Braucht es für externe Mitarbeiter eine andere Einwilligung?

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Eine Schule möchte ein Jahrbuch herausgeben und darin auch Fotos der Sekretärinnen, der Hausmeister und von Mitarbeitern eines kommunalen IT Dienstleisters, der die Schul IT betreut, veröffentlichen. Die folgende Frage kam dabei auf:

„Die zuständige Kollegin des Jahrbuch-Teams fragte daher nun nach einer Datenschutzerklärung speziell für die Mitarbeiter des Schulträgers. Gibt es hier eine Datenschutzerklärung vom Kreis, die wir zu diesem Zweck verwenden können?“

Das Jahrbuch wird von der Schule erstellt. Sie ist also die datenverarbeitende Stelle und damit Verantwortlicher. Eine Einwilligung in die Verarbeitung von personenbezogenen Daten wird immer gegenüber dem Verantwortlichen abgegeben. Von daher nutzen alle Personen, welche in das Jahrbuch aufgenommen werden eine Einwilligung der Schule. Der Schulträger, welcher Dienstherr der Mitarbeiter im Schulsekretariat ist, hat aus datenschutzrechtlicher Sicht mit dieser geplanten Verarbeitung nichts zu tun. Die Informationen bezüglich der geplanten Datenverarbeitung können deshalb auch nicht von ihm kommen, sondern müssen von der Schule vorgelegt werden.

Für ein Jahrbuch werden Fotos der Personen in der Schule benötigt. Wenn beispielsweise von den Schülern bereits Fotos vorliegen, etwa für die Nutzung in der Schulverwaltung, kann man diese Fotos durchaus nutzen, sollte dafür jedoch eine Einwilligung, die für den Zweck der Veröffentlichung in einem Jahrbuch ausgelegt ist, einholen. Falls bereits eine Einwilligung für einen sehr ähnlichen Verarbeitungszweck vorliegt, etwa die Erstellung einer Festschrift, dann braucht es keine gesonderte Einwilligung mehr. Allerdings müssen die Betroffenen über eine Zweckänderung informiert werden.1siehe auch Art. 13 Abs. 3 DS-GVOBeabsichtigt der Verantwortliche, die personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck weiterzuverarbeiten als den, für den die personenbezogenen Daten erhoben wurden, so stellt er der betroffenen Person vor dieser Weiterverarbeitung Informationen über diesen anderen Zweck und alle anderen maßgeblichen Informationen gemäß Absatz 2 zur Verfügung.“
Sehr weit ausgelegt, bräuchte man hiernach nicht einmal eine ausdrückliche Einwilligung einholen, auch wenn der Verarbeitungszweck deutlich vom ursprünglichen abweicht, wie am Anfang des Abschnitts beschrieben. Hier muss die Schule letztlich selbst entscheiden, wie man verfährt. Eine Information ist auf jeden Fall erforderlich, und diese sollte vorweg erfolgen.
Dieses würde ihnen dann auch die Möglichkeit eröffnen, der geplanten Zweckänderung zu widersprechen.

In der Regel werden die für die Erstellung des Jahrbuchs benötigten personenbezogene Daten gelöscht, sobald der Verarbeitungszweck erreicht, der Druck des Buches abgeschlossen ist. Davon ausgenommen sind Daten, welche der Schule bereits vorlagen, etwa Name und Klassenzugehörigkeit. Diese Daten werden aus dem Programm gelöscht, mit welchem das Jahrbuch erstellt wurde, nicht jedoch aus der Schulverwaltung. Dort gelten weiterhin die schulrechtlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen. Gleiches würde auch für Fotografien gelten, welche die Schule bereits auf der Grundlage einer anderen Einwilligung verarbeitet.

Ein Beispiel für eine anlassbezogene Einwilligung für die Erstellung eines Jahrbuchs:

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