Braucht es für externe Mitarbeiter eine andere Einwilligung?

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Eine Schule möchte ein Jahrbuch herausgeben und darin auch Fotos der Sekretärinnen, der Hausmeister und von Mitarbeitern eines kommunalen IT Dienstleisters, der die Schul IT betreut, veröffentlichen. Die folgende Frage kam dabei auf:

„Die zuständige Kollegin des Jahrbuch-Teams fragte daher nun nach einer Datenschutzerklärung speziell für die Mitarbeiter des Schulträgers. Gibt es hier eine Datenschutzerklärung vom Kreis, die wir zu diesem Zweck verwenden können?“

Das Jahrbuch wird von der Schule erstellt. Sie ist also die datenverarbeitende Stelle und damit Verantwortlicher. Eine Einwilligung in die Verarbeitung von personenbezogenen Daten wird immer gegenüber dem Verantwortlichen abgegeben. Von daher nutzen alle Personen, welche in das Jahrbuch aufgenommen werden eine Einwilligung der Schule. Der Schulträger, welcher Dienstherr der Mitarbeiter im Schulsekretariat ist, hat aus datenschutzrechtlicher Sicht mit dieser geplanten Verarbeitung nichts zu tun. Die Informationen bezüglich der geplanten Datenverarbeitung können deshalb auch nicht von ihm kommen, sondern müssen von der Schule vorgelegt werden.

Für ein Jahrbuch werden Fotos der Personen in der Schule benötigt. Wenn beispielsweise von den Schülern bereits Fotos vorliegen, etwa für die Nutzung in der Schulverwaltung, kann man diese Fotos durchaus nutzen, sollte dafür jedoch eine Einwilligung, die für den Zweck der Veröffentlichung in einem Jahrbuch ausgelegt ist, einholen. Falls bereits eine Einwilligung für einen sehr ähnlichen Verarbeitungszweck vorliegt, etwa die Erstellung einer Festschrift, dann braucht es keine gesonderte Einwilligung mehr. Allerdings müssen die Betroffenen über eine Zweckänderung informiert werden.1siehe auch Art. 13 Abs. 3 DS-GVOBeabsichtigt der Verantwortliche, die personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck weiterzuverarbeiten als den, für den die personenbezogenen Daten erhoben wurden, so stellt er der betroffenen Person vor dieser Weiterverarbeitung Informationen über diesen anderen Zweck und alle anderen maßgeblichen Informationen gemäß Absatz 2 zur Verfügung.“
Sehr weit ausgelegt, bräuchte man hiernach nicht einmal eine ausdrückliche Einwilligung einholen, auch wenn der Verarbeitungszweck deutlich vom ursprünglichen abweicht, wie am Anfang des Abschnitts beschrieben. Hier muss die Schule letztlich selbst entscheiden, wie man verfährt. Eine Information ist auf jeden Fall erforderlich, und diese sollte vorweg erfolgen.
Dieses würde ihnen dann auch die Möglichkeit eröffnen, der geplanten Zweckänderung zu widersprechen.

In der Regel werden die für die Erstellung des Jahrbuchs benötigten personenbezogene Daten gelöscht, sobald der Verarbeitungszweck erreicht, der Druck des Buches abgeschlossen ist. Davon ausgenommen sind Daten, welche der Schule bereits vorlagen, etwa Name und Klassenzugehörigkeit. Diese Daten werden aus dem Programm gelöscht, mit welchem das Jahrbuch erstellt wurde, nicht jedoch aus der Schulverwaltung. Dort gelten weiterhin die schulrechtlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen. Gleiches würde auch für Fotografien gelten, welche die Schule bereits auf der Grundlage einer anderen Einwilligung verarbeitet.

Ein Beispiel für eine anlassbezogene Einwilligung für die Erstellung eines Jahrbuchs:

Download weitere Einwilligungen (NRW)

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Während es auf der Seite Einwilligungen Schule (NRW) vor allem um Einwilligungen geht, welche für die Mehrheit der Schulen relevant sind, finden sich auf dieser Seite verschiedene Beispiele anlassbezogener Einwilligungen. Suchen Sie sich einfach einen Anwendungsfall heraus, der Ihrem ähnlich ist und passen Sie diesen auf Ihre Bedürfnisse an.

Foto und Video anlassbezogen – Beispiel Zirkusprojekt

Eine Grundschule macht ein Zirkusprojekt, auf welchem Fotos und Videos angefertigt werden sollen. Die Videos sollen als DVD an Familienmitglieder und Freunde der Schule verkauft, geeignete Fotos für die Schulhomepage und Pressearbeit genutzt werden.

Westermann OnlineDiagnose

Hinter der OnlineDiagnose verbirgt sich eine Reihe von Online Tests für die Fächer Deutsch, Mathematik und Englisch in den Klassenstufen 5 bis 9. Die Ergebnisse der Tests werden automatisch ausgewertet und als Leistungsprofile angezeigt. Auch eine Auswertung über die Klasse hinweg ist möglich. Anhand der Ergebnisse kann die Schule die einzelnen Schülerinnen und Schüler individuell fördern. Der Verlag stellt zusätzliche Materialien dafür bereit. Um die Plattform datenschutzkonform zu nutzen, sollte die Schule mit Westermann einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abschließen. Dieser findet sich unter Auftragsverarbeitung.pdf und deckt auch zwei weitere Angebote des Verlags ab, Kapiert.de und BiBox. Da bei der Online Diagnose personenbezogenen Daten verarbeitet werden, ist eine Einwilligung der Betroffenen erforderlich.

Einwilligung Schüler – Westermann OnlineDiagnose.docx

Leseo – Lesetraining Plattform

Leseo ist ein Angebot der Cornelsen Verlagsgruppe zur digitalen Leseförderung für die Grundschule. Lehrkräfte können sich individuell registrieren. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung wird auf der Website angeboten. Er muss zwischen Schule und Cornelsen abgeschlossen werden. Lehrkräfte erstellen die Konten für ihre Schülerinnen und Schüler, nachdem sie von den Eltern die Einwilligung dazu erhalten haben. Dann erhalten die Kinder den Anmelde-Code.1Auf der Leseo Website gibt es auch ein Anschreiben an Eltern mit einer Einwilligung. Da diese den formalen Kriterien einer rechtswirksamen Einwilligung in keiner Weise entspricht, wurden auf Anfrage diese Vorlagen erstellt.

Videoaufnahmen für einen Imagefilm der Schule

Um die Schule nach außen darzustellen, denken viele Schulen daran, einen Imagefilm zu erstellen. Dafür sollen im Unterricht, in Projekten, den Pausen, in der Mensa, auf Fahrten und ähnlich Aufnahmen angefertigt werden. Der fertige Film soll dann auf der Homepage eingestellt werden, meist über eine Videoplattform, um die Streaming Qualität zu gewährleisten.

Erklärfilme im Unterricht erstellen

Möchte man im Unterricht Erklärvideos erstellen, so kann dieses durchaus ohne die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgen, beschränkt sich dann jedoch auf Videos ohne Stimme und mögliche Demonstrationen am Objekt. Für die Erstellung von Erklärvideos, in welchen Schülerinnen und Schüler mit ihrer Stimme und erkennbar im Bild  erscheinen, braucht es eine entsprechende Einwilligung. Auch die Verwendung des Namens im Abspann und eine geplante Veröffentlichung sind zu berücksichtigen. Diese Vorlage besteht aus drei anpassbaren Mustern und Hinweisen zur Nutzung.

Fotografien für ein Jahrbuch

Um ein Jahrbuch erstellen zu können, braucht es in der Regel Fotos der Personen in der Schule, Name und Klassenzugehörigkeit oder Funktion. Betroffen sind Schüler, Lehrkräfte, oft auch Mitarbeiter der Schulverwaltung, Hausmeister und andere in der Schule tätige Personen. Da die Schule datenverarbeitende Stelle ist, müssen alle diese Personen ihre Einwilligung der Schule gegenüber abgeben, auch wenn ihr Dienstherr beispielsweise der Schulträger ist oder eine Firma.

Notfallinformationen für eine Klassenfahrt einholen

Gerade bei längeren Klassenfahrten ist es sinnvoll, dass die begleitenden Lehrkräfte über aktuelle Notfallinformationen der Schüler verfügt. Mit dieser Vorlage können sie eingeholt werden.

Deutschlernplattform DeutschFuchs

DeutschFuchs ist ein Angebot für den DAF/DAZ Unterricht mit älteren Schülerinnen und Schüler. Zur Nutzung der Online-Plattform müssen Nutzerkonten für Schüler und Lehrkräfte angelegt werden und es braucht entsprechende Einwilligungen.2Bei der Nutzung außerhalb von Schule in einem Deutschlernkurs kann es möglich sein, dass eine Einwilligung nicht erforderlich ist, wenn es sich um ein bezahltes Angebot handelt und die Nutzung im Rahmen des Vertrags mit dem Kurs erfolgt. Die Informationen zur Datenverarbeitung braucht es dann jedoch auch. Als Rechtsgrundlage würde man statt Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO) dann Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO) eintragen.

Lern-App Anton für die Schule

Anton ist eine Online Plattform, die über Browser und App genutzt werden kann. Neben der individuellen Nutzung ist eine Nutzung über ein Schulkonto möglich. Dazu braucht es eine Einwilligung der Erziehungsberechtigten. Eine Besonderheit der App ist, dass das Konto auf Wunsch der Nutzer jederzeit in ein privates Konto umgewandelt werden kann. Außerdem ist die Mitnahme des Kontos an eine andere Schule möglich. Die Informationen zur Datenverarbeitung zur Einwilligung berücksichtigen dieses. Da das App Lernangebote sowohl für Grundschule wie auch die Sekundarstufe bis Klasse 10 macht, sind alternative Formulierungen für den letzten Teil der Informationen zur Datenverarbeitung vorbereitet. Auch vorbereitet ist das Einholen der Einwilligung per E-Mail.

BigBlueButton Videokonferenzen

Die Open Source Videokonferenz ist in den Funktionen ähnlich zu Zoom, kann aber selbst betrieben oder durch einen beauftragten Dienstleister betrieben werden. Aus Sicht des Datenschutz hat das durchaus Vorteile. BigBlueButton ist außerdem im Paket mit einigen bereits bestehenden Schulplattformen zu haben. Zwei Vorlagen für Einwilligungen, die benötigt werden, wenn die Schule BigBlueButton selbst oder mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung betreibt. Weitere Infos zur Plattform und zu den Vorlagen.

Jitsi Videokonferenzen

Schulen, welche die open source Videokonferenzplattform Jitsi von einem Dienstleister oder dem Schulträger mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung betreiben lassen, müssen von Schülern und Lehrkräften eine Einwilligung einholen und über die Datenverarbeitung informieren. Die Vorlage beeinhaltet eine Version für Schüler und eine für Lehrkräfte. Die Informationen zur Datenverarbeitung sind neutral formuliert, so dass sie für beide Gruppen genutzt werden können.

Zoom Videokonferenzen

In Zeiten von Schulschließungen oder bei der Betreuung kranker Schüler kann eine Plattform für Videokonferenzen nützlich sein. Sehr verbreitet und beliebt ist Zoom. Den datenschutzrechtlichen Vertrag mit dem Anbieter, der einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung entspricht, gibt es auch für kostenlose Konten4Das ist das sogenannte Data Processing Addendum, welches die EU Standard Vertragsklausen enthält. Dieses wird nach Informationen des Fachanwalts Stefan Hansen-Oest automatisch mit der Registrierung eines Accounts abgeschlossen. Es ist damit seit April 2020 nicht länger nötig, das Dokument von Hand auszufüllen und per E-Mail an den Anbieter zu senden.. Mit Schulkonten zur Nutzung für die Lehrkräfte macht es Sinn, von den Schülern bzw. Eltern eine Einwilligung zur Nutzung einzuholen, auch wenn die Teilnahme ohne Nutzerkonten auf Seiten der Schüler erfolgen kann.

Video Streaming – Schulabschlussfeier

In Zeiten von Corona planen viele Schulen, die feierliche Überreichung der Abschlusszeugnisse per Video zu streamen, so dass auch die Eltern und andere Familienangehörige aus der Ferne daran teilhaben können. Aus einer Nicht-Einwilligung dürfen Schülern keine Nachteile entstehen. Je nach Situation ist das eventuell nicht zu gewährleisten. Dann muss auf eine Videoübertragung verzichtet werden. In der Regel sollte es aber möglich sein, einen Bereich auf der Bühne oder ähnlich von der Aufnahme ausnehmen zu können. Dort könnten sich dann Schüler aufhalten, die nicht im Video Stream zu sehen sein möchten.