Aufbewahrungsfrist abgelaufen – und jetzt?

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Ein Grundsatz der Datenschutz Grundverordnung ist die Datenminimierung. Art. 5 Abs. 1 lit c DS-GVO gibt vor, dass personenbezogene Daten

„auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein“

müssen. Der Zeitraum der Aufbewahrung muss auf das

„unbedingt erforderliche Mindestmaß beschränkt“

bleiben1Erwägungsgrund 39 Satz 8 DS-GVODies erfordert insbesondere, dass die Speicherfrist für personenbezogene Daten auf das unbedingt erforderliche Mindestmaß beschränkt bleibt..

Das gilt entsprechend auch für öffentliche Stellen wie Schulen. Für Schulen in NRW sind die Aufbewahrungsfristen durch die VO-DV I § 9 (Schüler) und VO-DV II § 9 (Lehrkräfte) geregelt. Die Aufbewahrungsfristen betragen je nach Datenart zwischen 1 und 50 Jahren.2Die rechtlichen Hintergründe für die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen sind verschieden. Sie sind gesetzlich vorgegeben und haben mit den Rechenschaftspflichten der Schulen zu tun wie auch der Nachweisbarkeit vergebener Berechtigungen oder der Verpflichtung beglaubigte Kopien oder Bescheinigungen über Schulzeiten zu erstellen.

Für die personenbezogenen Daten von Lehrkräften gilt laut VO-DV II § 9 Abs. 4

„Akten und Dateien, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, sind dem zuständigen Archiv zur Übernahme anzubieten. Erfolgt keine Übernahme der Akten oder Dateien durch das Archiv, sind sie zu vernichten oder zu löschen.“

Bei Schülern ist der Wortlaut von VO-DV I unter §9 Abs. 3 nahezu identisch. Es gibt jedoch einen bedeutenden Unterschied. Die auf privaten Endgeräten von Lehrkräften verarbeiteten personenbezogenen Daten aus der Schule sind nach § 2 Abs. 2 VO-DV I von der Vorgabe, sie zunächst dem Archiv anzubieten, ausgenommen.

Betroffen von dieser Regelung sind hier also, von der einen Ausnahme abgesehen, alle personenbezogenen Daten, auch die besonderen Kategorien, ohne Unterschied.

Mal eben löschen bzw. schreddern ist nicht

In der Praxis bedeutet dieses, einfach mal die Dateien löschen bzw. die Akten schreddern, sobald die in den VO-DV I & II vorgegebenen Fristen abgelaufen sind, ist nicht zulässig. Der Grundsatz „sind dem zuständigen Archiv zur Übernahme anzubieten“ ist keine Option, sondern eine verbindliche Vorgabe.

Dem Archiv anbieten

Zwischen jeder Schule und dem zuständigen Archiv bzw. den kommunalen Schulverwaltungsämtern von Gemeinde, Stadt oder Kreis sollte es eine Absprache geben,

  • welche Dateien und Akten man dort aufbewahren möchte und
  • wie und wann jeweils die Übernahme erfolgen soll.

Dieses sollte einmalig abgesprochen, schriftlich fixiert werden und Bestandteil des schulischen Löschkonzeptes sein, sofern es ein solches gibt3Ein Löschkonzept ist von der DS-GVO nicht vorgeschrieben. Es ist jedoch sinnvoll, um die Abläufe und Zuständigkeiten bezüglich der Löschung und Vernichtung von Dateien und Akten zu regeln.4Je nachdem welche personenbezogenen Daten regelmäßig vom Archiv übernommen werden, sollte das Archiv auch im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten bei der jeweiligen Verarbeitungstätigkeit als externer Empfänger aufgeführt werden.. Welche personenbezogenen Daten einem Archiv als wertvoll für eine Übernahme erscheinen, wird von Archiv zu Archiv unterschiedlich sein und von Personen und Ressourcen abhängen. Während manche Archive sich auf Abgangszeugnisse und Klassenbücher beschränken mögen, könnten andere vielleicht auch Interesse an Fördergutachten und anderen besonderen Datenkategorien haben. Es geht hier also um eine kontinuierliche Übernahme von Unterlagen durch die Archive aus den Schulen und keine einmalige Angelegenheit.

Archive sind bei der Verarbeitung der von Schulen übernommenen personenbezogenen Daten strengen Vorgaben zum Schutz dieser Daten unterworfen.5Siehe dazu DS-GVO Art. 5 Abs. 1 lit. b, e und Art. 89 .

In vielen Schulen werden Dateien und Akten vermutlich nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist einfach gelöscht bzw. vernichtet. Das kann je nach Inhalten weder im öffentlichen Interesse liegen noch hilfreich für zukünftige historische oder wissenschaftliche Forschung sein. Was, wenn unter den eigenen Schülern eine Person ist, die in der Zukunft historische Bedeutung erlangt, ob als Politiker, Künstler, Wissenschaftler oder sonst? Auch für zukünftige Forschungsarbeiten zur Veränderung von Schule und Bildung oder vielleicht zur Entwicklung von sonderpädagogischem Unterricht in Regelschulen könnten personenbezogene Daten aus der Schule von Bedeutung sein.

Drei Schritte

Für die Praxis des Umgangs mit personenbezogenen Daten von Schülern und Lehrkräften bedeutet das nach deren Abgang von der Schule bzw. Ausscheiden aus dem Dienst an der Schule drei Schritte in der weiteren Verarbeitung dieser Daten.

  1. Aufbewahrung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist
  2. Aussonderung für Übernahme durch ein Archiv oder
  3. endgültige Löschung bzw. Vernichtung6Bitte achten Sie an Ihrer Schule für eine sachgerechte Löschung von Daten bzw. Vernichtung von Akten. Schulträger haben in der Regel Verträge mit entsprechenden Firmen für die Vernichtung von Akten. Bei größeren Mengen von Akten sollten diese Dienste genutzt werden. Die Löschung von Daten sollte bei größeren Mengen von Daten eventuell von einem Fachmann vorgenommen werden. Bei der Löschung sind auch Datensicherungen zu berücksichtigen.

Für die Schulchronik verwenden

In §9 Abs. 4 VO-DV I (Schüler) und in §9 Abs. 5 VO-DV II (Lehrer) ist geregelt, welche personenbezogenen Daten von Schülern und Lehrkräften zur Führung einer Schulchronik (Daten zur Schulgeschichte) zeitlich unbefristet verwendet werden dürfen.7Möchte man die für die Schulchronik zugelassenen personenbezogenen Daten der Betroffenen mit Fotos ergänzen, braucht es dazu eine entsprechende rechtswirksame Einwilligung dieser Personen.
Bitte beachten Sie außerdem, dass eine Schulchronik auch mit den dafür zugelassenen personenbezogenen Daten nicht ohne Einwilligung der Betroffenen im Internet veröffentlicht werden kann.

  1. Name, Geburtsname, Vorname, Geschlecht,
  2.  Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsland,
  3. Anschrift,
  4. Daten über die Dauer des Besuchs der Schule (Schüler) bzw.
    Daten über Art und Dauer der Beschäftigung an der Schule (Lehrkräfte).

Schulen in Auflösung

Die Vorgaben, „Akten und Dateien, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, sind dem zuständigen Archiv zur Übernahme anzubieten“, gilt auch für Schulen in Auflösung. Wird eine Schule aufgelöst, müssen die Vorgaben der VO-DV I & II zu Aufbewahrungs- und Löschfristen weiterhin eingehalten werden. Wenn es keine Regelung mit einer Nachfolgeschule gibt, welche den Datenbestand übernimmt und für die Einhaltung der diese betreffenden rechtlichen Vorgaben sorgt, geht der komplette Datenbestand in Absprache mit dem Schulträger an das zuständige Archiv. Mitunter gibt es auch Mischlösungen, bei welchen die Nachfolgeschule nur die Datenbestände übernimmt, welche zum Erstellen von Zweitschriften von Zeugnissen und Bescheinigungen über Schulzeiten erforderlich sind, und der Rest vom Archiv übernommen wird.

Löschen mit Konzept

Da das Thema Aufbewahren und Löschen sehr komplex ist, sollte jede Schule ein Löschkonzept haben, in welchem klar und übersichtlich geregelt ist, welche Daten wie lange aufzubewahren sind, welche Daten dem örtlichen Archiv übergeben werden, wie verschiedene Daten gelöscht bzw. vernichtet werden und wer in Bezug auf die verschiedenen Prozesse im Zusammenhang mit den anfallenden Tätigkeiten zuständig ist. Die Vorlage bietet eine Grundlage für die Erstellung eine eigenen Löschkonzeptes.

Nachlesen

Wer sich intensiver mit der Thematik der Übernahme von Daten aus der Schule an Archive beschäftigen möchte, dem sei der Fachbeitrag „Zuständigkeiten, Aufbewahrungsfristen, Kontaktpflege – Vorfeldarbeit als Garant für eine strukturierte Überlieferungsbildung im Bereich Schulen.pdf“ empfohlen. Es geht, wie man dort nachliest, nicht nur um personenbezogenen Daten aus der Schule. Auch andere Daten, etwa zur Budetierung, sind für Archive von Interesse. Entsprechende Regelungen finden sich im Archivgesetz Nordrhein-Westfalen – ArchivG NRW8Dort heißt es entsprechend in
§ 4
Anbietung und Übernahme
(1) Die Behörden, Gerichte und sonstigen Stellen des Landes haben dem Landesarchiv alle Unterlagen zur Übernahme anzubieten, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen. Die Anbietung erfolgt grundsätzlich nach Ablauf der Verwahrungs- bzw. Aufbewahrungsfristen.
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Wer sich intensiver mit dem Thema Löschen mit Konzept auseinandersetzen möchte, dem sei die frei einsehbare Entwurfsfassung der DIN 66398 empfohlen, die unter Leitlinie zur Entwicklung eines Löschkonzepts mit Ableitung von Löschfristen für personenbezogene Daten.pdf zu finden ist.