Schulen in NRW führen in der Regel eine Schulchronik, in welcher Daten zur Schulgeschichte festgehalten werden. Welche Daten dazu unbefristet verarbeitet werden dürfen, regelten bisher § 9 Abs. 4 VO-DV I (Schüler:innen) und § 9 Abs. 5 VO-DV II (Lehrkräfte, Lehramtsanwärter:innen und sonstiges an Schulen tätiges Personal).
Aus der Verordnung zur Änderung von Verordnungen über die im Schulbereich zur Verarbeitung zugelassenen Daten vom Dezember 2021 ergeben sich auch wichtige Änderungen der zum Führen einer Schulchronik zulässigen personenbezogenen Daten. Da diese Änderungen zu einer starken Einschränkung der zulässigen Daten führen, entstand auch ein Regelungsbedarf bezüglich bereits bestehender historischer Schulchroniken.
Änderungen die Schüler:innen betreffend
Bezüglich der Schüler:innen ergibt sich durch die Änderung der Norm eine starke Einschränkung der zum Führen der Schulchronik zulässigen Daten. Außerdem wurde durch den Zusatz “nicht öffentlich” klargestellt, dass die Schulchronik ein internes Dokument ist.
§ 9 Abs. 4 VO-DV I
(4) Zur Führung der Schulchronik (Daten zur Schulgeschichte) dürfen Schulen die folgenden personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern zeitlich unbefristet verwenden:
1. Name, Geburtsname, Vorname, Geschlecht,
2. Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsland,
3. Anschrift,
4. Daten über die Dauer des Besuchs der Schule.
§ 9 Abs. 5 VO-DV I
(5) Zur Führung der nicht öffentlichen Schulchronik (Daten zur Schulgeschichte) dürfen Schulen die folgenden personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern zeitlich unbefristet verwenden:
1. Name, Vorname und
2. Jahr der Beendigung des Schulverhältnisses.“
Änderungen die Lehrkräfte betreffend
Bei den Lehrkräften, Lehramtsanwärtern und sonstigem an Schulen tätigen Personal fielen die Änderungen entsprechend aus. Auch hier wurden die zur Führung einer Schulchronik zulässigen personenbezogenen Daten deutlich eingeschränkt und der Zusatz “nicht öffentlich” ergänzt.
§ 9 Abs. 5 VO-DV II
(5) Zur Führung einer Schulchronik (Daten zur Schulgeschichte) dürfen Schulen die folgenden personenbezogenen Daten des Personenkreises nach § 1 Absatz 1 Nummer 1 bis 3 zeitlich unbefristet verwenden:
1. Name(n), Geburtsname, Vorname(n), Geschlecht,
2. Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsland,
3. Anschrift,
4. Daten über Art und Dauer der Beschäftigung an der Schule.
§ 9 Abs. 6 VO-DV II
(6) Zur Führung einer nicht öffentlichen Schulchronik (Daten zur Schulgeschichte) dürfen Schulen die folgenden personenbezogenen Daten des Personenkreises nach § 1 Absatz 1 Nummer 1 bis 3 zeitlich unbefristet verwenden:
1. Name(n), Vorname(n)
2. Daten über Art und Dauer der Beschäftigung an der Schule.
Wie aus der Kommentierung im Entwurf einer Verordnung zur Änderung von Verordnungen über die im Schulbereich zur Verarbeitung zugelassenen Daten auf den Seiten 15 und 23 zu entnehmen, gehen die Änderungen auf eine Einschätzung der LDI NRW zurück. Die LDI NRW hielt die bisherige Norm für missverständlich und irreführend, da sie Schulen zwar zur Führung der Chronik berechtige, nicht aber zu deren Veröffentlichung oder Einsichtnahme. Außerdem sah sie keinen hinreichenden Grund, dass Schulen auch sensible Daten wie Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsland und Anschrift zur Führung einer Schulchronik dauerhaft speichern. In Folge hatte die LDI NRW sogar angeregt, die Zulässigkeit zum Führen einer Schulchronik ersatzlos zu streichen.
Soweit ging man im MSB nicht. Stattdessen wurde der Umfang der zulässigen personenbezogenen Daten stark reduziert. Da Schulen in NRW bereits seit Jahrzehnten Chroniken führen, und diese Daten enthalten, deren Verarbeitung mit der Änderung von VO-DV I & II nicht mehr zulässig ist, entstand zusätzlicher Regelungsbedarf.
Für den Umgang mit den historischen Schulchroniken wurde in § 11 VO-DV I und § 11 VO-DV II eine jeweils wortgleiche Übergangsvorschrift geschaffen.
Damit möchte man nun vermeiden, dass Schulen ihre bereits bestehenden historischen Schulchroniken vernichten oder schwärzen müssen. Die Übergangsregelung gibt Schulen damit die Möglichkeit, ihre bereits bestehenden Schulchroniken weiterhin aufzubewahren. Sie dürfen jedoch nur schulintern aufbewahrt werden. Eine Veröffentlichung ist damit ausgeschlossen. Wie aus der Kommentierung im Entwurf einer Verordnung zur Änderung von Verordnungen hervorgeht, ist man sich im MSB bewusst, dass diese Übergangsregelung mit Blick auf die Anregung der LDI NRW datenschutzrechtlich nicht unbedenklich ist. Entsprechend ist fraglich, ob diese Regelung auf Dauer Bestand haben wird. Vorstellbar wäre, dass Schulen in einer kommenden Änderung der Verordnungen zur Datenverarbeitung auch die Möglichkeit zur schulinternen Aufbewahrung genommen wird und sie dann nur noch die Wahl haben, die historischen Chroniken dem Archiv ihrer Kommune oder Stadt zu übergeben oder sie zu vernichten.