Schulen stellen nicht nur Lehrkräfte ein, welche ihnen von Seiten des Landes zugewiesen werden, sondern führen auch Einstellungen durch im Rahmen von schulscharfen Auswahlverfahren. Bewerber schicken dabei ihre Bewerbungsunterlagen direkt an die Schule. Neben diesem offiziellen Weg landen auch schon einmal Initiativbewerbungen im Schulbüro. Dazu kommen noch Krankheitsvertretungen und Elternzeitvertretungen. Die Bewerbungen können dabei unterschiedliches Format haben. Neben den klassischen Bewerbungsmappen landen auch Bewerbungen in digitaler Form als E-Mail mit Anhang bei den Schulen. Bewerbungs- bzw. Einstellungsverfahren sind Verarbeitungsvorgänge, bei denen es sogar um recht sensible personenbezogene Daten gehen kann.
Wie bei jeder Datenverarbeitung sind Betroffene entsprechend Art. 12 DS-GVO über die Verarbeitung ihrer Daten zu informieren. Das erfolgt am besten, wenn den Bewerbern der Eingang ihrer Bewerbung schriftlich bestätigt wird. Zu berücksichtigen sind entsprechend je nach Bewerber Angaben nach Art. 13 (bezüglich der Bewerbungsunterlagen, die vom Bewerber selbst eingereicht werden) und Art. 14 (bezüglich Unterlagen, die von einer anderen Dienststelle angefordert werden, etwa die Personalakte). Angegeben werden sollten dabei:
- Art der personenbezogenen Daten: Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen, …,
- Herkunft der personenbezogenen Daten: vom Bewerber eingereicht, von der Schulaufsicht angefordert (z.B. Bezirksregierung),
- Übermittlung der personenbezogenen Daten: an die am Auswahlverfahren beteiligten Personen, z.B. Mitglieder der Schulleitung, Abteilungsleiter, Fachleiter, Gleichstellungsbeauftragte(r), Mitglied des Personalrates, … und bei einer Einstellung z.B. Schulaufsicht
- Speicherdauer der personenbezogenen Daten :
- bei Ablehnung Rückgabe oder Löschung 2 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens (in Orientierung an §15 Abs. 4 AGG)
- bei einer Einstellung Aufnahme in die Personalakte,
- Rechte der Bewerber Betroffenenrechte wie z.B. Löschung, Auskunft oder Recht auf Berichtigung).
Weiterlesen:
- Datenschutz bei Bewerbung & Bewerberdaten: So wird’s DSGVO-konform, Datenschutzbeauftragter.info, 12/2018
- So gehen Sie datenschutzkonform mit Bewerbungen um, Impulse.de, 02/2019
- Zum Prozedere des schulscharfen Auswahlverfahrens.pdf, BR Arnsberg, 06/2015