Datenübermittlung zur Erstellung eines Schülerausweises im Scheckkarten Format

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Will eine Schule Schülerausweise im Scheckkarten Format durch eine Firma erstellen lassen, so ist dafür eine Übermittlung von personenbezogenen Daten der Schüler an diese Firma erforderlich. Dabei ist es egal, ob die Daten als Tabelle geliefert werden oder die Ausweise mit einer Software in der Schule erstellt und die Druckdateien dann an die Firma übermittelt werden. Mitunter wird auch noch ein Fotograf mit der Aufnahme der Fotos für den Ausweis beauftragt.

Alle Daten für den Schülerausweis liegen in jeder Schule vor1VO-DV I, Anlage 2, II. Weitere Informationssammlungen. Falls die Anfertigung des Fotos nicht bereits durch eine andere Einwilligung abgedeckt ist, muss dafür eine solche eingeholt werden, da Fotos nicht zu den personenbezogenen Daten gehören, welche eine Schule auf Grundlage des SchulG NRW verarbeiten darf.

Für den Fall, dass Ausweis und Fotos von einer Firma erstellt werden, könnte man z. B. diese Einwilligung in die Übermittlung und Erstellung der Fotos nutzen. In der ersten Variante wird eine Schüler ID mit übermittelt, um den Schülerausweis auch als Bibliotheksausweis nutzen zu können.

Die zweite Variante sieht diese Schüler ID nicht vor.

Erstellt die Schule die Fotos selbst oder wird ein unabhängiger Fotograf beauftragt, ist die Einwilligung entsprechend abzuändern2z.B. so, dass die Einwilligung klar trennt, wer die Aufnahmen macht und die Einwilligung dafür kenntlich macht.

Die dritte Variante geht davon aus, dass die Fotos bereits vorliegen und die Anfertigung auf einer bestehenden Einwilligung beruht.

Hinweis: Bitte achten Sie bei der Übermittlung der personenbezogenen Daten Ihrer Schüler an die Firma, welche die Schülerausweise erstellt, dass diese sicher erfolgt. Eine Möglichkeit dazu ist die Verschlüsselung des E-Mails oder zumindest der Datei3Ein Passwort geschütztes ZIP Archiv oder zumindest eine durch Passwort lesegeschützte Datei sind das absolute Minimum.. Das Passwort zum Entschlüsseln sollte dann jedoch separat mitgeteilt werden. Achten Sie bei Vergabe des Auftrags auch darauf, dass die Zweckbindung der Daten sowie Löschung nach Abschluss des Auftrags gewährleistet sind.

Alternative: Bei großen Schulen bietet es sich eventuell an, einen Scheckkarten Ausweisdrucker anzuschaffen und die Schülerausweise selbst zu erstellen. Liegt keine entsprechene Einwilligung zur Erstellung und Nutzung von Fotos zur Erstellung eines Schülerausweises4Zweck der Verarbeitung vor, ist diese vorher einzuholen.

Wie alle anderen Vorlagen für Einwilligungen finden sich diese unter Einwilligungen Schule (NRW).

Schulen müssen bei der Erhebung von Daten entsprechend der DS-GVO informieren

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Erhebt eine Schule direkt bei den betroffenen Personen personenbezogene Daten, muss sie diese bei der Erhebung nach Art 13. EU-DSGVO informieren. Meist ist dieses der Fall bei der Anmeldung an einer Schule. Hier werden sehr umfangreich Daten bei den Eltern oder erwachsenen Schülern erhoben. Anders als bisher gibt es dabei nun eine Informationspflicht durch die Schule. Mitgeteilt werden müssen, wer die datenverarbeitende Stelle ist, wer der Verantwortliche, wer Datenschutzbeauftragter, zu welchen Zwecken personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet werden, auf welcher rechtlichen Grundlage dieses geschieht, wer Empfänger der Daten ist, wie lange die Daten gespeichert werden und welche Rechte aber auch Pflichten die Betroffenen gegenüber der Schule als datenverarbeitende Stelle haben.

In NRW ist man von Seiten des MSB zum Schluss gekommen, dass zur Reduzierung des Aufwands grundlegende Informationen auf der Schulhomepage veröffentlich werden sollen5Ein Muster dazu soll noch folgen., mit Verweisen auf die VO-DV I und II. Da jedoch direkt bei der Erhebung informiert werden muss, wird den Schulen folgendes Vorgehen vorgeschlagen.

„Da die DSGVO verlangt, dass im Zeitpunkt der Datenerhebung über die Datenverarbeitung informiert wird, ist es anlässlich der Anmeldung einer Schülerin oder eines Schülers an einer Schule erforderlich, den Eltern bzw. dem volljährigen Schüler oder der Schülerin einen Papierausdruck der VO DV I auszuhändigen.“

Die VO-DV I ist recht umfangreich6Je nach Formatierung können das zwischen 4 und 10 Seiten sein. und schwierig zu verstehen. Außerdem fehlen dort Informationen, die zum Zeitpunkt der Erhebung gegeben werden müssen.7z.B. verarbeitende Stelle, Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter, sowie die Hinweise auf die Rechte der Betroffenen und das Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde. Dafür finden sich dort jedoch Informationen, die ohne Bedeutung sind bezüglich der Erhebung.

Als Alternative empfehle ich deshalb die Nutzung eines deutlich kürzeren, auf die tatsächlich erforderlichen Informationen beschränkten Informationsschreibens.

Download: Information über die Datenverarbeitung.docx

Das Informationsschreiben ist in der zum Download angebotenen Form mehr auf Grundschulen und Sekundarstufe I ausgelegt, kann aber leicht für die gymnasiale Oberstufe und das Berufskolleg angepasst werden. Anpassungen sind auch in einigen Teilbereichen (Zwecke, Empfänger) erforderlich. Auf der letzten Seite gibt es dazu Informationen.

Tipp: Wenn Sie bei der Aufnahme neuer Schüler mit einem Erhebungsbogen arbeiten, können Sie das Informationsschreiben mit diesem kombinieren.