Kontaktliste Kollegium – was geht?

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In einem Tweet wundert sich am 09.11.2019 @grundschulmann

#Datenschutz #Schule #twitterlehrerzimmer

Zu Beginn des Schuljahres wird eine Lehrer-Kontaktliste an alle KuK verteilt, die neben Name und Geburtstag auch Privatadresse, Handynummer, Festnetz und (private) Email beinhaltet.

Sehe nur ich das kritisch?

Das Thema ist datenschutzrechtlich sehr ähnlich zu dem der Eltern-Telefonliste. Dort gilt, die Telefonnummer von Eltern darf anderen Eltern nur dann bekannt gegeben werden, wenn dazu eine Einwilligung der Eltern vorliegt.

Wenn die Schulleitung eine Liste des Kollegiums erstellt, die an jede Lehrkraft ausgegeben werden soll, dann kann sie dieses ohne Einwilligung der Lehrkräfte tun, solange sie sich dabei neben dem Namen auf personenbezogene Daten beschränkt, welche dienstliche Belange betreffen. Das wären etwa

  • Funktionen an der Schule wie z.B. Klassenleitung 8c, Medienbeauftragte, Oberstufenkoordinator, Vorsitzender des Lehrerrates oder
  • Daten zur dienstliche Erreichbarkeit wie dienstliches Telefon, dienstliches E-Mail usw.

Alle außer dem Namen im Tweet genannten Informationen zählen definitiv nicht zu diesen Daten.

Möchte die Schulleitung also eine Liste wie im Tweet beschrieben, erstellen und weitergeben ans Kollegium, braucht es eine Einwilligung und diese sollte eine Auswahl zulassen, welche Daten in die Liste aufgenommen werden dürfen und ggf. in welcher Form. Die folgende Vorlage für eine Einwilligung berücksichtigt diesen Aspekt und ist um eine alternative Form ergänzt, wie die Einwilligungen etwas unbürokratischer eingeholt werden könnten.

Der Privatbereich von Schülern im Unterricht

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Dieser Tweet einer Mutter erregte jetzt bei Twitter die Gemüter, wurde mehr als dreihundertmal kommentiert, retweeted, und von knapp 2.000 anderen Nutzern mit einem Like versehen.

Kann man als Lehrkraft im Unterricht bei Schülerinnen und Schülern eine derartige Abfrage durchführen? Wie verträgt sich das mit dem Datenschutz?

Das Thema ist schwierig und es ist nicht einfach, eine pauschale Aussage zu treffen. Die Biologie Lehrkraft meint es sicherlich gut, wenn man sich in der Klasse mit dem Thema „Gesunde Ernährung“ auseinandersetzt und die Kinder dafür sensibilisiert. Allerdings sind Ernährungsgewohnheiten schon eine sehr persönliche Angelegenheit, die Aufschluss über weitaus mehr zulassen. Ob eine Familie Bio Produkte kauft oder nicht, muss nichts mit einem vorhandenen oder mangelnden Bewusstsein für gesunde und nachhaltige Ernährung zu tun haben, sondern kann auch mit der finanziellen Situation zusammenhängen. Als Lehrer oder Lehrerin möchte man gerne Lernanlässe mit lebensweltlichen Bezügen gestalten. Macht doch mal ein Foto von eurem Zimmer. Erzählt doch mal von den Berufen eurer Eltern. Manche scheinbar belanglose Frage kann ein Kind dazu nötigen, Dinge aus dem Privatbereich der Familie zu offenbaren, die es selbst bloßstellen oder den Eltern nicht recht sind, aus welche Gründen auch immer.

Man braucht bezüglich der mit solchen Abfragen verbundenen Problematik nicht einmal auf die Europäische Datenschutz Grundverordnung (DS-GVO) schauen, wie dies in einigen kommentierenden Tweets geschah. Auch das Schulgesetz NRW äußert sich zu einer solchen Erhebung von Daten.1In den Schulgesetzen der anderen Bundesländer werden sich entsprechende Formulierungen finden.

In §2 Abs. 2 der VO-DV I heißt es:

„(2) Nicht in den Anlagen aufgeführte Daten dürfen nur erhoben werden, wenn die oder der Betroffene eingewilligt hat. […] Auch mit Einwilligung dürfen unzumutbare, nicht zweckdienliche oder sachfremde Angaben nicht erhoben werden.“

Wenn es um die Ernährung und den Einkauf von Bio Produkten geht, dann betrifft dieses auch die Eltern. Man sollte sich in Schule grundsätzlich davor hüten, Abfragen bei Schülern zu machen, welche die Eltern betreffen, egal ob es dabei um das Alter der Eltern geht, ob und warum sie arbeitslos sind, oder welche Eltern getrennt leben. Im Fall der geplanten Beratung zur Ernährung werden einige Eltern die eingeforderten Informationen als unzumutbar empfinden. Dieses Recht haben sie. Fraglich ist zudem, ob die Informationen wirklich zweckdienlich sind? Um beim Beispiel zu bleiben. Es wäre auch möglich, im Biologieunterricht ein Beratungsschema zu erarbeiten, mit welchem die Schüler zu Hause die Ernährung in ihrer Familie unter die Lupe nehmen können, um die Eltern hinterher zu beraten. Das Ziel, die Kinder für eine gesunde und nachhaltige Ernährung zu sensibilisieren, wäre auch hiermit erreicht.

Obige Abfrage aus dem Biologieunterricht ist nicht nur problematisch, weil sie die Verhältnisse im Elternhaus betrifft und für einige Eltern nicht zumutbar ist, sondern auch, weil es sich um eine verbindliche Abfrage handelt, eine Hausaufgabe, bei welcher der Schüler möglicherweise noch sanktioniert wird, wenn zur nächsten Stunde keine Liste vorgezeigt wird. In einem Kommentar zum SchulG NRW wird folgende Empfehlung gegeben:

„Insgesamt haben die Lehrkräfte dafür Sorge zu tragen, dass personenbezogene Daten im Unterricht nur im Rahmen des Erforderlichen verarbeitet und ansonsten vermieden werden. Hier ist neben dem notwendigen pädagogischen Fingerspitzengefühl auch eine besondere datenschutzrechtliche Sensibilität geboten. Im Zweifel sollten die Eltern in der Klassenpflegschaftssitzung und/ oder durch Elternbriefe über möglicherweise datenschutzrelevante Inhalte einer geplanten Unterrichtseinheit oder -reihe informiert werden, so dass sie die Möglichkeit haben, etwaige Einwände rechtzeitig vorzutragen.“2Quelle: Wingen, SchulG NRW-Kommentar, März 2015, Katernberg

Es wäre sicherlich übertrieben, wenn man den Privatbereich von Schülerinnen und Schülern komplett aus dem Unterricht ausklammern würde. Wenn Schüler von sich aus Informationen aus dem Privatbereich im Unterricht offenbaren, ist das etwas Anderes, als wenn sie durch eine Hausaufgabe oder Antwortkette, zu der jeder etwas beitragen muss, zur Preisgabe von solchen Informationen genötigt werden. Vor allem ältere Schüler können recht gut einschätzen, ob und was sie von sich preisgeben wollen. Solange klar ist, dass alles auf Freiwilligkeit und ohne Nachteile bei Nichtbeantwortung abläuft und das Kind über den Umfang der Informationen selbst entscheidet, die es preisgeben möchte, kann man informell im Klassengespräch über eher allgemeine Dinge reden wie Hobbys, Lieblingssportler, Vorlieben und Freizeiterlebnisse und ähnlich. Bei jüngeren Schülern, vor allem in der Grundschule, fehlt dieses Urteilsvermögen oft noch völlig. Lehrkräfte müssen deshalb hier wesentlich umsichtiger handeln. Schriftliche Befragungen sollten besonders vorsichtig angegangen werden, etwa durch eine vorherige Absprache mit den Eltern und eine Anonymisierung der Abfrage. Grundsätzlich sollte man immer überlegen, ob es nicht andere Wege gibt, um zum gleichen Ziel zu gelangen. Sensible Bereiche aus dem Privatleben sollten im Unterricht besser meiden.

Datenschutzbeauftragter des Schulträgers weisungsberechtigt gegenüber Schule?

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In einer nordrhein-westfälischen Kommune hat der Datenschutzbeauftragte des Schulträgers die Kommunikation zwischen Lehrern und Schülern mittels WhatsApp an allen städtischen Schulen untersagt. Dass schulische Kommunikation mittels WhatsApp ein Datenschutzthema ist, ist keine Frage.  Inwieweit jedoch der Datenschutzbeauftragte des Schulträgers den Schulen gegenüber weisungsberechtigt ist, steht auf einem anderen Blatt. Im Alltag hört man immer wieder, dass es solche Verbote oder Weisungen von dieser Seite gibt. Wie ist damit umzugehen? Ist das rechtens?

In Nordrhein-Westfalen gibt das Schulgesetz in §3 Absatz 1 Satz 2 vor, dass die Schule ihre inneren Angelegenheiten selbst verwaltet1„Sie verwaltet und organisiert ihre inneren Angelegenheiten selbstständig.“ es gibt zwar einen Passus im Schulgesetz, welcher Schulen dazu verpflichtet, den Anordnungen des Schulträgers zu folgen,2„Die Anordnungen des Schulträgers in seinem Aufgabenbereich sind für die Schulleiterin oder den Schulleiter verbindlich.“ §59 Abs. 11 Satz 2  doch gilt dieses nur, soweit es den Aufgabenbereich des Schulträgers betrifft. Und zu diesen gehören nicht die inneren Angelegenheiten der Schule. Soweit es den Bereich digitale Medien betrifft, ist der Schulträger nach §79 SchulG NRW verpflichtet, für eine angemessene Sachausstattung zu sorgen.3„Die Schulträger sind verpflichtet, die für einen ordnungsgemäßen Unterricht erforderlichen Schulanlagen, Gebäude, Einrichtungen und Lehrmittel bereitzustellen und zu unterhalten sowie das für die Schulverwaltung notwendige Personal und eine am allgemeinen Stand der Technik und Informationstechnologie orientierte Sachausstattung zur Verfügung zu stellen.“ Aus schulrechtlicher Sicht liegt in der Schule die datenschutzrechtliche Verantwortung bei der Schulleitung. Die ADO führt hierzu in §26 Abs. 5 Satz 2 aus:

„Sie oder er ist für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verantwortlich (§ 1 Absatz 3 VO-DV I – BASS 10-44 Nr. 2.1, § 1 Absatz 5 VO-DV II – BASS 10-41 Nr. 6.1).“

Das ist sehr eindeutig. Wenn es um Vorgaben oder Verbote bezüglich des Datenschutzes geht, dann können diese nur von Seiten des Schulministeriums kommen oder einer untergeordneten Behörde mit entsprechenden rechtlichen Weisungsbefugnissen, nicht jedoch vom Datenschutzbeauftragten des Schulträgers.

Wie sieht es mit den behördlich bestellten schulischen Datenschutzbeauftragten aus?

Im Grunde genommen sieht es nicht anders aus. Auch die vom Schulträger bestellten Datenschutzbeauftragten für die Schulen der Kommune haben keine Weisungsbefugnis gegenüber den Schulen in ihrem Zuständigkeitsbereich. In der VO-DV I §1 Abs. 3 Satz 2 heißt es:

„Die Zuständigkeit der gemäß § 1 Abs. 6 VO-DV II bestellten behördlichen Datenschutzbeauftragten (§ 32 a DSG NRW) besteht auch für die Kontrolle der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften in Bezug auf die Daten der Schülerinnen, Schüler und Eltern.“

In der Art. 39 DS-GVO sind die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten klar definiert. Dazu gehören unter anderem Unterrichtung und Beratung, Überwachung der Einhaltung der DS-GVO,  Sensibilisierung und Schulung der an den Verarbeitungsvorgängen beteiligten Mitarbeiter und der diesbezüglichen Überprüfungen, Beratung – auf Anfrage – im Zusammenhang mit der Datenschutz-Folgenabschätzung und Überwachung ihrer Durchführung und Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde.  Auch Art. 38 DS-GVO, bei dem es um die Stellung des Datenschutzbeauftragten geht, ist keine Rede davon, dass dieser eine Weisungsbefugnis hat.

Fazit

Datenverarbeitung in der Schule, und dazu gehört auch welche digitalen Medien Schüler und Lehrer zur Kommunikation nutzen, liegt zuallererst in der Verantwortung der Schulleitung. Das jeweilige Schulministerium und die Schulaufsichten können im Rahmen der ihnen zur Verfügung stehenden Rechtsmittel (Erlasse, Verordnungen, Dienstanweisungen, …) Schulen datenschutzrechtliche Vorgaben machen, für deren Einhaltung dann die Schulleitung verantwortlich ist. Die behördlich bestellten schulischen Datenschutzbeauftragten können die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben überprüfen, sind jedoch ohne jegliche Weisungsbefugnis gegenüber den Schulen. Datenschutzbeauftragte des Schulträgers, welche für die kommunale Verwaltung zuständig sind, haben in Bezug auf die Schulen keinerlei Zuständigkeit. Entsprechend sind auch Schulträger selbst oder deren kommunale IT-Dienstleister nicht berechtigt, Schulen irgendwelche datenschutzrechtlichen Vorschriften zu machen.

Schulleitungen und Schulträger sind gehalten, einvernehmlich zusammenzuarbeiten. Dazu gehört jedoch keine datenschutzrechtliche Bevormundung durch Personen oder Stellen auf Seiten des Schulträgers, die dazu keinerlei rechtliche Befugnis haben. Es kann auch nicht sein, dass hier eine Seite durch die Hoheit über die Zuweisung finanzieller Mittel versucht, eine Machtbefugnis zu erlangen, die ihr nicht zusteht.

Was tun wenn das Gerät mit Zugang zum digitalen Klassenbuch verschwunden ist?

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Zum Glück ist nichts passiert, doch wie ein Fall bei Hannover zeigt, kann es heikel werden, wenn das Smartphone mit Zugang zum digitalen Klassenbuch und Zeugnissen von Schülern einer Lehrkraft abhanden kommt.

Eine Lehrerin deponierte dort ihren „Rucksack mit allerlei Wertsachen und einem Handy darin, welches ihr den Zugriff auf sensible Daten wie das digitale Klassenbuch und die Zeugnisse ihrer Schüler sichert“1Quelle: http://www.haz.de/Umland/Burgdorf/Burgdorf-Angeblicher-Diebstahl-in-Fitnessstudio-in-Burgdorf-Schusseligkeit-loest-Polizeieinsatz-aus im Spind im Fitnesstudio. Sie glaubte zunächst der Rucksack samt Inhalt sei gestohlen worden. Wie sich später herausstellte, hatte sie ihn nur in einen anderen Spind gepackt.

Der Fall zeigt aber mehr als deutlich, wo für Lehrkräfte Gefahren lauern können, wenn sie personenbezogene Daten aus der Schule auf einem mobilen privaten Endgerät verarbeiten.

  1. Geräte, über welche personenbezogenen Daten aus der Schule verarbeitet werden, egal ob es Privatgeräte sind oder Dienstgeräte, müssen sicher aufbewahrt werden. Das gilt für die Aufbewahrung in der Schule, zu Hause und vor allem außer Hauses. 2Ein Spind in einem Fitnessstudio zählt sicher nicht zu den Orten, wo man ein solches Gerät aufbewahren sollte.
  2. Geräte, über welche personenbezogene Daten aus der Schule verarbeitet werden, müssen durch technische Maßnahmen gesichert werden. Dazu gehört ein sicherer Zugangsschutz. Bei einem Smartphone könnte das etwa ein Sicherheitscode, der aus mehr als vier Zahlen besteht, sein. Auch die für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule genutzten Apps oder Programme müssen durch einen Zugangsschutz gesichert werden. Erfolgt der Zugriff auf ein digitales Klassenbuch oder die Zeugnisverwaltung über den Browser, so dürfen die Zugangsdaten nicht im Browser gespeichert werden.

Sollte es tatsächlich einmal zu einem Verlust kommen, muss die Schule bzw. ein Verantwortlicher umgehend informiert werden, um z.B. im Falle eines Online Zugangs zum digitalen Klassenbuch den Zugang der Lehrkraft sofort zu sperren oder die Zugangsdaten zu ändern. Das sollte auch erfolgen, wenn das Gerät und die Zugänge im Gerät gut gesichert sind.

 

 

 

 

Endlich klare Aussagen vom MSB NRW zu datenschutzrechtlichen Fragen

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Es hat lange gedauert bis sich das Ministerium für Schule und Bildung NRW einmal umfänglich zu datenschutzrechtlichen Fragen im Zusammenhang mit der umstrittenen Genehmigung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule auf privaten Endgeräten von Lehrkräften äußert. Was geht und was geht nicht, wie sieht es mit Haftungsfragen aus? Antworten kommen auch zu vielen anderen Fragen: z.B. E-Mail Kommunikation mit Eltern über dienstliche und private E-Mail Adressen, Speicherung von Fotos von Schülern auf dem Smartphone, Nutzung von privaten Smartphones für Kommunikation mit Eltern, Fragen zu zulässigen Anwendungen, Zugriff auf Webanwendungen und die Genehmigung, und die Zulässigkeit von WhatsApp, Telegram und iMessage auf privaten Geräten, wenn sie dienstlich genutzt werden. Zu finden ist dieses unter

Da es an Schulen nicht nur viele Fragen zur Genehmigung gibt, sondern auch zu anderen Bereichen, wurden in einer zweiten Sammlung weitere Fragen zum Thema Datenschutz an der Schule aufgegriffen. Hier geht es um die Aufgaben von Datenschutzbeauftragten, Notelisten in Papierform am heimischen Arbeitsplatz, die Übermittlung von Elterndaten an die Schulpflegschaft, Office 365 im schulischen Einsatz, Videoüberwachung und elektronische Schließanlagen an der Schule.

Sicherlich werden verschiedene Akteure im Bereich Schule die Antworten unterschiedlich beurteilen. Es bleiben definitiv auch noch Fragen offen, doch es ist gut, dass das Ministerium zu den meisten Fragen sehr eindeutig Stellung bezogen hat. Mit diesen Antworten kann man planen und Entscheidungen fällen.

Auch zum Thema Schulhomepage gibt es einige (wenige) datenschutzrechtliche Aussagen vom Ministerium.

Digitales Klassenbuch – geht das und was ist zu beachten?

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Frage: Unter welchen Bedingungen wäre der Einsatz eines digitalen Klassenbuchs unter Bedingungen des Datenschutzes in NRW möglich?b

In NRW können digitale Klassenbücher problemlos an Schulen genutzt werden. Handelt es sich dabei um Cloud basierte digitale Klassenbücher, also um Plattformen, bei denen die Verwaltung der Daten auf einem Server beim Anbieter läuft,

  • muss ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter abgeschlossen werden
  • sollten Lehrkräfte eine Genehmigung der Schulleitung zur Nutzung eines privaten Endgerätes zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule haben, um das digitale Klassenbuch mittels App oder Browserzugriff zu nutzen
  • sollte grundsätzlich darauf geachtet werden, dass mit dem digitalen Klassenbuch und den weiteren Funktionalitäten der Plattform (Buchung Elternsprechtag, Fotos, …) nur personenbezogenen Daten verarbeitet werden, für welche es eine rechtliche Grundlage nach dem SchulG NRW gibt oder wofür eine Einwilligung der Betroffenen vorliegt.

Einen ausführlichen Beitrag zum Thema gibt es unter Digitale Klassenbücher.

Smart Speaker im Klassenraum aufstellen – geht das?

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Eine Schule möchte gerne Smart Speaker im Klassenraum aufstellen, um eine einfache Kommunikation zwischen den Räumen für die Lehrkräfte zu ermöglich und smarte Erinnerungen und Timer zu setzen. Die Namen von Schülern sollen nicht genannt werden bei solchen Nachrichten und Erinnerungen. Man denkt an Amazon Echo, den kleinsten Smart Speaker. Das Gerät ist einfach zu bedienen, billig, spart eine aufwändige Verkabelung im Gebäude und kann mehr als eine Gegensprechanlage. Aber geht das auch? Was ist mit dem Datenschutz? Das Thema ist komplex und ich habe mich ausführlich damit auseinander gesetzt. Die Ergebnisse finden sich im Beitrag ALEXA, GOOGLE ASSISTANT, SIRI UND CO. – SMART SPEAKER IM KLASSENRAUM

Daten zwischen kooperierenden Schulen per E-Mail übertragen – geht das?

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Folgende Frage erreichte mich: „Unsere Koop-Schule will von unseren Schülern, die rüber kommen, den Schild-Datensatz. Darf man das per Schild-Export und E-Mail übertragen und wenn ja, dann wie?“

Bevor es um die eigentliche Frage geht, kurz zur Rechtmäßigkeit der Datenübermittlung zwischen kooperierenden Schulen.

Dürfen Schulen einander personenbezogene Daten von Schülern übermitteln, wenn sie miteinander kooperieren?

In NRW setzen das Schulgesetz (SchulG NRW) und die VO-DV I enge Grenzen, bezüglich der Übermittlung von personenbezogenen Daten von Schülern. Das betrifft die möglichen Empfänger wie auch die Verfahren. §120 Abs. 5 Satz 1 SchulG NRW lässt eine Übermittlung unter folgenden Bedingungen zu:

Die in Absatz 1 Satz 1 genannten Daten dürfen einer Schule, […] nur übermittelt werden, soweit sie von diesen Stellen zur Erfüllung der ihnen durch Rechtsvorschrift übertragenen Aufgaben benötigt werden.

Es muss also eine durch eine Rechtsvorschrift übertragene Aufgabe vorliegen, zu deren Erfüllung die personenbezogenen Daten von Schülern erforderlich sind, damit Daten übermittelt werden dürfen. Ein Kommentar zum SchulG NRW päzisiert dieses.

„Nur wenn die konkrete Form der Kooperation eine Übermittlung von personenbezogenen Daten erforderlich macht, beispielsweise weil gemeinsame Unterrichtsveranstaltungen im Sinne des § 4 Abs. 3 Satz 2 SchulG stattfinden, ist ein solcher Transfer nach Maßgabe des § 120 Abs. 5 Satz 1 SchulG zulässig. Insoweit findet dann die Regelung des § 6 Abs. 1 Satz 2 VO-DV I Anwendung.“1Katernberg in SchulG NRW – Kommentar, März 2008

In § 6 Abs. 1 Satz 2 VO-DV I2Satz 2 = Hervorhebung heißt es:

1) Bei einem Schulwechsel übermittelt die abgebende Schule der aufnehmenden Schule personenbezogene Daten aus dem Schülerstammblatt und dem sonstigen Datenbestand, soweit die Daten für die weitere Schulausbildung der Schülerin oder des Schülers erforderlich sind. Entsprechendes gilt bei der Kooperation von Schulen. Die Unterlagen selbst verbleiben bei der abgebenden Schule.

Die rechtliche Grundlage für die Übermittlung von personenbezogenen Daten der Schüler, welche an der Kooperationsschule unterrichtet werden, ist damit gegeben. Klar ist dabei jedoch auch, dass nur die Daten übermittelt werden dürfen, welche für die Erteilung des Unterrichts an der anderen Schule von dieser benötigt werden.3Alle anderen Daten dürfen nur auf der Grundlage einer Einwilligung der Betroffenen übermittelt werden. Beispiel: die andere Schule möchte wissen, ob unter den Schülern, die am Unterricht teilnehmen werden, Vegetarier sind, da man die eigene Mensa informieren möchte. (Es besteht hier keine Erforderlichkeit, die sich aus der Erfüllung einer Rechtsvorschrift ergibt.) In SchiLD NRW werden dazu nur die erforderlichen personenbezogenen Daten exportiert.

Übermittlungsverfahren

Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten muss entsprechend dem Stand der Technik gesichert erfolgen. Die VO-DV I macht hier in §5 Absatz 2 entsprechende Vorgaben:

„Die Datenübermittlung kann schriftlich, mündlich, automatisiert oder auf Datenträgern erfolgen. Datenträger, die versandt werden, dürfen personenbezogene Daten nur enthalten, soweit diese für die Empfängerin oder den Empfänger bestimmt sind. Eine automatisierte Datenübermittlung kann auch über eine gemeinsam genutzte informationstechnische Basis-Infrastruktur erfolgen, sofern die technischen und organisatorischen Sicherheitsanforderungen des § 10 des Datenschutzgesetzes NordrheinWestfalen erfüllt werden. Eine Datenübermittlung auf Datenträgern bedarf einer Verschlüsselung nach dem aktuellen Stand der Technik. Automatisierte Verfahren, die die Übermittlung personenbezogener Daten durch Abruf ermöglichen, sind unzulässig.“

Der letzte Satz hat es in sich, denn einige Verfahren werden hier grundsätzlich ausgeschlossen. Gemeint sind dabei solche Verfahren,

„die die Übermittlung personenbezogener Daten durch Abruf einer anderen Stelle ermöglichen, bei denen also eine Übermittlung stattfindet, ohne dass die speichernde bzw. übermittelnde Stelle davon Kenntnis hat und verantwortlich entscheidet, ob eine Übermittlung erfolgen darf.“4Katernberg in SchulG NRW – Kommenfar, März 2015

Dieses wäre beispielsweise der Fall, wenn ein Freigabeordner in einer Cloud eingerichtet würde und dem Empfänger würden der Link und das Passwort dazu mitgeteilt. Die übermittelnde Stelle hätte keinerlei Kontrolle darüber, ob die Daten abgerufen werden und wer sie abruft.5Die Informationen zum Zugang könnten in falsche Hände geraten, zufällig gefunden werden, durch einen Fehler offenbar werden und ähnlich.

Darf der SchiLD NRW Export per E-Mail an die Kooperationsschule übertragen werden?

Unter den bei den meisten Schulen in NRW akutell gegeben Bedingungen ist von einer Übertragung per E-Mail dringend abzuraten. Es gibt jedoch Ausnahmen. Nutzen beide Schulen in einer Kommune oder Stadt den gleichen kommunalen/städtischen E-Mail Dienst und sind in der Lage, ihre E-Mails zu verschlüsseln, spricht nichts gegen eine Übermittlung per E-Mail. Sobald Logineo NRW zur Verfügung steht und von beiden Schulen genutzt wird, kann auch dessen E-Mail Funktionalität genutzt werden. Aber auch hier empfiehlt es sich, die E-Mails mit den sensiblen Schülerdaten zu verschlüsseln.

Es gibt Schulen, die Anbieter wie T-Online, Web.de oder GMX nutzen. Eine Übermittlung per E-Mail über diese oder vergleichbare E-Mail Anbieter, so wie man sie im Privatbereich nutzt, ist nicht zu empfehlen, auch nicht wenn die E-Mails verschlüsselt sind. In der Regel liegen E-Mails zumindest einige Tage auf dem E-Mail Server des Absenders, oft auch des Empfängers. Wird einer dieser Server gehackt und die Daten entwendet, ist nie sicher, was mit den Daten passiert. Selbst eine Verschlüsselung, die heute als sicher gilt, könnte in einigen Jahren zu knacken sein6siehe Quantum Computing, Künstliche Intelligenz und zu Problemen für die Betroffenen führen.

Siehe auch „E-Mail Kommunikation sicher nutzen

Lösungen

Auch wenn eine Übermittlung per E-Mail in den meisten Fällen aus Gründen der Sicherheit nicht möglich ist, lassen sich die Daten aus dem SchiLD Export in digitaler Form übermitteln.

Der einfachste Weg wird die Speicherung auf einem verschlüsselten USB Stick sein, der dann persönlich durch eine Lehrkraft an der kooperierenden Schule abgegeben wird. Wenn zwei Schulen kooperieren, werden sie in räumlicher Nähe zueinander liegen und dieser Weg sollte ohne Probleme möglich sein.7Denkbar wäre auch noch der postalische Versand eines verschlüsselten Datenträgers. Vermutlich ist das jedoch aufwändiger als eine persönliche Übergabe, da bei der postalischen Übermittlung das Passwort zum Entschlüsseln getrennt auf einem anderen Wege übermittelt werden müsste.

Nutzen beide Schulen eine sichere Cloud Lösung, über welche sie Daten austauschen können, ist auch dieses eine Möglichkeit.8Google Drive und Microsoft OneDrive wie auch Dropbox und ähnliche Anbieter gehören nicht zu diesen Lösungen, auch wenn sich die Daten dort verschlüsselt ablegen lassen. Die Gründe dafür liegen daran, dass es sich um nicht europäische Anbieter handelt, bei denen ein tatsächliche Einhaltung der DS-GVO nicht zu einhundert Prozent überprüfbar gewährleistet ist. Eine Nutzung für personenbezogene Daten im Rahmen der schulischen Verwaltung ist damit aktuell (November 2018) nicht zulässig.. Logineo NRW könnte in NRW eine solche Cloud Lösung sein. Nutzen beide Schulen eine Plattform wie kommunal/städtisch betriebenes Moodle, wäre auch dieses eine Möglichkeit. Hierbei muss das Verfahren so gestaltet werden, dass kein Konflikt mit der Vorgabe des letzten Satzes von VO-DV I §5 entsteht.9siehe oben

Ein gemeinsames Verzeichnis, auf welches nur die Sekretariate beider Schulen zugriff haben, wäre eine Möglichkeit.

Datenübermittung an die Gesundheitsbehörden – Einwilligung erforderlich?

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Seit Beginn der Umsetzung der DS-GVO ist im Mai diesen Jahres werden in Schulen viele alltägliche Formen der Datenverarbeitung auf den Prüfstein gestellt, da man sich nicht mehr sicher ist, ob man bisher wirklich alles richtig macht. Bei Datenübermittlungen stellt sich so häufig die Frage nach der rechtlichen Grundlage. Eine Grundschule fragte an:

Braucht es für die Übermittlung von personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern an die untere Gesundheitsbehörde eine Einwilligung der Eltern?

Kurze Antwort, nein. In NRW gibt es mit §120 Abs. 5 SchulG NRW und §8 VO-DV I eine rechtliche Grundlage für die Übermittlung von personenbezogenen Daten von Schülern und Eltern an die untere Gesundheitsbehörde. Welche Daten dieses genau sind, definiert §8 VO-DV I. Damit ist eine Verarbeitung nach DS-GVO Art. 6 Abs. 1 lit. e möglich und eine Einwilligung nicht notwendig.

Erforderlich ist jedoch eine Information der Betroffenen nach Art. 13, die man am besten bereits bei der Anmeldung an der Schule gibt.1Siehe dazu auch Information über Datenverarbeitung gemäß Art. 13 und Art. 14 DS-GVO unter INFORMATIONEN SCHULE (NRW)

Schulgesetz NRW §120 Abs. 5
Die in Absatz 1 Satz 1 genannten Daten dürfen einer Schule, der Schulaufsichtsbehörde, dem Schulträger, der unteren Gesundheitsbehörde, dem Jugendamt, dem Landesjugendamt, den Ämtern für Ausbildungsförderung, dem Landesamt für Ausbildungsförderung sowie den Ausbildungsbetrieben der Schülerinnen und Schüler an Berufskollegs nur übermittelt werden, soweit sie von diesen Stellen zur Erfüllung der ihnen durch Rechtsvorschrift übertragenen Aufgaben benötigt werden.
Quelle: SchulG NRW § 120
VO-DV I § 8
Datenübermittlung zum Zwecke der Schulgesundheitspflege
(1) Zur Durchführung von Maßnahmen der Schulgesundheitspflege übermittelt die Schule der unteren Gesundheitsbehörde personenbezogene Daten von Schülerinnen und Schülern sowie den Eltern.
(2) Folgende Daten der Betroffenen werden übermittelt:
1. Name, Vorname,
2. Geburtsdatum, -ort und -land,
3. Geschlecht,
4. Erreichbarkeit,
5. Name, Vorname und Erreichbarkeit der Eltern
Quelle: VO-DV I § 8
Art. 6 Abs. 1 lit. e
(1) Die Verarbeitung ist nur rechtmäßig, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist:

(e) die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
Quelle: DS-GVO Art. 6 Abs. 1 lit. e

Brauchen Schulen Datenschutzerklärungen zu den Verarbeitungsprozessen in der Schule?

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Frage

Vor einiger Zeit kam die Frage auf, ob Schulen neben der Datenschutzerklärung der Homepage zusätzlich auch eine Datenschutzerklärung bezüglich der Verarbeitung von personenbezogenen Daten in der Schule benötigen, die dann ebenfalls auf der Schulhomepage veröffentlich wird.

Rechtliche Grundlagen

Art. 12 DS-GVO Abs. 1 fordert ein, dass Betroffene informiert werden und diese Informationen leicht zugänglich sind.

“Der Verantwortliche trifft geeignete Maßnahmen, um der betroffenen Person alle Informationen gemäß den Artikeln 13 und 14 und alle Mitteilungen gemäß den Artikeln 15 bis 22 und Artikel 34, die sich auf die Verarbeitung beziehen, in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache zu übermitteln; […] Die Übermittlung der Informationen erfolgt schriftlich oder in anderer Form, gegebenenfalls auch elektronisch.”

Entsprechend gibt der zugehörige Erwägungsgrund 58 folgende Erläuterung:

“Der Grundsatz der Transparenz setzt voraus, dass eine für die Öffentlichkeit oder die betroffene Person bestimmte Information präzise, leicht zugänglich und verständlich sowie in klarer und einfacher Sprache abgefasst ist und gegebenenfalls zusätzlich visuelle Elemente verwendet werden. Diese Information könnte in elektronischer Form bereitgestellt werden, beispielsweise auf einer Website, wenn sie für die Öffentlichkeit bestimmt ist.”

Das Gesetz über die Freiheit des Zugangs zu Informationen für das Land Nordrhein-Westfalen (IFG NRW) führt aus:

§ 12
Veröffentlichungspflichten
Geschäftsverteilungspläne, Organigramme und Aktenpläne sind nach Maßgabe dieses Gesetzes allgemein zugänglich zu machen. Die öffentlichen Stellen sollen Verzeichnisse führen, aus denen sich die vorhandenen Informationssammlungen und -zwecke erkennen lassen. Soweit möglich hat die Veröffentlichung in elektronischer Form zu erfolgen. § 4 Abs. 2 Satz 1 dieses Gesetzes bleibt unberührt.

Wie sind diese Vorgaben zu verstehen?

Von rechtlicher Seite gibt es Vorgaben, sowohl von der DS-GVO wie auch vom IFG. Beide lassen jedoch Spielraum für die Umsetzung. Zu beachten ist dabei ein Unterschied zwischen DS-GVO und IFG. Während es bei der DS-GVO ausschließlich um die Rechte der Betroffenen geht, betrifft das IFG die Öffentlichkeit und deren Recht auf Informationen.

Schulen unterliegen entsprechend der DS-GVO dem Gebot der Transparenz wie jede andere datenverarbeitende öffentliche Stellen. Nach Art. 13 sind Betroffene zum Zeitpunkt der Erhebung von personenbezogenen Daten bezüglich der beabsichtigten Verarbeitung und ihrer Rechte zu informieren. Werden die personenbezogenen Daten nicht beim Betroffenen selbst erhoben, sind diese nach Art. 14 entsprechend nachträglich zu informieren.

Das IFG fordert von öffentlichen Stellen, Informationen zu verarbeiteten Daten und den Verarbeitungszwecken möglichst in elektronischer Form zu veröffentlichen. Es geht hier um eine Veröffentlichungspflicht. Die Veröffentlichung auf einer Internetseite wäre eine elektronische Form. Zum Vergleich: auf Bundesebene gibt es für Behörden gemäß dem IFG des Bundes eine Veröffentlichungspflicht im Internet.1 Der Bund gibt unter Anwendungshinweise zum Informationsfreiheitsgesetz zur Veröffentlichung folgende Informationen:
Welche Veröffentlichungspflichten bestehen im Internet?
Die Behörden des Bundes sollen geeignete Informationen möglichst umfassend im Rahmen aktiver Informationspolitik nach und nach in das Internet einstellen (§ 11 Abs. 3). Das IFG geht jedoch nicht über die bestehenden Verpflichtungen aus dem Kabinettbeschluss zur langfristigen Sicherung der im Rahmen der eGovernment-Initiative BundOnline 2005 getätigten Investitionen vom 9. März 2005 hinaus.
Insbesondere Organisations- und Aktenpläne ohne Angabe personenbezogener Daten sollen beim Internetauftritt jeder Behörde berücksichtigt werden. Solche Organisations- und Aktenpläne sollen es dem Bürger erleichtern, sich einen Überblick der vorhandenen Informationen zu verschaffen. Wie detailliert solche Pläne eingestellt werden, entscheidet jede Behörde selbst.

Zwischen den Vorgaben der DS-GVO und des IFG gibt es Unterschiede im Umfang der Informationen. Während sich das IFG auf eine Information über vorhandene Informationssammlungen und -zwecke beschränkt, geht es bei der DS-GVO um sehr viel genauere Informationen (z.B. Betroffene, Rechtsgrundlage, Zwecke der Verarbeitung, Kategorien von Daten und Empfängern, Dauer der Speicherung, Rechte der Betroffenen).

In Art. 12 ist vorgegeben, dass der Verantwortliche, hier die Schulleitung, “geeignete Maßnahmen” trifft, die Betroffenen zu informieren, und dass die Informationen in “leicht zugänglicher Form” bzw. “leicht zugänglich” zu übermitteln sind. Für die Form gibt es keine exakt definierten Vorgaben. Die Bereitstellung in elektronischer Form auf einer Website wird im Erwägungsgrund als eine Möglichkeit angegeben. Das IFG  wird etwas deutlicher und fordert die elektronische Form, sofern möglich.

Entsprechend dem IFG würde es praktisch ausreichen, auf die VO-DV I und II zu verlinken, da das IFG selbst keinerlei Vorgaben macht, wie einfach oder verständlich diese Angaben sein müssen. Auch der Begriff Verzeichnis ist nicht exakt definiert. Eine Formulierung auf der Schulhomepage könnte so lauten, wie die obere Tabellenzelle. Wenn man etwas ausführlicher sein möchte, fügt man die Inhalte der restlichen Zellen an.

Information über Informationssammlungen und -zwecke gemäß §12 Gesetz über die Freiheit des Zugangs zu Informationen für das Land Nordrhein-Westfalen  (IFG NRW)

Die Schule verarbeitet die personenbezogenen Daten von Schülern, Erziehungsberechtigten und Lehrkräften in dem Umfang und für die Zwecke, wie sie durch das SchulG NRW, VO-DV I (Schüler, Erziehungsberechtigte) und VO-DV II (Lehrkräfte) vorgegeben sind.

Informationssammlung Schüler/ Erziehungsberechtigte
Schülerstammblatt

  1. die Personaldaten der in § 1 Abs. 1 Nr. 1 – 3 genannten Personen (Individualdaten) gemäß Abschnitt A Nr. I der Anlage 1,
  2. die Information zur schulischen Laufbahn der Schülerin oder des Schülers (Organisations- bzw. Schullaufbahndaten) gemäß Abschnitt A Nr. II der Anlage 1,
  3. die Angaben über den individuellen Leistungsstand der Schülerin oder des Schülers (Leistungsdaten) gemäß Abschnitt B der Anlage 1,
  4. die für die einzelnen Schulformen oder Schulstufen benötigten zusätzlichen Informationen (schulform- oder schulstufenspezifische Zusatzdaten) gemäß Abschnitt C der Anlage 1.

sonstiger Datenbestand

Zwecke
  • Schülerverwaltung
  • Leistungsdatenverwaltung
  • Zeugniserstellung
  • Unterrichtsplanung
  • Schulstatistik
  • Diagnostik/ Erstellung von Förderempfehlungen/ individuellen Förderplänen
  • Schulpflichtüberwachung
  • Kontaktaufnahme mit den Erziehungsberechtigten
  • Evaluation und Qualitätsentwicklung
  • Öffentlichkeitsarbeit
  • Erstellung von Fördergutachten (AO-SF Verfahren)
  • Schülerspezialverkehr (an Förderschulen)
  • Praktikumsverwaltung
  • Erziehungs- und Ordnungsmaßnahmen
  • Dokumentation im Klassenbuch
  • Dokumentation von Konferenzen
Informationssammlung Lehrkräfte
 Datenbestand in der Schule

  • Person
  • Werdegang
  • Vorbereitungsdienst,   Staatsprüfung
  • Qualifikationen
  • Laufbahn
  • Beschäftigung
  • Unterricht
  • Geschäftsablauf

Akten der Schulleitung

  • Persönliche Angaben
  • Ausbildung, sonstige Tätigkeiten, besondere Fähigkeiten
  • Tätigkeiten an der Schule
  • Weitere Angaben
Zwecke
  1. Planung und Ermittlung des Unterrichtsbedarfs, Durchführung des Unterrichts
  1. Planung und Einrichtung von Bildungsgängen, Klassen und Gruppen; Ermittlung und Deckung besonderer Bedarfe und Förderungsbedarfe; Unterrichtsorganisation; Unterrichtsverteilung
  2. Aufstellen von Aufsichts-, Prüfungs-, Stunden- und Vertretungsplänen, Sprechstundenlisten sowie Übersichten der an der Schule Beschäftigten
  1. Erledigung der laufenden schulischen Angelegenheiten
  1. Berichte in arbeits-, dienst- und personalrechtlichen Angelegenheiten und Angelegenheiten der Lehrerversorgung
  2. Berichte zur Vorbereitung von Dienstleistungszeugnissen, Beratung zur dienstlichen Beurteilung, Berichte in disziplinarrechtlichen Angelegenheiten
  3. Beantwortung von Anfragen und Erhebungen der Schulaufsichtsbehörden sowie anderer Behörden aus dem Geschäftsbereich des für die Schule zuständigen Ministeriums
  4. Durchführung von Maßnahmen der Qualitätsentwicklung und Qualitätssicherung gemäß § 3 Abs. 4 SchulG
  1. Statistische Daten
  2. Lehrerausbildung (Ausbildungslehrerinnen und -lehrer, Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärter und Lehrkräfte in Ausbildung)
  3. Lehrerfortbildung
  4. Erfüllung der Schulleitungsaufgaben

Entsprechend der DS-GVO müssen Betroffene (Schüler und Erziehungsberechtigte sowie Lehrkräfte) bei der Erhebung von Daten oder, sofern die Daten nicht bei ihnen direkt erhoben wurden, nachträglich informiert werden. Die unmittelbare Information kann mittels eines entsprechenden Informationsschreibens2„Informationen Schule (NRW) – datenschutz-schule.info.“ https://datenschutz-schule.info/service-downloads/informationen-schule-nrw/. gegeben werden, welches den Betroffenen ausgehändigt wird, so dass sie jederzeit über die von der Schule verarbeiteten Daten und ihre Rechte im Bilde sind. Erforderlich ist diese Art von Information bei Schülern und ihren Erziehungsberechtigten erstmals bei der Anmeldung an der Schule, bei Lehrkräften, wenn sie den Dienst an einer neuen Schule aufnehmen, welche dazu personenbezogene Daten von ihnen selbst oder einer anderen Stelle (Stammschule/ abgebende Schule/ Schulamt/ Bezirksregierung) erhält.

Die DS-GVO unterscheidet beim Transparenzgebot im Erwägungsgrund 58 zwischen betroffener Person und Öffentlichkeit. Nur wenn es um Informationen zur Herstellung von Transparenz geht, welche für die Öffentlichkeit bestimmt sind, wird die Veröffentlichung auf einer Website als Möglichkeit vorgeschlagen. Für die Information der Betroffenen selbst wird dieses nicht vorgeschlagen. Da die Formulierung von Art. 12 Abs. 1 Satz 1 sehr offen ist, bleibt dem Verantwortlichen Gestaltungsspielraum.

“Insgesamt belässt Abs. 1 S. 1 dem Verantwortlichen bei der Wahl der Darstellungsweise einen beträchtlichen Gestaltungsspielraum.”3Bäcker in Kühling/Buchner Art. 12 Abs. 1 Rn. 12

Es lässt sich aus keiner Stelle in der DS-GVO eine eindeutige Vorgabe ableiten, dass zur Herstellung von Transparenz eine Veröffentlichung von Informationen entsprechend Art. 13 und 14 auf der Schulhomepage erforderlich ist. Genausowenig ist ersichtlich, dass eine Schule die Öffentlichkeit informieren muss.

Abgesehen davon spricht jedoch auch nichts dagegen, die Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Betroffenen zusätzlich leicht auffindbar auf der Schulhomepage zu hinterlegen als Informationen über die Datenverarbeitung an der Schule nach DS-GVO Art. 12. Dort könnte man dann die Informationen aus den Informationsschreiben direkt in die Webseite einstellen und eventuell auch noch die Schreiben als PDFs zum Download anzubieten.

Wie das MSB das Thema sieht

Das Ministerium für Schule und Bildung (MSB) hat sich auf den Seiten der Medienberatung zum Thema Informationspflicht nach Art. 13 DS-GVO geäußert4„Homepage der Schulen – Bildungsportal NRW.“ https://www.schulministerium.nrw.de/docs/Recht/Datenschutz/Umsetzung-EU-Datenschutzgrundverordnung/Regelungsbereiche/Homepage-der-Schulen/index.html.. Das MSB schlägt vor, der Informationspflicht über die Schulhomepage nachzukommen, um den Verwaltungsaufwand für die Schule in Grenzen zu halten. Es sollte dann ausreichend sein, “mittels Link auf die ausführlichen Vorgaben der VO DV I und II” zu verweisen. Da die DS-GVO Information aber auch eine Information zum Zeitpunkt der Datenerhebung verlangt, sollen Schulen den Erziehungsberechtigten bzw. volljährigen Schülern bei Anmeldung an der Schule einen “einen Papierausdruck der VO DV I” aushändigen.

Auch wenn dieser Vorschlag gut gemeint ist, so widerspricht er einem der wichtigen Grundsätze der DS-GVO, wie dem Zitat zu Beginn des Textes zu entnehmen. Der Erwägungsgrund wird noch deutlicher. Die Information soll in “präzise, leicht zugänglich und verständlich sowie in klarer und einfacher Sprache abgefasst” sein. Dem entspricht die VO-DV I wohl kaum.

Aus den Ausführungen des MSB lässt sich, was für die Fragestellung hier noch bedeutsamer ist, keinerlei Verpflichtung zur Veröffentlichung dieser Informationen auf der Schulhomepage ableiten.

Fazit

  • Schulen müssen entsprechend der Vorgaben der DS-GVO Besucher ihrer Schulhomepage (Betroffene) über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf der Website selbst in Form einer Datenschutzerklärung informieren.
  • Schulen sollen als öffentliche Stellen gemäß der Vorgaben des IFG NRW in elektronischer Form Verzeichnisse führen, welche die Öffentlichkeit über Informationssammlungen und -zwecke informiert. Das erfolgt am zweckmäßigsten vermutlich über die Schulhomepage.5Mir ist bisher keine Schule bekannt, welche derartige Informationen nach dem IFG auf ihrer Schulhomepage eingestellt hat. Auch, dass es wegen des Fehlens solcher Informationen Probleme gegeben hat, ist mir nicht bekannt.
  • Schulen können ergänzend zu einer direkten Information der Betroffenen vor oder nach der Datenerhebung zusätzlich über die Verarbeitung personenbezogener Daten entsprechend Art. 13 und 14 auf ihrer Homepage informieren, wenn die Schulleitung darin eine geeignete Maßnahme sieht, der Informationspflicht nachzukommen.

Zu den Informationen, die nach dem IFG NRW auf einer Schulhomepage veröffentlicht werden sollen, gehören neben Informationen über die Schulleitung auch solche über die Lehrkräfte, deren Funktion in der Schule und Angaben zur dienstlichen Erreichbarkeit. Siehe dazu den Beitrag: Welche personenbezogenen Daten von Lehrkräften dürfen OHNE Einwilligung auf die Schulhomepage?