Entschuldigungen – Aufbewahrungspflicht

Lesezeit: 3 Minuten

Personenbezogene Daten, welche in der Schule verarbeitet werden, unterliegen Aufbewahrungs- und Löschpflichten. Diese sind in § 9 VO-DV I (BASS 10-44 Nr. 2.1), die Schülerinnen und Schüler und Erziehungsberechtigten betreffend geregelt und in § 9 VO-DV II (10 – 41 Nr. 6.1), die Lehrkräfte betreffend.

Vertiefende Informationen zum Thema Aufbewahrungs- und Löschfristen, einschließlich eines Löschkonzeptes, finden sich im Beitrag “Aufbewahrungsfrist abgelaufen – und jetzt?

Im § 9 Abs. 1 Nr. 4 VO-DV I findet sich der folgende Eintrag

4. alle übrigen Daten 5 Jahre

Während unter den Nummern 1 – 3 die Datenkategorien, um die es geht, genau bezeichnet sind, heißt es in Nr. 4 einfach nur “alle übrigen Daten.” Das meint dann alle Daten, die nicht unter den Nummern 1 – 3 aufgeführt worden sind. Doch bedeutet “alle” wirklich alle?

Die Antwort lautet, ja. Sofern es sich nicht um Kopien handelt, sind auch Daten, die nicht zu den Kategorien der Nummern 1 – 3 gehören, aufzubewahren, dann jedoch nur 5 Jahre, gerechnet ab Ende des Kalenderjahres, in welchem die “Akten oder Dateien abgeschlossen worden sind jedoch nicht vor Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Schulpflicht endet, sofern nichts anderes bestimmt ist.

Entschuldigungen

Fehlt ein Kind in der Schule aus Krankheitsgründen, sind die Eltern gem. BASS 12-51 Nr. 1 Nr. 2.2 verpflichtet, dieses schriftlich zu entschuldigen. Gibt es von Seiten der Schule begründete Zweifel, kann diese ein ärztliches Attest einfordern.1“2.2 Schulversäumnisse aus Krankheitsgründen sind von den Eltern schriftlich zu entschuldigen. Bei begründeten Zweifeln kann die Schule ein ärztliches Attest verlangen.”

Doch gehören Entschuldigungen und Atteste zu “alle übrigen Daten”? An verschiedenen Stellen wird die Ansicht vertreten, dass dem nicht so ist. Fehlzeiten werden von der Schule mit entschuldigt/ unentschuldigt im Klassen- oder Kursbuch dokumentiert und dann gem. § 49 SchulG NRW als entschuldigte und unentschuldigte Fehlzeiten im Zeugnis zum Halbjahr und zum Schuljahresende aufgenommen. Sobald nach 30 Tagen die Widerspruchsfrist endet, so die von diesen Stellen vertretene Ansicht, können die Entschuldigungen vernichtet werden.

Das ist so nicht richtig. Entschuldigungen gehören zu Nr. 4 “alle übrigen Daten”, wie in BASS 12-51 Nr. 5 Überwachung der Schulpflicht unter Nr. 3 nachzulesen ist. Dort heißt es:

Fehlzeiten sind als Organisations- bzw. Schullaufbahndaten sowie als Leistungsdaten in das Schülerstammblatt aufzunehmen (§ 4 Absatz 2 in Verbindung mit Anlage 1 VO-DV I). Fehlzeiten sind zudem in Klassenbüchern und Kursheften anzugeben, die gemäß § 4 Absatz 5 VO-DV I in Verbindung mit Anlage 2 als obligatorische Dokumentation zum sonstigen Datenbestand zählen. Dies gilt auch für schriftliche Entschuldigungen und vorgelegte Atteste als Teil der Schülerakte (Schülerbegleitmappe). Schriftliche Entschuldigungen und Atteste sind übrige Daten im Sinne von § 9 Absatz 1 Nummer 4 VO-DV I. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 5 Jahre.

Entschuldigungen und Atteste müssen also aufbewahrt werden. Zumindest Entschuldigungen können jedoch digitalisiert und in Form einer PDF Datei aufbewahrt werden. Für Atteste besteht diese Möglichkeit nicht, da sie von digitalen Verarbeitung gem. VO-DV I ausgenommen sind.2siehe hierzu die Fußnoten zu VO-DV I Anlage I, II und III “Medizinische Gutachten und Atteste sind hiervon ausgenommen und dürfen nicht automatisiert verarbeitet werden.

Berechnung der Aufbewahrungsfristen

Bei korrekter Umsetzung der Aufbewahrungsfristen für “alle übrigen Daten” gem. § 9 Nr. 1 Satz 2 “Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Akten oder Dateien abgeschlossen worden sind, jedoch nicht vor Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Schulpflicht endet, sofern nichts anderes bestimmt ist.” bewahrt eine Grundschule Entschuldigungen und Atteste dann 13 – 15 Jahre auf. Ein Beispiel:

Schüler A verlässt die Grundschule nach 4 Jahren Schulbesuch im Sommer 2022. Die Schulpflicht beträgt in der Primarstufe und der Sekundarstufe I (Vollzeitschulpflicht) gem. § 37 SchulG NRW in der Regel zehn Schuljahre.3Abweichungen können sich ergeben durch den Besuch eines Gymnasiums mit achtjährigem Bildungsgang. Dort beträgt die Schulpflicht von Primarstufe und der Sekundarstufe I nur 9 Jahre. Weitere Details entnehmen Sie bitte § 37 SchulG NRW. Da man in der Grundschule nie erfährt, ob sich bei einer Schülerin oder einem Schüler die Schulpflicht durch in § 37 dargestellte Fälle verkürzt, ist die Grundschule immer auf der sicheren Seite, wenn von 10 Pflichtschuljahren ausgegangen wird. Die Grundschule rechnet nun 6 Jahre hinzu und kommt so auf den Sommer 2028, in welchem die Schulpflicht von Schüler A endet. Die Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren beginnt jedoch erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem die Schulpflicht endet, in diesem Fall also ab dem 01.01.2029. Damit muss die Grundschule die Entschuldigungen und Atteste von Schüler A bis zum Ende des Kalenderjahres 2033 Aufbewahren und kann sie dann im Januar 2034 datenschutzgerecht löschen bzw. vernichten.

Facebook Pixel

Lesezeit: 3 Minuten

Facebook bietet den Betreibern von Websites Werkzeuge, um dort Nutzerverhalten zu erfassen und auszuwerten. Dabei geht es um Website Betreiber, welche die Dienste von Facebook für Werbung nutzen. Eines dieser Tools ist das Facebook Pixel.

Das Tool mit dem Namen Facebook Pixel ist nicht nur für Websites verfügbar, sondern kann auch in mobile Apps von iOS und Android integriert werden. Der Anbieter beschreibt sein Tool selbst wie folgt1aus dem Englischen übersetzt

“Das Facebook-Pixel ist ein JavaScript-Codefragment, mit dem Sie die Besucheraktivitäten auf Ihrer Website verfolgen können. Es funktioniert, indem es eine kleine Bibliothek von Funktionen lädt, die Sie immer dann verwenden können, wenn ein Website-Besucher eine Aktion (ein sogenanntes Event) ausführt, die Sie verfolgen möchten (eine sogenannte Conversion). Verfolgte Conversions werden im Facebook Ads Manager und im Facebook Analytics-Dashboard angezeigt, wo sie zur Messung der Effektivität Ihrer Anzeigen, zur Definition benutzerdefinierter Zielgruppen für das Anzeigen-Targeting, für dynamische Anzeigenkampagnen und zur Analyse der Effektivität der Conversion-Kanäle Ihrer Website verwendet werden können.”

Über das Facebook Pixel werden fünf verschiedene Gruppen von Daten erfasst:

  • sogenannte Http Header – das sind die Informationen, die jeder Webserver erfasst, wenn ein Browser eine Webseite anfordert. Dazu gehören die IP-Adresse des Nutzers, woraus sich ein grober Standortableiten lässt, Informationen über den Webbrowser selbst, den Standort der Seite, das Dokument, den Referrer und die Person, die die Website nutzt.
  • Pixel-spezifische Daten  – dazu gehören die Pixel ID und das Facebook Cookie, welches gesetzt wurde.
  • Daten über Klicks auf Buttons – erfasst, welche Buttons auf einer Website von Besuchern angeklickt werden, welche Beschriftung sie haben und was das Anklicken bewirkt.
  • Optionale Werte – hiermit ist es Website Entwicklern möglich, weitere von ihnen definierte Interaktionen von Besuchern mit der Website zu erfassen. Dieses erfolgt über das sogenannte Conversion Tracking.
  • Namen von Formularfeldern – Es geht um Formularfelder wie “E-Mail”, “Adresse”, “Menge” für den Kauf eines Produkts oder einer Dienstleistung. Die von Nutzern in Formularfelder eingegebenen Werte werden nur erfasst, wenn der Entwickler der Website dieses über weitere Einstellungen aktiviert.

Mittels Conversion Tracking ist es möglich, die Interaktionen eines Nutzer auf der Website (oder im App) recht genau zu verfolgen und dann über Facebook Ads Manager und das Facebook Analytics Dashboard auszuwerten. Dabei wird unterschieden zwischen den

  • Standard Events – das meint von Facebook vordefinierte Events wie Kontakt mit dem Anbieter aufnehmen, Registrierung abschließen, eine Seite aufrufen, eine Suche auf der Seite durchführen, einen Inhalt (z.B. Audio, Video, …) abrufen, einen Probezeitraum aktivieren, … erfassen und verfolgen. Es gibt außerdem noch weitere Events, die speziell für Websites gedacht sind, auf denen etwas gekauft werden kann.
  • Benutzerdefinierte Events – hier geht es um Events, die der Websitebetreiber individuell definiert und die dann durch das Facebook Pixel erfasst und rückgemeldet werden. Sie können außerdem auf Nutzergruppen angepasst werden.
  • Benutzerdefinierte Konversionen – hier geht es nicht um die einzelne Aktion, sondern um die Verfolgung von Besucheraktionen über die Website hinweg.

Facebook Pixel taucht an den verschiedensten Stellen in der Online Welt auf.

  • Online Shops messen damit, wie gut die Umwandlung von Besuchern in Kunden funktioniert, wie effizient Werbung Besucher dazu bringt, einen Kauf abzuschließen, sich ein Konto zu erstellen, ein Probeabo abzuschließen, …
  • Websites, die auf anderen Websites Werbung für ihr Produkt schalten, erhalten darüber Rückmeldung, wie effektiv ihre Werbung ist
  • Websites und App Anbieter ohne unmittelbare kommerzielle Interessen nutzen das Tool, um zu erfassen, wie ihre Plattform genutzt wird, ob ein Menü genutzt wird, wie erwartet, ob die Hilfe Funktion gefunden und genutzt wird, …

Das Problem bei der Nutzung von Facebook Pixel für Besucher von Websites und Nutzer von Apps ist, dass Facebook darüber Informationen über die Personen erhält, die genutzt werden können um Werbung anzuzeigen. Bei Personen mit einem Facebook Konto werden darüber weitere Informationen zu einen bereits bestehenden Profil hinzu gefügt. Für Personen ohne ein Facebook Konto wird ein sogenanntes Schattenprofil erstellt und mit Informationen ergänzt.

 

Eine Website, auf der das Facebook Pixel gut erklärt wird – aus der Perspektive dessen, der mit seinem Einsatz ein Ziel verfolgt, findet sich unter Facebook Pixel Definition, Installation & Einrichtung 2020