Vorlagen für IServ

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IServ ist ein mittlerweile gut etablierter deutscher Schulserver der vor allem damit glänzen kann, dass er komplett auf nicht-EU Dienste verzichtet. Er setzt sehr stark auf Open-Source Komponenten1BigBlueButton (Videokonferenzen), DAViCal (Kalender-Backend), Etherpad Lite (Texte), FullCalendar (Kalender-Frontend), LibreOffice Online (Office), Matrix (Messenger-Backend), opsi (Softwareverteilung), Symfony (Grundsystem), … Quelle: IServ-Dokumentation.pdf , besteht aber auch aus proprietären Eigenentwicklungen.2Die FOOS Community würde gerne den kompletten IServ „befreit“ sehen.

IServ ist ein modulares Server Produkt, welches neben einer lokalen Nutzung auch einen Zugriff über ein Webportal erlaubt. Über die unterrichtliche Nutzung bietet der Server noch Funktionen zur Verwaltung von Geräten und des schulischen Netzwerks. Mittlerweile wird der Server auch als SAAS komplett Cloud basiert angeboten. Auch ein Videokonferenz Modul auf Basis von BigBlueButton ist im Angebot.

Auch wenn IServ spezielle Module wie die Raumbuchung, Curriculum, Kurswahlen, Vertretungs- und Mensa-Pläne und mehr anbietet, ist die Plattform in erster Linie ein Server für die pädagogische Arbeit. Das heißt, es ist nicht möglich, auf einem einzigen IServ sowohl Unterricht als auch schulinterne Verwaltung abzubilden. Wer das tun möchte, braucht eine zweite, kostenpflichtige Instanz. Diese kann durchaus auf dem selben Server betrieben werden, wenn beide Instanzen logisch voneinander getrennt sind, etwa durch Betrieb auf zwei virtuellen Servern. Aber auch hier gibt es Grenzen, die mit dem Sicherheitskonzept des IServ zu tun haben3Im Handbuch heißt es unter 9.5.6 Verschlüsselung – „Die Datenübertragung beim Zugriff auf die IServ Weboberfläche erfolgt immer verschlüsselt. Gespeichert werden die Daten auf den Festplatten des Servers jedoch unverschlüsselt, damit die Benutzer jederzeit von überall aus auf ihre Daten zugreifen können und der Server auch bei einem Stromausfall ohne Eingriff eines Administrators starten kann. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Daten mit erhöhtem Schutzniveau auf dem Server abzulegen, falls diese vor der Übertragung mit einer geeigneten Software verschlüsselt werden. Dazu können beispielsweise passwortgeschützte Zip-Archive oder verschlüsselte Container-Dateien genutzt werden.“.

IServ hält unter https://iserv.eu/downloads/privacy/ zahlreiche Dokumente bereit, welche von Schulen bei der Einführung des Schulservers genutzt werden können. Sehr umfangreiche Informationen zum Datenschutz finden sich auch in der jeweils aktuellsten Version des Handbuches.

Da öfter angefragt, gibt es hier eine kombinierte Nutzungsvereinbarung mit Informationen zur Datenverarbeitung und Einwilligung, einmal in einer Version für Schüler und dann, da die Zahl der genutzten Funktionen hier größer, für Lehrkräfte.

Einwilligungen Schule (NRW)

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Datenschutzrechtliche Einwilligungen

Schulen dürfen viele personenbezogenen Daten auf gesetzlicher Grundlage verarbeiten. Für alle anderen personenbezogenen Daten, die eine Schule verarbeiten möchte, braucht es eine datenschutzrechtliche Einwilligung. Bitte beachten Sie, dass diese Einwilligungen auf die schulrechtlichen Vorgaben von NRW ausgelegt sind.1Je nach Bundesland sind einige Einwilligungen nicht erforderlich oder müssen entsprechend der rechtlichen Vorgaben der jeweiligen Schulgesetze und abgeleiteten Dienstanweisungen modifiziert werden.

Allgemeine Einwilligung personenbezogene Daten, Fotos & Videos

Wenn es um die Nutzung von personenbezogenen Daten im allgemeinen Rahmen geht, für die Presse und die Schulhomepage, wie auch die unterrichtliche Nutzung von Videoaufnahmen, dann genügt diese Einwilligung. Für alle darüber hinausgehenden Nutzungen ist eine gesonderte, anlassbezogene datenschutzrechtliche Einwilligung einzuholen.

Beispiele dafür finden sich unter Download weitere Einwilligungen (NRW)2Die Sammlung dort wird ergänzt, wie der Bedarf entsteht.

Die Einwilligung ist durch die Schulleitung zu unterschreiben (am besten vor dem Vervielfältigen). Zu ergänzen ist auch die URL der Schulhomepage. Für Videoaufnahmen im Rahmen des Sportunterrichts oder sonstigen Unterrichts ist ein Zweck zu definieren. Aufnahmen dürfen dann auch nur diesem Zweck entsprechend gemacht werden. Als Datenschutzbeauftragter wird der behördlich bestellte DSB eingetragen.

Diese Einwilligungen entsprechen den Vorgaben der Datenschutz Grundverordnung und wurden aus Vorlagen aus BaWü adaptiert.3Siehe auch Datenschutz an Schulen, Formulare.

Allgemeine Einwilligung personenbezogene Daten & Fotos (ohne Videos)

Nicht jede Grundschule möchte Videos zu Unterrichtszwecken nutzen. Dafür gibt es die Version ohne Einwilligung für Videoaufnahmen.

Einwilligung Schüler für die Anfertigung von Fotos und Veröffentlichung mit alphabetischer Namensliste

Diese Einwilligung ist nutzbar, wenn es um Fotos/ Gruppenfotos und Veröffentlichungen im Rahmen der Entlassung geht. Für andere Zwecke ist die Einwilligung leicht anzupassen. Anders als die anderen Einwilligungen ist diese auf unbegrenzte Gültigkeit ausgelegt, wie das bei Entlassbildern Sinn machen kann.

Einwilligung Schüler für die Anfertigung von Fotos für eine Fotowand und Klassenfotos für die Klasse

Ein Beispiel für eine anlassbezogene Einwilligung. Es geht darum, Fotos für eine Fotowand in der Schule anzufertigen und Klassenfotos, die an Mitschüler und Lehrkräfte in der Klasse ausgegeben werden sollen.

Einwilligung Schüler für die Anfertigung von Videoaufzeichnungen innerhalb des Unterrichts

Der exakte Zweck ist in der Einwilligung anzugeben. Für spätere Unterrichtsvorhaben, die einen anderen Zweck haben, ist eine neue angepasste Einwilligung einzuholen.

Einwilligung Schüler für die Verarbeitung von Daten zwecks Erstellung eines Schülerausweises

Firmen bieten als Service das Anfertigen von Schülerausweisen im Scheckkartenformat an. Das geht nicht ohne eine umfassende Erklärung über die geplante Datenverarbeitung und auch die (eventuelle) Beauftragung eines Fotografen mit der Anfertigung des für den Schülerausweis notwendigen Fotos. Die personenbezogenen Daten, die auf den Schülerausweis kommen, sind entsprechend anzupassen.4Im November 2018 habe ich diese Einwilligung verändert. Es entfällt die Einwilligung in die Übermittlung an die Firma, da es sich hier um eine Datenverarbeitung im Auftrag handelt. Eine Einwilligung in die Verarbeitung ist jedoch trotzdem erforderlich mit einer umfassenden Information in die Erstellung im Auftrag durch eine Firma. Hintergrund: Bei der LDI NRW vertritt man die Meinung, dass es sich bei der Anfertigung von Schülerausweisen auf Wunsch der Schüler um eine Aufgabe der Schule handelt und eine Anfertigung durch eine Firma von daher nur im Rahmen eines  Auftragsverarbeitungsvertragtes erfolgen kann, womit „Übermittlung“ nicht zutreffend ist.

Für Schulen, welche ihre Schülerausweise selbst erstellen, sind die folgenden Anträge mit Einwilligung gedacht.

Einwilligung Lehrkräfte personenbezogene Daten (mit Einwilligung Funktionsdaten)

Auch wenn nach  §§ 12 und 9 Absatz 3
Informationsfreiheitsgesetz Nordrhein-Westfalen dienstliche Kommunikationsdaten auch ohne Einwilligung der Lehrkräfte auf der Schulhomepage veröffentlicht werden können, empfiehlt es sich vielleicht, doch lieber eine Einwilligung einzuholen, um den Frieden im Kollegium zu wahren.

Einwilligung Lehrkräfte personenbezogene Daten (ohne Einwilligung Funktionsdaten)

Diese Einwilligung geht von §§ 12 und 9 Absatz 3 Informationsfreiheitsgesetz Nordrhein-Westfalen aus, wonach dienstliche Kommunikationsdaten auch ohne Einwilligung der Lehrkräfte auf der Schulhomepage veröffentlicht werden können. Siehe dazu auch den Beitrag „Welche personenbezogenen Daten von Lehrkräften dürfen OHNE Einwilligung auf die Schulhomepage?“ Die Einwilligung informiert darüber und räumt die Möglichkeit ein, zu widersprechen, wenn diesem schutzwürdige Belange entgegenstehen.

Einwilligung Lehrkräfte – freiwillige Angaben

Ahnlich wie bei Schülern gibt es auch bei Lehrkräften einige personenbezogene Daten, deren Angabe freiwillig ist. Entsprechend dürfen diese Daten auch nur verarbeitet werden, wenn die Einwilligung dafür nachgewiesen werden kann. Das sind Angaben zu besonderen Kenntnissen und Erfahrungen.5VO-DV II Anlage 2, Fußnote (1) Angabe ist freiwillig und kann widerrufen werden.). Bei der privaten E-Mail Adresse, Fax6VO-DV II Anlage 1 Nr. 1.10 und Wünschen zum Unterrichtseinsatz7VO-DV II Anlage 1 Nr. 7.8 ist eine Einwilligung nur zu dokumentieren, wenn die Angaben im Einzelfall nicht erforderlich sind, aber freiwillig erfolgen.8Ob man diese Einwilligung einholen sollte, um sich abzusichern, muss jede Schule für sich entscheiden. Rein formal wäre sie nach der DS-GVO erforderlich, da die Angabe von besonderen Kenntnissen und Erfahrungen nach der VO-DV II auf jeden Fall freiwillig ist. Das entspricht einer Verarbeitung nach Art. 6 lit. a – Verarbeitung auf der Grundlage einer Einwilligung. Eine solche ist immer nachzweisen, vor allem, wenn Daten digital verarbeitet werden, d.h. hier, wenn die Schulleitung diese Informationen in ihrer Akte der Schulleitung digital speichert.

Einwilligung Lehrkräfte – elektronische Schließanlage

Schulträger setzen heute zunehmend auf elektronische Schließanlagen zur Zutrittssicherung der Schulgebäude. Da eine solche Schließanlage und die zugehörige Verwaltungssoftware personenbezogene Daten verarbeiten, ist eine Einwilligung erforderlich. Diese wird durch Hinweise zur Nutzung ergänzt. Bitte beachten Sie, dass der datenschutzkonforme Betrieb einer elektronischen Schließanlage in NRW nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich ist. 9Weitere Hinweise darauf finden sich im Anhang der Einwilligungsvorlage und im Beitrag Elektronische Schließanlagen in Schulen – ein Problem – zwei Sichten

Einwilligung Lehrkräfte – Kollegiumsliste

Eine Kollegiumsliste, welche über dienstliche Informationen hinaus auch private Daten enthält, setzt eine Einwilligung der Betroffenen voraus, wenn sie im Kollegium veröffentlicht werden soll, da dieses einer Übermittlung an Dritte gleichkommt. Die Vorlage enthält zwei alternative Vorlagen, eine für eine ganz normale Einwilligung, bei welcher die Lehrkräfte die Daten in die Einwilligung eintragen, welche sie in der Kollegiumsliste zulassen, und die andere eine Datenschutzinformation und eine Liste. Die Einwilligung wird dort durch die Eintragungen in die Liste abgegeben.

Einwilligung Erziehungsberechtigte zusätzliche Daten zur Erreichbarkeit

Nach VO-DV I Anlage I dürfen bestimmte Daten der Erreichbarkeit von Erziehungsberechtigten nur mit einer Einwilligung verarbeitet werden. Das sind die Faxnummer am Wohnort, die private E-Mail Adresse und die Telefonnummer am Arbeitsplatz. Eine Einwilligung ist auch für die Verarbeitung von Notfallinformationen erforderlich. In der zweiten Version ist die Vorlage ergänzt um eine Einwilligung zur Nutzung von Daten für eine Klassenliste, die an die Eltern in der Klasse verteilt werden darf.

Anmeldebogen Grundschule mit Einwilligung zusätzliche Daten zur Erreichbarkeit

Wer Papier sparen möchte, ist mit diesem Anmeldebogen richtig, denn er erhebt nicht nur die üblichen Informationen, sondern auch die zusätzlichen Daten zur Erreichbarkeit und holt zu deren Nutzung durch die Schule eine Einwilligung ein. Dazu kommt noch eine Einwilligung zur Nutzung von Informationen für eine Klassenliste, welche an alle Eltern der Klasse ausgegeben wird, und das alles auf nur zwei Seiten. Wichtig! Dieser Vordruck kann nur in Kombination mit dem passenden Informationen zur Datenverarbeitung genutzt werden. Detaillierte Erklärungen sind dem Vordruck als 3. Seite angefügt.

Einholen von Einwilligungen Grundschule für Medienarbeit im Unterricht und Veröffentlichungen in Form eines Heftes

Das Heft informiert über die  Arbeit mit Bild, Ton und Video im Unterricht, mögliche Präsentationen der Ergebnisse sowie die Öffentlichkeitsarbeit der Schule und holt für alles dieses die erforderlichen Einwilligungen ein. Eine ausführlichere Erklärung findet sich unter Das Einholen von Einwilligungen attraktiv gestalten.

Einwilligung zur Übermittlung von personenbezogenen Daten von Schülern zur Erstellung einer Schülerfahrkarte

Ob und wann eine Einwilligung erforderlich ist, hängt davon ab, wer der Empfänger ist, der Schulträger oder ein Verkehrsunternehmen. Je nach Auslegung der rechtlichen Vorgaben kann auch bei der Vergabe eines Schülertickets an alle Schüler, auch die ohne gesetzlichen Anspruch, eine Einwilligung erfordern. Siehe hierzu den Beitrag: Schülerfahrverkehr – wann braucht es eine Einwilligung in die Datenübermittlung?

Einwilligung Schüler in Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung des pädagogischen Netzes und schulischen WLAN (BYOD) + Feld für Nutzungsvereinbarung und Anerkennung derselben

Dieses Formular besteht aus zwei Teilen. Im ersten Teil findet sich vorbereitet Platz für eine Nutzervereinbarung zur Nutzung des pädagogischen Netzes und eine Nutzervereinbarung zur Nutzung des schulischen WLAN mit einem eigenen Gerät (BYOD). Darunter finden sich die entsprechenden Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten entsprechend Art. 13 DS-GVO. Auf diesen ersten Teil, der beim Nutzer verbleibt, nimmt das letzte Blatt bezug. Hier findet sich die Anerkennung der Nutzervereinbarung und die Einwilligung in die Datenverarbeitung. Nutzervereinbarungen für das pädagogische Netz und schulische WLAN findet man im Internet leicht, passt sie an und setzt sie im ersten Teil ein. Bei den Angaben  entsprechend Art. 13 DS-GVO sollte man die Kategorien personenbezogener Daten auf die technischen Gegebenheiten der Schule anpassen. Der gesamte Vordruck lässt sich leicht anpassen, indem man etwa den WLAN Teil herausnimmt, wenn solches nicht benötigt wird.

Einwilligung Schüler in Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung des pädagogischen Netzes und von Office 365 + Nutzungsvereinbarung

Viele Schulen nutzen mittlerweile Office 365, teilweise in der ProPlus Variante. In der Regel hat die Schule auch ein pädagogisches Netz, in welchem lokal gearbeitet werden kann, über welches jedoch auch ein Zugang zu Office 365 möglich ist. Damit dieses datenschutzrechtlichen Anforderungen genügt, braucht es eine Nutzungsvereinbarung und eine Einwilligung. 11Die Vorlage müsste gegebenenfalls noch um einen Antrag auf den ProPlus Zugang ergänzt werden, je nach dem welches Modell genutzt wird. In einigen Kommunen, zahlt der Schulträger und man kann den ProPlus Zugang mit Annahme der Nutzungsvereinbarung und Einwilligung ausgeben. Manche Kommunen erwarten eine finanzielle Beteiligung. Hier müsste eine Anpassung erfolgen.

Einwilligung Schüler in Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von G Suite for Education + Nutzungsvereinbarung

Auch die G Suite for Education erfreut sich an Schulen trotz Vorbehalten zunehmender Beliebtheit. Die Plattform, die mittlerweile das C5 Testat des BSI vorweisen kann, wird komplett online genutzt. Diese Einwilligung ist mit einer Nutzungsvereinbarung kombiniert, welche sicherstellt, dass die Plattform mit geringem Risiko für die Betroffenen genutzt wird. Sie berücksichtigt außerdem die geänderte Rechtslage durch das Ende des EU-US Privacy Shield.

Einwilligung Schüler in Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von Apple iPads mit managed Apple ID

iPads werden mittlerweile an vielen Schulen genutzt. Spätestens wenn mit managed Apple IDs gearbeitet wird, etwa wenn es um shared iPads geht, muss über die erforderliche Verarbeitung von personenbezogenen Daten informiert und eine Einwilligung eingeholt werden. Hierbei ist dann ASM zu berücksichtigen und das genutzte MDM, in diesem Fall JamfSchool. Da MDM zur Verwaltung von iOS Geräten in ihren Funktionen oft ähnlich sind, kann die Vorlage leicht angepasst werden. Eine mit einer Nutzungsvereinbarung kombinierte Vorlage ist in Vorbereitung.

Nutzungsvereinbarung – Einwilligung – NextCloud

Die open source Plattform NextCloud ist eine sehr datenschutzfreundliche Cloud-Lösung für Schulen, um Teamarbeit im Kollegium zu gestalten wie auch sie im Unterricht mit Schülern zu nutzen. Hier wird von einer NextCloud ausgegangen, die von einem Dienstleister betrieben wird. Weitere Infos unter NextCloud – Plattform – Datenschutz für Schulen mit Open Source.

Nutzungsvereinbarung – Einwilligung – IServ

IServ ist ein Schulserver, der ganz klassisch in der Schule betrieben werden kann, mittlerweile jedoch auch als reine Cloud Version verfügbar ist. Er ist modular aufgebaut und setzt dabei auf viele Open Source Komponenten. Auch lokal betriebene IServ sind über ein Webportal von überall aus erreichbar. Als Schulserver ist IServ für die Organisation, Durchführung und Vor- und Nachbereitung von Unterricht sowie die damit zusammenhängende Kommunikation konzipiert. Eine Nutzung für schulinterne Verwaltungsaufgaben und die pädagogische Dokumentation ist dabei nicht vorgesehen. Auch wenn IServ auf seiner Seite viele Unterlagen bereithält, gibt es aufgrund mehrfacher Nachfrage hier Vorlagen.

Einwilligung Schüler in die Teilnahme an einer wissenschaftlichen Untersuchung/ Befragung

Die Teilnahme an wissenschaftlichen Untersuchungen und Befragungen ist nach §120 Abs. 4 SchulG NRW nur mit Einwilligung der Betroffenen zulässig. Die folgende Vorlage muss auf die jeweilige Situation angepasst werden. Wichtig ist dabei, dass die Betroffenen eine informierte Entscheidung treffen können.12Sehr nützlich in dem Zusammenhang ist eine Checkliste aus Rheinland Pfalz, die man als Schule vor Einholen der Einwilligung unbedingt berücksichtigen sollte.

Leseplattform Antolin

Der Westermann Verlag stellt die Plattform Antolin zur Verfügung. Die Verarbeitung der dafür erforderlichen Daten ist nur mit Einwilligung zulässig. Die beiden Vorlagen lassen sich auch leicht auf andere Angebote des Verlages wie Zahlenzorro anpassen.13Die passende Dokumentation für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten findet sich unter Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Einwilligung und Entbindung von der Schweigepflicht

Wann es einer Einwilligung in die Übermittlung von personenbezogenen Daten bedarf und wann einer Entbindung von der Schweigepflicht wird im Datenschutz und Schweigepflicht erklärt.

In einigen Situation kann auch ein kombiniertes Formular erforderlich sein.

Für die Entbindung von der Schweigepflicht zwischen Kita und Grundschule ist die folgende Vorlage gedacht. Weitere Infos zur Thematik unter Austausch von Grundschule und Kita.


Weiter zu Beispiele für anlassbezogene Einwilligungen.