Müssen Schulen einen Datenschutzbeauftragten an die Aufsichtsbehörden melden?

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Pflicht zur Meldung des Datenschutzbeauftragten an die Aufsichtsbehörden

Nach Art 37 Abs 7 der DS-GVO veröffentlicht der Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten 1Siehe dazu auch den Beitrag Muss der Datenschutzbeauftragte auf die Schulhomepage? 2Siehe auch FAQ zum Datenschutzbeauftragten; Nr. 14 – der LDI NRW < und

„teilt diese Daten der Aufsichtsbehörde mit.“

Diese Vorgabe gilt auch für öffentliche Stellen wie Schulen. Für die Aufsichtsbehörde ist diese Meldung von Bedeutung, da der Datenschutzbeauftragte nur so in der Lage ist seiner Tätigkeit als Anlaufstelle für die Aufsichtsbehörde effektiv nachgehen zu können (vgl. Artikel 39 Absatz 1 Buchstabe e) DS-GVO).

Praktische Umsetzung bei Schulen – offene Fragen

Bisher ist leider nicht klar, ob jede einzelne Schule diese Meldung separat für sich machen muss. Schulen in NRW brauchen keine eigenen Datenschutzbeauftragten, denn es gibt die behördlich bestellten schulischen Datenschutzbeauftragten. In jedem Kreis bzw. jeder kreisfreien Stadt wurde dafür eine zuständige Person benannt. Teilweise sind es auch zwei Personen, die sich diese Zuständigkeit teilen. Alle diese Personen sind dem MSB bekannt (siehe Übersicht Behördliche Datenschutzbeauftragte) wie auch den fünf Bezirksregierungen.

In NRW gibt es 5.105 öffentliche Schulen3siehe Statistik-TELEGRAMM 2017/18. Würde jede einzelne eine Meldung machen, wären es entsprechend viele Meldungen. Da jeder behördliche Datenschutzbeauftragte für mehrere Schulen zuständig ist, würde jede dieser Personen x-fach gemeldet.

Von daher macht es eher Sinn, wenn das MSB jetzt am Start einmal die Aufsichtsbehörde, die LDI NRW, informiert. Das wäre eine Meldung. Spätere Änderungen werden dann entweder die Kreise bzw. kreisfreien Städte oder die Bezirksregierungen mitteilen. Dass jede Schule dieses für sich übernimmt, führt zu einer unnötigen Flut an Meldungen und Arbeit. Übernehmen die Kreise und kreisfreien Städte diese Aufgabe, geht es um 52 behördliche Datenschutzbeauftragte plus eventuell deren Vertreter.

Mitteilungen an die LDI NRW werden ab dem 25. Mai 2018 möglich sein. Nach einer Information der LDI NRW soll es dazu dann eine Möglichkeit zur Online-Meldung über die Homepage der Aufsichtsbehörde geben.

Wird der Datenschutzbeauftragte nicht gemeldet, so stellt dieses bereits einen Verstoß gegen die Vorgaben der Datenschutzgesetzgebung dar.

Abwarten empfohlen

Es soll für den Start eine Übergangsfrist geben. Dieses ist auf der Homepage der LDI NRW bekanntgegeben.

WICHTIGER HINWEIS: Wir beabsichtigen, unterlassene Meldungen der Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten während einer Übergangszeit bis zum 31.12.2018 nicht als Datenschutzverstöße zu verfolgen oder zu ahnden.

Das MSB hat sich bisher nicht zu der Frage geäußert, wie die Meldung praktisch umgesetzt werden soll, ob es eine erste Meldung durch das MSB gibt oder die Bezirksregierungen. Da bis zum 31.12.2018 eine Übergangsfrist besteht, empfehle ich Schulen in NRW (bis zur Klärung dieser Frage) zunächst einige Wochen abzuwarten. Es wird hier sicher noch eine Mitteilung von Seiten des Ministeriums oder der Bezirksregierungen geben. Natürlich steht es jeder Schule frei, ihren Datenschutzbeauftragten direkt nach dem 25.05.2018 zu melden. Es ist kein Schaden.

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