DSGVO – Seite 6 – datenschutz-schule.info

Mai 21, 2018Mai 31, 2022

Müssen Schulen einen Datenschutzbeauftragten an die Aufsichtsbehörden melden?

Lesezeit: 2 Minuten

Pflicht zur Meldung des Datenschutzbeauftragten an die Aufsichtsbehörden

Nach Art 37 Abs 7 der DS-GVO veröffentlicht der Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten ¹ ² und

“teilt diese Daten der Aufsichtsbehörde mit.”

Diese Vorgabe gilt auch für öffentliche Stellen wie Schulen. Für die Aufsichtsbehörde ist diese Meldung von Bedeutung, da der Datenschutzbeauftragte nur so in der Lage ist seiner Tätigkeit als Anlaufstelle für die Aufsichtsbehörde effektiv nachgehen zu können (vgl. Artikel 39 Absatz 1 Buchstabe e) DS-GVO).

Praktische Umsetzung bei Schulen – offene Fragen

Bisher ist leider nicht klar, ob jede einzelne Schule diese Meldung separat für sich machen muss. Schulen in NRW brauchen keine eigenen Datenschutzbeauftragten, denn es gibt die behördlich bestellten schulischen Datenschutzbeauftragten. In jedem Kreis bzw. jeder kreisfreien Stadt wurde dafür eine zuständige Person benannt. Teilweise sind es auch zwei Personen, die sich diese Zuständigkeit teilen. Alle diese Personen sind dem MSB bekannt (siehe Übersicht Behördliche Datenschutzbeauftragte) wie auch den fünf Bezirksregierungen.

In NRW gibt es 5.436 öffentliche Schulen³. Würde jede einzelne eine Meldung machen, wären es entsprechend viele Meldungen. Da jeder behördliche Datenschutzbeauftragte für mehrere Schulen zuständig ist, würde jede dieser Personen x-fach gemeldet.

Von daher macht es eher Sinn, wenn das MSB jetzt am Start einmal die Aufsichtsbehörde, die LDI NRW, informiert. Das wäre eine Meldung. Spätere Änderungen werden dann entweder die Kreise bzw. kreisfreien Städte oder die Bezirksregierungen mitteilen. Dass jede Schule dieses für sich übernimmt, führt zu einer unnötigen Flut an Meldungen und Arbeit. Übernehmen die Kreise und kreisfreien Städte diese Aufgabe, geht es um 52 behördliche Datenschutzbeauftragte plus eventuell deren Vertreter.

Mitteilungen an die LDI NRW werden ab dem 25. Mai 2018 möglich sein. Nach einer Information der LDI NRW soll es dazu dann eine Möglichkeit zur Online-Meldung über die Homepage der Aufsichtsbehörde geben.

Wird der Datenschutzbeauftragte nicht gemeldet, so stellt dieses bereits einen Verstoß gegen die Vorgaben der Datenschutzgesetzgebung dar.

Abwarten empfohlen

Es soll für den Start eine Übergangsfrist geben. Dieses ist auf der Homepage der LDI NRW bekanntgegeben.

WICHTIGER HINWEIS: Wir beabsichtigen, unterlassene Meldungen der Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten während einer Übergangszeit bis zum 31.12.2018 nicht als Datenschutzverstöße zu verfolgen oder zu ahnden.

Das MSB hat sich bisher nicht zu der Frage geäußert, wie die Meldung praktisch umgesetzt werden soll, ob es eine erste Meldung durch das MSB gibt oder die Bezirksregierungen. Da bis zum 31.12.2018 eine Übergangsfrist besteht, empfehle ich Schulen in NRW (bis zur Klärung dieser Frage) zunächst einige Wochen abzuwarten. Es wird hier sicher noch eine Mitteilung von Seiten des Ministeriums oder der Bezirksregierungen geben. Natürlich steht es jeder Schule frei, ihren Datenschutzbeauftragten direkt nach dem 25.05.2018 zu melden. Es ist kein Schaden.

Mai 14, 2018Mai 31, 2022

Datenschutzgesetz NRW – dauert noch (ein paar Tage)

Lesezeit: 2 Minuten

Schon erstaunlich, dass die Übergangsfrist von zwei Jahren in NRW scheinbar kaum genutzt wurde, um das alte Datenschutzgesetz NRW auf die Vorgaben der Europäischen Datenschutz Grundverordnung anzupassen. Die 1. Lesung zum neuen Datenschutzgesetz fand Anfang März diesen Jahres statt. Am 16.05.2018 soll nun die 2. Lesung stattfinden. Wie aus dem Beratungsverlauf ersichtlich und den Stellungnahmen, sind zahlreiche öffentliche Stellen und Interessengruppen am Gesetzgebungsverfahren beteiligt. Die LDI NRW ist mit der Umsetzung ihrer Vorschläge wohl nicht völlig einverstanden. Es sieht aber trotz allem sehr danach aus, als werde es am ersten Entwurf keine großen Veränderungen mehr geben. Entsprechend empfielt der Hauptausschuss des Landtags den Parteien, mit ihren Stimmen den Gesetzes entwurf mit dem Namen Drucksache 17/1981 anzunehmen.

Für Schulen gibt es im Gesetzesentwurf eine interessante Stelle, die man kennen sollte.

§ 28 Befugnisse
(2) Kommt die oder der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zu dem Ergebnis, dass Verstöße gegen die Vorschriften dieses Gesetzes oder gegen andere Vorschriften über den Datenschutz oder sonstige Mängel bei der Verarbeitung personenbezogener Daten vorliegen, kann sie oder er diese

3. …. bei öffentlichen Schulen der Leitung der Schule …

beanstanden und kann vor Ausübung der Befugnisse des Artikels 58 Absatz 2 Buchstabe b bis g, i und j der Verordnung (EU) 2016/679 Gelegenheit zur Stellungnahme innerhalb einer angemessenen Frist geben. In den Fällen von Satz 1 Nummer 2 bis 4 unterrichtet die oder der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit gleichzeitig auch die zuständige Aufsichtsbehörde.
Von der Einräumung der Gelegenheit zur Stellungnahme kann abgesehen werden, wenn eine sofortige Entscheidung wegen Gefahr im Verzug oder im öffentlichen Interesse notwendig erscheint oder ihr ein zwingendes öffentliches Interesse entgegensteht.

Die Aufsichtsbehörde des Landes NRW, also die Landesbauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, hat demnach auch die Möglichkeit,

i) eine Geldbuße gemäß Artikel 83 zu verhängen, zusätzlich zu oder anstelle von in diesem Absatz genannten Maßnahmen, je nach den Umständen des Einzelfalls,

Es kann aber sicher davon ausgegangen werden, dass hier schon extreme Fälle von Verstößen gegen das Datenschutzgesetz vorliegen müssen und dass die Schulleitung keinerlei Einsicht zeigt und Willen, den Problemen abzuhelfen.

Das alles ist nicht komplett neu, fand sich im alten Datenschutzgesetzt nur auf verschiedene Stellen verteilt § 24 Beanstandungen durch den Landesbeauftragten und § 34 Ordnungswidrigkeiten.

Eingreifen kann die LDI NRW auch, wenn eine Schule ihren Pflichten nach dem Informationsfreiheitsgesetz NRW nicht nachkommt. Hier allerdings gehen die Maßnahmen nicht über die Möglichkeiten hinaus, eine Stellungnahme anzufordern.

Mai 11, 2018April 7, 2024

Abmahnung & Schulhomepage

Lesezeit: 3 Minuten

Als dieser Beitrag ursprünglich entstand, stand der Beginn der Umsetzung der DS-GVO kurz bevor. Es herrschte große Unsicherheit, wie eine Website im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung gestaltet werden sollte. Datenschutzerklärungen wurden aktualisiert oder neu erstellt, Cookie Banner eingerichtet und das Laden von kritischen externen Inhalten wie YouTube Videos so umgestellt, dass Nutzer dieses selbst aktivieren müssen. Auf einige Inhalte verzichten viele Websites seither, etwa Google Maps und Google Analytics. Auch Schulen überarbeiteten ihre Internetauftritte entsprechend.

Trotz aller Anpassungen war und ist da immer die Sorge vor dem Schreckgespenst – Abmahnung!!!!

Auch wenn die Zeit der Abmahnwellen mittlerweile durch ist, bleiben Abmahnungen durch aus ein Thema. Doch muss eine Schule sich hier überhaupt Gedanken machen? Kann eine Schule wegen ihrer Schulhomepage und dort möglicherweise begangenen Rechtsverstößen abgemahnt werden?

Beschäftigt man sich näher mit dem Thema Abmahnung, dann sieht man schnell, dass eine Schule prinzipiell zwar durchaus abgemahnt werden kann wegen Inhalten der Schulhomepage, dass dieses wegen des Thema Datenschutzes jedoch eher unwahrscheinlich ist. Warum?

JuraWiki beschreibt den Begriff Abmahnung wie folgt:

“Allen Abmahnungen gemeinsam ist, dass sie ein bestimmtes Verhalten rügen. Es wird darauf hingewiesen, dass man dies nicht toleriert und bei forgesetztem Fehlverhalten Konsequenzen drohen.”

Abmahnungen sind in verschiedenen Rechtsbereichen vertreten. Arbeitsrecht, Mietrecht und Verwaltungsrecht treffen auf eine Schulhomepage nicht zu. Schulen in öffentlicher Trägerschaft können eindeutig auch nicht vom Wettbewerbsrecht betroffen sein. Es bleiben noch das Urheberrecht, das Markenrecht und das Persönlichkeitsrecht.

Hier können sich tatsächlich Konstellationen in Bezug auf die Homepage ergeben, aus denen Abmahnungen folgen könnten.

Urheberrecht

Finden sich auf einer Schulhomepage urheberrechtlich geschützte Materialien, die ohne Erlaubnis des Rechteinhabers dort genutzt werden, so hat der Rechteinhaber die Möglichkeit, sich über eine Abmahnung dagegen zu wehren. Alternativ werden auch Lizenzkosten erhoben. Fälle, dass dieses sogar mit Creative Commons lizenzierten Bildern geschieht, sind bekannt. Dabei waren dann die Lizenzangaben nicht richtig oder unvollständig gemacht worden. Weitere Informationen finden sich in der von der BR Münster veröffentlichten Schrift Urheberrecht trifft Schule (PDF, 2024), die sich in Kapitel 5 mit dem Thema Abmahnungen befasst und Schulen empfiehlt, sich in solchen Angelegenheiten nicht selbst mit dem Abmahner auseinanderzusetzen, sondern die Angelegenheit unmittelbar an ihre Bezirksregierung abzugeben.

Markenrecht

Die Nutzung urheberrechtlich geschützter Markenzeichen kann auf einer Schulhomepage, sofern keine Einwilligung des Rechteinhabers vorliegt, eine Abmahnung zur Folge haben. Dazu gehören auch die Logos von Sportmannschaften.

Persönlichkeitsrecht

Auch bei Verletzungen des Persönlichkeitsrechts sind Abmahnungen möglich, auch gegen Schulen. Das könnte der Fall sein, wenn auf einer Schulhomepage über eine Person berichtet wird, so dass das Persönlichkeitsrecht verletzt wird, etwa durch eine grob sachlich falsche oder beleidigende Darstellung einer Person.

An dieser Stelle sind durchaus Überschneidungen mit dem Datenschutzgesetz möglich, etwa wenn Informationen ohne Einwilligung des Betroffenen auf der Schulhomepage veröffentlich werden und diese Informationen rufschädigende Wirkung haben.

Da es bei einer Abmahnung darum geht, jemanden dazuzubringen, ein Verhalten zu unterlassen, und es bei den Inhalten von Schulhomepages in der Regel um Personen geht, die der Schule bekannt sind, muss es schon weit kommen, dass eine Person zur Abmahnung als letztes Mittel greift, wenn es zu einer Verletzung des Persönlichkeitsrechts kommt.

Was ist mit dem Impressum?

Eine Abmahnung wegen fehlenden oder fehlerhafen Impressums ist eine Abmahnung aus dem Bereich des Wettbewerbsrechts. Auf Schulen in öffentlicher Trägerschaft trifft das normalerweise nicht zu.¹ Eine Abmahnung wegen fehlenden Impressums ist von daher auch nicht wirklich möglich. Haben sollten Schulhomepages ein Impressum aber auf jeden Fall.

Gibt es nicht doch Möglichkeiten, wo eine Schule wegen der Schulhomepage in Bezug auf Verletzungen des Datenschutz abgemahnt werden kann?

Schaut man sich die Rechtsbereiche an, bei denen Abmahnungen üblich sind, so ist schnell klar, dass bei Verstößen gegen die Datenschutzgesetzgebung, wenn es um Schulen geht, nicht mit Abmahnungen gerechnet werden muss. Möglich sind in sochen Fällen Beschwerden bei den Aufsichtsbehörden.

Ist eine fehlende oder fehlerhafte Datenschutzerklärung nicht doch ein Abmahnungsgrund?

Nein, auch nicht. Weder nach dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) noch nach dem Unterlassungsklagengesetz (UKlaG) ist hier eine Abmahnung möglich, denn in beiden Fällen geht es immer um kommerzielle Interessen des Betreibers der Homepage. Das ist bei einer Schule in öffentlicher Trägerschaft eindeutig nicht der Fall. Eine Datenschutzerklärung ist nach der DS-GVO natürlich trotz allem ein verpflichtender Bestandteil der Schulhomepage.

Fazit

Schulen brauchen sich, wenn es um das Thema Datenschutz und DS-GVO geht, bezüglich ihrer Schulhomepage keine Gedanken machen. Die Wahrscheinlichkeit, dass hier ein Abmahnanwalt ein Geschäft wittert, ist eher gering. Um eine Abmahnung erteilen zu können, braucht es eine Rechtsgrundlage und solange auf einer Schulhomepage keine Urheberrechtsverletzung begangen wird oder die Persönlichkeitsrechte einer Person missachtet werden, ist mit einer Abmahnung nicht zu rechnen. Trotzdem gelten auf jeden Fall die Vorgaben der Datenschutzgesetzgebung, die dazu anhalten die Erhebung von personenbezogenen Daten auf ein Minimum zu beschränken und Nutzer über die Erhebung in Kenntnis zu setzen, ihre Einwilligung einzuholen, wo erforderlich und die Datenverarbeitung über die Homepage allgemein mittels einer Datenschutzerklärung zu informieren.

Bitte beachten, für Privatschulen, die kommerziell betrieben werden, gelten obige Aussagen nicht uneingeschränkt.

Siehe auch:

Schutz der eigenen Webseite vor Abmahnungen, iRights, 2011
JuraWiki – Abmahnung
Abmahngefahren durch die DSGVO, Datenschutzguru, 2017
Abmahnung bei Verstößen möglich, 2024
Urheberrecht trifft Schule (PDF)², 2024

In einer Reihe von Tweets hat die Rechtsanwältin Nina Diercks am 20.05.2018 sehr gut erklärt, wie es mit dem Abmahnrisiko für Websiten in Bezug auf die DS-GVO aussieht.

Link zum ersten Tweet: https://twitter.com/RAinDiercks/status/998079439727661056

Link zum restlichen Thread (11 Tweets): https://twitter.com/RAinDiercks/status/998080633464344576

Mai 2, 2018Januar 25, 2024

Einwilligung bei Schulanmeldung für nicht von VO-DV I erfasste Daten einholen

Lesezeit: < 1 Minute

Bei der Aufnahme neuer Schüler an der Schule fragt man gerne nach zusätzlichen Kontaktmöglichkeiten für den Fall, dass die Erziehungsberechtigten einmal außer der Reihe kontaktiert werden müssen. “Wo können wir sie denn auf der Arbeit erreichen, falls mal etwas ist?” Kann die Schule Daten dieser Art einfach erheben? Was ist dabei aus Sicht des Datenschutz zu beachten?

Das Schulgesetz und die VO-DV I § 1 sind in NRW die rechtliche Grundlage, auf welcher Schulen Daten der Betroffenen, sprich der Schüler bzw. der Erziehungsberechtigten, erheben und verarbeiten dürfen.

§ 1 (Fn 2)
Zulässigkeit der Datenverarbeitung, Datensicherheit

(1) Schulen und Schulaufsichtsbehörden sind gemäß § 120 Abs. 1 Satz 1, Abs. 3 in Verbindung mit § 3 SchulG, im Übrigen nach den allgemeinen datenschutzrechtlichen Vorschriften, berechtigt und verpflichtet, personenbezogene Daten

1. der Schülerinnen und Schüler,
2. der Eltern gemäß § 123 SchulG,
3. der Verpflichteten gemäß § 41 SchulG

in Dateien und/oder Akten zu verarbeiten, soweit diese Verordnung oder andere Rechtsvorschriften dies zulassen.

In der Anlage 1 zu VO-DV I sind diese Daten exakt aufgelistet. Unter diesen Daten befinden sich auch einige, deren Verarbeitung nicht auf gesetzlicher Grundlage möglich ist. Hierfür muss eine Einwilligung eingeholt werden. Dieses sollte direkt bei der Anmeldung an der Schule erfolgen.

Bei den Grunddaten gehören hierzu:

Foto (z.B. für die Schulverwaltungssoftware, zum Erstellen eines Schülerausweises, …)
Notfallinformationen
- Art des Notfalls: Stichwort, Kurzinfo
- Wichtige Person oder Institution: Name, Vorname, Bezeichnung, Erreichbarkeit: Anschrift Wohnsitz, Anschrift Arbeitsplatz, Telefon, Fax, E-Mail
zur Erreichbarkeit Mutter, Vater:
- am Wohnsitz: E-Mail und Fax
- am Arbeitsplatz: Telefon, E-Mail
zur Erreichbarkeit von Verpflichteten:
- am Wohnsitz: Fax, E-Mail
- am Arbeitsplatz: Telefon, E-Mail

Die Einwilligung zur Nutzung dieser Daten durch die Schule ist freiwillig und kann jederzeit ohne Angabe von Gründen ganz oder in Teilen widerufen werden.

Ein passendes Formular findet sich unter Einwilligungen-Schule

Mai 2, 2018Juni 1, 2022

Müssen Einwilligungen neu eingeholt werden?

Lesezeit: 3 Minuten

Die meisten Schulen, mit denen ich zu tun habe, sichern die Nutzung aller personenbezogenen Daten, die nicht auf der Grundlage des Schulgesetzes NRW und der VO-DV I & II erhoben werden dürfen, durch Einholen einer Einwilligung bei den Betroffenen ab, also den Erziehungsberechtigten oder den Schülern, wenn diese 16 Jahre oder älter sind.

In der Datenschutz Grundverordnung (DS-GVO) sind die Vorgaben für eine rechtsgültige Einwilligung noch einmal etwas umfangreicher geworden. Damit ergibt sich mit dem Beginn der Umsetzung der DS-GVO am 25. Mai 2018 bei vielen Schulen die Frage, ob die bestehenden Einwilligungen weiterhin gültig sind oder durch neue DS-GVO konforme Einwilligungen ersetzt werden müssen.

In einer FAQs zur Datenschutz-Grundverordnung des BMI heißt es dazu:

Gelten Einwilligungen der Betroffenen nach altem Recht fort?
Gemäß Erwägungsgrund 171 Satz 3 Datenschutz-Grundverordnung gelten Einwilligungen dann fort und es bedarf keiner erneuten Einwilligung, wenn “die Art der bereits erteilten Einwilligung den Bedingungen dieser Verordnung entspricht”. Die Bedingungen für die Fortgeltung bisher erteilter Einwilligungen unter der Datenschutz-Grundverordnung haben die Aufsichtsbehörden des Bundes und der Länder konkretisiert.”

Was bedeutet das?

Viele bestehende, an Schulen bisher genutzte Einwilligungen werden den Bedingungen der DS-GVO vermutlich nicht entsprechen. Die Antwort nennt einen Erwägungsgrund und eine Konkretisierung der Aufsichtsbehörden. Daraus lassen sich fünf Kriterien ableiten, welche für die Rechtswirksamkeit einer Einwilligung auf jeden Fall erfüllt sein müssen. Beschränkt man sich auf diese, sollten doch ein paar der alten Einwilligungen weiter Gültigkeit haben.

Erwägungsgrund 171 Satz 3

Im Erwägungsgrund 171 Satz 3 wird verwiesen auf die alte Richtlinie 95/46/EG, in welcher eine datenschutzrechtliche Einwilligung wie folgt definiert ist:

„Einwilligung der betroffenen Person” jede Willensbekundung, die ohne Zwang, für den konkreten Fall und in Kenntnis der Sachlage erfolgt und mit der die betroffene Person akzeptiert, daß personenbezogene Daten, die sie betreffen, verarbeitet werden.

Es werden in der Richtlinie vier Kriterien vorgegeben für die rechtliche Wirksamkeit einer Einwilligung:

jede Willensbekundung – es muss klar erkennbar sein, dass die betroffene Person einwilligt¹
ohne Zwang – es muss die Freiwilligkeit gegeben sein²
für den konkreten Fall – es muss ein konkreter Zweck genannt sein, Pauschaleinwilligungen sind von vornherein rechtlich unwirksam
in Kenntnis der Sachlage – die betroffene Person muss die Folgen der Einwilligung abschätzen können. Es geht um eine informierte Einwilligung.³

Konkretisierung der Aufsichtsbehörden

Die Aufsichtsbehörden heben in ihrem Beschluss zwei Kriterien besonders hervor, die zwingend erfüllt sein müssen⁴, damit eine alte Einwilligung weiterhin Gültigkeit behalten kann: Freiwilligkeit⁵ und Altersgrenze von 16 Jahren⁶.

Fünf Kriterien für rechtliche Wirksamkeit einer alten Einwilligung

Zusammengefasst ergeben sich so aus dem Erwägungsgrund und den Ausführungen der Aufsichtsbehörden die folgenden fünf Kriterien:

Wenn also die Einwilligung keinen Passus hat bezüglich der Freiwilligkeit der Einwilligung oder die Freiwilligkeit bei der Einwilligung nicht gegeben war, so ist sie ab dem 25.05.2018 ungültig.
Hat ein Schüler, der jünger als 16 Jahre ist, eingewilligt, oder war zum Zeitpunkt der Einwilligung weniger als 16 Jahre alt, so ist die Einwilligung ebenfalls nicht weiter gültig.
- Ist der Schüler unter 16 Jahre alt, muss die Einwilligung bei den Erziehungsberechtigten eingeholt werden.
- Ist der Schüler 16 Jahre oder älter, kann er/sie die Einwilligung selbst erteilen.
Informierte Einwilligung
klar definierter Zweck bzw. Zwecke
klar erkennbare Willensbekundung

Das bedeutet für Schulen

Es müssen alle bestehenen Einwilligungen für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten daraufhin überprüft werden, ob sie diesen fünf Kriterien entsprechen. Ist nur ein Kriterium nicht erfüllt, ist die Einwilligung nicht länger gültig und sollte neu eingeholt werden. Dazu gehören:

Nutzung von personenbezogenen Daten und Fotos auf der Schulhomepage und in der lokalen Presse.
Erstellung von Videos und Audioaufnahmen im Unterricht.
Nutzung des WLAN der Schule⁷.
Nutzung der Computer/ Tablets/ des Computer Raums.⁸
Nutzung von Kontaktmöglichkeiten von Erziehungsberechtigten nach VO-DV I Anl. 1, die auf einer Einwilligung beruhen (z.B. E-Mail, berufliches Telefon & E-Mail, …)⁹
Nutzung einer Lernplattform/ eines LMS/ …¹⁰
…

Vorlagen für den Vorgaben der DS-GVO entsprechende Einwilligungen finden sich unter Service-Downloads > Einwilligungen Schule (NRW).

Mai 1, 2018Juni 23, 2019

Genehmigung Lehrkräfte Privatgeräte kann auch entspannter gehen – siehe BaWü

Lesezeit: 2 Minuten

In NRW hat man von Seiten der Landesregierung in einem Gespräch am 24.04.2018 versucht, die Wogen zu glätten, was die umstrittene Genehmigung ¹ angeht, welche Lehrkräfte benötigen, um personenbezogene Daten aus der Schule auf privaten Geräten verarbeiten zu dürfen. Ein für “in einigen Tagen” versprochenes Dienst E-Mail mit weiteren Informationen lässt derweil auf sich warten.

Dass es auch ganz anders gehen kann, zeigt das Beispiel Baden Württemberg. Unter “Private Datenverarbeitungsgeräte (PC, Mac, Smartphones, Tablets, etc.)” wird dort ganz aktuell, mit Bezug auf die DS-GVO erklärt, welche Vorgaben zu erfüllen sind. In 9 kurzen, leicht verständlichen Absätzen werden dort verschiedene Maßnahmen erklärt. Nummer 2 ist dabei besonders interessant:

Am besten ist es, wenn sämtliche dienstlichen personenbezogenen Daten nur auf einem USB-Stick gespeichert werden. Dieser USB-Stick muss in jedem Fall verschlüsselt sein.

Man rät den Lehrkräften in BaWü, die personenbezogenen Daten aus der Schule nie auf dem privaten Gerät selbst zu speichern, sondern immer auf einem USB-Stick, der verschlüsselt sein muss.

Ergänzt werden diese Vorgaben noch einmal durch eine Anlage “Datenschutzrechtliche Hinweise für den Gebrauch privater Datenverarbeitungsgeräte durch Lehrkräfte zur Verarbeitung personenbezogener Daten“, die ausführlichere Erläuterungen gibt.

In einer FAQ erklärt man dann auch, warum es von Vorteil ist, die Daten auf einem USB-Stick zu speichern:

Indem Sie sämtliche personenbezogenen Daten ausschließlich auf einem USB- Stick abspeichern und diesen USB-Stick verschlüsseln, z.B. mittels der Software VeraCrypt, verringern Sie Ihren Aufwand erheblich. Dadurch wird z.B. wirksam ein unbefugter Zugriff auf die Daten verhindert, sie müssen also keine aufwändigen Berechtigungsstrukturen hinterlegen. Ferner können Sie auf diese Weise leicht dem Auskunftsanspruch Ihrer Schulleitung oder des Landesbeauftragten für den Datenschutz nachkommen, da Sie dann nur den USB-Stick – und nicht den ganzen Computer, auf dem sich u.U. auch private Daten befinden – vorweisen müssen. Bitte denken Sie auch an die Sicherungskopie auf einem weiteren USB-Stick.

Auch in Baden Württemberg nimmt man es mit dem Datenschutz in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Privatgeräten von Lehrkräften ernst. Und selbstverständlich geht auch hier ohne Vorgaben und eine Genehmigung nichts. Allerdings sind die Hürden deutlich niedriger. Arbeitet man als Lehrkraft mit einem verschlüsselten USB-Stick, erleichtert man sich die Trennung von Privat und Beruflich. Darüber hinaus lässt sich so der technische Aufwand zur Sicherstellung des Datenschutz auf dem privaten Gerät deutlich leichter einhalten, auch für technisch weniger versierte Lehrkräfte.

In Haftung werden die Lehrkräfte übrigens durch ihre Unterschrift auch nicht genommen.

Auch im Bundesland Hessen geht man einen vergleichbaren Weg und rät zur Nutzung von sicheren USB Sticks, am besten Hardware verschlüsselte USB Sticks. Siehe dazu “Verarbeitung von Schüler- oder Elterndaten auf privaten Datenverarbeitungseinrichtungen der Lehrkräfte“.

April 27, 2018

Muss der Datenschutzbeauftragte auf die Schulhomepage?

Lesezeit: 2 Minuten

Die Europäische Datenschutz Grundverordnung (DS-GVO) ist zwar schon in Kraft, wird aber noch nicht umgesetzt. Am 25.05.2018 ist es soweit. Viele Schulen sind aus diesem Grund aktuell dabei, ihren Internetauftritt an die Vorgaben anzupassen. Dabei taucht auch immer wieder die Frage auf, muss auf der Homepage ein Datenschutzbeauftragter genannt werden?

Was sagen das Gesetz und die Literatur?

In dem Beitrag Oft gefragt: Muss der Datenschutzbeauftragte zwingend auf der Internetseite genannt werden? ging die itrecht Kanzlei München der Frage schon 2015 nach. Seinerzeit ließ sich aus dem BDSG keinerlei solche Notwendigkeit ableiten.

Aber mit der DS-GVO ändert sich dieses nun. Zwar gibt es auch hier keine Stelle im Gesetzestext, wo eine spezielle Erfordernis zur Veröffentlich auf der Webseite der Institution ausdrücklich benannt ist, doch Datenschutzexperten leiten aus anderen Aussagen eine Notwendigkeit ab. Art. 37 DSGVO Benennung eines Datenschutzbeauftragten führt in Abs. 7 aus:

“Der Verantwortliche oder der Auftragsverarbeiter veröffentlicht die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten …”

Eine entsprechende Passage findet sich im neuen Bundesdatenschutzgesetz §5 Benennung Abs. 5:

“Die öffentliche Stelle veröffentlicht die Kontaktdaten der oder des Datenschutzbeauftragten …”

Entsprechend kommen Datenschutzexperten zu dem Schluss:

“Ist ein DSB benannt, sind dessen Kontaktdaten (mindestens Anschrift, E-Mail-Adresse, nicht jedoch der Name, vgl. Laue/Nink/Kremer, Das neue Datenschutzrecht in der betrieblichen Praxis, Kap. 6, Rn. 19) zu veröffentlichen, z. B. auf der Website des Verantwortlichen.”

Koreng/Lachmann

“Eine spezielle Form der Veröffentlichung sieht das Gesetz nicht vor. Aus dem Zweck des Gesetzes folgt jedoch, dass beispielsweise ein Aushang am Unternehmenssitz nicht genügt. Vielmehr wird zu verlangen sein, dass die Angaben an gut auffindbarer Stelle in der WWW Seite gemacht werden (vergl. Helfrich in HK-EuDSchVO Art 37 Rn 129), etwa im Impressum und einer eventuellen Datenschutzerklärung.” … “Zu den Kontaktdaten gehört nicht der Name des Datenschutzbeauftragten: Das Gesetz unterscheidet zwischen dem Namen und den Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten”

Kühling/Buchner

Als vertrauensbildende Maßnahme wird in dieser Literatur empfohlen, auch den Namen des DSB zu veröffentlichen.

Was bedeutet das für die Schulhomepage?

Es empfiehlt sich, auf der Schulhomepage entweder in der Datenschutzerklärung selbst oder im Impressum eine Angabe zum Datenschutzbeauftragten zu machen. Genannt werden kann dabei entweder der behördlich bestellte schulische Datenschutzbeauftragte oder eine Person aus der Schule, welche als Datenschutzbeauftragter benannt wurde.

Es ist dabei jedoch nicht erforderlich, den Namen der Person zu nennen. Anschrift und E-Mail Adresse genügen. Für Nutzer der Webseite wird es sicher schöner sein, wenn sie in Bezug auf den Datenschutz auch einen Namen finden, der für eine Person steht, an die man sich wenden kann. Wenn von Seiten des/der Datenschutzbeauftragten keine Einwände bestehen, sollte man dann auch den Namen nennen.

April 24, 2018Mai 26, 2019

Das MSB NRW kommt Schulen bei Genehmigung für Privatgeräte entgegen

Lesezeit: 2 Minuten

Die Genehmigung mit dem langen Namen¹ hatte in der Zeit nach der Veröffentlichung im Februar 2018 für eine Menge Verunsicherung und Unmut in den Schulen gesorgt. Nachdem das Ministerium lange kein Problem in der Genehmigung sehen wollte, gab es nun am 24.04.2018 ein Gespräch des Schulministeriums mit Lehrerverbänden, Gewerkschaft und Schulleitervereinigungen. Thema war „Datenverarbeitung in Schulen“.

In der Dienstanweisung heißt es:

“Die Verarbeitung personenbezogener Daten für dienstliche Zwecke auf privaten ADV-Anlagen von Lehrkräften ist nur mit schriftlicher Genehmigung der Schulleiterin oder des Schulleiters zulässig. Es gilt § 2 Absatz 2 mit Anlage 3 der VO-DV I. Für die Genehmigung ist der als Anlage beigefügte Genehmigungsvordruck zu verwenden.”²

Das wurde mehrheitlich so verstanden, dass die alten Genehmigungen nicht länger Gültigkeit besitzen. Anders als in den alten Genehmigungen, sind in der neuen sehr deutliche Vorgaben gemacht, was Lehrkräfte leisten müssen, um die Sicherheit der verarbeiteten Daten auf ihren privaten Geräten zu gewährleisten. Dazu kam noch die Frage der Haftung.

“Sofern Sie die hier aufgeführten Maßnahmen zum Schutz der Daten einhalten, ist eine Haftung für Sie ausgeschlossen.”

Für viele war das dann der Punkt, die Unterschrift zu verweigern. Selbst die LDI NRW riet den Schulleitungen davon ab, den Lehrkräften die Genehmigung zu erteilen, da sie eine Beurteilung, ob eine Genehmigung aufgrund der von der Lehrkraft gemachten Angaben, nicht leisten könne.

Das Gespräch sorgte dann am 24.04.2018 für Entspannung. Der Philologen-Verband NRW hat die Ergebnisse zusammengefasst. Drei Informationen sind bezüglich der Genehmigung dabei von Bedeutung:

Es gibt keine Frist, bis wann Lehrkräfte die Genehmigungen unterzeichnen müssen.
Die alten Genehmigungen behalten weiter ihre Gültigkeit (und müssen demnach nicht durch die neue ersetzt werden).
In den letzten 30 Jahren wurde laut MSB in NRW keine Lehrkraft wegen unsachgemäßen Umgangs belangt wurde.

Das MSB sieht die Haftungsfrage der Genehmigung scheinbar sehr entspannt, weil man mit Blick auf die Vergangenheit mit keinen Problemen durch Datenschutzverletzungen rechnet. Man darf sich dann aber die Frage stellen, warum man die Haftung überhaupt in die Genehmigung aufgenommen hat.

In Österreich brauchen sich Schulen als öffentliche Stellen in Bezug auf das Thema Haftung übrigens vorerst keine Sorgen machen, denn dort wurde jetzt in einer Gesetzesnovelle beschlossen, dass gegen Behörden und öffentliche Stellen keine Geldbußen verhängt werden können.³Keine Strafen: Österreich zieht neuem Datenschutz die Zähne

Interessant im Zusammenhang mit der Genehmigung ist noch der letzte Punkt in der Zusammenfassung des Philologenverbandes:

“Gegebenenfalls wird zum Umgang mit der Dienstanweisung die für Ende Mai 2018 zu erwartende Europäische Datenschutzverordnung einbezogen.”

Hier muss man nun abwarten, ob sich durch die Umsetzung der DS-GVO noch etwas ändern wird beim Umgang mit der Dienstanweisung.

Ein Dienstmail soll, laut Staatsekretär Richter im WDR⁴, den Schulen in NRW ~~am 25.04.~~ ⁵detaillierte Informationen dazu geben, was die Anwendung der Genehmigung betrifft und wie sie zu verstehen ist. Fakt ist aber, die Dienstanweisung gilt, die Schulen erhalten im Umgang mit der Genehmigung jedoch mehr Handlungsspielraum.

Update

Mittlerweile hat sich auch der VBE zum Treffen vom 24.04.2018 geäußert. Im Wesentlichen gibt man im Rundmail an die Mitglieder das wieder, was auch der Philologen-Verband NRW aufgeführt hatte. Ganz in meinem Sinne ist am Ende die Forderung

Die unterstützende Nutzung privater Endgeräte muss über ein pragmatisches datenschutzkonformes Verfahren erlaubt werden. Eine allgemeine Verpflichtungserklärung zur Einhaltung des Datenschutzes sollte ausreichen.

Vor allem der zweite Satz ist dabei wichtig. Die Haftung kann weg.

April 22, 2018Februar 22, 2020

BookCreator geht DS-GVO konform

Lesezeit: 2 Minuten

BookCreator ist eine Plattform zur einfachen Erstellung digitaler multimedialer Bücher und vor allem in der iPad Version verbreitet an Schulen. Seit letztem Jahr bietet BookCreator außerdem eine Webplattform für die plattformunabhängige Nutzung mit dem Chrome Browser an, welche die Funktionalitäten der App nahezu gleichwertig abbildet und dazu noch Echtzeit-Kollaboration zulässt. Wer BookCreator nur lokal auf einem iPad nutzt, braucht sich um die Datenschutz Grundverordnung kaum Gedanken machen, solange die Speicherung von Projekten nicht in der iCloud erfolgt¹.

Anders sieht das aus, wenn man die Webplattform nutzt. An diese kann auch das App angebunden werden für den Export von Büchern. Bei der Nutzung der Online Version landen in der Regel personenbezogene Daten von Schülerinnen und Schülern wie auch Lehrkräften in der Cloud. Das ist datenschutzrechtlich nur zulässig, wenn dieses im Auftrag der Schule erfolgt und dafür ist der Abschluss eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (AV Vertrag) zwischen Schule und BookCreator erforderlich. Die Schule ist dabei Auftraggeber (Controller) und BookCreator Auftragnehmer (Processor) und damit weisungsgebunden gegenüber der Schule.

BookCreator nutzt als Online Speicher die Google Cloud in den USA. Google arbeitet hier als Auftragnehmer von BookCreator. Der Vertrag regelt unter anderem, wie in Verträgen dieser Art üblich, dass Google dabei kein Recht hat, die Daten einzusehen. Der AV Vertrag zwischen Schule und BookCreator sollte auch für Nutzer aus Europa kein Problem darstellen, da Google sich dem EU-US Privacy Shield Abkommen verpflichtet hat und zusätzliche EU Modell Vertrags Klauseln unterzeichnet hat.² BookCreator ist in Großbritannien zu Hause und damit (noch) EU.

Den AV Vertrag kann man laden unter Book Creator Data Processing Addendum.PDF Der gesamte Vertrag ist in englischer Sprache gehalten und bereits unterzeichnet. Schulen müssen ihn nur noch gegenzeichnen und an BookCreator³ schicken, damit er gültig ist.

Wird das Angebot nicht vollkommen anonymisiert genutzt, was viele kreative Einschränkungen mit sich bringt, müssen von Schülern und Lehrkräften darüber hinaus Einwilligungen vorliegen für die Nutzung ihrer personenbezogenen Daten auf der BookCreator Plattform.

Für die Nutzung der Online Version über den Chrome Browser müssen Schüler über einen Google Account (in der Regel ein G-Suite for Education Account) oder ein Office 365 Konto verfügen. Auch für die schulische Nutzung dieser beiden Angebote ist übrigens ein AV Vertrag erforderlich.

Die datenschutzfreundlichste Möglichkeit, die online Version von BookCreator mit Schülern zu nutzen besteht darin, anstelle des Chrome Browsers den auf Chrome basierenden Brave Browser⁴ zu nutzen, und für den Login der Schüler QR Code Login für diese zu erstellen.

BookCreator hat seinen Sitz in Großbritannien. Das wird Auswirkungen auf die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen für die Nutzung der online Version haben. Bis zum Ende des Übergangszeitraum am 31. Dezember 2020 gilt in GB noch die DS-GVO. Danach gilt britisches Datenschutzrecht. Dieses soll deutliche Abweichungen von der DS-GVO haben. Ohne einen sogenannten Angemessenheitsbeschluss der EU können dann dort personenbezogene Daten von EU Bürgern nicht länger ohne zusätzliche Absicherungen DS-GVO konform verarbeitet werden. Für Schulen in der EU wird eine Nutzung der online Version von BookCreator mit personenbezogenen Daten von Schülern ab Januar 2021 damit nicht länger möglich sein. Bereits angelegte Schülerkonten müssen bis dahin gelöscht werden und Projekte, die personenbezogene Daten enthalten, sind zu exportieren und ebenfalls zu löschen. Sollten die Anbieter von BookCreator bis dahin ein DS-GVO konforme Lösung in Form von Servern anbieten, auf welchen die Daten von EU Nutzern verarbeitet und gespeichert werden können, müsste ein entsprechender Wechsel vollzogen werden.

Letzte Bearbeitung 2020-02-22

April 20, 2018September 19, 2018

Eine FAQ zur DS-GVO für Schulen aus Niedersachsen

Lesezeit: 2 Minuten

Von Seiten der Niedersächsischen Landesschulbehörde hat man eine Sammlung von Fragen und Antworten zum Thema Datenschutz Grundverordnung, soweit sie Schulen betrifft, zusammengestellt.

Demnach müssen Schulen nach dem 25.05.2018 bei einem Verstoß gegen die DS-GVO nicht mit der Verhängung von Bußgeldern rechnen, da dieses nur für Unternehmen gilt, die am Wettbewerb teilnehmen.
Einen Fortbildungsbedarf für die Datenschutzbeauftragten in Schulen mit Bezug auf die Änderungen durch die DS-GVO sieht man in Niedersachsen nicht.
Als wichtigste Schritte bei der Umsetzung der Vorgaben der DS-GVO sieht man:
- die Bestellung einer oder eines Datenschutzbeauftragten
- die Erstellung des in Art. 30 DS-GVO geforderten Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
- die Überprüfung der Schulhomepage auf die Erfordernisse der DS-GVO und die Anpassung der Datenschutzerklärung an die DS-GVO
Aussagen werden auch zu den Haftungsrisiken der behördliche Datenschutzbeauftragten in Schulen durch die DS-GVO gemacht. Nach Auffassung der Landesschulbehörde ändert sich hier nichts wesentlich.
- Die Schulleitung trägt weiterhin die rechtliche Verantwortung in Bezug auf den Datenschutz, der oder die Datenschutzbeauftragte berät die Schulleitung und weißt auf mögliche Verstöße hin.
- Eine Haftung kommt nur bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz in Frage. Außerdem kommt es bei Datenschutzverstößen nur selten zu Vermögensschäden.
- Es sind eher atypische Ausnahmefälle in Bezug auf eine fehlerhafte datenschutzrechtliche Beratung, dass einer als Datenschutzbeauftragter tätigen Lehrkraft der Vorwurf der groben Fahrlässigkeit gemacht werden kann.
Anders als viele Unternehmen brauchen sich Schulen nach Ansicht der Landesschulbehörde wegen der DS-GVO keine Sorgen machen, da ihnen keine Bußgelder verhängt werden.

Mir neu war bei diesen FAQ, dass Schulen bei Datenschutzverstößen nicht mit der Verhängung von Bußgeldern rechnen müssen. Zu klären wäre nun, ob dieses eine langespezifische Regelung aus Niedersachsen ist oder ob dieses auf alle Bundeslänger übertragen werden kann.

Nicht ganz teilen kann ich die Einschätzung bezüglich der Vermögensschäden. Wenn ein Schüler durch einen Datenschutzverstoß z.B. nachweislich einen Ausbildungsplatz nicht erhält, könnte dafür vermutlich schon ein Vermögensschaden geltend gemacht werden. Außerdem können nach der DS-GVO auch immaterielle Schäden geltend gemacht werden. Das wäre der Fall, wenn ein Schüler durch ein in einem Datenschutzverstoß öffentlich gewordenes Fördergutachten oder Zeugnis unter dem Gehänsel der Mitschüler leidet.

Nicht ganz passt die Frage des Haftungsrisiko auch zur Haftung, in welche eine Lehrkraft in NRW genommen wird, wenn sie die Genehmigung für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule durch Lehrkräfte zu dienstlichen Zwecken auf privaten ADV-Anlagen von Lehrkräften gem. § 2 Abs.2 VO-DV I / § 2 Abs.4 VO-DV II unterschreibt. Ginge man im MSB NRW von einer gleichen Einschätzung bezüglich der Haftungsrisiken aus wie in Niedersachsen, bräuchte sich im Prinzip niemand Sorgen machen wegen der Unterschrift. Falls dem so wäre, sollte dieses vom MSB NRW jedoch auch für alle Lehrkräfte des Landes klargestellt werden, falls man bei der Haftung bleiben will. Andererseits ergibt eine generelle Haftung der Lehrkräfte, wie die Genehmigung sie vorsieht, keinen Sinn, wenn es ohnehin kein erhöhtes Haftungsrisko im Vergleich zu vorher gibt.