Notfallinformationen für eine Klassenfahrt abfragen

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Vor allem wenn es auf eine längere Klassenfahrt geht, ist es sinnvoll, Notfallinformationen bei den Erziehungsberechtigten abzufragen.1Diese Abfrage geht davon aus, dass entsprechende Informationen nicht bei der Anmeldung an der Schule eingeholt worden sind oder man einfach nur auf Nummer sicher gehen möchte, dass die Informationen aktuell sind. Das erlaubt es den begleitenden Lehrkräften im Falle eines Falles, den Anweisungen der Erziehungsberechtigten entsprechend zu handeln. Abgefragt werden so sinnvollerweise eventuell bestehende Erkrankungen und regelmäßige Medikamenteneinnahmen sowie Kontaktinformationen, welche es erlauben, die Erziehungsberechtigten für die Zeitdauer der Klassenfahrt rund um die Uhr zu erreichen. Die Vorlage ist dafür ausgelegt, die ausgefüllten Vordrucke in einen Umschlag gepackt mit auf die Klassenfahrt zu nehmen. Für den Fall, dass beabsichtigt ist, diese Information auf den Smartphones der begleitenden Lehrkräfte zu speichern, finden sich im Anhang zur Vorlage weitere Informationen und Textbausteine zur Anpassung.

NextCloud – Plattform – Datenschutz für Schulen mit Open Source

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NextCloud ist eine Open Source Plattform, die für Schulen gut geeignet ist, für Teamarbeit im Kollegium, zur Abbildung von schulischen Organisationsstrukturen und -abläufen und zur Durchführung von Unterricht. Die Plattform zeichnet sich durch Flexibilität aus, einfache Bedienung und sehr gute Sicherheitsmerkmale1300.000 Bedienstete der Bundesverwaltung nutzen die NextCloud statt Dropbox oder Google Drive.. Eine Dateiablage, ein ausgefeiltes Rechte- und Rollenmanagement für Nutzer und Ressourcen, Kollaborationswerkzeuge wie ein OnlineOffice, ein Messenger, ein Kalender, Verschlüsselung, 2-Faktor-Authentifizierung und weitere Module ermöglichen eine sichere Nutzung für Schüler und Lehrkräfte. Man kann die kostenlose Plattform als Schule selbst aufsetzen, durch den Schulträger oder einen von diesem beauftragten Dienstleister betreiben lassen oder man nimmt die Dienste eines anderen Anbieters in Anspruch. Neben diversen großen Webspace Anbietern gibt es auch Anbieter, die sich auf den Bereich Schule spezialisiert haben. Einer von diesen ist beispielsweise EduDocs aus Lübeck. Dort hat man die Möglichkeit, die schulische NextCloud so einzurichten, dass sie den datenschutzrechtlichen Vorgaben aus Westfalen entspricht.2Wer hier mehr Informationen haben möchte, kann mich gerne kontaktieren.  Da ich immer auf der Suche nach guten, datenschutzkonformen Lösungen bin, habe ich den Anbieter bei der Konzeption einer Lösung für Schulen in NRW, die sich ein wenig an Logineo NRW orientiert, in meiner Freizeit beraten. Disclaimer: Meine Beratung erfolgte rein idealistisch. Ich habe keinerlei finanzielle Vorteile von einer Nennung des Anbieters. Anders als bei großen internationalen Anbietern von Plattformen braucht eine Schule sich mit einer in Deutschland betriebenen NextCloud keine Sorgen machen wegen einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Servern außerhalb der EU und den damit einhergehenden datenschutzrechtlichen Problemen.

Die Nutzung einer schulischen NextCloud bedeutet auch immer, es werden personenbezogene Daten von Schülern und Lehrkräften verarbeitet. Dafür braucht es eine Einwilligung. In die Vorlage integriert sind eine Nutzungsvereinbarung und Informationen zur Datenverarbeitung in der NextCloud. Da sich die Nutzung für Schüler und Lehrkräfte deutlich unterscheidet, gibt es zwei Vorlagen.3Als Zugabe gibt es noch eine Vorlage für ein Nutzungskonzept Nutzungskonzept für NextCloud – EduDocs.docx Die Vorlage für Schüler ist zusätzlich in vereinfachter Sprache abgefasst, so dass auch Schüler und Personen mit geringeren Deutschkenntnissen die Informationen verstehen können.

Verpflichtung zur Vertraulichkeit und zum Datenschutz

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In vielen Schulen übernehmen Lehrkräfte Administrationsaufgaben, sei es im pädagogischen Netz oder in einer durch die Schule genutzten Plattform, egal ob es sich dabei um Office 365 handelt, im Apple School Manager und ein MDM, um Moodle, G Suite for Education, iServ oder eine Nextcloud wie EduDocs.1Die Beispiele sollen deutlich machen, dass es vor allem um Administrationstätigkeiten geht, bei denen personenbezogene Daten in größerem Umfang oder auch sensiblere Informationen verarbeitet werden oder bei denen die dort verarbeiteten Daten Aufschluss über Nutzerverhalten geben. Die Schulleitung muss hier selbst entscheiden, ob sie eine Verpflichtung für notwendig erachtet. Im Zweifelsfall kann eine Verpflichtung nicht schaden. Durch ihre Administrationsrechte erhalten diese Personen die Möglichkeit, auf viele personenbezogene Daten aus der Schule zuzugreifen bzw. diese einzusehen. Selbst wenn die Administrationsrechte nur auf einen Teilbereich beschränkt sind, wie etwa die Nutzerverwaltung, so besteht auch dann immer noch die Möglichkeit, auf möglicherweise sensible personenbezogene Daten Zugriff zu erhalten. Zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 5 Abs. 1 lit. f sollte auch eine Verpflichtung zur Vertraulichkeit und zum Datenschutz gehören. Zwar sind Lehrkräfte als Bedienstete des Landes zur Verschwiegenheit verpflichtet, doch trotzdem empfiehlt sich diese Verpflichtung mit einer Belehrung im Vorfeld. Eine Schulleitung stellt so sicher, dass die mit Administrationsaufgaben betraute Person sich im Klaren ist über die mit dieser Rolle einhergehenden Pflichten. Sie kommt so auch ihrer Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DS-GVO 2Der Verantwortliche ist für die Einhaltung des Absatzes 1 verantwortlich und muss dessen Einhaltung nachweisen können („Rechenschaftspflicht“).nach. Zusätzlich stellt diese Verpflichtung eine Gewähr für andere Lehrkräfte an der Schule dar, dass das Kollegiumsmitglied, welches durch seine Administrationstätigkeit nun eine Zugriffsmöglichkeit auf ihre personenbezogenen Daten hat, diese Möglichkeit nicht missbrauchen darf. Der schulische Administrator sollte nach Unterzeichnung der Verpflichtung eine Kopie davon erhalten.

Hinweis: Administratoren des Schulträgers oder von durch diesen beauftragten IT-Dienstleistern werden durch ihre jeweiligen Arbeitgeber entsprechend verpflichtet.