Datenübermittlung zur Erstellung eines Schülerausweises im Scheckkarten Format

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Will eine Schule Schülerausweise im Scheckkarten Format durch eine Firma erstellen lassen, so ist dafür eine Übermittlung von personenbezogenen Daten der Schüler an diese Firma erforderlich. Dabei ist es egal, ob die Daten als Tabelle geliefert werden oder die Ausweise mit einer Software in der Schule erstellt und die Druckdateien dann an die Firma übermittelt werden. Mitunter wird auch noch ein Fotograf mit der Aufnahme der Fotos für den Ausweis beauftragt.

Alle Daten für den Schülerausweis liegen in jeder Schule vor1VO-DV I, Anlage 2, II. Weitere Informationssammlungen. Falls die Anfertigung des Fotos nicht bereits durch eine andere Einwilligung abgedeckt ist, muss dafür eine solche eingeholt werden, da Fotos nicht zu den personenbezogenen Daten gehören, welche eine Schule auf Grundlage des SchulG NRW verarbeiten darf.

Für den Fall, dass Ausweis und Fotos von einer Firma erstellt werden, könnte man z. B. diese Einwilligung in die Übermittlung und Erstellung der Fotos nutzen. In der ersten Variante wird eine Schüler ID mit übermittelt, um den Schülerausweis auch als Bibliotheksausweis nutzen zu können.

Die zweite Variante sieht diese Schüler ID nicht vor.

Erstellt die Schule die Fotos selbst oder wird ein unabhängiger Fotograf beauftragt, ist die Einwilligung entsprechend abzuändern2z.B. so, dass die Einwilligung klar trennt, wer die Aufnahmen macht und die Einwilligung dafür kenntlich macht.

Die dritte Variante geht davon aus, dass die Fotos bereits vorliegen und die Anfertigung auf einer bestehenden Einwilligung beruht.

Hinweis: Bitte achten Sie bei der Übermittlung der personenbezogenen Daten Ihrer Schüler an die Firma, welche die Schülerausweise erstellt, dass diese sicher erfolgt. Eine Möglichkeit dazu ist die Verschlüsselung des E-Mails oder zumindest der Datei3Ein Passwort geschütztes ZIP Archiv oder zumindest eine durch Passwort lesegeschützte Datei sind das absolute Minimum.. Das Passwort zum Entschlüsseln sollte dann jedoch separat mitgeteilt werden. Achten Sie bei Vergabe des Auftrags auch darauf, dass die Zweckbindung der Daten sowie Löschung nach Abschluss des Auftrags gewährleistet sind.

Alternative: Bei großen Schulen bietet es sich eventuell an, einen Scheckkarten Ausweisdrucker anzuschaffen und die Schülerausweise selbst zu erstellen. Liegt keine entsprechene Einwilligung zur Erstellung und Nutzung von Fotos zur Erstellung eines Schülerausweises4Zweck der Verarbeitung vor, ist diese vorher einzuholen.

Wie alle anderen Vorlagen für Einwilligungen finden sich diese unter Einwilligungen Schule (NRW).

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