Personenbezogene Daten, welche in der Schule verarbeitet werden, unterliegen Aufbewahrungs- und Löschpflichten. Diese sind in § 9 VO-DV I (BASS 10-44 Nr. 2.1), die Schülerinnen und Schüler und Erziehungsberechtigten betreffend geregelt und in § 9 VO-DV II (10 – 41 Nr. 6.1), die Lehrkräfte betreffend.
Vertiefende Informationen zum Thema Aufbewahrungs- und Löschfristen, einschließlich eines Löschkonzeptes, finden sich im Beitrag “Aufbewahrungsfrist abgelaufen – und jetzt?“
Im § 9 Abs. 1 Nr. 4 VO-DV I findet sich der folgende Eintrag
| 4. alle übrigen Daten | 5 Jahre |
Während unter den Nummern 1 – 3 die Datenkategorien, um die es geht, genau bezeichnet sind, heißt es in Nr. 4 einfach nur “alle übrigen Daten.” Das meint dann alle Daten, die nicht unter den Nummern 1 – 3 aufgeführt worden sind. Doch bedeutet “alle” wirklich alle?
Die Antwort lautet, ja. Sofern es sich nicht um Kopien handelt, sind auch Daten, die nicht zu den Kategorien der Nummern 1 – 3 gehören, aufzubewahren, dann jedoch nur 5 Jahre, gerechnet ab Ende des Kalenderjahres, in welchem die “Akten oder Dateien abgeschlossen worden sind jedoch nicht vor Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Schulpflicht endet, sofern nichts anderes bestimmt ist.”
Entschuldigungen
Fehlt ein Kind in der Schule aus Krankheitsgründen, sind die Eltern gem. BASS 12-51 Nr. 1 Nr. 2.2 verpflichtet, dieses schriftlich zu entschuldigen. Gibt es von Seiten der Schule begründete Zweifel, kann diese ein ärztliches Attest einfordern.1“2.2 Schulversäumnisse aus Krankheitsgründen sind von den Eltern schriftlich zu entschuldigen. Bei begründeten Zweifeln kann die Schule ein ärztliches Attest verlangen.”
Doch gehören Entschuldigungen und Atteste zu “alle übrigen Daten”? An verschiedenen Stellen wird die Ansicht vertreten, dass dem nicht so ist. Fehlzeiten werden von der Schule mit entschuldigt/ unentschuldigt im Klassen- oder Kursbuch dokumentiert und dann gem. § 49 SchulG NRW als entschuldigte und unentschuldigte Fehlzeiten im Zeugnis zum Halbjahr und zum Schuljahresende aufgenommen. Sobald nach 30 Tagen die Widerspruchsfrist endet, so die von diesen Stellen vertretene Ansicht, können die Entschuldigungen vernichtet werden.
Das ist so nicht richtig. Entschuldigungen gehören zu Nr. 4 “alle übrigen Daten”, wie in BASS 12-51 Nr. 5 Überwachung der Schulpflicht unter Nr. 3 nachzulesen ist. Dort heißt es:
“Fehlzeiten sind als Organisations- bzw. Schullaufbahndaten sowie als Leistungsdaten in das Schülerstammblatt aufzunehmen (§ 4 Absatz 2 in Verbindung mit Anlage 1 VO-DV I). Fehlzeiten sind zudem in Klassenbüchern und Kursheften anzugeben, die gemäß § 4 Absatz 5 VO-DV I in Verbindung mit Anlage 2 als obligatorische Dokumentation zum sonstigen Datenbestand zählen. Dies gilt auch für schriftliche Entschuldigungen und vorgelegte Atteste als Teil der Schülerakte (Schülerbegleitmappe). Schriftliche Entschuldigungen und Atteste sind übrige Daten im Sinne von § 9 Absatz 1 Nummer 4 VO-DV I. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 5 Jahre.“
Entschuldigungen und Atteste müssen also aufbewahrt werden. Zumindest Entschuldigungen können jedoch digitalisiert und in Form einer PDF Datei aufbewahrt werden. Für Atteste besteht diese Möglichkeit nicht, da sie von digitalen Verarbeitung gem. VO-DV I ausgenommen sind.2siehe hierzu die Fußnoten zu VO-DV I Anlage I, II und III “Medizinische Gutachten und Atteste sind hiervon ausgenommen und dürfen nicht automatisiert verarbeitet werden.“
Berechnung der Aufbewahrungsfristen
Bei korrekter Umsetzung der Aufbewahrungsfristen für “alle übrigen Daten” gem. § 9 Nr. 1 Satz 2 “Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Akten oder Dateien abgeschlossen worden sind, jedoch nicht vor Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Schulpflicht endet, sofern nichts anderes bestimmt ist.” bewahrt eine Grundschule Entschuldigungen und Atteste dann 13 – 15 Jahre auf. Ein Beispiel:
Schüler A verlässt die Grundschule nach 4 Jahren Schulbesuch im Sommer 2022. Die Schulpflicht beträgt in der Primarstufe und der Sekundarstufe I (Vollzeitschulpflicht) gem. § 37 SchulG NRW in der Regel zehn Schuljahre.3Abweichungen können sich ergeben durch den Besuch eines Gymnasiums mit achtjährigem Bildungsgang. Dort beträgt die Schulpflicht von Primarstufe und der Sekundarstufe I nur 9 Jahre. Weitere Details entnehmen Sie bitte § 37 SchulG NRW. Da man in der Grundschule nie erfährt, ob sich bei einer Schülerin oder einem Schüler die Schulpflicht durch in § 37 dargestellte Fälle verkürzt, ist die Grundschule immer auf der sicheren Seite, wenn von 10 Pflichtschuljahren ausgegangen wird. Die Grundschule rechnet nun 6 Jahre hinzu und kommt so auf den Sommer 2028, in welchem die Schulpflicht von Schüler A endet. Die Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren beginnt jedoch erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem die Schulpflicht endet, in diesem Fall also ab dem 01.01.2029. Damit muss die Grundschule die Entschuldigungen und Atteste von Schüler A bis zum Ende des Kalenderjahres 2033 Aufbewahren und kann sie dann im Januar 2034 datenschutzgerecht löschen bzw. vernichten.
Hallo zusammen,
wie im Artikel erwähnt, dürfen Entschuldigungen digitalisiert und als PDF-Datei archiviert werden.
Ärztliche Atteste sind gem. VO-DV I davon ausgenommen.
Unsere Klassenlehrer erhalten immer öfter Entschuldigungen der Eltern per E-Mail inkl. angehängter ärztlicher Atteste als Foto oder PDF-Datei.
Dürfen solche E-Mails inkl. Anhänge digitalisiert archiviert werde?
Man könnte argumentieren, dass Eltern mit der elektronischen Übermittlung eines Attestes, konkludent der elektronischen Datenverarbeitung auf ADV-Anlagen von Lehrerinnen und Lehrern zugestimmt haben.
Ich würde mich hier Ihrer Argumentation anschließen. Liegt das Attest bereits digital vor, da die Eltern es in dieser Form übermittelt haben, verarbeitet es die Schule gezwungenermaßen entgegen der Vorgaben der VO-DV I bereits digital. Es dann auszudrucken und das digitale Original zu löschen, ändert nichts mehr daran, dass eine digitale Verarbeitung stattgefunden hat. Entsprechend würde ich das digitale Format beibehalten und das Attest gemeinsam mit dem E-Mail archivieren, um für den Fall der Fälle einen Beleg zu haben. Es könnte sinnvoll sein, digital erhaltene Atteste durch eine verschlüsselte Speicherung zusätzlich zu schützen. Das könnte man beispielsweise mit einem Programm wie Cryptomator erledigen oder man erstellt verschlüsselte PDF Dateien. Wichtig ist dabei nur, dass die Passwörter sicher abgelegt werden und vor allem auch noch bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist vorliegen.
Hallo,
unsere Schule hat bislang die Entschuldigungen in schriftlicher Form verlangt und diese sicherlich auch entsprechend den geltenden Regeln archiviert.
Nun möchte sie aber ein Entschuldigungsheft einführen, welches zu Hause bei den Eltern liegen soll. Bedeutet dies auch eine “Abwälzung” der Aufbewahrungspflicht auf die Eltern? Oder sind die Entschuldigungen nicht viel mehr als integraler Bestandteil der Organisations- und Schullaufbahndaten von der Schule zu archivieren?
Herzliche Grüße, Christian W.
Sowohl § 43 Abs. 2 SchulG NRW (“(2) Ist eine Schülerin oder ein Schüler durch Krankheit oder aus anderen nicht vorhersehbaren Gründen verhindert, die Schule zu besuchen, so benachrichtigen die Eltern unverzüglich die Schule und teilen schriftlich den Grund für das Schulversäumnis mit.”) als auch BASS 12-52 Nr. 1 Teilnahme am Unterricht und an sonstigen Schulveranstaltungen (“2.2 Schulversäumnisse aus Krankheitsgründen sind von den Eltern schriftlich zu entschuldigen.”) geben lediglich vor, dass Schulversäumnisse aus Krankheitsgründen oder anderen nicht vorhersehbaren Gründen schriftlich mitzuteilen bzw. schriftlich zu entschuldigen sind. Ob man daraus jetzt ableiten kann, dass es reicht, wenn die Schule die schriftliche Entschuldigung in einem Entschuldigungsheft gesehen und entsprechend vermerkt hat, kann ich nicht sicher beantworten. Ich kenne andere Formulierungen, in denen es um das Vorlegen von Dokumenten geht, wo die Lage eindeutiger ist. Eine Recherche zeigt, dass es auch andere Schulen gibt, die das von ihnen beschriebene Verfahren nutzen (z.B. https://www.gymnasium-grossburgwedel.de/fileadmin/uploads/pdf-Downloads/Entschuldigungsheft.pdf).
Ich muss hier ehrlich gesagt passen und kann Ihnen keine abschließende Antwort geben.