Wie erstellt man eine datenschutzrechtlich korrekte Einwilligung für Schule?

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Eine Einwilligung selbst zu erstellen, ist eigentlich nicht schwierig, wenn man sich an die Vorgaben hält. Damit das einfacher geht, wird hier vorgestellt, was zu einer datenschutzrechtlich korrekten Einwilligung gehört.

Grundsätzlich gilt, damit eine Einwilligung wirksam ist, werden Freiwilligkeit, Bestimmtheit, Informiertheit und Einwilligungsbewusstsein vorausgesetzt. Bestimmtheit und Informiertheit sind dabei gerade für die Gestaltung der Einwilligung die zentralen Begriffe. Eine Einwilligung muss deshalb so gestaltet sein, dass der Betroffene ausreichend informiert wird, um selbst abschätzen zu können, wie groß das datenschutzrechtliche Risiko der Datenverarbeitung ist, zu welcher die Einwilligung gegeben werden soll. Informiert werden muss in der Einwilligung somit darüber,

  • wer verantwortlich ist,
  • welche Art bzw. Arten von Daten
  • in welchem Umfang und
  • zu welchem Zweck bzw. welchen Zwecken
  • in welcher Weise

verarbeitet werden sollen. Anzugeben ist auch wie lange die Daten aufbewahrt bzw. wann sie gelöscht werden. Werden die Daten an Dritte übermittelt, ist anzugeben, an wen sie zu welchen Zwecken übermittelt werden sollen. Geht es um verschiedene Datenarten und Formen der Verarbeitung müssen jeweils alle die genannten Informationen gegeben werden.

Bei komplexen Datenverarbeitungsprozessen kann es sinnvoll sein, ein separates Informationsblatt zu erstellen, auf welches in der Einwilligung ausdrücklich verwiesen wird. Dieses Informationsblatt verbleibt dann bei den Betroffenen. Somit erhalten die Betroffenen eine Möglichkeit, sich auch nachträglich noch einmal über die Datenverarbeitung und ihre Rechte als Betroffene gegenüber der Schule zu informieren.

In Bezug auf das Einwilligungsbewusstsein ist auch das Alter der Betroffenen zu berücksichtigen. Freiwilligkeit hat mit dem Gegenstand der Einwilligung zu tun und Handlungsalternativen.

1) Formularname/ -überschrift

Aus dem Titel des Formulares sollte hervorgehen, dass es sich um eine datenschutzrechtliche Einwilligung handelt und welches ihr Gegenstand ist.

2) Kontaktdaten und Datenschutzbeauftragter

Diese Informationen sind an einer Schule vor allem bei Einholung der ersten Einwilligung von Bedeutung. Wurde den Erziehungsberechtigten bei der Anmeldung ihres Kindes an der Schule ein Informationsschreiben nach Art. 13 DS-GVO ausgehändigt, in welchem diese Informationen enthalten sind, kann bei weiteren Einwilligungen auf diese Angaben verzichtet werden. Schulname und Ort sollten jedoch immer genannt werden, damit klar ist, welches die verantwortliche Stelle ist.1Es kann durchaus Fälle geben, wo eine Schule ein Einwilligungsformular ausgibt, welches nicht von der Schule selbst stammt. Das könnte ein Einwilligungsformular des Schulträgers, eines Mensa Betreibers oder Anbieters anderer Dienste sein. Um hier keine Verwirrung zu stiften, sollte deshalb aus dem Kopfbereich des schulischen Einwilligungsformulars immer klar hervorgehen, dass eine Einwilligung gegenüber der Schule abgegeben werden soll.

3) Die Schulleitung ist verantwortlich

Entsprechend VO-DV I §3 Abs. 2 Satz 2

„Die Einwilligung ist schriftlich gegenüber der Schulleitung zu erklären.“

muss aus der Einwilligung hervorgehen, dass sie gegen über der Schulleitung als verantwortlicher Person abgegeben wird. Das geschieht am einfachsten, indem im Formular die Schulleitung um die Einwilligung ersucht. Für Lehrkräfte bedeutet dieses, eine Einwilligung kann und sollte nur mit Kenntnis der Schulleitung eingeholt werden.

4) Betroffener

Aus der Einwilligung muss hervorgehen, wer Betroffener ist. Wird die Einwilligung bezüglich personenbezogener Daten eines Schülers eingeholt, muss dieser dort eingetragen werden und zwar so, dass eine Verwechslung ausgeschlossen ist.

5) Welche personenbezogenen Daten für welchen Zweck

Betroffene sind zu informieren, um welche personenbezogenen Daten (Art und Umfang) es genau geht, etwa Fotos, und für welchen Zweck und in welcher Weise diese verarbeitet werden sollen. Das kann man am besten in einem kurzen leicht verständlichen Text erläutern. Werden personenbezogene Daten an Dritte übermittelt, ist hier eine gute Stelle, darauf hinzuweisen. Dabei sollte der Empfänger genannt werden wie auch der Zweck der Übermittlung z.B. Übermittlung der Portraitfotos an die Firma XYZ zum Druck der Schülerausweiskarten.

Wichtig ist bei der Angabe der Art der personenbezogenen Daten und des Zweckes, dass dieses nicht zu allgemein gehalten ist.2„Eine Einwilligungserklärung, deren Gegenstand nicht hinreichend bestimmt ist, ist unwirksam, …“ Katernberg in SchulG NRW-Kommentar, März 2015

Anfertigung von Fotos für die Nutzung durch die Schule.“ geht nicht, denn es ist nicht klar, welche Art von Fotos für welchen Zweck in welcher Weise genutzt werden sollen. Geht es um Einzelfotos oder um Gruppenfotos, sind sie für Öffentlichkeitsarbeit gedacht z.B. über die Homepage oder in Form von Zeitungsberichten, für die Schulverwaltung etwa in SchiLD, für allgemeine Information in der Schule in Form einer Fotowand oder was auch immer?

Anfertigung von Einzel- und Gruppenfotos für einen Zeitungsbericht in der Lokalpresse über den Vorlesewettbewerb unter Angabe von Vor- und Zunamen.“ ist hier präziser.

6) Auswahlmöglichkeit

Damit Betroffene eine Wahlmöglichkeit haben, sollte das Formular eine Auswahlmöglichkeit bieten bezüglich der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden sollen und der Zwecke und Formen. Vielleicht ist die betroffene Person damit einverstanden, dass Fotos zur Öffentlichkeitsarbeit für die Tageszeitung verwendet werden können, jedoch nicht im Internet und auch nicht unter Nennung des Namens. Durch eine Ankreuzmöglichkeit oder Ja/ Nein  bei den einzelnen Wahlmöglichkeiten, gibt man den Betroffenen eine Möglichkeit ihre Auswahl kenntlich zu machen.

6.1 Rechteeinräumung

Auch wenn das mit Datenschutz nicht direkt zu tun hat, ist es bei Fotos und Videos sinnvoll, unter diesem Bereich auch noch einen Hinweis bezüglich der Rechteeinräumung zu geben. In Schule erfolgt die Rechteeinräumung in der Regel ohne Vergütung. Angegeben werden kann hier zusätzlich, ob die Rechteeinräumung ein Recht zur Bearbeitung, soweit nicht entstellend, einschließt oder nicht.3Aus der Praxis empfielt es sich, dass Betroffene der Schule ein Bearbeitungsrecht einräumen, da nur so noch Fehler korrigiert und Bildausschnitte und vor allem Bildeinstellungen bezüglich Helligkeit, Farben, Schärfe etc. verändert werden können.

6.2 Weitere Informationen

Wenn nicht 5) nicht bereits darauf hingewiesen, macht es Sinn, spätestens hier Angaben zu machen bezüglich einer Namensnennung bei Fotos, etwa dass man Klassenfotos nur mit einer alphabetischen Liste der Nachnamen veröffentlicht.

6.3 Informationen bezüglich Veröffentlichung im Internet

Geht es um die Veröffentlichungen von personenbezogenen Daten im Internet, sollte im Sinne einer umfassenden Information auch immer ein datenschutzrechtlicher Hinweis zu möglichen Auswirkungen, die dieses haben kann, gegeben werden.4Ein Standardtext dafür lautet „Bei einer Veröffentlichung im Internet können die personenbezogenen Daten (einschließlich Fotos) jederzeit und zeitlich unbegrenzt weltweit abgerufen und gespeichert werden. Die Daten können damit etwa auch über so genannte  „Suchmaschinen“ aufgefunden werden. Dabei kann nicht ausgeschlossen werden, dass andere Personen oder Unternehmen die Daten mit weiteren im Internet verfügbaren personenbezogenen Daten verknüpfen und damit ein Persönlichkeitsprofil erstellen, die Daten verändern oder zu anderen Zwecken verwenden.“

7) Hinweis auf Widerrufssmöglichkeit und Löschfristen

Betroffene müssen auf die Möglichkeit hingewiesen werden, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dazu gehören auch Informationen über die Auswirkung des Widerrufs auf bereits verarbeitete Daten und bis wann gegebenfalls ein Widerruf möglich ist, um wirksam zu sein (z.B. bei Druckwerken). Außerdem muss über Löschfristen aufgeklärt werden. Wichtig ist auch die Angabe, wo und in welcher Form die Betroffenen Widerspruch einlegen können.

Wie die Löschfristen angegeben werden, hängt von den Daten und dem Zweck ab. Videoaufnahmen werden in der Regel maximal bis zum Ende des Schuljahres aufbewahrt. Bei Fotos hängt es davon ab, wie sie genutzt werden. Klassenfotos für die Homepage der Schule wird man vielleicht länger als der betroffene Schüler an der Schule ist, dort belassen wollen.

8) Freiwilligkeit der Einwilligung

Eine Einwilligung sollte in Schule immer freiwillig sein, also ohne Zwang. Dafür muss es eine Handlungsalternative geben.5In bestimmten Fällen kann es hier aber Ausnahmen geben. Wenn ein Schulträger ein Freizeit Ticket anbietet, führt eine Nichteinwilligung zum Verzicht auf das Ticket. Darauf kann man schon hinweisen. Letztlich ist der Verzicht bei einem freiwilligen Angebot, eine Handlungsalternative. Bei einer Lernplattform, die nicht als Lehrmittel durch ein Bundesland eingeführt worden ist, besteht die Alternative darin, alle Materialien in Papierform zu erhalten.

9) Rechte der betroffenen Person

Betroffene sind auf die von der DS-GVO vorgebenen Rechte gegenüber der datenverarbeitenden Stelle hinzuweisen. Das sind das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung , ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung und ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Und dazu kommt noch ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde.

10) Ort, Datum und Unterschrift

Damit klar ist, wann die Einwilligung abgegeben wurde, sollte ein Datum angegeben werden, üblicherweise geschieht dieses mit einer Ortsangabe. Bei Schülern unter 14 Jahren unterschreiben die Eltern. Je nach Datenart und Verarbeitungszweck unterschreiben bei Schülern ab 14 Jahren diese alleine oder gemeinsam mit den Eltern. Hier spielen Einsichtsfähigkeit des Schülers und Komplexität der geplanten Datenverarbeitung eine Rolle. Muss man davon ausgehen, dass ein Schüler auch mit 14 oder 15 Jahren die Folgen und Tragweite einer Einwilligung nicht abschätzen können, sollten immer auch die Eltern mit unterschreiben.


Es sind einige Informationen, die so gegeben werden müssen, damit eine Einwilligung rechtswirksam ist. Das macht Einwilligungsformulare lang und kostet Platz und Papier. Es gibt jedoch durchaus Möglichkeiten, eine Einwilligung inhaltlich zu verkürzen, wenn den Betroffenen bereits entsprechende Informationen an anderer Stelle, etwa bei der Anmeldung an der Schule gegeben wurden. Wie dieses genutzt werden kann, erklärt der Beitrag Auf die Information nach Art. 13 bei der Anmeldung an der Schule kommt es an.

v.1.1