Bewerbungsverfahren und Datenschutz

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Schulen stellen nicht nur Lehrkräfte ein, welche ihnen von Seiten des Landes zugewiesen werden, sondern führen auch Einstellungen durch im Rahmen von schulscharfen Auswahlverfahren. Bewerber schicken dabei ihre Bewerbungsunterlagen direkt an die Schule. Neben diesem offiziellen Weg landen auch schon einmal Initiativbewerbungen im Schulbüro. Dazu kommen noch Krankheitsvertretungen und Elternzeitvertretungen. Die Bewerbungen können dabei unterschiedliches Format haben. Neben den klassischen Bewerbungsmappen landen auch Bewerbungen in digitaler Form als E-Mail mit Anhang bei den Schulen. Bewerbungs- bzw. Einstellungsverfahren sind Verarbeitungsvorgänge, bei denen es sogar um recht sensible personenbezogene Daten gehen kann.

Wie bei jeder Datenverarbeitung sind Betroffene entsprechend Art. 12 DS-GVO über die Verarbeitung ihrer Daten zu informieren. Das erfolgt am besten, wenn den Bewerbern der Eingang ihrer Bewerbung schriftlich bestätigt wird. Zu berücksichtigen sind entsprechend je nach Bewerber Angaben nach Art. 13 (bezüglich der Bewerbungsunterlagen, die vom Bewerber selbst eingereicht werden) und Art. 14 (bezüglich Unterlagen, die von einer anderen Dienststelle angefordert werden, etwa die Personalakte). Angegeben werden sollten dabei:

  • Art der personenbezogenen Daten: Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen, …,
  • Herkunft der personenbezogenen Daten: vom Bewerber eingereicht, von der Schulaufsicht angefordert (z.B. Bezirksregierung),
  • Übermittlung der personenbezogenen Daten: an die am Auswahlverfahren beteiligten Personen, z.B. Mitglieder der Schulleitung, Abteilungsleiter, Fachleiter, Gleichstellungsbeauftragte(r), Mitglied des Personalrates, … und bei einer Einstellung z.B. Schulaufsicht
  • Speicherdauer der personenbezogenen Daten :
    • bei Ablehnung Rückgabe oder Löschung 2 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens (in Orientierung an §15 Abs. 4 AGG)
    • bei einer Einstellung Aufnahme in die Personalakte,
  • Rechte der Bewerber Betroffenenrechte wie z.B. Löschung, Auskunft oder Recht auf Berichtigung).

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Auf die Information nach Art. 13 bei der Anmeldung an der Schule kommt es an

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Bei der Anmeldung von Schülern an einer Schule werden umfänglich personenbezogene Daten erhoben. Entsprechend der Vorgaben von Art. 13 DSGVO Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person sind die Betroffenen zu informieren.

Ist man dieser Informationspflicht nachgekommen und es werden später im Laufe der Schulzeit anlassbezogene Einwilligungen eingeholt, kann auf einen Teil der nach Art. 13 vorgeschriebenen Informationen verzichtet werden, da sie bereits bei der Anmeldung umfänglich gegeben wurden.1„Die Absätze 1, 2 und 3 finden keine Anwendung, wenn und soweit die betroffene Person bereits über die Informationen verfügt.“ Art. 13 Abs. 4 DS-GVO

Bei einer anlassbezogenen Einwilligung könnte man dann auf folgende Punkte verzichten2Achtung – sämtliche andere Informationen müssen gegeben werden, um eine rechtswirksame Einwilligung einholen zu können. und damit die Einwilligung deutlich verkürzen:

  • Kontaktdaten des Verantwortlichen (und eventuell des Vertreters)
  • Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
  • Information über die Rechte der Betroffenen gegenüber der Schule (Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung, Recht auf Datenübertragbarkeit)
  • Bestehen eines Rechts, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird
  • Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

In den Vorlagen für Einwilligungen könnten dann diese Punkte gelöscht werden. Es empfielt sich jedoch, auf die Möglichkeit hinzuweisen, die Informationen entsprechend Art. 13 in der Schule jederzeit zu erhalten oder auf der Schulhomepage einsehen zu können.3Auch ein Hinweis auf den Ablageort auf der Schulhomepage wäre sinnvoll.

Ausführliche Informationen zur Erstellung einer Einwilligung finden sich unter Wie erstellt man eine datenschutzrechtlich korrekte Einwilligung für Schule?

Informationen Schule (NRW)

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Dieser Bereich stellt Informationen zum Thema Datenschutz bereit, welche Schulen benötigen, intern und extern.

Information über Datenverarbeitung gemäß Art. 13 und Art. 14 DS-GVO

Schulen als datenverarbeitende Stellen sind verplichtet, zum Zeitpunkt der Erhebung von Daten die Betroffenen darüber zu informieren. Geschickterweise informiert man dabei auch direkt über Daten, welche die Schule von Dritten erhält.

Schüler/Erziehungsberechtigte

Das ist bei jedem Schüler das erste Mal der Fall, wenn er/sie an der Schule neu aufgenommen wird und die Grunddaten erhoben werden. Für eine ausführlichere Erklärung siehe den Beitrag „Schulen müssen bei der Erhebung von Daten entsprechend der DS-GVO informieren

Lehrkräfte

Auch Lehrkräfte sind entsprechend Art. 13 zu informieren, wenn personenbezogene Daten bei ihnen erhoben werden.1Es ist auch nach Art. 14 DS-GVO zu informieren, da Schulen beim Wechsel einer Lehrkraft an eine Schule ebenfalls Daten von anderen Stellen erhalten, auch wenn es nur sehr wenige sind. Das Informationsschreiben berücksichtigt dieses.

Information von Lehrkräften über die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Rahmen des Informationsfreiheitsgesetzes NRW auf der Schulhomepage

Öffentliche Schulen2Achtung! Diese Regel gilt nur für öffentliche Schulen. Für Schulen, die dem Kirchenrecht unterliegen, können anderer Regelungen gelten! in NRW dürfen Name, Funktionsbezeichnung und Daten zur dienstlichen Erreichbarkeit von Lehrkräften ohne deren Einwilligung auf der Schulhomepage veröffentlichen (siehe dazu Welche personenbezogenen Daten von Lehrkräften dürfen OHNE Einwilligung auf die Schulhomepage?). Vor der Veröffentlichung ist es jedoch erforderlich die Lehrkräfte über die beabsichtigte Veröffentlichung zu informieren. Das Informationsblatt kann dazu genutzt werden.

Information für Fotoaufnahmen bei einer öffentlichen schulischen Veranstaltung gemäß Art. 13 DS-GVO

Bei Schulfesten und anderen schulischen Veranstaltungen mit Gästen macht man gerne Fotos zur Dokumentation der Veranstaltung und zur Öffentlichkeitsarbeit. Für Aufnahmen von Schülern und Lehrkräften hat man in der Regel eine Einwilligung vorliegen. Was aber ist mit den anderen Gästen? Es gibt die Möglichkeit, die Aufnahmen auf der Grundlage öffentlichen Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO anzufertigen und zu veröffentlichen3Ursprünglich war hier von Art. 6 Abs. 1 lit. f begründet worden, Interessenabwägung. Diese kommt für öffentliche Stellen in „Erfüllung ihrer Aufgaben“ nicht in Betracht. Man müsste also argumentieren, dass Öffentlichkeitsarbeit außerhalb oder zumindest teilweise der eigentlichen Aufgaben einer Schule liegt. Das ist jedoch rechtlich gesehen, schwierig zu vertreten. Da der LfDI Rheinland Pfalz bei einem vergleichbaren Aushang Fotografien auch mit Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO rechtfertigt, bietet sich solches Vorgehen am ehesten für Schulen an, um rechtlich auf der sicheren Seite zu bleiben. Mit einem Aushang und einem Informationsblatt mit Informationen gemäß Art. 13 DS-GVO kommt man der Informationspflicht gegenüber den Besuchern nach. Ergänzt wird die Information mit Hinweisen für den Verantwortlichen, wie die Vorlage anzupassen und zu nutzen ist.4Das Dokument entstand auf der Grundlage eines Entwurfs von Johannes Schirge mit Ergänzungen und Verbesserungen durch datenschutz-schule.info

Information über eine geplante Video- und Tonaufzeichnung im Rahmen der Lehrerausbildung

Für eine Video- und Tonaufzeichnung, die im Rahmen der Lehrerausbildung erfolgt, ist nach §120 Abs. 3 Satz 2 keine Einwilligung erforderlich. Es muss jedoch vorab über die Aufzeichnung und den Aufzeichnungszweck informiert werden und das Recht dieser zu widersprechen. (Vertiefende Informationen, siehe Sonderfall Video- und Tonaufzeichnung in der Lehrerausbildung (NRW)). Die Vorlage kann leicht bezüglich der erforderlichen Informationen angepasst werden.

Hinweis!
Diese Vorgabe des Schulgesetzes ist mit der DS-GVO nicht mehr wirklich vereinbar. Entsprechend wird sie mit der geplanten Änderung des Schulgesetzes zukünftig entfallen. Es ist von daher schon jetzt kein Fehler, von Schülern und Lehrkräften eine Einwilligung einzuholen. Stand 09/2019.