Welche Löschfristen gelten für personenbezogene Daten auf einem dienstlichen USB Stick?

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Nach Lektüre meines Themen Beitrags USB Sticks und Datensicherheit, in welchem erklärt wird, welche Möglichkeiten es gibt, USB Sticks so zu sichern, dass die Vertraulichkeit der darauf gespeicherten personenbezogenen Daten gewährleistet ist, stellte sich ein Leser die Frage, wie es mit den Löschfristen der auf einem dienstlichen USB Stick gespeicherten personenbezogenen Daten aus der Schule aussieht.

„Bei einem privaten Endgerät beträgt die Löschfrist ein Jahr zum Ende des Kalenderjahres. Ändert sich etwas, wenn die Schule den Kolleginnen und Kollegen einen schulischen USB-Stick zur Verfügung stellt? Gilt dann die 5 Jahresfrist?“

Die VO-DV I legt unter §9 Abs. 2 für die Aufbewahrung und Löschung von auf privaten Endgeräten von Lehrkräften gespeicherte personenbezogene Daten aus der Schule gesonderte Fristen fest, die deutlich kürzer sind als die für Computer in der Schule.

„(2) Sind die Daten nach Absatz 1 in öffentlichen ADV-Anlagen oder auf Datenträgern gespeichert, gelten die Aufbewahrungsfristen entsprechend. Für in privaten ADV-Anlagen gespeicherte Daten (§ 2 Abs. 2) beträgt die Aufbewahrungsfrist ein Jahr. Sie beginnt abweichend von Absatz 1 mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Schülerin oder der Schüler von der Lehrerin oder dem Lehrer nicht mehr unterrichtet wird.“

Die Frage ist nun also, fallen von der Schule bereitgestellte, dienstliche USB Sticks unter öffentliche Datenträger oder muss man sie doch eher wie private ADV-Anlagen betrachten?

  • Richtet man sich nach dem Wortlaut der VO-DV I (grammatikalische Auslegung), gilt die Regel mit der Löschfrist nach einem Jahr ab Ablauf des Kalenderjahres eindeutig nur für private Endgeräte. Ein von der Schule zur Verfügung gestellter USB Stick fiele demnach nicht unter diese Regelung und wäre gleichzubehandeln mit einem öffentlichen Datenträger, wie im ersten Satz von §9 Abs. 2 genannt. Entsprechend würden hier dann auch die dafür geltenden Löschfristen zutreffen.
  • Man könnte die Sache allerdings auch dem Sinn und Zweck nach betrachten (teleologische Auslegung). Wenn man also zu dem Schluss kommt, der dienstlich bereitgestellte USB Stick wird vom Charakter her wie ein privater USB Stick genutzt, dann müsste der USB Stick wie ein Privatgerät behandelt werden und entsprechend die einjährige Löschfrist gelten.

Eine gleiche Fragestellung würde sich auch für Dienstgeräte ergeben und die Löschfristen dort. Persönlich würde ich eher zur grammatikalischen Auslegung tendieren.

Käme es zu einem Streitfall, würde man entsprechend argumentieren. Das sollte vor Gericht ausreichen.

Man sollte die Frage bezüglich der Löschfristen sicher auch noch unter dem Gesichtspunkt der Datenminimierung betrachten. Ist es erforderlich, dass auf einem USB Stick personenbezogene Daten von Schülern gespeichert sind, die eine Lehrkraft das letzte Mal zwei Jahren zuvor unterrichtet hat? Diese Frage kann man in der Mehrheit der Fälle wohl verneinen. Und es bliebe der Lehrkraft immer noch die Möglichkeit, die Daten in der Schule in einem ihr zugewiesenen Verzeichnis im Verwaltungsnetz abzulegen.

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