Digitale Klassenbücher

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Das grüne Klassenbuch in Papierform dürfte bald der Vergangenheit angehören. Den digitalen Klassenbüchern gehört die Zukunft, denn sie haben viele Vorteile. Sie gehen nicht verloren, erlauben den Zugriff von überall, führen wichtige Informationen zentral zusammen und erlauben schnelle Überblicke und Auswertungen. Wenn es um Probleme mit Absentismus geht, bieten digitale Klassenbücher enorme Vorteile, da auch Lehrer, die nur Teilgruppen einer Klasse unterrichten, leicht sehen können, wer unberechtigt fehlt. Damit eine Schule digitale Klassenbücher nutzen kann, müssen die Voraussetzungen stimmen.

Die rechtliche Voraussetzung ist vorhanden

Die VO-DV I lässt das Führen von digitalen Klassenbüchern schon länger zu. Allerdings war es bis 2017 noch erforderlich, eine Papierausfertigung zu führen. In der Anpassung von 2017 wurde in §4 Abs. 5 das entscheidende Wörtchen „zusätzlich“ gestrichen. Damit ist es nun auch möglich, ein digitales Klassenbuch ausschließlich digital zu führen.1In einem Kommentar zu den Änderungen der VO-DV I vom 18.10.2016 heißt es entsprechend „Die elektronische Führung von Klassenbücher ist bereits nach § 4 Abs. 5 VO DV I zulässig, dies jedoch nur zusätzlich zur Papierausfertigung. Es soll ermöglicht werden, dass eine Form der Klassenbuchführung – elektronisch oder in Papierform – ausreicht.“

„(5) Neben dem Schülerstammblatt führt die Schule in Papierausfertigung die in der Anlage 2 aufgeführten Dateien und Akten (sonstiger Datenbestand); eine Verarbeitung in ADV-Anlagen ist mit den Einschränkungen des § 1 Abs. 2 zulässig.“2VO-DV I §4 Abs. 5

Auf dem deutschsprachigen Markt gibt es mittlerweile eine Reihe von Anbietern für digitale Klassenbücher. In der Regel verfügen diese über zusätzliche Funktionen, die bei der Nutzung einer zentralen Plattform Sinn machen. Dazu gehören Terminbuchung für Elternsprechtage, Nachrichten für Eltern, Ressourcenbuchung oder auch Stunden- und Vertretungspläne. Der Zugriff auf die Plattformen erfolgt meist über ein App, ist jedoch auch fast immer über den Browser möglich. Nutzer werden zentral verwaltet.

Der Plattformzugriff über ein App ist vor allem für Mobilgeräte gedacht und erlaubt meist auch eine zeitweise Offline-Nutzung. Dafür werden jedoch Daten auf dem Endgerät gespeichert, die später bei Netzverbindung mit der Plattform abgeglichen werden.

Beim Browserzugriff verbleiben keine Daten auf dem Endgerät und sämtliche Verarbeitung findet innerhalb der Plattform statt.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Die Nutzung eines digitalen Klassenbuchs in der beschriebenen Form ist gemäß §2 Abs. 3 Satz 1 SchulG NRW3(3) Die Schulen und Schulaufsichtsbehörden sind berechtigt, unter Beachtung der Voraussetzung des § 11 DSG NRW die Datensicherheit gewährleistende und zuverlässige Institutionen mit der Verarbeitung ihrer Daten zu beauftragen. nur möglich, wenn mit dem Anbieter ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen wird. 4Anbieter wie Schulmanager Online, Tego Class, Die SchulApp, WebUntis und ASC EduPage bieten diese auf Nachfrage an.

Genehmigung für Lehrkräfte

Der Zugriff auf ein zentrals Cloud basiertes digitales Klassenbuch über ein App bedeutet in der Regel eine Verarbeitung auf dem jeweiligen Gerät, da im App Daten lokal gespeichert werden. Dieses setzt in NRW eine Genehmigung durch die Schulleitung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule auf einem privaten Endgerät voraus.5VO-DV I § 2: „Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Schülerinnen und Schülern in privaten ADV-Anlagen von Lehrerinnen und Lehrern für dienstliche Zwecke bedarf der schriftlichen, ein Verfahrensverzeichnis gemäß § 8 DSG NRW enthaltenden Genehmigung durch die Schulleiterin oder den Schulleiter.“

Auch wenn bei einem Zugriff über einen Browser keine personenbezogenen Daten aus dem digitalen Klassenbuch auf dem Endgerät gespeichert werden6“Speicherung bedeutet, dass die personenbezogenen Daten perpetuiert werden und nicht nur flüchtig vorhanden sind, wie beispielsweise als temporäre Arbeitskopie oder in einem Cache-Speicher. Die Perpetuierung muss mit der Zielrichtung der weiteren Verarbeitung und entsprechend der Zweckbindung der Daten erfolgen.” Eßer in Eßer/Kramer/ v. Lewinski Art. 4 Nr. 2 DS-GVO Rn. 43, sollten Lehrkräfte die Genehmigung einholen.

Im Idealfall verfügen die Lehrkräfte einer Schule, an der ein digitales Klassenbuch genutzt wird, über von der Schule zur Verfügung gestellte Endgeräte, ob das Tablets oder Laptops sind. Dann ist der Zugriff auf das digitale Klassenbuch am sichersten möglich, auch in datenschutzrechtlicher Hinsicht.

Nur zur Verarbeitung zugelassene personenbezogene Daten

Die am Markt verfügbaren digitalen Klassenbücher sind nicht nur für die Nutzung in NRW oder anderen Bundesländern ausgerichtet, sondern zielen oft sogar auf ein internationales Publikum. Entsprechend erlauben einige die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, deren Verarbeitung in NRW nicht durch das Schulgesetz bzw. die anhängigen Verordnungen zur Datenverarbeitung (VO-DV I & II) legitimiert sind. Schulen sollten hier entsprechend durch Einstellungen in der Plattform dafür sorgen, dass nicht rechtskonform nutzbare Module deaktiviert werden. Wo das nicht möglich ist, muss eine rechtssichere Nutzung durch entsprechende Nutzungsvereinbarungen mit den Lehrkräften sichergestellt werden.

Einwilligungen

Je nachdem, welche weitere Funktionen die Plattform für das digitale Klassenbuch anbietet, setzt deren Nutzung eventuell eine Einwilligung der Betroffenen voraus. Das wäre beispielsweise der Fall, wenn die Plattform Eltern die Buchung von Terminen für Elternsprechtage erlaubt. 7Entsprechend müsste dann auch nach Art. 13 DS-GVO informiert werden.