Einwilligung einholen ohne Papier

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In der Vergangenheit sah die VO-DV I die Einwilligung in elektronischer Form nur als Ausnahme vor. In der §3 Abs. 2  VO-DV I hieß es zur elektronischen Einwilligung deshalb noch bis Dezember 2021:

“(2) Nicht in den Anlagen aufgeführte Daten dürfen nur erhoben werden, wenn die oder der Betroffene eingewilligt hat. Die Einwilligung ist schriftlich gegenüber der Schulleitung zu erklären. Sofern dies wegen besonderer Umstände angemessen ist, kann die Einwilligung ausnahmsweise in elektronischer Form erfolgen. Dabei sind die Grundsätze des § 13 Absatz 2 des Telemediengesetzes vom 26. Februar 2007 (BGBl. I S. 179), das zuletzt durch Artikel 1 des Gesetzes vom 21. Juli 2016 (BGBl. I S. 1766) geändert worden ist, zu erfüllen.”

Mit der Änderung der VO-DV I im Dezember 2021 ist diese Einschränkung aufgehoben worden, da sie den Vorgaben der DS-GVO widersprach. Entsprechend heißt es jetzt in §3 Abs. 2  VO-DV I:

“(2) Nicht in den Anlagen aufgeführte Daten dürfen nur erhoben werden, wenn die oder der Betroffene eingewilligt hat. Die Einwilligung ist gegenüber der Schulleitung zu erklären. Die Schulleitung muss nachweisen können, dass eingewilligt wurde. Dabei sind die Grundsätze des Artikels 4 Nummer 11 und des Artikels 7 der Datenschutz-Grundverordnung zu erfüllen.”

Die bisherige Vorgabe der Schriftform entfällt damit und der Widerspruch zur DS-GVO ist aufgelöst.

Elektronische Einwilligung in der DS-GVO

Die DS-GVO regelt das Thema Einwilligung in Artikel 7. Eine Formerfordernis für die Einwilligung sucht man dort vergeblich. In Erwägungsgrund 32 wird jedoch eine Aussage hierzu gemacht.

“Die Einwilligung sollte durch eine eindeutige bestätigende Handlung erfolgen, mit der freiwillig, für den konkreten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich bekundet wird, dass die betroffene Person mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist, etwa in Form einer schriftlichen Erklärung, die auch elektronisch erfolgen kann, oder einer mündlichen Erklärung.”

Entsprechend kommentiert auch die Fachliteratur.

“Die DSGVO verlangt keine bestimmte materielle Verstetigung oder Übermittlung der Willensbekundungen. Es gilt der Grundsatz der Formfreiheit. Eine Erklärung kann schriftlich, mündlich und auch elektronisch an den Adressaten gerichtet werden (EG 32 S. 1). Im Sinne der DSGV erfolgt „elektronisch“ auch eine durch einfache E-Mail oder über ein Onlineformular übermittelte Einwilligung. § 126 a BGB und § 3 a Abs. 2 S. 1 VwVfG sind nicht anwendbar.”1Klement in Simitis DS-GVO Art. 7 Rn. 39

Datenschutzgesetz NRW (neue Fassung)

Entsprechend der DS-GVO, welche die dem Datenschutzgesetz NRW übergeordnete Rechtsnorm ist, hat sich der Gesetzgeber auch hier nicht auf eine bestimmte Form der Einwilligung festgelegt. Im neuen DSG NRW heißt es deshalb unter Begriffsbestimmungen § 36 Nr. 19 “19. „Einwilligung“ jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist,”

Praktische Umsetzung

Bezüglich der elektronischen Einwilligung gibt es verschiedene Möglichkeiten. Für den Fall, dass es beispielsweise um die Einwilligung zur Nutzung einer App oder einer Onlineplattform geht, welche der Schule selbst keine Möglichkeit gibt, darüber die Einwilligung der Erziehungsberechtigten beziehungsweise Schüler einzuholen wie bei Logineo NRW, dann bleibt immer der Weg über E-Mail, ein von der Schule genutztes App zur Kommunikation oder einen sicheren Messenger. Wichtig ist, dass die Schule die Einwilligung der Betroffenen dokumentieren kann. Dazu muss die elektronische Einwilligung in irgendeiner Form, idealerweise als PDF, gespeichert werden. Bei der Übermittlung sollte auf Sicherheit geachtet werden und es sollten nur die personenbezogenen Daten in der Einwilligung erfasst werden, welche dafür zwingend erforderlich sind (Datenminimierung).

E-Mail – direkt

Eine Möglichkeit, die Einwilligung einzuholen, ist direkt über E-Mail. Dazu werden wie in der Papierversion die Informationen zur Datenverarbeitung entsprechend Art. 13 DS-GVO in das E-Mail gepackt, wie auch der eigentliche Einwilligungstext mit einem Anschreiben der Schulleitung. Anstelle der Unterschrift reicht dann, wenn die Betroffenen ihre Einwilligung beispielsweise durch Schreiben des Wortes JA geben.

Die Rück Antwort der Betroffenen mit der Einwilligung sollte als PDF gedruckt und mit einem eindeutigen Dateinamen gesichert werden, um die Einwilligung nachweisen zu können.

Ein Beispiel, wie man das E-Mail mit der Einwilligung gestalten könnte:

E-Mail – PDF

Eine andere Möglichkeit besteht darin, die für Papier entworfene Einwilligung in ein PDF Formular umzuwandeln. Dieses kann man relativ leicht mit LibreOffice tun. Diese kostenlose Office Suite bietet die Möglichkeit, Eingabefelder für Text und Auswahlfelder (Checkboxen) anzulegen und das gesamte Text Dokument anschließend als PDF Dokument abzuspeichern.Dieses wird dann von den Betroffenen an einem Computer, Tablet oder Smartphone ausgefüllt und an die Schule zurück geschickt.

Das von den Betroffenen rückübermittelte PDF sollte mit einem eindeutigen Dateinamen gesichert werden, um die Einwilligung rechtssicher nachweisen zu können.

Ein Beispiel, wie eine als PDF gestaltete Einwilligung aussehen könnte2In diesem Formular müsste die Schule auf der ersten Seite den Namen der Schulleitung ergänzen und auf der zweiten Seite die Kontaktdaten der Schulleitung und des Datenschutzbeauftragten.:

E-Mail – Microsoft Word Dokument

Aus Sicherheitsgründen wird von einer Nutzung dieses Formats abgeraten. Dabei geht es weniger darum, dass die Schule eventuell Betroffene gefährdet, sondern umgekehrt dass das Verwaltungsnetz der Schule durch zurückgeschickte und eventuell infizierte Word Dateien gefährdet wird

Schul App

Schulen, die eine Schul App nutzen, die eine Kommunikation mit den Betroffenen ermöglicht, wie etwa Schulmanger Online, Elternnachricht, Sdui, Schul-Info-App, schul.cloud Pro, Elternportal, SchoolFox Plus, ISY-Schule, Die SchulApp u. Ä. können diese Plattformen zur Übermittlung eines PDF nutzen.

Messenger

Ein PDF könnte auch mit einem sicheren Messenger übermittelt werden, etwa Wire oder Threema3Die Schule sollte mit diesen Anbietern einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen haben.

Hinweis – direktes Einholen Einwilligung online

Logineo NRW erlaubt es, die Einwilligung der Betroffenen direkt bei der Anmeldung an der Plattform einzuholen. Wichtig ist hierbei, dass es sich um eine Einwilligung gegenüber der Schule bzw. Schulleitung handelt, die über den Weg der Plattform eingeholt wird. Auch an anderen Plattformen können Nutzereinwilligungen geholt werden. Diese stellen in der Mehrzahl der Fälle jedoch eine Einwilligung gegenüber dem Plattformbetreiber dar. Das ist nicht gleichzusetzen mit einer Einwilligung gegenüber der Schule. Man sollte hier als Schule genau hinsehen, ob dieses Verfahren den rechtlichen Vorgaben zur Erteilung einer Einwilligung gegenüber der Schule tatsächlich Genüge tut. Genauso müsste mit der Einwilligung gegenüber der Schule auch über die Datenverarbeitung durch die Schule bei Nutzung der Plattform informiert werden. Diese Informationen sind nicht gleichzusetzen mit der Datenschutzerklärung des Anbieters, auch wenn es inhaltliche Überschneidungen gibt.

Stand 06/2022

7 Antworten auf „Einwilligung einholen ohne Papier“

  1. Sehr geehrter Herr Thiede,
    ist das Einholen einer Einwilligung der Schüler bzw. Eltern bei der Nutzung der App schul.cloud erforderlich? Die Schüler melden sich selbst mit ihrer E-Mail-Adresse an, eine weitere Verarbeitung seitens der Schule findet nicht statt. In der schul.cloud werden Unterrichtsmaterialien verteilt und Fragen dazu beantwortet.
    Danke für Ihre Antwort.
    Ursula Voswinkel

    1. Die kostenlose schul.cloud ist aus Sicht des Datenschutz in der Schule ein ungewöhnliches Konstrukt. Wie Sie richtig bemerken, melden sich die Schüler eigenständig an. Das ist auch für sich genommen unproblematisch. Andere Plattformen lassen ebenfalls eine Selbstregistrierung der Nutzer zu. Es gibt aber einen Unterschied. Andere Plattformen und übrigens auch die schul.cloud Pro bieten einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Schüler und Lehrkräfte erfolgt komplett in Verantwortung der Schule. Der Anbieter nutzt die Daten nicht für eigene Zwecke. Die Schüler erteilen der Schule eine Einwilligung zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten.
      Anders als beispielsweise bei einem Messenger wie WhatsApp erhält die Schule bei schul.cloud Zugriff auf einen Teil der Daten der Schüler, so wie das bei einer Auftragsverarbeitung der Fall ist.
      Da die Schule hier nicht die Herrin Daten ist wie bei einer Verarbeitung mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung, macht es keinen Sinn, eine Einwilligung in die Datenverarbeitung einzuholen. Stattdessen würde ich eine Einwilligung/ Zustimmung einholen, dass die Schule auf die Schülerkonten zugreifen darf, soweit die Plattform schul.cloud dieses ermöglicht. Damit wäre die Schule auf jeden Fall auf der sicheren Seite. (Die Nutzervereinbarung, welche die Schüler bei der Anmeldung mit dem Anbieter Heineking Media abschließen, reicht nach meiner Einschätzung nicht aus, um die Zugriffe auf/ Einblicke in das Konto der Schüler rechtlich zu legitimieren.
      Ich kann Ihnen gerne noch einmal weitere Informationen zukommen lassen, falls Sie hier vertiefende Informationen benötigen. Schreiben Sie mich dann einfach an über meine E-Mail im Impressum.

  2. Eine Einwilligung in den Online-Unterricht ist sinnlos. Sie wäre nicht freiwillig, da Schulpflicht herrscht und selbst bei freiwilliger Unterrichtsteilnahme, machen die negativen Konsequenzen einer Nichtteilnahme, eine Erklärung nicht mehr freiwillig.
    Von daher sollten Schulen ihre Energie darin verwenden, gute Tools mit Augenmaß zu nutzen, statt unwirksame Einwilligungen umständlich einzuholen.
    Der Datenschutzbeauftragte des Kanton Zürich geht da sehr pragmatisch voraus und gibt für die meisten Applikationen grünes Licht.
    https://dsb.zh.ch/internet/datenschutzbeauftragter/de/themen/digitale-zusammenarbeit.html

    1. Die Einwilligung ist in Schule tatsächlich in vielen Fällen nicht das richtige Instrument. Leider eröffnet das Schulrecht in den deutschen Bundesländern Schulen mehrheitlich keinen anderen Weg. Einwilligungen sind allerdings auch fallbedingt zu betrachten. Wenn es eine echte Alternative gibt, die zu keiner Benachteiligung führt, dann kann man schon gut mit Einwilligungen arbeiten. Man könnte sich an der Stelle dann auch fragen, warum man nicht direkt auf die Alternative geht. Es ist ein schwieriges Thema.
      Im Bereich Fotografie für Öffentlichkeitsarbeit ist die Einwilligung dann doch alternativlos.

      Die Liste des Datenschutzbeauftragten des Kantons Zürich gefällt mir. Leider gibt es solche Listen bei uns nicht. Hier sieht man sich für solches nicht als zuständig.

  3. Hallo Herr Thiede,

    vielen Dank erstmal für Ihre ausführlichen und hilfreichen Seiten!

    Bezüglich der Online-Einwilligung in Zeiten von Corona: Kann diese beispielsweise über ein Online-Formular (z. B. in Moodle) ohne Unterschrift erfolgen oder müssen die Eltern jedes Mal die Einwilligungserklärungen ausdrucken, ausfüllen und unterschreiben, einscannen/abfotografieren und irgendwo hochladen?

    Vielen lieben Dank im Voraus!
    VG
    Jan

    1. Eine Einwilligung kann auch über Moodle eingeholt werden. Voraussetzung ist, dass a) die erforderlichen Informationen über die bei der Nutzung der Plattform anfallende Verarbeitung von personenbezogenen Daten entsprechend Art. 12 DS-GVO gegeben werden, b) die Einwilligung dokumentiert wird und c) es genauso einfach sein muss, die Einwilligung zu widerrufen, wie es ist, die Einwilligung zu erteilen.

      Wenn die Nutzer in Moodle die Einwilligung über das Setzen eines Häkchens erteilen, dann sollte die Schule zur Sicherheit eine Übersicht der erteilten Einwilligungen in irgendeiner Form zusätzlich sichern, um die Einwilligung auch nachweisen zu können, wenn das Moodle aus welchen Gründen auch immer, nicht zugänglich ist.

      Ich könnte so über Moodle die Einwilligung für die Nutzung von Moodle selbst einholen oder aber auch die Einwilligung in die Nutzung einer anderen Plattform, wenn Moodle bereits etabliert ist. Man sollte dabei aber ein Verfahren finden, mit dem man sicherstellt, dass tatsächlich auch die richtige Person die Einwilligung erteilt, also etwa die Eltern. Das könnte man umsetzen, indem die Eltern einen Code erhalten, den sie bei der Einwilligung in ein vorgesehenes Feld eintrage müssen. Es könnte auch ein spezieller Link sein, der den Eltern per E-Mail übermittelt wird. Was man nicht möchte, ist, dass die Schüler eine Einwilligung ohne Wissen und Zustimmung der Eltern auf eigene Faust erteilen.

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