Austausch Grundschule und Kinderarzt

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Liegen bei Schülerinnen und Schülern gesundheitliche Beeinträchtigungen vor, welche die schulische Entwicklung des Kindes unter Umständen beeinträchtigen, kann es sinnvoll sein, wenn die Grundschule eine Möglichkeit erhält, sich mit dem das Kind behandelnden Kinderarzt bzw. seiner Kinderärztin auszutauschen, um das pädagogische Handeln abzustimmen.

Beide Seiten, Schule wie auch Kinderärzte, sind jedoch der Schweigepflicht unterworfen und dürfen keine Informationen miteinander austauschen, auch wenn das sinnvoll und im Sinne des Kindes wäre. Die rechtliche Grundlage für einen Informationsaustausch ist eine Schweigepflichtentbindung durch die Erziehungsberechtigten. Sie ermöglicht, falls gewünscht, den Austausch in beide Richtungen. Die folgende Vorlage ist hierfür gedacht und entsprechend anpassbar.

Weitere Informationen zum Thema Schweigepflicht im Gegensatz zu Datenschutz finde sich im Beitrag Datenschutz und Schweigepflicht.

 

Austausch von Grundschule und Kita

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Zwischen Grundschule und weiterführenden Schulen findet ein regelmäßiger Austausch statt. Es geht darum, dass Lehrkräfte der Grundschulen ihren Kolleginnen und Kollegen an den aufnehmenden weiterführenden Schulen hilfreiche Informationen zu den ehemaligen Grundschülern geben. Dieses findet im Rahmen von Erprobungsstufenkonferenzen statt und ist durch § 10 Abs. 4 BASS 13-21 Nr. 1.1 legitimiert. Dort heißt es

(4) Für Zusammensetzung, Stimmberechtigung und Verfahren der Erprobungsstufenkonferenzen gilt § 50 Absatz 2 Schulgesetz NRW. Den Vorsitz führt die Schulleiterin oder der Schulleiter oder eine mit Koordinierungsaufgaben beauftragte Lehrkraft. Die Lehrkräfte, die die Schülerin oder den Schüler in der Grundschule unterrichtet haben, können an den Erprobungsstufenkonferenzen teilnehmen.

 

Es braucht also keine Einwilligung der Erziehungsberechtigten.

Anders sieht dies aus, wenn Informationen zwischen Kita und Grundschule ausgetauscht werden sollen. Möchte die Kita der Grundschule schriftliche Unterlagen aus ihrer Dokumentation an die Grundschule übergeben, so braucht es dazu eine Einwilligung der Erziehungsberechtigten in die Übermittlung von personenbezogenen Daten. Diese muss gegenüber der Kita abgegeben werden, da sie in diesem Fall die Daten verarbeitende Stelle und damit verantwortlich ist.

Geht es nur um einen mündlichen Austausch, so reicht dafür eine Entbindung von der Schweigepflicht. Diese kann auch von Seiten der Grundschule eingeholt werden. Die Vorlage ist entsprechend ausgelegt. Nach den Hinweisen zur Nutzung folgt eine Alternativversion mit einer kleinen Abänderung bezüglich der Angabe der Kita. Statt einer handschriftlichen Eintragung durch die Eltern, kann die Schule hier eine Liste der infrage kommenden Kitas anlegen und die Eltern kreuzen dort die Kita ihres Kindes an.

Benötigt die Schule eine Entbindung von der Schweigepflicht für einen Facharzt oder eine andere Person oder Stelle, dann empfiehlt es sich, ein anderes Formular zu nutzen oder das obige entsprechend abzuwandeln.

Datenschutz und Schweigepflicht

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In Schule kommt im Zusammenhang mit dem Thema Entbindung von der Schweigepflicht immer wieder die Frage danach auf, ob es dabei auch einen Zusammenhang mit dem Datenschutz gibt. Die Frage kann nicht immer mit nein beantwortet werden. Die Schweigepflicht ist vor allem im Bereich der Schulsozialarbeit von Belang. Die Vorgaben des Datenschutzes gelten jedoch auch dort.

Sozialpädagogische Mitarbeiter, oft auch als Schulsozialpädagogen bezeichnet, wie sie sich vor allem an größeren Schulsystemen finden, gehören nach §58 SchulG NRW wie Lehrkräfte und die Schulleitung zum Schulpersonal.1Weitere Informationen zu Sozialpädagogischen Mitarbeitern an Schulen, welche auf Stellen des Landes Nordrhein-Westfalen an Schulen beschäftigt sind, finden sich im RdErl. d. Ministeriums für Schule und Weiterbildung
v. 23.01.2008 – Beschäftigung von Fachkräften für Schulsozialarbeit in Nordrhein-Westfalen
  Entsprechend unterliegen sie der datenschutzrechtlichen Verantwortung der Schulleitung. Dass Schulsozialpädagogen zum Schulpersonal gehören, hat auch datenschutzrechtliche Auswirkungen. In einigen Bundesländern mit anderen Modellen der Schulsozialarbeit wird diese von externen Trägern geleistet. Liegt  dort keine Rechtsgrundlage für eine Übermittlung von personenbezogenen Daten im Schulgesetz vor, muss die Schule eine Einwilligung der Betroffenen einholen, bevor sie beispielsweise die Kontaktdaten der Eltern an die Schulsozialarbeit weitergeben darf.2Das ist z.B. in Sachsen Anhalt der Fall. Durch ihre Zugehörigkeit zum Schulpersonal ist solches in Schulen in NRW nicht erforderlich. Wie auch Lehrkräfte wirken sie als im Landesdienst stehende Mitarbeiter “bei der Bildungs- und Erziehungsarbeit mit.”3siehe §58 SchulG NRW . Auch wenn Schulsozialarbeiter in der VO-DV I § 4 Abs. 6 nicht unter den Personen geführt werden, welche das Schülerstammblatt und den sonstigen Datenbestand einsehen dürfen, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist, kann Schulleitung ihnen dieses genehmigen.4 siehe VO-DV I § 6 Abs. 6Die Genehmigung erteilt im Einzelfall oder generell die Schulleiterin oder der Schulleiter.” Das macht Sinn, denn immerhin sind Schulsozialpädagogen nach §71 SchulG NRW Mitglieder der Klassenkonferenz, wie auch der Lehrerkonferenz (§68 SchulG NRW). Ohne Einblick in die personenbezogenen Daten von Schülern und Eltern könnten sie einen Teil ihrer Aufgaben nicht erfüllen.

Während verbeamtete Lehrkräfte wie auch Lehrkräfte im Tarifbeschäftigungsverhältnis zur Verschwiegenheit verpflichtet sind5siehe ADO §3 Abs. 2 Satz 2 (Beamte) und ADO §3 Abs. 4 und TV-L §3, geht es bei Schulsozialpädagogen im Rahmen ihrer Tätigkeit um die Schweigepflicht. Entsprechend heißt es im RdErl. d. Ministeriums für Schule und Weiterbildung v.  unter 3.9

“Das Gebot der Schweigepflicht gemäß § 203 Strafgesetzbuch – Verletzung von Privatgeheimnissen – ist zu beachten.”

Sollen Schulsozialpädagogen im Rahmen ihrer Tätigkeit beispielsweise mit externen Stellen zusammenarbeiten, ob es sich dabei um Ärzte handelt oder um Schulpsychologen, das Jugendamt oder anderen außerschulischen Beratungsinstitutionen, geht es meist um mehr als die Übermittlung von personenbezogenen Daten. In Gesprächen haben die betroffenen Schüler oder Eltern der sozialpädagogischen Fachkraft Geheimnisse anvertraut z.B. über Ängste, Sorgen, Probleme oder häusliche Zustände. Um diese Informationen im Austausch mit externen Stellen nutzen zu können, braucht die Fachkraft eine Entbindung von der Schweigepflicht. Gleiches gilt entsprechend auch für Lehrkräfte, wenn diese persönlich in Beratungsgespräche mit externen Stellen eingebunden sind.

Datenschutz und Schweigepflicht sind, das ist aus den bisherigen Ausführungen hoffentlich deutlich geworden, zwei sehr verschiedene Dinge.

Unterschiede zwischen Schweigepflicht und Datenschutz bezogen auf Schule
Schweigepflicht:

• entspringt §203 StGB
• Verletzung von Privatgeheimnissen
• richtet sich direkt an die Fachkraft und gilt für jeden Beschäftigten der Schule
• nur natürliche Personen können sich strafbar machen
• Informationen: „anvertraute Geheimnisse“ z.B. über häusliche Verhältnisse,
Gewalt, persönliche Befindlichkeiten, Familienprobleme, sexuellen
Missbrauch,  …
• die Entbindung von der Schweigepflicht bedarf keiner Formerfordernisse
Datenschutz:
• betrifft das Recht auf informationelle Selbstbestimmung.
• ist in NRW geregelt durch: SchulG NRW, VO-DV I & II, DSG NRW, BDSG, DS-GVO, SGB I, VIII, X
• richtet sich an die Schule als Institution
• Informationen: i.d.R.„erhobene Daten“, bei der Anmeldung an der Schule und im Schulalltag6Es geht also um alles, was zum Datenbestand der Schule gehört, vom Schülerstammblatt bis zu Zeugnissen, geschriebenen Tests und Klassenarbeiten, Schriftverkehr mit Eltern, Protokollen über Besprechungen und Beratungsgespräche, … • die Einwilligung in die Datenübermittlung muss schriftlich erfolgen; es gibt Formerfordernisse

Sowohl der Schweigepflicht als auch dem Datenschutz geht die Anzeigepflicht vor.7Diese Informationen orientieren sich an der Broschüre Datenschutz und Schweigepflicht in der Schulsozialarbeit

Ob es im Alltag der Schule nun eine Einwilligung der Betroffenen zur Übermittlung von personenbezogenen Daten braucht, eine Entbindung von der Schweigepflicht oder eine Kombination von beiden, hängt vom jeweiligen Fall ab. Je nach Gegenstand und Alter des betroffenen Schülers kann die Einwilligung bzw. Entbindung von der Schweigepflicht vom Schüler selbst vorgenommen werden oder braucht zusätzlich die Zustimmung der Eltern.

Die beiden folgenden Vorlagen sind von anderen Stellen übernommen und in Teilen angepasst. Bei der ersteren geht es ausschließlich um die Schweigepflicht. Die zweite beinhaltet auch eine Einwilligung in die Datenübermittlung.8Bevor eine Einwilligung eingeholt wird, sollte immer geprüft werden, ob die Betroffenen die erforderlichen Unterlagen aus der Schule nicht selbst in Kopie an die entsprechende Stelle übergeben können. Damit ist die Schule bezüglich der Übermittlung aus der Verantwortung und erspart sich die erforderliche datenschutzrechtliche Dokumentation.

Vorlagen

Vertiefende Informationen

Wer sich mehr mit der Thematik auseinandersetzen möchte, dem sei die hervorragende Broschüre Datenschutz und Schweigepflicht in der Schulsozialarbeit.pdf aus Sachsen empfohlen. Man sollte hierbei jedoch beachten, dass in Sachsen – anders als in NRW – die Schulsozialarbeit von externen Mitarbeitern geleistet wird. Da diese eben keine schulischen Mitarbeiter sind mit einer rechtlichen Stellung, welche der in NRW vergleichbar ist, muss an Schulen in Sachsen bereits eine Einwilligung zur Datenübermittlung vorliegen, damit die Schule die Kontaktdaten eines Schülers und seiner Eltern an die Schulsozialarbeit zu einer Kontaktaufnahme von dieser Seite übermitteln darf. 

Einwilligungen Schule (NRW)

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Datenschutzrechtliche Einwilligungen

Schulen dürfen viele personenbezogenen Daten auf gesetzlicher Grundlage verarbeiten. Für alle anderen personenbezogenen Daten, die eine Schule verarbeiten möchte, braucht es eine datenschutzrechtliche Einwilligung. Bitte beachten Sie, dass diese Einwilligungen auf die schulrechtlichen Vorgaben von NRW ausgelegt sind.1Je nach Bundesland sind einige Einwilligungen nicht erforderlich oder müssen entsprechend der rechtlichen Vorgaben der jeweiligen Schulgesetze und abgeleiteten Dienstanweisungen modifiziert werden.

Allgemeine Einwilligung personenbezogene Daten, Fotos & Videos

Wenn es um die Nutzung von personenbezogenen Daten im allgemeinen Rahmen geht, für die Presse und die Schulhomepage, wie auch die unterrichtliche Nutzung von Videoaufnahmen, dann genügt diese Einwilligung. Für alle darüber hinausgehenden Nutzungen ist eine gesonderte, anlassbezogene datenschutzrechtliche Einwilligung einzuholen.

Beispiele dafür finden sich unter Download weitere Einwilligungen (NRW)2Die Sammlung dort wird ergänzt, wie der Bedarf entsteht.

Die Einwilligung ist durch die Schulleitung zu unterschreiben (am besten vor dem Vervielfältigen). Zu ergänzen ist auch die URL der Schulhomepage. Für Videoaufnahmen im Rahmen des Sportunterrichts oder sonstigen Unterrichts ist ein Zweck zu definieren. Aufnahmen dürfen dann auch nur diesem Zweck entsprechend gemacht werden. Als Datenschutzbeauftragter wird der behördlich bestellte DSB eingetragen.

Diese Einwilligungen entsprechen den Vorgaben der Datenschutz Grundverordnung und wurden aus Vorlagen aus BaWü adaptiert.3Siehe auch Datenschutz an Schulen, Formulare.

Allgemeine Einwilligung personenbezogene Daten & Fotos (ohne Videos)

Nicht jede Grundschule möchte Videos zu Unterrichtszwecken nutzen. Dafür gibt es die Version ohne Einwilligung für Videoaufnahmen.

Einwilligung Schüler für die Anfertigung von Fotos und Veröffentlichung mit alphabetischer Namensliste

Diese Einwilligung ist nutzbar, wenn es um Fotos/ Gruppenfotos und Veröffentlichungen im Rahmen der Entlassung geht. Für andere Zwecke ist die Einwilligung leicht anzupassen. Anders als die anderen Einwilligungen ist diese auf unbegrenzte Gültigkeit ausgelegt, wie das bei Entlassbildern Sinn machen kann.

Einwilligung Schüler für die Anfertigung von Fotos für eine Fotowand und Klassenfotos für die Klasse

Ein Beispiel für eine anlassbezogene Einwilligung. Es geht darum, Fotos für eine Fotowand in der Schule anzufertigen und Klassenfotos, die an Mitschüler und Lehrkräfte in der Klasse ausgegeben werden sollen.

Einwilligung Schüler für die Anfertigung von Videoaufzeichnungen innerhalb des Unterrichts

Der exakte Zweck ist in der Einwilligung anzugeben. Für spätere Unterrichtsvorhaben, die einen anderen Zweck haben, ist eine neue angepasste Einwilligung einzuholen.

Einwilligung Schüler für die Verarbeitung von Daten zwecks Erstellung eines Schülerausweises

Firmen bieten als Service das Anfertigen von Schülerausweisen im Scheckkartenformat an. Das geht nicht ohne eine umfassende Erklärung über die geplante Datenverarbeitung und auch die (eventuelle) Beauftragung eines Fotografen mit der Anfertigung des für den Schülerausweis notwendigen Fotos. Die personenbezogenen Daten, die auf den Schülerausweis kommen, sind entsprechend anzupassen.4Im November 2018 habe ich diese Einwilligung verändert. Es entfällt die Einwilligung in die Übermittlung an die Firma, da es sich hier um eine Datenverarbeitung im Auftrag handelt. Eine Einwilligung in die Verarbeitung ist jedoch trotzdem erforderlich mit einer umfassenden Information in die Erstellung im Auftrag durch eine Firma. Hintergrund: Bei der LDI NRW vertritt man die Meinung, dass es sich bei der Anfertigung von Schülerausweisen auf Wunsch der Schüler um eine Aufgabe der Schule handelt und eine Anfertigung durch eine Firma von daher nur im Rahmen eines  Auftragsverarbeitungsvertragtes erfolgen kann, womit “Übermittlung” nicht zutreffend ist.

Für Schulen, welche ihre Schülerausweise selbst erstellen, sind die folgenden Anträge mit Einwilligung gedacht.

Einwilligung Lehrkräfte personenbezogene Daten (mit Einwilligung Funktionsdaten)

Auch wenn nach  §§ 12 und 9 Absatz 3
Informationsfreiheitsgesetz Nordrhein-Westfalen dienstliche Kommunikationsdaten auch ohne Einwilligung der Lehrkräfte auf der Schulhomepage veröffentlicht werden können, empfiehlt es sich vielleicht, doch lieber eine Einwilligung einzuholen, um den Frieden im Kollegium zu wahren.

Einwilligung Lehrkräfte personenbezogene Daten (ohne Einwilligung Funktionsdaten)

Diese Einwilligung geht von §§ 12 und 9 Absatz 3 Informationsfreiheitsgesetz Nordrhein-Westfalen aus, wonach dienstliche Kommunikationsdaten auch ohne Einwilligung der Lehrkräfte auf der Schulhomepage veröffentlicht werden können. Siehe dazu auch den Beitrag “Welche personenbezogenen Daten von Lehrkräften dürfen OHNE Einwilligung auf die Schulhomepage?” Die Einwilligung informiert darüber und räumt die Möglichkeit ein, zu widersprechen, wenn diesem schutzwürdige Belange entgegenstehen.

Einwilligung Lehrkräfte – freiwillige Angaben

Ahnlich wie bei Schülern gibt es auch bei Lehrkräften einige personenbezogene Daten, deren Angabe freiwillig ist. Entsprechend dürfen diese Daten auch nur verarbeitet werden, wenn die Einwilligung dafür nachgewiesen werden kann. Das sind Angaben zu besonderen Kenntnissen und Erfahrungen.5VO-DV II Anlage 2, Fußnote (1) Angabe ist freiwillig und kann widerrufen werden.). Bei der privaten E-Mail Adresse, Fax6VO-DV II Anlage 1 Nr. 1.10 und Wünschen zum Unterrichtseinsatz7VO-DV II Anlage 1 Nr. 7.8 ist eine Einwilligung nur zu dokumentieren, wenn die Angaben im Einzelfall nicht erforderlich sind, aber freiwillig erfolgen.8Ob man diese Einwilligung einholen sollte, um sich abzusichern, muss jede Schule für sich entscheiden. Rein formal wäre sie nach der DS-GVO erforderlich, da die Angabe von besonderen Kenntnissen und Erfahrungen nach der VO-DV II auf jeden Fall freiwillig ist. Das entspricht einer Verarbeitung nach Art. 6 lit. a – Verarbeitung auf der Grundlage einer Einwilligung. Eine solche ist immer nachzweisen, vor allem, wenn Daten digital verarbeitet werden, d.h. hier, wenn die Schulleitung diese Informationen in ihrer Akte der Schulleitung digital speichert.

Einwilligung Lehrkräfte – elektronische Schließanlage

Schulträger setzen heute zunehmend auf elektronische Schließanlagen zur Zutrittssicherung der Schulgebäude. Da eine solche Schließanlage und die zugehörige Verwaltungssoftware personenbezogene Daten verarbeiten, ist eine Einwilligung erforderlich. Diese wird durch Hinweise zur Nutzung ergänzt. Bitte beachten Sie, dass der datenschutzkonforme Betrieb einer elektronischen Schließanlage in NRW nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich ist. 9Weitere Hinweise darauf finden sich im Anhang der Einwilligungsvorlage und im Beitrag Elektronische Schließanlagen in Schulen – ein Problem – zwei Sichten

Einwilligung Lehrkräfte – Kollegiumsliste

Eine Kollegiumsliste, welche über dienstliche Informationen hinaus auch private Daten enthält, setzt eine Einwilligung der Betroffenen voraus, wenn sie im Kollegium veröffentlicht werden soll, da dieses einer Übermittlung an Dritte gleichkommt. Die Vorlage enthält zwei alternative Vorlagen, eine für eine ganz normale Einwilligung, bei welcher die Lehrkräfte die Daten in die Einwilligung eintragen, welche sie in der Kollegiumsliste zulassen, und die andere eine Datenschutzinformation und eine Liste. Die Einwilligung wird dort durch die Eintragungen in die Liste abgegeben.

Einwilligung Erziehungsberechtigte zusätzliche Daten zur Erreichbarkeit

Nach VO-DV I Anlage I dürfen bestimmte Daten der Erreichbarkeit von Erziehungsberechtigten nur mit einer Einwilligung verarbeitet werden. Das sind die Faxnummer am Wohnort, die private E-Mail Adresse und die Telefonnummer am Arbeitsplatz. Eine Einwilligung ist auch für die Verarbeitung von Notfallinformationen erforderlich. In der zweiten Version ist die Vorlage ergänzt um eine Einwilligung zur Nutzung von Daten für eine Klassenliste, die an die Eltern in der Klasse verteilt werden darf.

Anmeldebogen Grundschule mit Einwilligung zusätzliche Daten zur Erreichbarkeit

Wer Papier sparen möchte, ist mit diesem Anmeldebogen richtig, denn er erhebt nicht nur die üblichen Informationen, sondern auch die zusätzlichen Daten zur Erreichbarkeit und holt zu deren Nutzung durch die Schule eine Einwilligung ein. Dazu kommt noch eine Einwilligung zur Nutzung von Informationen für eine Klassenliste, welche an alle Eltern der Klasse ausgegeben wird, und das alles auf nur zwei Seiten. Wichtig! Dieser Vordruck kann nur in Kombination mit dem passenden Informationen zur Datenverarbeitung genutzt werden. Detaillierte Erklärungen sind dem Vordruck als 3. Seite angefügt.

Einholen von Einwilligungen Grundschule für Medienarbeit im Unterricht und Veröffentlichungen in Form eines Heftes

Das Heft informiert über die  Arbeit mit Bild, Ton und Video im Unterricht, mögliche Präsentationen der Ergebnisse sowie die Öffentlichkeitsarbeit der Schule und holt für alles dieses die erforderlichen Einwilligungen ein. Eine ausführlichere Erklärung findet sich unter Das Einholen von Einwilligungen attraktiv gestalten.

Einwilligung zur Übermittlung von personenbezogenen Daten von Schülern zur Erstellung einer Schülerfahrkarte

Ob und wann eine Einwilligung erforderlich ist, hängt davon ab, wer der Empfänger ist, der Schulträger oder ein Verkehrsunternehmen. Je nach Auslegung der rechtlichen Vorgaben kann auch bei der Vergabe eines Schülertickets an alle Schüler, auch die ohne gesetzlichen Anspruch, eine Einwilligung erfordern. Siehe hierzu den Beitrag: Schülerfahrverkehr – wann braucht es eine Einwilligung in die Datenübermittlung?

Einwilligung Schüler/ Lehrkräfte – schulisches WLAN

Diese Einwilligung deckt den Fall ab, dass mit privaten Endgeräten und/ oder schulischen Leihgeräten auf ein verwaltetes schulisches WLAN mit individualisierten Zugängen zugegriffen wird.

Einwilligung Schüler in Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung des pädagogischen Netzes und schulischen WLAN (BYOD) + Feld für Nutzungsvereinbarung und Anerkennung derselben

Dieses Formular besteht aus zwei Teilen. Im ersten Teil findet sich vorbereitet Platz für eine Nutzervereinbarung zur Nutzung des pädagogischen Netzes und eine Nutzervereinbarung zur Nutzung des schulischen WLAN mit einem eigenen Gerät (BYOD). Darunter finden sich die entsprechenden Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten entsprechend Art. 13 DS-GVO. Auf diesen ersten Teil, der beim Nutzer verbleibt, nimmt das letzte Blatt bezug. Hier findet sich die Anerkennung der Nutzervereinbarung und die Einwilligung in die Datenverarbeitung. Nutzervereinbarungen für das pädagogische Netz und schulische WLAN findet man im Internet leicht, passt sie an und setzt sie im ersten Teil ein. Bei den Angaben  entsprechend Art. 13 DS-GVO sollte man die Kategorien personenbezogener Daten auf die technischen Gegebenheiten der Schule anpassen. Der gesamte Vordruck lässt sich leicht anpassen, indem man etwa den WLAN Teil herausnimmt, wenn solches nicht benötigt wird.

Einwilligung Schüler in Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung des pädagogischen Netzes und von Office 365 + Nutzungsvereinbarung

Viele Schulen nutzen mittlerweile Office 365, teilweise in der ProPlus Variante. In der Regel hat die Schule auch ein pädagogisches Netz, in welchem lokal gearbeitet werden kann, über welches jedoch auch ein Zugang zu Office 365 möglich ist. Damit dieses datenschutzrechtlichen Anforderungen genügt, braucht es eine Nutzungsvereinbarung und eine Einwilligung. 11Die Vorlage müsste gegebenenfalls noch um einen Antrag auf den ProPlus Zugang ergänzt werden, je nach dem welches Modell genutzt wird. In einigen Kommunen, zahlt der Schulträger und man kann den ProPlus Zugang mit Annahme der Nutzungsvereinbarung und Einwilligung ausgeben. Manche Kommunen erwarten eine finanzielle Beteiligung. Hier müsste eine Anpassung erfolgen.

Einwilligung Schüler in Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von G Suite for Education + Nutzungsvereinbarung

Auch die G Suite for Education erfreut sich an Schulen trotz Vorbehalten zunehmender Beliebtheit. Die Plattform, die mittlerweile das C5 Testat des BSI vorweisen kann, wird komplett online genutzt. Diese Einwilligung ist mit einer Nutzungsvereinbarung kombiniert, welche sicherstellt, dass die Plattform mit geringem Risiko für die Betroffenen genutzt wird. Sie berücksichtigt außerdem die geänderte Rechtslage durch das Ende des EU-US Privacy Shield.

Einwilligung Schüler in Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von Apple iPads mit managed Apple ID

iPads werden mittlerweile an vielen Schulen genutzt. Spätestens wenn mit managed Apple IDs gearbeitet wird, etwa wenn es um shared iPads geht, muss über die erforderliche Verarbeitung von personenbezogenen Daten informiert und eine Einwilligung eingeholt werden. Hierbei ist dann ASM zu berücksichtigen und das genutzte MDM, in diesem Fall JamfSchool. Da MDM zur Verwaltung von iOS Geräten in ihren Funktionen oft ähnlich sind, kann die Vorlage leicht angepasst werden. Eine mit einer Nutzungsvereinbarung kombinierte Vorlage ist in Vorbereitung.

Nutzungsvereinbarung – Einwilligung – NextCloud

Die open source Plattform NextCloud ist eine sehr datenschutzfreundliche Cloud-Lösung für Schulen, um Teamarbeit im Kollegium zu gestalten wie auch sie im Unterricht mit Schülern zu nutzen. Hier wird von einer NextCloud ausgegangen, die von einem Dienstleister betrieben wird. Weitere Infos unter NextCloud – Plattform – Datenschutz für Schulen mit Open Source.

Nutzungsvereinbarung – Einwilligung – IServ

IServ ist ein Schulserver, der ganz klassisch in der Schule betrieben werden kann, mittlerweile jedoch auch als reine Cloud Version verfügbar ist. Er ist modular aufgebaut und setzt dabei auf viele Open Source Komponenten. Auch lokal betriebene IServ sind über ein Webportal von überall aus erreichbar. Als Schulserver ist IServ für die Organisation, Durchführung und Vor- und Nachbereitung von Unterricht sowie die damit zusammenhängende Kommunikation konzipiert. Eine Nutzung für schulinterne Verwaltungsaufgaben und die pädagogische Dokumentation ist dabei nicht vorgesehen. Auch wenn IServ auf seiner Seite viele Unterlagen bereithält, gibt es aufgrund mehrfacher Nachfrage hier Vorlagen.

Einwilligung Schüler in die Teilnahme an einer wissenschaftlichen Untersuchung/ Befragung

Die Teilnahme an wissenschaftlichen Untersuchungen und Befragungen ist nach §120 Abs. 4 SchulG NRW nur mit Einwilligung der Betroffenen zulässig. Die folgende Vorlage muss auf die jeweilige Situation angepasst werden. Wichtig ist dabei, dass die Betroffenen eine informierte Entscheidung treffen können.12Sehr nützlich in dem Zusammenhang ist eine Checkliste aus Rheinland Pfalz, die man als Schule vor Einholen der Einwilligung unbedingt berücksichtigen sollte.

Leseplattform Antolin

Der Westermann Verlag stellt die Plattform Antolin zur Verfügung. Die Verarbeitung der dafür erforderlichen Daten ist nur mit Einwilligung zulässig. Die beiden Vorlagen lassen sich auch leicht auf andere Angebote des Verlages wie Zahlenzorro anpassen.13Die passende Dokumentation für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten findet sich unter Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Einwilligung und Entbindung von der Schweigepflicht

Wann es einer Einwilligung in die Übermittlung von personenbezogenen Daten bedarf und wann einer Entbindung von der Schweigepflicht wird im Datenschutz und Schweigepflicht erklärt.

In einigen Situation kann auch ein kombiniertes Formular erforderlich sein.

Für die Entbindung von der Schweigepflicht zwischen Kita und Grundschule ist die folgende Vorlage gedacht. Weitere Infos zur Thematik unter Austausch von Grundschule und Kita.


Weiter zu Beispiele für anlassbezogene Einwilligungen.