Krankmeldung über die Schulhomepage

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An Schulen kommt von Seiten der Eltern immer wieder der Wunsch auf, Krankmeldungen zu vereinfachen. Was liegt da näher als ein entsprechendes Formular in die Schulhomepage einzubauen. So hat man, besser als bei einer E-Mail, eine standardisierte Krankmeldung mit allen erforderlichen Informationen. Lästige Telefonanrufe im Sekretariat entfallen. Aus rechtlichen Gründen wird die Entschuldigung anschließend auf Papier nachgereicht. Alles gut, oder doch nicht?

Das Beispiel von der Homepage einer Schule zeigt, wie viele personenbezogene Daten in diesem Fall verarbeitet werden. Je nachdem, was Eltern eintragen, können diese Informationen hochsensibel sein. Hinzu kommt noch die IP Adresse, die ebenfalls ein personenbezogenes Datum darstellt. Alle diese Informationen werden, sofern für die Forumular Funktion nicht externe Dienstleister genutzt werden, in der Datenbank der Webseite gespeichert. Je nach Einstellung wird die Schule über den Eintrag per E-Mail informiert.

Die Krankmeldung in dieser Form ist von der Technik her vergleichbar einem Kontaktformular. Welche Vorgaben sich aus der DS-GVO dafür ergeben, wird an vielen Stellen im Netz ausführlich erläutert. Sie heißt es zum Beispiel bei datenschmutz.net.

„Werden mittels Formularen Daten erhoben und gespeichert (zum Beispiel durch ein Formular-Plugin, das alle Einträge auch in der Datenbank speichert), so muss der Nutzer dazu explizit seine Einwilligung erteilen. Eine entsprechende Checkbox zur Einholung der Zustimmung des Nutzers (darf standardmäßig nicht angehakt sein) ist die sicherste Art der Umsetzung.“

erecht24 fragt Achtung Abmahnung: Ist eine Einwilligung bei Kontaktformularen notwendig? und kommt mit Verweis auf ein Urteil des OLG Köln zu dem Schluss, dass es ohne Einwilligung nicht geht und die Datenschutzerklärung einen „Passus zum Umgang mit Daten aus dem Kontaktformular“ enthalten sollte. Unter das Formular sollte eine Checkbox zur Einwilligung eingebunden werden und daneben soltel es einen „Einwilligungstext zum Umgang mit den Daten der Nutzer und Ihr Recht auf Widerspruch“ geben.

Was müssen Schulen bei Online Krankmeldungen in Formularform beachten?

  • Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV Vertrag)
    Schulen können nach VO-DV I §2 Abs 3 externe Anbieter mit der Verarbeitung ihrer Daten beauftragen.1„Die Schulen und Schulaufsichtsbehörden sind berechtigt, unter Beachtung der Voraussetzung des § 11 DSG NRW die Datensicherheit gewährleistende und zuverlässige Institutionen mit der Verarbeitung ihrer Daten zu beauftragen. Die Datenverarbeitung im Auftrag ist nur zulässig nach Weisung der Schule oder der Schulaufsichtsbehörden und ausschließlich für deren Zwecke.“ Wenn die schulische Homepage, wie wohl in den meisten Fällen über einen Hoster (z.B. 1&1, Strato, Kommunales Rechenzentrum, …) betrieben wird, ist dafür ohnehin ein AV Vertrag erforderlich, denn es werden immer personenbezogene Daten von Besuchern der Homepage verarbeitet. Wichtig! Die personenbezogenen Daten, welche über das Formular verarbeitet werden, müssen im AV Vertrag berücksichtigt werden.
  • Als Verarbeiter muss die Schule den Datenschutz sicherstellen. Bei sensiblen Daten wie Gesundheitsdaten ist dieses umso wichtiger. Das bedeutet, die Schule muss sicher sein, dass der gewählte Auftragsverarbeiter das erforderliche Schutzniveau durch technisch organisatorische Maßnahmen (Art 25, 32 DS-GVO) gewährleistet. Ein Severstandort in Deuschland ist zu empfehlen, jedoch kein Muss, da ab dem 25.05.2018 überall in EU Land die gleichen Regeln gelten. Deutsche Anbieter haben allerdings einen Vorteil, die Kommunikation ist einfacher und der AV Vertrag ist in deutscher Sprache. Wer für die Krankmeldung ein Google Formular nutzen möchte (auch schon gesehen), sollte davon besser Abstand nehmen. 
  • Die Schule muss durch die technische Gestaltung des Online Formulars und Informierung der Betroffenen dafür sorgen, dass
    • eine eindeutige Einwilligung der Betroffenen möglich ist und dokumentiert wird, (Häkchen)
    • die Betroffenen über ihre Rechte bezüglich der Verarbeitung der Daten informiert werden (Datenschutzerklärung)
    • die Betroffenen ihre Rechte auf Auskunft, Widerruf, Berichtigung und Löschung wahrnehmen können.
    • die Übermittlung der personenbezogenen Daten sicher abläuft (SSL)
  • Darüber hinaus muss die Schule im Sinne der Datenminimierung dafür sorgen, dass
    • die IP Nummern sobald möglich entweder gelöscht oder pseudonymisiert werden,
    • die Formulardaten in kürzest möglicher Zeit gelöscht werden, bzw. sobald sie nicht mehr erforderlich sind. Das ist in der Regel der Fall, wenn das E-Mail mit dem Inhalt des Formulars an die Schule verschickt worden ist.
    • auch die E-Mails gelöscht werden, sobald sie ihren Zweck erfüllt haben.
  • Zu regeln ist von Seiten der Schule, dass nur Berechtigte Zugriff auf die Daten aus dem Formular haben2VO-DV I §2 Abs 1 „Insbesondere ist sicherzustellen, dass Berechtigte nur Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, die für die jeweilige Aufgabenerfüllung erforderlich sind.“, auf dem Webserver selbst (über die Adminoberfläche der Webseite) und in der Schule, der/die Empfänger der E-Mails.
  • In der Datenschutzerklärung sollte die Schule bezüglich der Online Krankmeldung informieren über:
    • die erhobenen Daten,
    • den Zweck der Verarbeitung,
    • die Art und Weise der Verarbeitung der Formulardaten (und der dabei erhobenen IP Adresse), wozu auch die Übermittlung per E-Mail gehört,
    • die Speicherdauer
    • die Verarbeitung im Auftrag,
    • die Sicherheitsmaßnahmen (SSL, Updates der Software auf der die Website läuft, z.B. WordPress, und der Plugins) und
    • die Kategorien von Zugriffsberechtigten bezüglich der erhobenen Daten (Empfänger)

Empfehlung für einen Text beim Kästchen für die Einwilligung beim Senden Button:

Mit der Nutzung dieser Online Krankmeldung erklärst du dich mit der Speicherung und Verarbeitung deiner Daten durch diese Website einverstanden. Weitere Informationen zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten, deinem Recht auf Widerruf, Widerspruch, Auskunft, Berichtigung und Löschung findest du in der Datenschutzerklärung.

Die „Datenschutzerklärung“ ist dabei verlinkt.

Thema Löschen

Je nach der für Plattform, die für den Betrieb der Schulhomepage genutzt wird, könnte es schwierig sein, eine automatische Löschroutine für die gespeicherten Formulareinträge einzurichten. Hier sollte eine Lösung gefunden werden, etwa in der Form, dass die Einträge jede Woche oder jede zweite Woche von Hand gelöscht werden. Entsprechend sollte dieses in der Datenschutzerklärung bei Speicherdauer berücksichtigt werden.

Missbrauch vorbeugen

Formulare für eine Krankmeldung lassen sich leicht missbrauchen. Niemand hindert Personen daran, einen Schüler über das Formular krankzumelden, und diesen dann irgendwo einzusperren. Bis Mittag merkt hier niemand etwas. Solches lässt sich unterbinden, wenn man ein Formular nutzt, welches eine Bestätigung per E-Mail einfordert, indem an die angegebene E-Mail Adresse eine Nachricht mit einem Bestätigungslink gesendet wird. Erst dann wird der Eintrag im Formular gespeichert. Der hierbei entstehende zusätzliche Verarbeitungsschritt ist entsprechend zu dokumentieren. Es muss darauf auch beim Formular selbst hingewiesen werden.

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