Fördervereine und Schulen sind oft sehr eng miteinander verwoben, durch Personen, die nicht nur Mitglieder im Förderverein sind, auch mit Funktionen, sondern auch Lehrkräfte, Eltern oder Schulleitung. Gerade diese enge Verzahnung muss auch beim Thema Datenschutz beachtet werden. Darüber hinaus unterliegt jeder Förderverein aber auch den datenschutzrechtlichen Vorgaben, wie sie für jeden Vereine gelten.
Förderverein und Schule sind datenschutzrechtlich zu trennen
Im Alltag kommt es immer wieder vor, dass zwischen Förderverein und Schule Namenlisten und Adressen austauscht werden. Die Schule hat alle aktuellen Daten von Schülern und Eltern. Der Förderverein braucht aktuelle Adressen und je nach Art der Zusammenarbeit möchte man von Seiten des Fördervereins auch immer mal wieder Informationen haben. Und dann gibt es noch das heikle Thema der Anträge an den Förderverein. Vor allem beim Austausch von Informationen zwischen Schule und Förderverein wird oftmals gegen geltendes Datenschutzrecht verstoßen, da er ohne eine Einwilligung der Betroffenen erfolgt.
Grundsätzlich sollten sowohl Förderverein wie auch Schule beachten, dass eine Übermittlung von personenbezogenen Daten für beide Seiten eine Einwilligung der betroffenen voraussetzt. Das heißt:
- Anträge, bei welchen es um die Bezuschussung von Schülerinnen und Schülern geht, sollten aus Gründen des Datenschutz nie die Namen der betroffenen Personen enthalten. Zur Bewilligung von Anträgen ist die Kenntnis der Namen der Betroffenen auch nicht erforderlich.
- Wenn der Förderverein wegen der Aktualisierung von einer oder mehreren Adressen bei der Schule anfragt, kann die Schule hier nur weiterhelfen, wenn sie zuvor die Einverständnis der Betroffenen eingeholt hat.
- Wenn es um Mitgliederwerbung geht, ist es für die Schule immer einfacher, wenn der Förderverein Anmeldezettel an Eltern verteilt. Will eine Schule eine Liste mit den Adressen der Eltern an den Förderverein übermitteln, so braucht sie dafür die ausdrückliche Einwilligung aller dieser Eltern.
Das gilt auch, wenn Personen aus dem Kollegium oder der Schulleitung im Fördererein tätig sind. Aus Datenschutzgründen müssen die Rollen klar getrennt sein.
Anmeldung im Förderverein
Bei der Anmeldung am Förderverein werden personenbezogene Daten erhoben, um mit den Mitgliedern in Kontakt zu treten (Information über die Arbeit, Einladung zu Versammlungen, …) und die Mitglieder zu verwalten. Zu letzterem gehört auch der Zahlungsverkehr im Zusammenhang mit den Mitgliedsbeiträgen. Vielfach wird in Vereinen bei Anmeldungen von den Betroffenen eine Einwilligung in die Verarbeitung von personenbezogenen Daten eingeholt. Das ist nach Ansicht von Fachjuristen und Aufsichtsbehörden nicht erforderlich.1Quelle des Zitats unten: 9. Tätigkeitsbericht (2019) des Bayerischen Landesamtes für Datenschutzaufsicht
Eine Einwilligung wird für diesen Verarbeitungszweck jedoch grundsätzlich nicht benötigt. Denn gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DS-GVO ist geregelt, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten zulässig ist, wenn sie zur Erfüllung eines Vertrages erfolgt. Da das Mitgliedschaftsverhältnis ein vertragsähnliches Rechtsverhältnis ist (vgl. BGHZ 110, 323, 327), ist die Verarbeitung für Zwecke, die zur Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses erforderlich sind, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DS-GVO zulässig. Gleiches gilt aber auch für Verarbeitungstätigkeiten, die zur Erreichung weiterer Zwecke erforderlich sind, die als solche hinreichend deutlich als Vereinszwecke in der Satzung des Vereins angelegt sind.
Immer erforderlich ist bei der Anmeldung allerdings eine Information über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten nach Art. 13 DS-GVO. Dazu gehört auch eine Information über die Rechte der Betroffenen.
Beitrittsformular
Da nach Einschätzung verschiedener Experten ein Mitgliedsverhältnis in einem Verein einer vertraglichen Erlaubnis sehr ähnlich ist, kann die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Vereinsmitgliedern, wie oben beschrieben, auf Grundlage von Art. 6 DSGVO Abs. 1 Satz 1 lit. b – Vertrag/Vorvertrag – erfolgen. 1 Eine Einwilligung ist damit nicht erforderlich.
Weitere Informationen zu Datenschutz und Förderverein
Die Broschüre “Datenschutz im Verein nach der Datenschutz-Grundverordnung.pdf” (aktualisierte Version von 08/2022) der LDI NRW deckt alle Bereiche ab, welche einen Verein in Bezug auf Datenschutz betreffen können. In der sehr umfangreichen Schrift werden auch Themen behandelt, welche für kleinere Vereine, die nur wenige personenbezogene Daten verarbeiten und meist auch keine umfangreichen Verarbeitungsprozesse durchführen, weniger relevant sind.
Auch aus Bayern gibt es Hilfen für Vereine unter DSGVO in Vereinen.pdf als kurzer übersichtlicher Flyer und ausführlicher unter Vereine.
Stand 09/2022
In der vorangegangenen Veröffentlichung entsteht für mich die Frage, wer diese Arbeit leisten soll.
Ich bin ehrenamtlich als Vorsitzender eines und Schulfödervereins tätig gewesen. Für mich erscheint das sehr übertrieben. Weniger und konkreter ist mehr.
Datenschutz macht vor nichts Halt, leider auch vor Fördervereinen nicht. Das weiß ich aus eigener Erfahrung, da ich selbst in einem Förderverein tätig bin. Ich muss allerdings auch sagen, hat man die Vorgaben erst einmal umgesetzt und die Formalien erledigt, hat man mit Datenschutz nicht mehr zu tun als vorher.