In NRW hat man von Seiten der Landesregierung in einem Gespräch am 24.04.2018 versucht, die Wogen zu glätten, was die umstrittene Genehmigung 1Genehmigung für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule durch Lehrkräfte zu dienstlichen Zwecken auf privaten ADV-Anlagen von Lehrkräften gemäß § 2 Absatz 2 VO-DV I/§ 2 Absatz 4 VO-DV II angeht, welche Lehrkräfte benötigen, um personenbezogene Daten aus der Schule auf privaten Geräten verarbeiten zu dürfen. Ein für “in einigen Tagen” versprochenes Dienst E-Mail mit weiteren Informationen lässt derweil auf sich warten.
Dass es auch ganz anders gehen kann, zeigt das Beispiel Baden Württemberg. Unter “Private Datenverarbeitungsgeräte (PC, Mac, Smartphones, Tablets, etc.)” wird dort ganz aktuell, mit Bezug auf die DS-GVO erklärt, welche Vorgaben zu erfüllen sind. In 9 kurzen, leicht verständlichen Absätzen werden dort verschiedene Maßnahmen erklärt. Nummer 2 ist dabei besonders interessant:
Am besten ist es, wenn sämtliche dienstlichen personenbezogenen Daten nur auf einem USB-Stick gespeichert werden. Dieser USB-Stick muss in jedem Fall verschlüsselt sein.
Man rät den Lehrkräften in BaWü, die personenbezogenen Daten aus der Schule nie auf dem privaten Gerät selbst zu speichern, sondern immer auf einem USB-Stick, der verschlüsselt sein muss.
Ergänzt werden diese Vorgaben noch einmal durch eine Anlage “Datenschutzrechtliche Hinweise für den Gebrauch privater Datenverarbeitungsgeräte durch Lehrkräfte zur Verarbeitung personenbezogener Daten“, die ausführlichere Erläuterungen gibt.
In einer FAQ erklärt man dann auch, warum es von Vorteil ist, die Daten auf einem USB-Stick zu speichern:
Indem Sie sämtliche personenbezogenen Daten ausschließlich auf einem USB- Stick abspeichern und diesen USB-Stick verschlüsseln, z.B. mittels der Software VeraCrypt, verringern Sie Ihren Aufwand erheblich. Dadurch wird z.B. wirksam ein unbefugter Zugriff auf die Daten verhindert, sie müssen also keine aufwändigen Berechtigungsstrukturen hinterlegen. Ferner können Sie auf diese Weise leicht dem Auskunftsanspruch Ihrer Schulleitung oder des Landesbeauftragten für den Datenschutz nachkommen, da Sie dann nur den USB-Stick – und nicht den ganzen Computer, auf dem sich u.U. auch private Daten befinden – vorweisen müssen. Bitte denken Sie auch an die Sicherungskopie auf einem weiteren USB-Stick.
Auch in Baden Württemberg nimmt man es mit dem Datenschutz in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Privatgeräten von Lehrkräften ernst. Und selbstverständlich geht auch hier ohne Vorgaben und eine Genehmigung nichts. Allerdings sind die Hürden deutlich niedriger. Arbeitet man als Lehrkraft mit einem verschlüsselten USB-Stick, erleichtert man sich die Trennung von Privat und Beruflich. Darüber hinaus lässt sich so der technische Aufwand zur Sicherstellung des Datenschutz auf dem privaten Gerät deutlich leichter einhalten, auch für technisch weniger versierte Lehrkräfte.
In Haftung werden die Lehrkräfte übrigens durch ihre Unterschrift auch nicht genommen.
Auch im Bundesland Hessen geht man einen vergleichbaren Weg und rät zur Nutzung von sicheren USB Sticks, am besten Hardware verschlüsselte USB Sticks. Siehe dazu “Verarbeitung von Schüler- oder Elterndaten auf privaten Datenverarbeitungseinrichtungen der Lehrkräfte“.