Download weitere Einwilligungen (NRW)

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Während es auf der Seite Einwilligungen Schule (NRW) vor allem um Einwilligungen geht, welche für die Mehrheit der Schulen relevant sind, finden sich auf dieser Seite verschiedene Beispiele anlassbezogener Einwilligungen. Suchen Sie sich einfach einen Anwendungsfall heraus, der Ihrem ähnlich ist und passen Sie diesen auf Ihre Bedürfnisse an.

Foto und Video anlassbezogen – Beispiel Zirkusprojekt

Eine Grundschule macht ein Zirkusprojekt, auf welchem Fotos und Videos angefertigt werden sollen. Die Videos sollen als DVD an Familienmitglieder und Freunde der Schule verkauft, geeignete Fotos für die Schulhomepage und Pressearbeit genutzt werden.

Videoaufnahmen für einen Imagefilm der Schule

Um die Schule nach außen darzustellen, denken viele Schulen daran, einen Imagefilm zu erstellen. Dafür sollen im Unterricht, in Projekten, den Pausen, in der Mensa, auf Fahrten und ähnlich Aufnahmen angefertigt werden. Der fertige Film soll dann auf der Homepage eingestellt werden, meist über eine Videoplattform, um die Streaming Qualität zu gewährleisten.

Erklärfilme im Unterricht erstellen

Möchte man im Unterricht Erklärvideos erstellen, so kann dieses durchaus ohne die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgen, beschränkt sich dann jedoch auf Videos ohne Stimme und mögliche Demonstrationen am Objekt. Für die Erstellung von Erklärvideos, in welchen Schülerinnen und Schüler mit ihrer Stimme und erkennbar im Bild  erscheinen, braucht es eine entsprechende Einwilligung. Auch die Verwendung des Namens im Abspann und eine geplante Veröffentlichung sind zu berücksichtigen. Diese Vorlage besteht aus drei anpassbaren Mustern und Hinweisen zur Nutzung.

Fotografien für ein Jahrbuch

Um ein Jahrbuch erstellen zu können, braucht es in der Regel Fotos der Personen in der Schule, Name und Klassenzugehörigkeit oder Funktion. Betroffen sind Schüler, Lehrkräfte, oft auch Mitarbeiter der Schulverwaltung, Hausmeister und andere in der Schule tätige Personen. Da die Schule datenverarbeitende Stelle ist, müssen alle diese Personen ihre Einwilligung der Schule gegenüber abgeben, auch wenn ihr Dienstherr beispielsweise der Schulträger ist oder eine Firma.

Notfallinformationen für eine Klassenfahrt einholen

Gerade bei längeren Klassenfahrten ist es sinnvoll, dass die begleitenden Lehrkräfte über aktuelle Notfallinformationen der Schüler verfügt. Mit dieser Vorlage können sie eingeholt werden.

Deutschlernplattform DeutschFuchs

DeutschFuchs ist ein Angebot für den DAF/DAZ Unterricht mit älteren Schülerinnen und Schüler. Zur Nutzung der Online-Plattform müssen Nutzerkonten für Schüler und Lehrkräfte angelegt werden und es braucht entsprechende Einwilligungen.1Bei der Nutzung außerhalb von Schule in einem Deutschlernkurs kann es möglich sein, dass eine Einwilligung nicht erforderlich ist, wenn es sich um ein bezahltes Angebot handelt und die Nutzung im Rahmen des Vertrags mit dem Kurs erfolgt. Die Informationen zur Datenverarbeitung braucht es dann jedoch auch. Als Rechtsgrundlage würde man statt Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO) dann Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO) eintragen.

 

Schulen müssen bei der Erhebung von Daten entsprechend der DS-GVO informieren

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Erhebt eine Schule direkt bei den betroffenen Personen personenbezogene Daten, muss sie diese bei der Erhebung nach Art 13. EU-DSGVO informieren. Meist ist dieses der Fall bei der Anmeldung an einer Schule. Hier werden sehr umfangreich Daten bei den Eltern oder erwachsenen Schülern erhoben. Anders als bisher gibt es dabei nun eine Informationspflicht durch die Schule. Mitgeteilt werden müssen, wer die datenverarbeitende Stelle ist, wer der Verantwortliche, wer Datenschutzbeauftragter, zu welchen Zwecken personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet werden, auf welcher rechtlichen Grundlage dieses geschieht, wer Empfänger der Daten ist, wie lange die Daten gespeichert werden und welche Rechte aber auch Pflichten die Betroffenen gegenüber der Schule als datenverarbeitende Stelle haben.

In NRW ist man von Seiten des MSB zum Schluss gekommen, dass zur Reduzierung des Aufwands grundlegende Informationen auf der Schulhomepage veröffentlich werden sollen1Ein Muster dazu soll noch folgen., mit Verweisen auf die VO-DV I und II. Da jedoch direkt bei der Erhebung informiert werden muss, wird den Schulen folgendes Vorgehen vorgeschlagen.

„Da die DSGVO verlangt, dass im Zeitpunkt der Datenerhebung über die Datenverarbeitung informiert wird, ist es anlässlich der Anmeldung einer Schülerin oder eines Schülers an einer Schule erforderlich, den Eltern bzw. dem volljährigen Schüler oder der Schülerin einen Papierausdruck der VO DV I auszuhändigen.“

Die VO-DV I ist recht umfangreich2Je nach Formatierung können das zwischen 4 und 10 Seiten sein. und schwierig zu verstehen. Außerdem fehlen dort Informationen, die zum Zeitpunkt der Erhebung gegeben werden müssen.3z.B. verarbeitende Stelle, Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter, sowie die Hinweise auf die Rechte der Betroffenen und das Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde. Dafür finden sich dort jedoch Informationen, die ohne Bedeutung sind bezüglich der Erhebung.

Als Alternative empfehle ich deshalb die Nutzung eines deutlich kürzeren, auf die tatsächlich erforderlichen Informationen beschränkten Informationsschreibens.

Download: Information über die Datenverarbeitung.docx

Das Informationsschreiben ist in der zum Download angebotenen Form mehr auf Grundschulen und Sekundarstufe I ausgelegt, kann aber leicht für die gymnasiale Oberstufe und das Berufskolleg angepasst werden. Anpassungen sind auch in einigen Teilbereichen (Zwecke, Empfänger) erforderlich. Auf der letzten Seite gibt es dazu Informationen.

Tipp: Wenn Sie bei der Aufnahme neuer Schüler mit einem Erhebungsbogen arbeiten, können Sie das Informationsschreiben mit diesem kombinieren.