule vor Einholen der Einwilligung unbedingt berücksichtigen sollte.

Leseplattform Antolin

Der Westermann Verlag stellt die Plattform Antolin zur Verfügung. Die Verarbeitung der dafür erforderlichen Daten ist nur mit Einwilligung zulässig. Die beiden Vorlagen lassen sich auch leicht auf andere Angebote des Verlages wie Zahlenzorro anpassen.13Die passende Dokumentation für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten findet sich unter Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Einwilligung und Entbindung von der Schweigepflicht

Wann es einer Einwilligung in die Übermittlung von personenbezogenen Daten bedarf und wann einer Entbindung von der Schweigepflicht wird im Datenschutz und Schweigepflicht erklärt.

In einigen Situation kann auch ein kombiniertes Formular erforderlich sein.

Für die Entbindung von der Schweigepflicht zwischen Kita und Grundschule ist die folgende Vorlage gedacht. Weitere Infos zur Thematik unter Austausch von Grundschule und Kita.


Weiter zu Beispiele für anlassbezogene Einwilligungen.

Einwilligung

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Gerade beim Datenschutz in der Schule kommt der Einwilligung eine besondere Bedeutung zu. Die Schulgesetzgebung regelt klar, welche personenbezogenen Daten erhoben und verarbeitet werden dürfen. Für alle anderen Daten ist eine Erhebung und Verarbeitung nur mit einer rechtsgültigen Einwillung möglich.

Die DSGVO definiert als

„Einwilligung“ der betroffenen Person jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist

Diese Formulierung beschreibt lediglich, was eine Einwilligung ist. Damit eine Einwilligung rechtsgültig ist, müssen noch einige weitere Kriterien erfüllt sein.

Gerade für die Schule von Bedeutung ist dabei das Alter der Person. Von Bedeutung ist auch die Freiwilligkeit und darüber hinaus noch die Form.

Dazu mehr unter Die Einwilligung (Seite kommt noch)