Schule und Schulträger – Verantwortung beim Datenschutz

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Das Verhältnis von Schule und Schulträger ist nicht immer einfach. Oft ist man beim Schulträger der Meinung, wo das Geld ist, wird entschieden. Das betrifft die IT Ausstattung, von der Hardware bis zur Software. Schulträger entscheiden in vielen Bereichen und immer wieder über Schule anstatt mit Schule. Verwaltung und pädagogisches Netz werden mal eben mit Office 365 ausgestattet, die Kameras in iPads werden deaktiviert, die Nutzung bestimmter Internet-Dienste gesperrt, Dienstleister mit Support und Administration beauftragt und Schule hat das zu nehmen wie es ist. Kann ein Schulträger das mal eben alles so entscheiden?

Grundsätzlich sollten Entscheidungen, die eine Schule betreffen immer im Einvernehmen zwischen Schulträger und Schule getroffen werden.

Manchmal ist es für beide Seiten hilfreich, wenn man sich die rechtlichen Grundlagen vor Augen führt.

Schulträger als Sachaufwandsträger

Nach §79 SchulG NRW1§ 79 Bereitstellung und Unterhaltung der Schulanlage und Schulgebäude Die Schulträger sind verpflichtet, die für einen ordnungsgemäßen Unterricht erforderlichen Schulanlagen, Gebäude, Einrichtungen und Lehrmittel bereitzustellen und zu unterhalten sowie das für die Schulverwaltung notwendige Personal und eine am allgemeinen Stand der Technik und Informationstechnologie orientierte Sachausstattung zur Verfügung zu stellen. sind Schulträger als Aufwandsträger für die sächliche Ausstattung verantwortlich. Allerdings ist die  Schule gemäß §76 SchulG NRW vom Schulträger bei Entscheidungen zu beteiligen2Die Schule ist vom Schulträger in den für sie bedeutsamen Angelegenheiten rechtzeitig zu beteiligen. Hierzu gehören insbesondere […] 4. räumliche Unterbringung und Ausstattung der Schule sowie schulische Baumaßnahmen,.

Schule und innere Angelegenheiten

Anders als bei den äußeren Angelegenheiten ist die Schule in Bezug auf die inneren Angelegenheiten nach §3 SchulG NRW eigenverantwortlich3verwaltet und organisiert ihre inneren Angelegenheiten selbstständig. Unter die inneren Angelegenheiten fällt auch die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Entsprechend liegt die Verantwortung für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben des Schulgesetzes nach §1 Abs. 3 VO-DV I bei der Schulleitung.

„(3) Für die Schule stellt die Schulleiterin oder der Schulleiter, […] durch technische oder organisatorische Maßnahmen sicher, dass der Schutz der verarbeiteten Daten gemäß § 10 DSG NRW gewährleistet ist und die Löschungsbestimmungen eingehalten werden.“

Das bedeutet, die Schule ist bei sämtlicher Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Schülern, Lehrkräften und Erziehungsberechtigten, soweit sie innere Angelegenheiten betreffen, Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DS-GVO.

Verhältnisse klarstellen

Wenn ein Schulträger, egal ob es das Schulamt ist, der kommunale oder städtische Datenschutzbeauftragte, die IT Abteilung im Rathaus oder ein vom Schulträger beauftragter IT Dienstleister, mit Vorgaben, Anordnungen, Konfigurationen schulischer Soft- und Hardware oder Verboten in Prozesse der Datenverarbeitung in Schule eingreift, dann ist dieses sicherlich in den meisten Fällen wohlwollend gemeint, überschreitet jedoch eindeutig die rechtlichen Zuständigkeiten dieser Stellen. Genau genommen können derartige Eingriffe in die datenschutzrechtlichen Angelegenheiten einer Schule sogar als Verstöße gegen geltendes Datenschutzrecht, vom Schulrecht über Landes- und Bundesdatenschutzgesetzgebung bis zur Europäischen Datenschutz Grundverordnung bewertet werden. Schulen sind in Bezug auf das Datenschutzrecht einzig ihren vorgesetzten Dienststellen, sofern diesbezüglich weisungsberechtigt, und der zuständigen Aufsichtsbehörde gegenüber weisungsgebunden.

Schulträgern und den Personen, Stellen und Dienstleistern, welche für sie tätig sind, ist dieser Sachverhalt oftmals nicht einmal klar.

Es gibt für Schulen hier einen einfachen Weg, um Abhilfe zu schaffen, ein Weg, mit dem eine Schule in den meisten Fällen auch einer datenschutzrechtlichen Pflicht nachkommt. Nach §2 Abs. 3 VO-DV I gilt:

„(3) Die Schulen […] sind berechtigt, unter Beachtung der Voraussetzung des § 11 DSG NRW die Datensicherheit gewährleistende und zuverlässige Institutionen mit der Verarbeitung ihrer Daten zu beauftragen. Die Datenverarbeitung im Auftrag ist nur zulässig nach Weisung der Schule […] und ausschließlich für deren Zwecke.“

In der Mehrheit aller Schulen ist der Schulträger mittels seiner eigenen IT Abteilung oder durch einen beauftragten IT Dienstleister mit Support und administrativen Aufgaben für die schulische IT beauftragt.

Immer wenn dabei auch ein Zugriff auf personenbezogene Daten aus der Schule erforderlich oder möglich ist, muss nach Art. 28 Nr. 3 DS-GVO ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen werden. In diesem sind die Zuständigkeiten zwischen dem Verantwortlichen, hier der Schule als Auftraggeber, und dem Auftragnehmer (Auftragsverarbeiter), eindeutig geregelt. Dazu gehört, dass der Auftragnehmer gegenüber dem Auftraggeber weisungsgebunden ist. Selbiges gilt auch, wenn schulische IT aus dem Schulgebäude ausgelagert betrieben wird. Das ist beispielsweise der Fall, wenn ein Schulverwaltungsprogramm wie SchiLD NRW zentral auf einem Server des Schulträgers oder beauftragten IT Dienstleisters betrieben wird.

Handlungsempfehlung

Letztlich geht es also nur darum, dem Schulträger deutlich zu machen, dass eine Schule bzw. eine Schulleitung ihrer datenschutzrechtlichen Verantwortung nur gerecht werden kann, wenn der Schulträger Eingriffe in die Schulische IT, sofern sie Datenverarbeitungsprozesse oder die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der verarbeiteten Daten betreffen, in Abstimmung mit der Schule vornimmt.4Das gilt natürlich auch in die umgekehrte Richtung, wie die Dienstanweisung für die automatisierte Verarbeitung von personenbezogenen Daten in der Schule unter 11.6 deutlich macht „Die Schulleiterin oder der Schulleiter hat im Einvernehmen mit dem Schulträger durch organisatorische Maßnahmen den Datenschutz sicherzustellen.

Schulträger verstehen dieses oft besser, wenn man den verantwortlichen Personen vor Augen führt, dass sich datenschutzrechtlich auch die kommunale bzw. städtische Verwaltung in einer vergleichbaren Situation befindet. Auch dort würde man keine Einmischung oder Bevormundung durch externe Stellen oder Personen zulassen (dürfen).

Mit einem zusätzlichen Hinweis auf die Vorgaben aus der Schulgesetzgebung und dem Abschluss der erforderlichen Verträge zur Auftragsverarbeitung sollte dann für alle Beteiligten klar sein, wie es mit der rechtlichen Stellung und den daraus resultierenden Verantwortlichkeiten im Verhältnis von Schule und Schulträger bestellt ist. Verantwortliche aus kommunaler bzw. städtischer Verwaltung verstehen die Sprache von Gesetzen und Verordnungen aus ihrem Berufsalltag sehr gut und bringen, wenn sie um die rechtlichen Verhältnisse wissen, auch mehr Verständnis für die Zuständigkeiten  für schulinterne Datenverarbeitungsprozesse auf.

Auf dieser Basis, sollte eine vertrauensvolle Zusammenarbeit von beiden Seiten aus gut möglich sein. Eine Schule kann auf dieser Grundlage dann auch besser argumentieren, wenn der Schulträger

  • eine Software, die seit Jahren essentiell für interne Abläufe ist, nicht mehr unterstützen möchte und keine Alternative bietet,
  • die Schulverwaltung von einem Server in der Schule auf einen Server im Rathaus umstellen will,
  • Verarbeitungsprozesse an einen Dienstleister auslagern will,
  • für alle sicheren, schuleigenen USB Sticks der Lehrkräfte ein einziges Passwort vorschreibt,
  • alle Schulen auf ein einheitliches Schulverwaltungsprogramm umstellen möchte,
  • im Internetzugang der Schule Ports gesperrt werden, die zur Nutzung eines Online-Angebotes, erforderlich sind,
  • die Kameras in iPads deaktiviert werden,
  • die Mitarbeiter des IT Dienstleisters mitten im Schulbetrieb für Wartungszwecke das schulische Netzwerk lahmlegen,
  • man für die sichere Aufbewahrung von Datenträgern und Festplatten zur Sicherung von Daten nach Jahren noch immer keinen (feuersicheren) Safe erhalten hat,

und dabei die entscheidet als hätte die Schule hier nichts zu sagen.

 

In Sachen Datenverarbeitung ist der Schulträger somit Auftragsverarbeiter und gegenüber der Schule weisungsgebunden. Das bedeutet:

  • Ohne entsprechende Verträge zur Auftragsverarbeitung geht gar nichts.

Datenschutzverstöße und mögliche rechtliche Folgen für eine Schule

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Es wird immer wieder gefragt, welche rechtlichen Folgen es haben kann, wenn es in der Schule zu einem Datenschutzverstoß kommt oder Vorgaben der DS-GVO bezüglich der Schulhomepage nicht eingehalten wurden. Der Beitrag Mögliche rechtliche Folgen eines Datenschutzverstoß für Schulen schaut deshalb auf die rechtlichen Möglichkeiten, welche für die Aufsichtsbehörde und die Betroffenen bestehen. Wie man dabei sieht, wird die Aufsichtsbehörde kein Bußgeld gegen eine Schule in öffentlicher Trägerschaft verhängen. Das bedeutet aber nicht, dass in der Schule tätige Personen nicht mit rechtlichen Konsequenzen rechnen müssen, vor allem wenn sie vorsätzlich gehandelt haben. Aber auch Unwissenheit schützt vor Strafe nicht und so können auch aus Nichtwissen oder Nachlässigkeit begangene Verstöße gegen das Datenschutzrecht durchaus rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, wenn den Betroffenen ein Schaden hierdurch entstanden ist, und dieser kann auch immaterieller Natur sein.

Datenschutzrechtliche Untersuchung der Nutzung von Office 365 an Schulen in der Schweiz

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Anders als in Deutschland ist in der Schweiz bisher die Nutzung von Office 365 an Schulen aus datenschutzrechtlicher Sicht recht problemlos möglich gewesen. Entsprechend weit verbreitet ist der Einsatz dort. Noch im September 2018 hatte der Datenschutzbeauftragte des Kanton Zürich einen Leitfaden zur Nutzung von Office 365 an Bildungseinrichtungen herausgegeben.5Schulen, die Office 365 nutzen, sollten diesen Leitfaden kennen, da er wertvolle Hinweise für eine datenschutzrechtlich verantwortungsvolle Nutzung von Office 365 gibt. Beachten sollte man dabei allerdings, dass einige Aussagen sich nicht auf NRW bzw. Deutschland übertragen lassen, etwa die Nutzung von Office 365 in der Schulverwaltung. Einige Wochen später enteckte man in den Niederlanden, dass Office 365 wohl weitaus mehr Telemetriedaten für Support und Softwareentwicklung an US Server übermittelt, als in der von Microsoft zur Verfügung gestellten Dokumentation ausgewiesen. Diese Daten, auch wenn überwiegend technischer Natur, sind mit Benutzerkonten verknüpft bzw. verknüpfbar und stellen nach der DS-GVO personenbezogene Daten dar. Die niederländischen Datenschützer kamen zu dem Schluss, dass Mircosoft hier gegen die DS-GVO verstößt.6siehe Dutch government report says Microsoft Office telemetry collection breaks GDPR Die holländischen Datenschützer haben 8 Probleme definiert und mögliche Lösungen aufgezeigt.

Die acht datenschutzrechtlichen Problembereiche von Office 365 im Zusammenhang mit Telemetriedaten
Es geht um:
* Mangelnde Transparenz
* Fehlende Möglichkeit, die Sammlung und Übermittlung von Telemetriedaten temporär und dauerhaft zu beeinflussen
* Unrechtmäßige Sammlung und Speicherung von sensiblen personenbezogenen Daten
* Unzutreffende Beschreibung von Microsoft als Verarbeiter
* Unzureichende Kontrolle über Sub Auftragsverarbeiter
* Mangelnde Beschränkung der Verarbeitungszwecke – Übertrag von Daten aus dem EU Raum hinaus
* Unbegrenzte Speicherung der diagnostischen Daten

Das hat nun auch den Datenschutzbeauftragten des Kanton Zürich aufgegriffen. Die Befunde der Niederländer bedeuten für ihn jedoch nicht automatisch, dass die Übermittlung der Telemetriedaten durch Microsoft rechtswidrig ist, denn seine Fachstelle hatte mit Microsoft speziell für den Bildungsbereich Rahmenbedingungen für die Nutzung von Office 365 ausgehandelt. Da für ihn nicht klar ist, inwieweit die in den Niederlanden ermittelten Probleme auch für den Schulbereich in der Schweiz relevant sind, hat er Microsoft zu einer Stellungnahme aufgefordert. Es geht dabei nun darum, ob die Verarbeitung dieser Telemetriedaten durch Microsoft datenschutzrechtskonform ist oder nicht.

Microsoft selbst verweist auf die für Kunden verfügbare Dokumentation Diagnostic Data in Office Applications, zeigt sich jedoch kooperativ und will mit den Datenschützern an Lösungen arbeiten. Erste Anworten und Maßnahmen sind für das erste Quartal 2019 angekündigt.

Auswirkungen auf die Nutzung von Office 365 an Schulen in NRW

Auch in NRW dürften einige Schulen schon im November hellhörig geworden sein, als die Meldungen aus den Niederlanden kamen. Wer als Schule bei der Nutzung von Office 365 einige Grundregeln beachtet, sollte vorerst damit weiterarbeiten können.7Siehe dazu auch die Informationen des MSB NRW von Dezember 2018 zu Office 365, wo es u.a. heißt: „Grundsätzlich kann für die jetzige praktische Handhabung festgestellt werden:
Schulleitungen, die sich mangels einer offiziellen Einschätzung in NRW auf die Bewertung des DSB Hessen verlassen und die dortigen einschränkenden Bedingungen zur Nutzung von Office 365 einhalten, u.a. keine Nutzung der Cloud für Verwaltungszwecke, kann kein fahrlässiges oder vorwerfbares Handeln vorgehalten werden.“

  • Office 365 kann nicht im Bereich der Schulverwaltung eingesetzt werden, wenn es um die Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Schülern, Lehrkräften und Eltern geht. Die Verarbeitung von allgemeinen, nicht personenbezogenen Daten bzw. Informationen (z.B. die Erstellung und Bereitstellung von Formularen) ist jedoch durchaus möglich.
  • Im Unterricht sollte Office 365 so datensparsam wie möglich genutzt werden. Bewertungen und Leistungsdaten gehören nicht in Office 365. 8Bei einer ausschließlichen Nutzung über schulische Geräte fallen die wenigsten personenbezogenen Daten an, wenn die Benutzerkonten datenschutzfreundlich erstellt werden.

Dass Microsoft hier jetzt patzen wird, ist eher unwahrscheinlich. Es steht zu viel auf dem Spiel. Man kann wohl damit rechnen, dass Microsoft nachbessern wird und zumindest im Bildungsbereich die bemängelten Funktionalitäten einschränkt und besser dokumentiert, den Verantwortlichen und Nutzern mehr Kontrolle über die Erhebung und Verarbeitung der Telemetriedaten gibt sowie die Speicherdauer und Verwertung eingrenzt.

Quelle für die Informationen aus der Schweiz ist der Beitrag mit dem etwas reißerischen Titel Verstossen Lehrer und Schüler mit Microsoft Office gegen das Gesetz? (12/2018)

Kann eine Schule Facebook und Instagram zur Öffentlichkeitsarbeit nutzen?

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Manche Schulen haben sie schon lange, andere Schulen überlegen gerade, ob sie sie einrichten, die Präsenz bei Facebook und bei Instagram. Schulen, die mit digitalen Medien unterwegs sind, sehen sich oft der Herausforderung gegenüber, auch in den sozialen Medien Präsenz zu zeigen. Auch wenn Facebook gerade bei jungen Menschen heute nicht mehr den Stellenwert besitzt, den die Plattform noch vor einigen Jahren hatte, so ist sie doch Teil nahezu jeder Social Media Strategie. Wesentlich angesagter bei Schülern ist hingegen Instagram. Deshalb wird auch hier immer wieder überlegt, ob eine Nutzung für eine Schule möglich ist. Mit der Datenschutz Grundverordnung haben sich die Rahmenbedingungen deutlich verändert, was die Pflichten für Verantwortliche hierbei angeht. Zwar wurde auch schon in den vergangenen Jahren immer wieder Kritik an Facebook laut, doch erst jetzt gibt es Gerichtsurteile, sogar auf europäischer Ebene, und Vorgaben der Datenschutzkonferenz. Diese Veränderungen können und sollten auch von Schulen berücksichtigt werden, wenn sie eine dieser Plattformen nutzen oder nutzen wollen. Im Beitrag Facebook und Instagram zur Außendarstellung wird die Problemstellung näher erläutert.

Datenübermittung an die Gesundheitsbehörden – Einwilligung erforderlich?

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Seit Beginn der Umsetzung der DS-GVO ist im Mai diesen Jahres werden in Schulen viele alltägliche Formen der Datenverarbeitung auf den Prüfstein gestellt, da man sich nicht mehr sicher ist, ob man bisher wirklich alles richtig macht. Bei Datenübermittlungen stellt sich so häufig die Frage nach der rechtlichen Grundlage. Eine Grundschule fragte an:

Braucht es für die Übermittlung von personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern an die untere Gesundheitsbehörde eine Einwilligung der Eltern?

Kurze Antwort, nein. In NRW gibt es mit §120 Abs. 5 SchulG NRW und §8 VO-DV I eine rechtliche Grundlage für die Übermittlung von personenbezogenen Daten von Schülern und Eltern an die untere Gesundheitsbehörde. Welche Daten dieses genau sind, definiert §8 VO-DV I. Damit ist eine Verarbeitung nach DS-GVO Art. 6 Abs. 1 lit. e möglich und eine Einwilligung nicht notwendig.

Erforderlich ist jedoch eine Information der Betroffenen nach Art. 13, die man am besten bereits bei der Anmeldung an der Schule gibt.9Siehe dazu auch Information über Datenverarbeitung gemäß Art. 13 und Art. 14 DS-GVO unter INFORMATIONEN SCHULE (NRW)

Schulgesetz NRW §120 Abs. 5
Die in Absatz 1 Satz 1 genannten Daten dürfen einer Schule, der Schulaufsichtsbehörde, dem Schulträger, der unteren Gesundheitsbehörde, dem Jugendamt, dem Landesjugendamt, den Ämtern für Ausbildungsförderung, dem Landesamt für Ausbildungsförderung sowie den Ausbildungsbetrieben der Schülerinnen und Schüler an Berufskollegs nur übermittelt werden, soweit sie von diesen Stellen zur Erfüllung der ihnen durch Rechtsvorschrift übertragenen Aufgaben benötigt werden.
Quelle: SchulG NRW § 120
VO-DV I § 8
Datenübermittlung zum Zwecke der Schulgesundheitspflege
(1) Zur Durchführung von Maßnahmen der Schulgesundheitspflege übermittelt die Schule der unteren Gesundheitsbehörde personenbezogene Daten von Schülerinnen und Schülern sowie den Eltern.
(2) Folgende Daten der Betroffenen werden übermittelt:
1. Name, Vorname,
2. Geburtsdatum, -ort und -land,
3. Geschlecht,
4. Erreichbarkeit,
5. Name, Vorname und Erreichbarkeit der Eltern
Quelle: VO-DV I § 8
Art. 6 Abs. 1 lit. e
(1) Die Verarbeitung ist nur rechtmäßig, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist:

(e) die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
Quelle: DS-GVO Art. 6 Abs. 1 lit. e

Brauchen Schulen Datenschutzerklärungen zu den Verarbeitungsprozessen in der Schule?

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Frage

Vor einiger Zeit kam die Frage auf, ob Schulen neben der Datenschutzerklärung der Homepage zusätzlich auch eine Datenschutzerklärung bezüglich der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in der Schule benötigen, die dann ebenfalls auf der Schulhomepage veröffentlich wird.

Rechtliche Grundlagen

Art. 12 DS-GVO Abs. 1 fordert ein, dass Betroffene informiert werden und diese Informationen leicht zugänglich sind.

“Der Verantwortliche trifft geeignete Maßnahmen, um der betroffenen Person alle Informationen gemäß den Artikeln 13 und 14 und alle Mitteilungen gemäß den Artikeln 15 bis 22 und Artikel 34, die sich auf die Verarbeitung beziehen, in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache zu übermitteln; […] Die Übermittlung der Informationen erfolgt schriftlich oder in anderer Form, gegebenenfalls auch elektronisch.”

Entsprechend gibt der zugehörige Erwägungsgrund 58 folgende Erläuterung:

“Der Grundsatz der Transparenz setzt voraus, dass eine für die Öffentlichkeit oder die betroffene Person bestimmte Information präzise, leicht zugänglich und verständlich sowie in klarer und einfacher Sprache abgefasst ist und gegebenenfalls zusätzlich visuelle Elemente verwendet werden. Diese Information könnte in elektronischer Form bereitgestellt werden, beispielsweise auf einer Website, wenn sie für die Öffentlichkeit bestimmt ist.”

Das Gesetz über die Freiheit des Zugangs zu Informationen für das Land Nordrhein-Westfalen (IFG NRW) führt aus:

§ 12
Veröffentlichungspflichten
Geschäftsverteilungspläne, Organigramme und Aktenpläne sind nach Maßgabe dieses Gesetzes allgemein zugänglich zu machen. Die öffentlichen Stellen sollen Verzeichnisse führen, aus denen sich die vorhandenen Informationssammlungen und -zwecke erkennen lassen. Soweit möglich hat die Veröffentlichung in elektronischer Form zu erfolgen. § 4 Abs. 2 Satz 1 dieses Gesetzes bleibt unberührt.

Wie sind diese Vorgaben zu verstehen?

Von rechtlicher Seite gibt es Vorgaben, sowohl von der DS-GVO wie auch vom IFG. Beide lassen jedoch Spielraum für die Umsetzung. Zu beachten ist dabei ein Unterschied zwischen DS-GVO und IFG. Während es bei der DS-GVO ausschließlich um die Rechte der Betroffenen geht, betrifft das IFG die Öffentlichkeit und deren Recht auf Informationen.

Schulen unterliegen entsprechend der DS-GVO dem Gebot der Transparenz wie jede andere datenverarbeitende öffentliche Stellen. Nach Art. 13 sind Betroffene zum Zeitpunkt der Erhebung von personenbezogenen Daten bezüglich der beabsichtigten Verarbeitung und ihrer Rechte zu informieren. Werden die personenbezogenen Daten nicht beim Betroffenen selbst erhoben, sind diese nach Art. 14 entsprechend nachträglich zu informieren.

Das IFG fordert von öffentlichen Stellen, Informationen zu verarbeiteten Daten und den Verarbeitungszwecken möglichst in elektronischer Form zu veröffentlichen. Es geht hier um eine Veröffentlichungspflicht. Die Veröffentlichung auf einer Internetseite wäre eine elektronische Form. Zum Vergleich: auf Bundesebene gibt es für Behörden gemäß dem IFG des Bundes eine Veröffentlichungspflicht im Internet.10 Der Bund gibt unter Anwendungshinweise zum Informationsfreiheitsgesetz zur Veröffentlichung folgende Informationen:
Welche Veröffentlichungspflichten bestehen im Internet?
Die Behörden des Bundes sollen geeignete Informationen möglichst umfassend im Rahmen aktiver Informationspolitik nach und nach in das Internet einstellen (§ 11 Abs. 3). Das IFG geht jedoch nicht über die bestehenden Verpflichtungen aus dem Kabinettbeschluss zur langfristigen Sicherung der im Rahmen der eGovernment-Initiative BundOnline 2005 getätigten Investitionen vom 9. März 2005 hinaus.
Insbesondere Organisations- und Aktenpläne ohne Angabe personenbezogener Daten sollen beim Internetauftritt jeder Behörde berücksichtigt werden. Solche Organisations- und Aktenpläne sollen es dem Bürger erleichtern, sich einen Überblick der vorhandenen Informationen zu verschaffen. Wie detailliert solche Pläne eingestellt werden, entscheidet jede Behörde selbst.

Zwischen den Vorgaben der DS-GVO und des IFG gibt es Unterschiede im Umfang der Informationen. Während sich das IFG auf eine Information über vorhandene Informationssammlungen und -zwecke beschränkt, geht es bei der DS-GVO um sehr viel genauere Informationen (z.B. Betroffene, Rechtsgrundlage, Zwecke der Verarbeitung, Kategorien von Daten und Empfängern, Dauer der Speicherung, Rechte der Betroffenen).

In Art. 12 ist vorgegeben, dass der Verantwortliche, hier die Schulleitung, “geeignete Maßnahmen” trifft, die Betroffenen zu informieren, und dass die Informationen in “leicht zugänglicher Form” bzw. “leicht zugänglich” zu übermitteln sind. Für die Form gibt es keine exakt definierten Vorgaben. Die Bereitstellung in elektronischer Form auf einer Website wird im Erwägungsgrund als eine Möglichkeit angegeben. Das IFG  wird etwas deutlicher und fordert die elektronische Form, sofern möglich.

Entsprechend dem IFG würde es praktisch ausreichen, auf die VO-DV I und II zu verlinken, da das IFG selbst keinerlei Vorgaben macht, wie einfach oder verständlich diese Angaben sein müssen. Auch der Begriff Verzeichnis ist nicht exakt definiert. Eine Formulierung auf der Schulhomepage könnte so lauten, wie die obere Tabellenzelle. Wenn man etwas ausführlicher sein möchte, fügt man die Inhalte der restlichen Zellen an.

Information über Informationssammlungen und -zwecke gemäß §12 Gesetz über die Freiheit des Zugangs zu Informationen für das Land Nordrhein-Westfalen  (IFG NRW)

Die Schule verarbeitet die personenbezogenen Daten von Schülern, Erziehungsberechtigten und Lehrkräften in dem Umfang und für die Zwecke, wie sie durch das SchulG NRW, VO-DV I (Schüler, Erziehungsberechtigte) und VO-DV II (Lehrkräfte) vorgegeben sind.

Informationssammlung Schüler/ Erziehungsberechtigte
Schülerstammblatt

  1. die Personaldaten der in § 1 Abs. 1 Nr. 1 – 3 genannten Personen (Individualdaten) gemäß Abschnitt A Nr. I der Anlage 1,
  2. die Information zur schulischen Laufbahn der Schülerin oder des Schülers (Organisations- bzw. Schullaufbahndaten) gemäß Abschnitt A Nr. II der Anlage 1,
  3. die Angaben über den individuellen Leistungsstand der Schülerin oder des Schülers (Leistungsdaten) gemäß Abschnitt B der Anlage 1,
  4. die für die einzelnen Schulformen oder Schulstufen benötigten zusätzlichen Informationen (schulform- oder schulstufenspezifische Zusatzdaten) gemäß Abschnitt C der Anlage 1.

sonstiger Datenbestand

Zwecke
  • Schülerverwaltung
  • Leistungsdatenverwaltung
  • Zeugniserstellung
  • Unterrichtsplanung
  • Schulstatistik
  • Diagnostik/ Erstellung von Förderempfehlungen/ individuellen Förderplänen
  • Schulpflichtüberwachung
  • Kontaktaufnahme mit den Erziehungsberechtigten
  • Evaluation und Qualitätsentwicklung
  • Öffentlichkeitsarbeit
  • Erstellung von Fördergutachten (AO-SF Verfahren)
  • Schülerspezialverkehr (an Förderschulen)
  • Praktikumsverwaltung
  • Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen
  • Dokumentation im Klassenbuch
  • Dokumentation von Konferenzen
Informationssammlung Lehrkräfte
 Datenbestand in der Schule

  • Person
  • Werdegang
  • Vorbereitungsdienst,   Staatsprüfung
  • Qualifikationen
  • Laufbahn
  • Beschäftigung
  • Unterricht
  • Geschäftsablauf

Akten der Schulleitung

  • Persönliche Angaben
  • Ausbildung, sonstige Tätigkeiten, besondere Fähigkeiten
  • Tätigkeiten an der Schule
  • Weitere Angaben
Zwecke
  1. Planung und Ermittlung des Unterrichtsbedarfs, Durchführung des Unterrichts
  1. Planung und Einrichtung von Bildungsgängen, Klassen und Gruppen; Ermittlung und Deckung besonderer Bedarfe und Förderungsbedarfe; Unterrichtsorganisation; Unterrichtsverteilung
  2. Aufstellen von Aufsichts-, Prüfungs-, Stunden- und Vertretungsplänen, Sprechstundenlisten sowie Übersichten der an der Schule Beschäftigten
  1. Erledigung der laufenden schulischen Angelegenheiten
  1. Berichte in arbeits-, dienst- und personalrechtlichen Angelegenheiten und Angelegenheiten der Lehrerversorgung
  2. Berichte zur Vorbereitung von Dienstleistungszeugnissen, Beratung zur dienstlichen Beurteilung, Berichte in disziplinarrechtlichen Angelegenheiten
  3. Beantwortung von Anfragen und Erhebungen der Schulaufsichtsbehörden sowie anderer Behörden aus dem Geschäftsbereich des für die Schule zuständigen Ministeriums
  4. Durchführung von Maßnahmen der Qualitätsentwicklung und Qualitätssicherung gemäß § 3 Abs. 4 SchulG
  1. Statistische Daten
  2. Lehrerausbildung (Ausbildungslehrerinnen und -lehrer, Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärter und Lehrkräfte in Ausbildung)
  3. Lehrerfortbildung
  4. Erfüllung der Schulleitungsaufgaben

Entsprechend der DS-GVO müssen Betroffene (Schüler und Erziehungsberechtigte sowie Lehrkräfte) bei der Erhebung von Daten oder, sofern die Daten nicht bei ihnen direkt erhoben wurden, nachträglich informiert werden. Die unmittelbare Information kann mittels eines entsprechenden Informationsschreibens11„Informationen Schule (NRW) – datenschutz-schule.info.“ https://datenschutz-schule.info/service-downloads/informationen-schule-nrw/. gegeben werden, welches den Betroffenen ausgehändigt wird, so dass sie jederzeit über die von der Schule verarbeiteten Daten und ihre Rechte im Bilde sind. Erforderlich ist diese Art von Information bei Schülern und ihren Erziehungsberechtigten erstmals bei der Anmeldung an der Schule, bei Lehrkräften, wenn sie den Dienst an einer neuen Schule aufnehmen, welche dazu personenbezogene Daten von ihnen selbst oder einer anderen Stelle (Stammschule/ abgebende Schule/ Schulamt/ Bezirksregierung) erhält.

Die DS-GVO unterscheidet beim Transparenzgebot im Erwägungsgrund 58 zwischen betroffener Person und Öffentlichkeit. Nur wenn es um Informationen zur Herstellung von Transparenz geht, welche für die Öffentlichkeit bestimmt sind, wird die Veröffentlichung auf einer Website als Möglichkeit vorgeschlagen. Für die Information der Betroffenen selbst wird dieses nicht vorgeschlagen. Da die Formulierung von Art. 12 Abs. 1 Satz 1 sehr offen ist, bleibt dem Verantwortlichen Gestaltungsspielraum.

“Insgesamt belässt Abs. 1 S. 1 dem Verantwortlichen bei der Wahl der Darstellungsweise einen beträchtlichen Gestaltungsspielraum.”12Bäcker in Kühling/Buchner Art. 12 Abs. 1 Rn. 12

Es lässt sich aus keiner Stelle in der DS-GVO eine eindeutige Vorgabe ableiten, dass zur Herstellung von Transparenz eine Veröffentlichung von Informationen entsprechend Art. 13 und 14 auf der Schulhomepage erforderlich ist. Genausowenig ist ersichtlich, dass eine Schule die Öffentlichkeit informieren muss.

Abgesehen davon spricht jedoch auch nichts dagegen, die Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Betroffenen zusätzlich leicht auffindbar auf der Schulhomepage zu hinterlegen als Informationen über die Datenverarbeitung an der Schule nach DS-GVO Art. 12. Dort könnte man dann die Informationen aus den Informationsschreiben direkt in die Webseite einstellen und eventuell auch noch die Schreiben als PDFs zum Download anzubieten.

Wie das MSB das Thema sieht

Das Ministerium für Schule und Bildung (MSB) hat sich auf den Seiten der Medienberatung zum Thema Informationspflicht nach Art. 13 DS-GVO geäußert13„Homepage der Schulen – Bildungsportal NRW.“ https://www.schulministerium.nrw.de/docs/Recht/Datenschutz/Umsetzung-EU-Datenschutzgrundverordnung/Regelungsbereiche/Homepage-der-Schulen/index.html.. Das MSB schlägt vor, der Informationspflicht über die Schulhomepage nachzukommen, um den Verwaltungsaufwand für die Schule in Grenzen zu halten. Es sollte dann ausreichend sein, “mittels Link auf die ausführlichen Vorgaben der VO DV I und II” zu verweisen. Da die DS-GVO Information aber auch eine Information zum Zeitpunkt der Datenerhebung verlangt, sollen Schulen den Erziehungsberechtigten bzw. volljährigen Schülern bei Anmeldung an der Schule einen “einen Papierausdruck der VO DV I” aushändigen.

Auch wenn dieser Vorschlag gut gemeint ist, so widerspricht er einem der wichtigen Grundsätze der DS-GVO, wie dem Zitat zu Beginn des Textes zu entnehmen. Der Erwägungsgrund wird noch deutlicher. Die Information soll in “präzise, leicht zugänglich und verständlich sowie in klarer und einfacher Sprache abgefasst” sein. Dem entspricht die VO-DV I wohl kaum.

Aus den Ausführungen des MSB lässt sich, was für die Fragestellung hier noch bedeutsamer ist, keinerlei Verpflichtung zur Veröffentlichung dieser Informationen auf der Schulhomepage ableiten.

Fazit

  • Schulen müssen entsprechend der Vorgaben der DS-GVO Besucher ihrer Schulhomepage (Betroffene) über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf der Website selbst in Form einer Datenschutzerklärung informieren.
  • Schulen sollen als öffentliche Stellen gemäß der Vorgaben des IFG NRW in elektronischer Form Verzeichnisse führen, welche die Öffentlichkeit über Informationssammlungen und -zwecke informiert. Das erfolgt am zweckmäßigsten vermutlich über die Schulhomepage.14Mir ist bisher keine Schule bekannt, welche derartige Informationen nach dem IFG auf ihrer Schulhomepage eingestellt hat. Auch, dass es wegen des Fehlens solcher Informationen Probleme gegeben hat, ist mir nicht bekannt.
  • Schulen können ergänzend zu einer direkten Information der Betroffenen vor oder nach der Datenerhebung zusätzlich über die Verarbeitung personenbezogener Daten entsprechend Art. 13 und 14 auf ihrer Homepage informieren, wenn die Schulleitung darin eine geeignete Maßnahme sieht, der Informationspflicht nachzukommen.

Zu den Informationen, die nach dem IFG NRW auf einer Schulhomepage veröffentlicht werden sollen, gehören neben Informationen über die Schulleitung auch solche über die Lehrkräfte, deren Funktion in der Schule und Angaben zur dienstlichen Erreichbarkeit. Siehe dazu den Beitrag: Welche personenbezogenen Daten von Lehrkräften dürfen OHNE Einwilligung auf die Schulhomepage?

Office 365 und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Lesezeit: 5 Minuten

Wollen Schulen einen Online Dienst nutzen und es werden dabei personenbezogene Daten aus der Schule verwendet, ist nach Art. 28 DS-GVO ein Vertrag erforderlich, welcher Rechte und Pflichten beider Seiten regelt. Vielfach bestehen diese Verträge aus Dokumenten, die ausgedruckt von beiden Seiten in Kopie unterschrieben werden, um rechtliche Gültigkeit zu erlangen. Bei Microsoft sucht man eine derartige Möglichkeit zum Abschluss eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung oder auch Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) vergeblich. Heißt das nun, man kann mit Microsoft nicht den erforderlichen Vertrag abschließen, um Office 365 im Unterricht oder für die Teamarbeit der Lehrkräfte zu nutzen?

In Art. 28 heißt es unter Abs. 3

„Die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter erfolgt auf der Grundlage eines Vertrags oder eines anderen Rechtsinstruments nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten, der bzw. das den Auftragsverarbeiter in Bezug auf den Verantwortlichen bindet und in dem Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten, die Kategorien betroffener Personen und die Pflichten und Rechte des Verantwortlichen festgelegt sind. Dieser Vertrag bzw. dieses andere Rechtsinstrument sieht insbesondere vor …“

Schaut man sich diesen Absatz genauer an, sieht man, dass rechtliche Grundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten des Auftraggebers durch den Auftragnehmer nicht zwingend ein Vertrag sein muss, wie man ihn beispielsweise mit seinem Website Hoster abschließt und wie oben beschrieben. Das Wort ODER lässt auch andere Optionen als gleichwertig zu einem Vertrag zu. Möglich ist demnach auch ein anderes Rechtsinstrument nach Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten. Alle drei Optionen erfüllen die Vorgabe nach Art. 28.

Microsoft bietet anstelle eines Vertrages, wie er im deutschen Rechtsraum üblich ist, die sogenannten OST oder Online Service Terms, zu Deutsch Online Service-Nutzungsbedingungen. Alle Volumenlizenzverträge von Microsoft umfassen diese Online Services-Nutzungsbedingungen. Die Volumenlizenzverträge werden abgeschlossen, wenn eine Schule sich für ein Office 365 Paket anmeldet. Das geschieht in einem Dialog ähnlich dem folgenden.

Beispiel Dialog bei der Erstellung eines Office 365 Testabonnement Vertrags.

Wenn das entsprechende Häkchen gesetzt ist, hat der Nutzer den Vertrag abgeschlossen und damit auch die OST angenommen.

Bestandteil der OST sind die sogenannten Standardvertragsklauseln.15Microsoft hat lange Zeit die Standardvertragsklauseln (auch EU Model Clauses genannt) als Grundlage für die Übertragung von Daten für seine Onlinedienste für Unternehmen verwendet. Die EU-Standardvertragsklauseln sind von der Europäischen Kommission bereitgestellte Standardbedingungen, die für die richtlinienkonforme Übertragung von Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verwendet werden können. Microsoft hat die Standardvertragsklauseln mithilfe der Online Services-Nutzungsbedingungen in alle Volumenlizenzverträge integriert. Die Artikel-29-Datenschutzgruppe hat dabei festgestellt, dass die Umsetzung der Standardvertragsklauseln durch Microsoft richtlinienkonform ist. Quelle: DSGVO – häufig gestellte Fragen

Die EU-Standardvertragsklauseln gehören zu den oben erwähnten anderen Rechtsinstrumenten nach dem Unionsrecht. Auch in Art. 28 sind die Standardvertragsklauseln aufgeführt und unter Abs. 6 heißt es

„Unbeschadet eines individuellen Vertrags zwischen dem Verantwortlichen und dem Auftragsverarbeiter kann der Vertrag oder das andere Rechtsinstrument im Sinne der Absätze 3 und 4 des vorliegenden Artikels ganz oder teilweise auf den in den Absätzen 7 und 8 des vorliegenden Artikels genannten Standardvertragsklauseln beruhen, …“

Die EU-Standardvertragsklauseln umfassen die in Abs. 3 und 4 aufgeführten Vorgaben, die vertraglich zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer festzuschreiben sind. Als Standardvertragsklauseln können hierbei solche verwendet werden,

„die entweder unmittelbar von der Kommission erlassen oder aber nach dem Kohärenzverfahren von einer Aufsichtsbehörde angenommen und dann von der Kommission erlassen wurden.“16Erwägungsgrund 81

Bei den von Microsoft in den OST genutzten Standardvertragsklauseln handelt es sich um solche, die von der der Europäischen Kommission bereitgestellt wurden. Ergänzt werden diese Standardvertragsklauseln im Anhang 4 des 35-seitigen Dokuments durch eine Zusicherung von Microsoft, „die Anforderungen an Auftragsverarbeiter gemäß Artikel 28 sowie anderen Artikeln der DSGVO zu erfüllen.17DSGVO – häufig gestellte Fragen Das alles ist im Rahmen der Vorgaben von Art. 28.

Auch vom Inhalt her sollten die OST, alleine durch die Standardvertragsklauseln, den Vorgaben der DS-GVO entsprechen. Da dieser Vertrag nicht nur im Bildungsbereich, sondern auch im Businessbereich zum Einsatz kommt, kann Microsoft sich hier keine Fehler erlauben. Zu allen in Art. 28 geforderten Angaben werden umfassende Aussagen gemacht. Doch wie sieht es mit der Form aus?

Die DS-GVO ist bezüglich der Formvorgaben zum Abschluss eines Vertrages oder anderen Rechtsinstrumentes wesentlich offener als das Bundesdatenschutzgesetz oder das alte Bundesdatenschutzgesetz. In Art. 28 heißt es zur Form in Abs. 9

„Der Vertrag oder das andere Rechtsinstrument im Sinne der Absätze 3 und 4 ist schriftlich abzufassen, was auch in einem elektronischen Format erfolgen kann.“

Es besteht also eine Schrifterfordernis und elektronisches Format ist möglich. Die Fachautoren sind sich einig darin, dass es sich beim elektronischen Format um ein dauerhaftes Format handeln muss, welches auch nicht nachträglich verändert werden kann.18„Als Form für den Abschluss einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gibt Art. 28 Abs. 9 DSGVO die Schriftform oder ein elektronisches Format vor. Dies entspricht der in § 126 b BGB genannten Textform. Entscheidend ist hierbei, dass das ausgewählte Format sicherstellen muss, dass nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen werden. Somit lässt sich eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung z.B. über eine schreibgeschützte PDF-Datei, nicht aber über einfache E-Mails schließen.“ Quelle Die OST entsprechen dieser Formvorgabe. Man lädt sie in der Regel als schreibgeschützte docx Datei herunter.

Eine Unterschrift ist nach der DS-GVO nicht länger erforderlich, um einen rechtswirksamen Vertrag abzuschließen.

„Die Auftragserteilung kann gemäß Art. 28 Abs. 9 DS-GVO in Zukunft auch in einem elektronischen Format erfolgen. Das strenge Schriftformerfordernis (handschriftliche Unterschrift) gilt damit nicht mehr. Ausreichend für das elektronische Format ist jedes elektronische Dokument, das dauerhaft wiedergegeben werden kann (vergleichbar mit der Textform in [§ 126b BGB]).“19sagt der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit RLP in einem Beitrag zur Auftragsverarbeitung.

Die Bestätigung von Seiten des Auftraggebers, hier der Schule, erfolgt bei den OST als Bestandteil der Abschlusses eines Volumenlizenzvertrags durch Setzen eines Häkchens. In den OST gibt es eine eingescannte Unterschrift unter den Standardvertragsklauseln. Verschiedene Fachjuristen kommen zu dem Schluss, dass es nicht einmal dieser eingescannten Unterschrift bedarf. Die Erklärung sollte, da es sich bei der DS-GVO um eine europäische Rechtsnorm handelt, anders als im nationalen Recht unterschriftlos gültig sein.20„Mithin herrscht Einigkeit darüber, dass der europäische Gesetzgeber dem elektronischen Format nicht das Verständnis der deutschen Norm aus dem BGB zugrunde gelegt hat. Vielmehr scheint sich die Ansicht durchzusetzen, dass die Textform nach § 126b BGB den Anforderungen an das elektronische Format i.S.d. Art. 28 Abs. 9 DSGVO genügt. Bei der Textform handelt es sich um eine unterschriftlose Erklärung, die auf einem dauerhaften Datenträger (eine Download-Möglichkeit kann ausreichen) abgegeben wird und gegen nachträgliche Änderungen geschützt ist.“ Elektronischer Vertragsschluss der Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) von Datenschutzkanzlei Es sind allerdings nicht alle Fachleute dieser Meinung. Einigkeit herrscht jedoch zumindest darin, dass es keiner „qualifizierten elektronischen Signatur“ bedarf21Auch aktuelle Aussagen der Europäischen Kommission von September 2018 untermauern die Ansicht, dass eine elektroniche Signatur nicht erforderlich ist: „Eine elektronische Signatur ist für die Rechtswirksamkeit von Verträgen gerade nicht erforderlich. Signaturen sind eines von mehreren Mitteln, um den Vertragsschluss beweisen zu können. Dies bedeutet, dass Autragsverarbeitungsverträge auch „einfach“ elektronisch, zB per PDF Dokument oder über eine Webseite, abgeschlossen werden können.“ Carlo Piltz in Europäische Kommission zum Formerfordernis für Auftragsverarbeitungsverträge nach der DSGVO.

In der aktuellen Situation sollte das von Microsoft angebotene Format den Vorgaben zum Abschluss eines Vertrags oder anderen Rechtsinstrumentes zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO genügen. Diesen Spielraum lassen die Vorgaben zu. Die OST werden online angeboten, die Standardvertragsklauseln als zentrales Element dieser Vereinbarung sind unterzeichnet, und zeigen damit den Willen Microsofts, einen Vertrag mit dem Kunden einzugehen. Der nimmt das Angebot durch Setzen eines Häkchens an und speichert die OST ab oder druckt sie aus.22„Weitergehend kann es bei einer online erfolgenden invitatio ad offerendum ausreichend sein, dass der bestellende Kunde eine Checkbox betätigt und so ein rechtswirksames Angebot auf einen bereitgestellten Vertrag abgeben kann, das der Vertragspartner sodann mit dem Hauptvertrag annimmt, wenn der Vertrag speicher- und druckbar ist.“Koreng/Lachenmann DatenschutzR-FormHdB | 1. Vergleich Auftragsverarbeitung nach dem BDSG und der DS-GVO Rn. 1. – 7. – beck-online

Fazit

Durch Annahme der OST als Bestandteil eines Volumenlizenvertrags zu Office 365 ist aktuell den Vorgaben der DS-GVO nach Art. 28 zum Abschluss eine Vertrages zur Auftragsverarbeitung zwischen Schule als Auftraggeber und Microsoft als Auftragnehmer Genüge getan. Rein Vertraglich sind hier auch die erforderlichen Vorgaben bezüglich des Exports von Daten in Drittstaaten abgedeckt, da Microsoft auch das EU-US Privacy Shield Übereinkommen unterzeichnet hat und eine entsprechende Zertifizierung erhalten hat.

Schulen, die einen Volumenlizenvertrag mit Microsoft abschließen, sollten dabei auf zwei Dinge achten, um im Sinne von Art. 28 den Abschluss eines Vertrags bzw. anderen Rechtsinstrumentes zur Regelung der Auftragsdatenverarbeitung dokumentieren zu können:

  • Die Seite, wo die Vertragsbedingungen zum Volumenlizenzvertrag angenommen werden, sollten mit gesetzen Häkchen ausgedruckt werden.
  • Über den Link zu den OST  sollten die aktuellen Online Service-Nutzungsbedingungen des Monats heruntergeladen und abgespeichert werden.

Wo Fragen bleiben

Ein gänzlich anderes Thema und wesentlich bedeutsamer als der Vertrag ist die Frage, ob Microsoft tatsächlich den vertraglich zugesicherten Angaben gerecht wird bzw. werden kann. Die Aufsichtsbehörden sind sich hier trotz aller Zusicherungen durch und Zertifizierungen von Microsoft nicht sicher. Für sie bleiben Fragen ungeklärt. Aus diesem Grund sprechen sie bisher keine Empfehlung aus. Ein Verbot gibt es jedoch auch nicht von offizieller Stelle, zumindest in NRW. Hierzu an anderer Stelle mehr.

Wer ist verantwortlich?

Auch wenn Microsoft den Formalien eines AVV entspricht und Schulen so rechtswirksam ihrer Pflicht nach Art. 28 nachkommen können, so kann es für Schulen rein rechtlich zum Problem werden, wenn der Vertrag durch den Schulträger abgeschlossen wurde. Das könnte an einigen Stellen der Fall sein. Eine rechtswirksame Vereinbarung im Sinne von Art. 28 Abs. 3 muss immer zwischen dem Verantwortlichen als Auftraggeber und dem Dienstleister als Auftragnehmer abgeschlossen werden. Verantwortlicher ist bei Schulen immer die Schulleitung. Eine nachträgliche Änderung wird vermutlich nahezu unmöglich sein, vor allem, wenn der Schulträger den Vertrag für mehrere Schulen abgeschlossen hat. Schulträger haben oft Volumenlizenzverträge für die kommunalen Verwaltungen abgeschlossen und werden entsprechend EDU Volumenlizenzverträge an die bestehende Instanz anhängen. Auch das wird eine Änderung erschweren bis unmöglich machen.23Ich kenne bisher leider zu wenige aktuelle Beispiel, wie Schulträger dieses regeln, um dieses sicher beurteilen zu können. Gänzlich anders sollte die Sache aussehen, wenn der Schulträger einen Rahmenvertrag mit Microsoft abgeschlossen hat. Tritt eine Schule diesem bei, tut sie dieses in eigener Verantwortung und kann ganz regulär die OST mit Microsoft abschließen.

Links:

Auf die Information nach Art. 13 bei der Anmeldung an der Schule kommt es an

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Bei der Anmeldung von Schülern an einer Schule werden umfänglich personenbezogene Daten erhoben. Entsprechend der Vorgaben von Art. 13 DSGVO Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person sind die Betroffenen zu informieren.

Ist man dieser Informationspflicht nachgekommen und es werden später im Laufe der Schulzeit anlassbezogene Einwilligungen eingeholt, kann auf einen Teil der nach Art. 13 vorgeschriebenen Informationen verzichtet werden, da sie bereits bei der Anmeldung umfänglich gegeben wurden.24„Die Absätze 1, 2 und 3 finden keine Anwendung, wenn und soweit die betroffene Person bereits über die Informationen verfügt.“ Art. 13 Abs. 4 DS-GVO

Bei einer anlassbezogenen Einwilligung könnte man dann auf folgende Punkte verzichten25Achtung – sämtliche andere Informationen müssen gegeben werden, um eine rechtswirksame Einwilligung einholen zu können. und damit die Einwilligung deutlich verkürzen:

  • Kontaktdaten des Verantwortlichen (und eventuell des Vertreters)
  • Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
  • Information über die Rechte der Betroffenen gegenüber der Schule (Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung, Recht auf Datenübertragbarkeit)
  • Bestehen eines Rechts, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird
  • Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

In den Vorlagen für Einwilligungen könnten dann diese Punkte gelöscht werden. Es empfielt sich jedoch, auf die Möglichkeit hinzuweisen, die Informationen entsprechend Art. 13 in der Schule jederzeit zu erhalten oder auf der Schulhomepage einsehen zu können.26Auch ein Hinweis auf den Ablageort auf der Schulhomepage wäre sinnvoll.

Ausführliche Informationen zur Erstellung einer Einwilligung finden sich unter Wie erstellt man eine datenschutzrechtlich korrekte Einwilligung für Schule?

Verarbeitung auf Grundlage einer Interessenabwägung – geht das bei Schulen?

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Nach §§120 – 122 Schulgesetz NRW gibt es nur zwei datenschutzrechtliche Grundlagen, sogenannte Erlaubnistatbestände, für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Schülern, Eltern und Lehrkräften: eine Rechtsvorschrift erlaubt sie oder die Betroffenen willigen ein. In Bezug auf Schüler heißt es deshalb in Abs. 1 §120 SchulG NRW,

„Schulen […] dürfen personenbezogene Daten der Schülerinnen und Schüler, der in § 36 genannten Kinder sowie der Eltern verarbeiten, soweit dies zur Erfüllung der ihnen durch Rechtsvorschrift übertragenen Aufgaben erforderlich ist. […] Andere Daten dürfen nur mit Einwilligung der Betroffenen erhoben werden.“

Die im Schulgesetz aufgeführten Erlaubnistatbestände entsprechen den Buchstaben e und a in Art. 6 der Datenschutz Grundverordnung (DS-GVO). e entspricht dabei der Verarbeitung auf der Grundlage einer Rechtsvorschrift27lit. e „die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;“28Eine entsprechende Vrogabe findet sich auch in §3 Bundesdatenschutzgesetz, „Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch eine öffentliche Stelle ist zulässig, wenn sie zur Erfüllung der in der Zuständigkeit des Verantwortlichen liegenden Aufgabe oder in Ausübung öffentlicher Gewalt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde, erforderlich ist.“ . a entspricht der Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung der betroffenen Person29lit. a „Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben;“.

Auch wenn eigentlich aufgrund der Vorgaben aus dem Schulgesetz klar sein sollte, dass es keine anderen Erlaubnistatbestände gibt, welche in Schule eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten rechtfertigen können, kommt trotzdem immer wieder die Frage auf, ob es für Schulen auch zulässig ist, eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Schülern, Eltern und Lehrkräften auch auf der Grundlage von Art. 6 Buchstabe f30„die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt.“ durchzuführen? Das meint die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen, hier also der berechtigten Interessen der Schule. Kann eine Schule eine Interessenabwägung vornehmen zwischen ihren eigenen Interessen und denen der Betroffenen, und eine Verarbeitung auch ohne Einwilligung oder gesetzliche Grundlage vornehmen, wenn sie zu dem Schluss kommt, dass die Interessen der Schule überwiegen?

Dazu gibt es sogar in der DS-GVO eine Antwort. Direkt unter Buchstabe f findet sich in Art. 6 DS-GVO ein Passus, welcher Behörden von dieser Regelung ausnimmt.

„Unterabsatz 1 Buchstabe f gilt nicht für die von Behörden in Erfüllung ihrer Aufgaben vorgenommene Verarbeitung.“

Eine Schule ist eine öffentliche Stelle und verwaltungstechnisch eine Behörde.31„Im Schulbereich ist Behörde im Sinne des Hessischen Verwaltungsverfahrensgesetzes (HVwVfG) jede Schule in öffentlicher Trägerschaft, …“ ), in Raabe, Schulleitung Online, Verwaltungsakt-Rechtsbegriff. Entsprechend ist die Ausnahme auf Schulen in öffentlicher Trägerschaft anzuwenden.

In einem Dokument des Europäischen Rates325419/1/16 REV 1 S. 2733Eine gleichlautende Aussage findet sich auch in Erwägungsgrund 47 wird erläutert, warum Art. 6 lit. f nicht auf Behörden angewendet werden soll:

„Da es dem Gesetzgeber obliegt, per Rechtsvorschrift die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Behörden zu schaffen, sollte diese Rechtsgrundlage nicht für Verarbeitungen durch Behörden gelten, die diese in Erfüllung ihrer Aufgaben vornehmen.“

Diese „Ausnahme ist dem Grundsatz des Gesetzesvorbehalts geschuldet“34Buchner / Petri in Kühling / Buchner Art. 6 Rn. 157

Das heißt, für Verarbeitungen von personenbezogenen Daten, welche eine Schule in Erfüllung ihrer Aufgaben, vornimmt, ist Art. 6 lit. f nicht anwendbar, denn hier ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten das SchulG NRW und daraus abgeleitete Verordnungen. Schulen können demnach in dem Bereich, wo es um die Erfüllung ihrer Aufgaben als Schule geht, keine Verarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung vornehmen.

Die DS-GVO kann durchaus in bestehende datenschutzrechtliche Vorgaben eingreifen, wie das etwa bei der Einschränkung der Einwilligungsfähigkeit von Kindern und Jugendlichen entsprechend Art. 8 Abs. 1 der Fall ist. Sie kann aber keine neuen Erlaubnistatbestände in bestehende Regelungen einführen. Und selbst wenn dieses möglich wäre, so ist von der DS-GVO für den in Frage stehenden Bereich, die Interessenabwägung, nicht einmal vorgesehen.

Sind Einwilligungen jetzt nur noch ab 16 Jahren möglich?

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Die europäische Datenschutz Grundordnung berücksichtigt den Schutz der personenbezogenen Daten von Kindern und Jugendlichen besonders und hat deshalb, zum Selbstschutz der Kinder, mit einer Altersvorgabe geregelt, ab wann sie eine rechtswirksame Einwilligung abgeben können. In Art. 8 Abs. 1 wird ein Mindestalter angegeben und unter welchen Bedingungen diese Vorgabe gilt. An vielen Stellen liest man, dass dadurch nun rechtswirksame Einwilligungen von Kindern generell erst ab Vollendung des 16. Lebensjahres abgegeben werden können. Bisher gängige Praxis in Schulen war, dass man die Entscheidung, ob ein Kind eigenständig eine Einwilligung abgeben kann, von der Einwilligungsfähigkeit abhängig machte, unter Berücksichtigung der Komplexität der Datenverarbeitungsprozesse und der Tragweite der mit einer Einwilligung verbundenen Entscheidung. Die Einwilligungsfähigkeit setzte man so bei etwa 14 bis 15 Jahren an. Bei nicht gegebener Einwilligungsfähigkeit war dann die Zustimmung bzw. Einwilligung der Eltern einzuholen.

Ist es nun seit Mai 2018 tatsächlich so, dass unsere Schülerinnen und Schüler jetzt grundsätzlich erst ab Vollendung des 16. Lebensjahres eine rechtswirksame Einwilligung abgeben können, egal ob es sich um Fotos für die Schulhomepage handelt oder um die Anmeldung an einer Plattform im Internet? Dieser Frage geht der Themenbeitrag Auswirkungen der DS-GVO auf die Einwilligungsfähigkeit von Schülern nach.