Genehmigung für Lehrkräfte vereinfachen: USB Stick oder Plattform

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Personenbezogene Daten aus der Schule laut Anlage 3 der VO-DV I dürfen von Lehrkräften nur auf privaten Endgeräten verarbeitet werden, wenn sie dafür die Genehmigung der Schulleitung haben. Die Problematik, welche sich mit der Unterzeichnung der Genehmigung sowohl für Lehrkräfte als auch für Schulleitungen rein rechtlich verbindet, hat sich nicht geändert. Trotz aller Zusicherungen aus dem Schulministerium gibt es auch im Juni 2019 noch immer viele Schulen, an denen es keine Genehmigungen für die Lehrkräfte gibt oder an welchen Lehrkräfte die Unterschrift nicht einholen. Lehrkräfte sehen sich nicht in der Lage, die in der Genehmigung geforderten technischen Maßnahmen in Teil B sicher umzusetzen und Schulleitungen wissen nicht, wie sie die Einhaltung derselben beurteilen sollen, um zu entscheiden, ob sie die Genehmigung erteilen können oder nicht.

Warum außerhalb des Endgerätes speichern?

Das eindeutig größte Risiko für Daten ergibt sich aus einer Speicherung auf dem Gerät, mit welchem die sie verarbeitet werden. Liegen die Daten auf der Festplatte, können sie über unberechtigte Zugriffe ausgelesen oder gestohlen werden, egal ob dieses durch eine Person geschieht, welche direkt an den Rechner gelangt oder über das Internet mittels Trojaner oder andere Mittel. Die technischen Maßnahmen zum Schutz der Daten, wie sie in Teil B der Genehmigung aufgeführt sind, sollen verhindern, dass dieses geschieht. Auch wenn man sich bemüht, so ist sich nicht jeder sicher, ob wirklich alle Schutzmaßnahmen richtig eingestellt und auf dem aktuellen Stand sind. Was liegt also näher als die Daten gar nicht erst auf dem privaten Endgerät selbst zu speichern?

Speichert man die personenbezogenen Daten aus der Schule auf einem USB Stick oder alternativ auf einer von der Schule für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten vorgesehenen Plattform, werden diese Daten nicht auf dem eigenen Gerät gespeichert. Während der Bearbeitung vom USB Stick aus bzw. über den Browser in der Plattform liegen sie auf dem Gerät im Arbeitsspeicher bzw. bei Online-Plattformen im Browser Cache temporär vor. Wenn die bearbeitete Datei geschlossen ist und der USB Stick vom Gerät getrennt bzw. der Logout aus der Plattform stattgefunden hat und das Browserfenster geschlossen wurde, sind diese temporären Dateien verschwunden. Und damit ist man auf der sicheren Seite, selbst wenn man die technischen Maßnahmen aus Teil B vielleicht nicht komplett umsetzen konnte.

Was ist zu tun, damit man diese Lösung nutzen kann?

Lösung sicherer USB Stick

Die Lösung liegt gar nicht so fern. Sie heißt sicherer USB Stick. Auch andere Bundesländer wie Hessen und Baden Württemberg gehen diesen Weg.

Sichere USB Sticks beschaffen für alle Lehrkräfte

Die Schule bzw. der Schulträger1Es gibt mittlerweile eine Reihe mir bekannter Schulträger, die für die Lehrkräfte ihrer Schulen sichere hardwareverschlüsselte USB Sticks beschafft haben. Bei einer Kommune waren dieses 180 Stück. beschafft sichere USB Stick, am besten Hardware verschlüsselte. Ausführliche Informationen und Empfehlungen dazu finden sich im Beitrag USB Sticks und Datensicherheit. Warum Hardware verschlüsselte USB Sticks in den meisten Fällen einer Software Verschlüsselung vorzuziehen sind, wird dort ebenfalls erklärt.

Genehmigung anpassen

Die Genehmigung für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule durch Lehrkräfte zu dienstlichen Zwecken auf privaten ADV-Anlagen von Lehrkräften gemäß § 2 Absatz 2 VO-DV I/§ 2 Absatz 4 VO-DV II.pdf kann durchaus angepasst werden, solange die Anpassung nicht gegen geltendes Recht verstößt. Eine Einschränkung ist möglich.

Man fügt sie auf Seite 7 – Teil C – Verpflichtungserklärung – ein. Wichtig ist, dass man sie für die jeweiligen Verhältnisse der Schule anpasst. Nutzt eine Schule beispielsweise ein digitales, webbasiertes Klassenbuch oder ein App wie TeacherTool, müsste die Formulierung diese aus der Beschränkung herausnehmen. Dieses könnte etwa wie folgt sein: „In Absprache mit der Schulleitung verpflichte ich mich, sämtliche Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule, soweit sie nicht in WebUntis stattfindet, auf dem mir von dieser zur Verfügung gestellten sicheren USB Stick durchzuführen …„.

Genehmigung einholen – erteilen

Die Lehrkräfte tragen in die angepasste Genehmigung ihr privates Endgerät ein, den PC zu Hause oder das Notebook, welches sie für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus Anlage 3 nutzen möchten und unterzeichnen Teil C. Im Anschluss erteilt die Schulleitung mit ihrer Unterschrift die Genehmigung.

Mit dem sicheren USB Stick arbeiten

Danach kann es losgehen. Damit Lehrkräfte alles richtig machen, von der Sicherung der Daten auf dem USB Stick bis zur Löschung, sollten sie die Hinweise von Datenschutz leichter durch sicheren USB Stick.pdf (Download Link) kennen.

Lösung Plattform

Verfügt die Schule über eine sichere Plattform, welche für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus Anlage 3 geeignet ist, kann man anstelle des sicheren USB Sticks die Genehmigung auch auf die Speicherung der Daten auf dieser Plattform einschränken. Das Vorliegen eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter der Plattform wird hier vorausgesetzt.

Welche Plattformen?

In Frage kommen hier nur Plattformen, welche von europäischen Anbietern ausschließlich auf europäischen Servern betrieben werden2Auch Anbieter im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) wie etwa Norwegen kommen in Frage, da hier das gleiche Datenschutzniveau wie in der EU gilt..

iServ

Schulen, die iServ, einen Schulserver mit Online-Zugriff, für pädagogische Zwecke nutzen, können vom Anbieter eine zweite kostenlose Lizenz erhalten, welche sie für Verwaltungsarbeiten auf einem weiteren (virtuellen) Server einrichten. Lehrkräfte sollten hier einen anderen Zugang haben als zur pädagogischen Instanz. Textdateien, Tabellen, die im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten aus der Schule am häufigsten genutzt werden, können hier in CollaboraOffice, einer Online-Version von LibreOffice über den Browser oder auch ein App bearbeitet werden, auch kollaborativ.

NextCloud

Die OpenSource Plattform NextCloud gilt als sehr sicher und wird auch deshalb beispielsweise von 300.000 Anwendern in der Bundesverwaltung genutzt. Mit den entsprechenden Sicherheitseinstellungen kann eine Schule hier problemlos personenbezogene Daten aus Anlage 3 verarbeiten, also auch Wortzeugnisse und ähnlich. Einige Schulträger stellen ihren Schulen bereits NextCloud Instanzen über ihre Dienstleister zur Verfügung. Wichtig ist hier, dass für Verwaltungsarbeiten eine gesonderte Instanz genutzt wird mit separaten Zugangsdaten für die Lehrkräfte. Eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus Anlage 3 ist in der pädagogischen Instanz nicht zulässig. Für Schulen, die NextCloud nicht über ihren Schulträger erhalten können, gibt es Anbieter wie EduDocs3Der Anbieter bietet einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DS-GVO, auch in der kostenlosen Version. In Zusammenarbeit mit Lehrkräften wurde auch eine auf NRW Vorgaben ausgerichtete Version erarbeitet., die sich auf NextCloud für Schulen spezialisiert haben. Die Bearbeitung von Dateien in der NextCloud (Text, Tabelle, Notizen, …) erfolgt in CollaboraOffice über Browser oder im NextCloud App. Auch eine alternative Einbindung von OnlyOffice ist möglich.

Andere Plattformanbieter

Es gibt auf dem deutschen Bildungsmarkt weitere Anbieter von Online-Plattformen oder Schulservern mit Online-Zugriff. Wichtig sind bei der Auswahl bzw. Nutzung im Sinne des hier vorgeschlagenen Lösungsweges – Bearbeitung ohne Speicherung auf dem Endgerät der Lehrkraft – Speicherung außerhalb des Endgerätes – zwei Punkte:

  • Die Plattform muss einen Möglichkeit bieten, personenbezogene Daten so zu verarbeiten, dass dazu keine Speicherung auf dem Endgerät der Lehrkraft erforderlich ist.
  • Wenn die gleiche Plattform an der Schule auch für Unterrichtszwecke genutzt wird, muss es für Verwaltungsarbeiten eine zumindest logisch getrennte Instanz geben mit einem komplett separaten Login für Lehrkräfte.

Sollte Logineo NRW irgendwann doch noch kommen, könnte man die Landesplattform im beschriebenen Sinne ebenfalls nutzen.

Achtung! Zum gegenwärtigen Zeitpunkt lassen datenschutzrechtliche Vorgaben es in NRW nicht zu, dass personenbezogene Daten entsprechend Anlage 3 der VO-DV I in den Cloud Plattformen nicht-europäischer Anbieter wie Microsoft, Google, Apple, Dropbox, Box und ähnlich verarbeitet werden. Office 365 und G Suite for Education sind eindeutig nicht zulässig, wenn es um diese Daten geht!

Mehr Informationen, wie man sein privates Endgerät entsprechend Teil B der Genehmigung absichert unter Genehmigung private Endgeräte Lehrkräfte

Stand 06/2019

Verarbeiten – Speichern – Unterricht – Lehrergeräte

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„Die für die Verarbeitung zugelassenen Daten ergeben sich aus der Anlage 3.“4§2 Satz 3 VO-DV I

Welche personenbezogenen Daten Lehrkräfte in NRW mit Genehmigung der Schulleitung auf ihren privaten Endgeräten verarbeiten dürfen, ist durch Anlage 3 der VO-DV I recht genau eingegrenzt.

Datensatz bei Genehmigung der Verarbeitung personenbezogener Schülerinnen- und Schülerdaten auf privaten ADV-Anlagen der die Schülerinnen und Schüler unterrichtenden Lehrerinnen und Lehrer“5Satz 1 Anlage 3 VO-DV I

Anders als bei den personenbezogenen Daten, welche in der Verwaltung verarbeitet werden dürfen, sind die hier zugelassenen Daten eng begrenzt. Es wird von einem Datensatz gesprochen, der verarbeitet werden darf. Im Kommentar zum Schulgesetz von 2015 wird davon gesprochen, dass durch die Regelung in der VO-DV I ein Export  in die privaten Endgeräte der Lehrkräfte ermöglicht wird.

„… besonderen Regelung, damit bestimmte Daten in einem begrenzten Umfang für dienstliche Zwecke aus der Schule exportiert und in privaten ADV-Anlagen der Lehrkräfte verarbeitet werden dürfen.“6 SchulG NRW-Kommentar, März 2015, Katernberg

Nicht mehr zeitgemäß

An der Stelle wird deutlich, dass die Vorgaben des Schulgesetzes NRW und der anhängigen Verordnungen in diesem Bereich längst nicht mehr zeitgemäß sind. Warum?

Die Vorgaben in der VO-DV I sollen sicherstellen, dass die personenbezogenen Daten von Schülern und Eltern ausreichend geschützt sind und dass Lehrkräfte deshalb nicht alle nach dem Schulgesetz NRW für eine Verarbeitung zugelassenen personenbezogenen Daten auf ihren privaten Endgeräten verarbeiten und dadurch einem zusätzlichen Risiko aussetzen. Beim Begriff Verarbeiten hat der Gesetzgeber hierbei jedoch wohl vor allem an eine Speicherung auf den Geräten gedacht. Darauf deuten auch die Löschfristen hin, welche für personenbezogene Daten aus der Schule auf privaten Endgeräten deutlich eingeschränkt sind. Sie dürfen dort nur maximal ein Jahr gespeichert werden, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, nachdem eine Lehrkraft einen Schüler zuletzt unterrichtet hat. Die Schule hingegen bewahrt die Daten von Schülern 5 Jahre und länger auf.

Verarbeitung ist der Sammelbegriff für sämtliche Vorgänge, die mit oder ohne automatisierte Verfahren mit personenbezogenen Daten erfolgen7Verarbeitung“ jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung;“ Art. 4 Nr. 2 . Wie der Beitrag Verarbeitung, Bearbeitung, Speicherung, Bildschirmanzeige und Logineo NRW hoffentlich zeigen konnte, macht die Verwendung dieses Begriffes schon Probleme, wenn es um die Nutzung des Date-Safe von Logineo NRW mit personenbezogenen Daten geht, welche nicht in Anlage 3 aufgeführt sind. Sie dürften dem Wortlaut der VO-DV I nach zur Zeit auch von privaten Endgeräten aus nicht im Daten-Safe verarbeitet werden, da bereits die Bildschirmanzeige ein Verarbeitung im Sinne von Art. 4 Nr. 2 DS-GVO darstellt.

Das Schulgesetz NRW und die VO-DV I tragen der Tatsache, dass heute zunehmend online gearbeitet wird, noch keine Rechnung. Anders als vor wenigen Jahren können Dokumente mittlerweile online bearbeitet werden. Sie müssen dazu nicht länger auf dem Endgerät gespeichert werden, wie das z.B. bei lo-net oder anderen einfachen Plattformen der Fall war. Dort musste eine Datei zunächst auf den Rechner heruntergeladen werden, um sie anzusehen und zu bearbeiten, bevor sie dann wieder in der bearbeiteten Version hochgeladen wurde. Moderne Plattformen erlauben sowohl die Anzeige wie auch die Verarbeitung online. Wenn dieses im Browser erfolgt, findet nur eine temporäre Speicherung im Arbeitsspeicher statt. Diese stellt jedoch keine dauerhafte Speicherung im Sinne der DS-GVO dar.8Siehe dazu ebenfalls Eßer in Eßer/Kramer/ v. Lewinski Art. 4 Nr. 2 DS-GVO Rn. 43 Herbst in Kühling/Buchner, Art. 4 Nr. 2 DS-GVO Rn. 24

Dem muss die Schulgesetzgebung Rechnung tragen. Sie muss deutlich unterscheiden zwischen personenbezogenen Daten aus der Schule, welche mit Genehmigung durch die Schulleitung auf privaten Endgeräten verarbeitet werden dürfen, einschließlich einer Speicherung auf dem Gerät, und solchen, welche verarbeitet werden dürfen, jedoch unter Ausschluss einer Speicherung.

Was ist zu tun?

Der bisher in Anlage 3 aufgeführte Datensatz wird unverändert beibehalten für eine uneingeschränkte Verarbeitung einschließlich einer Speicherung auf dem Gerät. Zusätzlich aufgenommen werden sollten in die VO-DV I jedoch weitere Daten bzw. Kategorien von Daten, für welche eine eingeschränkte Verarbeitung, welche eine Speicherung auf dem Endgerät ausdrücklich ausschließt, über den Browser zulässig ist.9Neben dem Zugriff über einen Browser könnten auch Software und Apps zuässig sein, welche keine Daten lokal ablegen können. Dazu gehören würden Daten, für welche schon jetzt eine Bearbeitung im Daten-Safe von Logineo NRW vorgesehen ist. Mit aufgenommen werden müssten unbedingt auch sämtliche personenbezogenen Daten, welche zur Nutzung von Lern Management Systemen (LMS), Lernplattformen und Classroom Management Systemen (CMS) erforderlich sind.10Welche personenbezogenen Daten dort verarbeitet werden dürfen, ist dann Bestandteil anderer Regelungen. Dieses ist dringend erforderlich, um der Tatsache Rechnung zu tragen, dass im Unterricht zunehmend Online-Plattformen genutzt werden. Dort erfolgt sämtliches Lernen und Arbeiten online über den Browser und es ist erforderlich, dass Lehrkräfte die Möglichkeit erhalten, in der Plattform von Schülern erarbeitete Materialien einzusehen, um Feedback zu geben und Bewertungen vorzunehmen, oder um durchgeführte Abfragen auszuwerten. So wie traditionell Lehrkräfte die Hefte von Schülern mit nach Hause nehmen, macht es die Arbeit mit Online-Plattformen erforderlich, die von Schülern bearbeiteten Materialien auch zu Hause in der Plattform durchsehen zu können. Das alles ist, momentan von privaten Endgeräten aus rein rechtlich nicht möglich, da diese Daten nicht zu dem in Anlage 3 detaillierten Datensatz gehören.

Mit Dienstgeräten würde sich die beschriebene Erfordernis einer zeitgemäßen Anpassung der schulischen Gesetzgebung nicht ergeben. Da es gegenwärtig illusorisch ist, mit einer zeitnahen Ausstattung aller Lehrkräfte mit Dienstgeräten zu rechnen, sich nun aber immer mehr Schulen und Lehrkräfte auf den Weg machen, digitale Medien in den Unterricht zu integrieren, was vor allem in weiterführenden Schulen den Einsatz von Online-Plattformen einschließt, braucht es die beschriebene Anpassung der datenschutzrechtlichen Vorgaben im Schulgesetz und anhängigen Verordnungen zur Datenverarbeitung. Auch die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, welche nicht auf privaten Endgeräten gespeichert werden dürfen, macht diese Änderung deshalb erforderlich.

 

Endlich klare Aussagen vom MSB NRW zu datenschutzrechtlichen Fragen

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Es hat lange gedauert bis sich das Ministerium für Schule und Bildung NRW einmal umfänglich zu datenschutzrechtlichen Fragen im Zusammenhang mit der umstrittenen Genehmigung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule auf privaten Endgeräten von Lehrkräften äußert. Was geht und was geht nicht, wie sieht es mit Haftungsfragen aus? Antworten kommen auch zu vielen anderen Fragen: z.B. E-Mail Kommunikation mit Eltern über dienstliche und private E-Mail Adressen, Speicherung von Fotos von Schülern auf dem Smartphone, Nutzung von privaten Smartphones für Kommunikation mit Eltern, Fragen zu zulässigen Anwendungen, Zugriff auf Webanwendungen und die Genehmigung, und die Zulässigkeit von WhatsApp, Telegram und iMessage auf privaten Geräten, wenn sie dienstlich genutzt werden. Zu finden ist dieses unter

Da es an Schulen nicht nur viele Fragen zur Genehmigung gibt, sondern auch zu anderen Bereichen, wurden in einer zweiten Sammlung weitere Fragen zum Thema Datenschutz an der Schule aufgegriffen. Hier geht es um die Aufgaben von Datenschutzbeauftragten, Notelisten in Papierform am heimischen Arbeitsplatz, die Übermittlung von Elterndaten an die Schulpflegschaft, Office 365 im schulischen Einsatz, Videoüberwachung und elektronische Schließanlagen an der Schule.

Sicherlich werden verschiedene Akteure im Bereich Schule die Antworten unterschiedlich beurteilen. Es bleiben definitiv auch noch Fragen offen, doch es ist gut, dass das Ministerium zu den meisten Fragen sehr eindeutig Stellung bezogen hat. Mit diesen Antworten kann man planen und Entscheidungen fällen.

Auch zum Thema Schulhomepage gibt es einige (wenige) datenschutzrechtliche Aussagen vom Ministerium.

Vorabkontrolle der Genehmigungen für Lehrer in NRW durch schulische DSB entfällt

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Als das Ministerium für Schule und Bildung Anfang des Jahres den neuen Genehmigungsvordruck zu Nutzung privater Endgeräte zur Verarbeitung personenbezogener Daten aus der Schule per Erlass einführte, war dort noch eine Vorabkontrolle durch die behördlich bestellten schulischen Datenschutzbeauftragten (DSB) verbindlich vorgesehen. Diese sollten jeden Genehmigungsantrag von Lehrkräften prüfen, bevor die Schulleitung dann die Genehmigung erteilte. Mit Beginn der Umsetzung der Datenschutz Grundverordnung (DS-GVO), nur wenige Monate nach Einführung der Genehmigung ist die Vorgabe zur Kontrolle durch die schulischen nicht länger erforderlich. Dieses hängt mit einer Veränderung der Aufgabenbeschreibung von Datenschutzbeauftragten zusammen, die sich mit der DS-GVO gegenüber dem alten Bundesdatenschutz Gesetz ergeben hat.

In einem Schreiben des MSB, Ref. 212 von Mai 2018 heißt es entsprechend,

„Die bisherige Pflicht gem. §§ 8, 10 DSG, ein Verfahrensverzeichnis zur Führung und Einsichtnahme bei den behördlichen Datenschutz- beauftragten zu erstellen und ihnen das Verzeichnis zur Vorabkontrolle vorzulegen, entfällt.
[…] Zwar sind die Datenschutzbeauftragten zur Vorabkontrolle des Verzeichnisses nicht mehr konkret gesetzlich verpflichtet. Gleichwohl wird den Schulleitungen dringend empfohlen, sie weiterhin um Prüfung neuer Dokumentationen zu bitten. Dies unterfällt dem Beratungsrecht der Schulleitungen bzw. der korrespondierenden Pflicht der Datenschutzbeauftragten.

Entsprechendes gilt für die Genehmigung zur Nutzung von privaten ADV-Geräten der Lehrkräfte:

Der Genehmigungsvordruck, der mit der Dienstanweisung (BASS 10-41 Nr. 4) zur Verfügung gestellt worden ist, sieht die Dokumentation der Vorabkontrolle nach bislang geltender Rechtslage vor. Hierzu wird ebenfalls empfohlen, die Datenschutzbeauftragten weiterhin im Wege der Beratung einzubeziehen und dies vom Verantwortlichen (Schulleitung oder ZfsL-Leitung) entsprechend dort im Vordruck zu vermerken.

Die bzw. der Datenschutzbeauftragte ist nicht mehr zur schriftlichen Prüfungsbestätigung verpflichtet.“

Auch eine Vorabkontrolle der Verfahrensverzeichnisse  jetzt Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten ist nicht länger verbindlich vorgeschrieben, wird jedoch empfohlen, wie den Ausführungen des MSB zu entnehmen ist.

Schulleitungen entscheiden also selbst, ob sie ihren zuständigen DSB beratend hinzuziehen möchten, bevor sie ihren Lehrkräften eine Genehmigung erteilen. Eine Verpflichtung dazu besteht nicht.

TeacherTool zeigt, Datenschutz kann einfach sein

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Es tut gut, wenn man sieht, dass es Softwareentwickler gibt, die mitdenken. Privacy by Design und Privacy by Default11Siehe dazu Privacy by Design gehören nach Art. 25 DS-GVO zu Grundprinzipien des Datenschutzes. Wer ein Softwareprodukt oder einen Online Dienst entwickelt, sollte entsprechend direkt bei der Entwicklung Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen berücksichtigen. TeacherTool, ein iOS App für die Schülerverwaltung, macht genau dieses schon seit Jahren auf vorbildliche Art und Weise. Der Entwickler der Software kennt die Nöte seiner Kunden, die vor allem in NRW seit der neuen Genehmigung eher zugenommen haben, wenn es um die dienstlichen Vorgaben zur Nutzung von Privatgeräten von Lehrkräften zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule geht. Das App, welches Lehrkräften die Verwaltung von Schülerdaten (Noten, Fehlzeiten, Bemerkungen, …) erleichtert und auch die Führung eines Kursbuchs zur Planung des Unterrichts beinhaltet, dürfte von Lehrkräften überwiegend auf Privatgeräte genutzt werden. Und das geht ohne Genehmigung nicht. Strenge technische und organisatorische Vorgaben sind einzuhalten, um das Gerät sicher zu machen. iOS Geräte sind an sich schon sehr sicher, wenn man die vom System angebotenen Sicherheitseinstellungen nutzt. Teachertool packt seine eigenen Sicherheitsfeatures noch oben drauf, um Lehrern die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben zu erleichtern. Das App lässt sich mit einer Zugangssperre versehen, die Datenbanken mit Passwort sichern und der Versand von Kursbüchern per E-Mail, um sie am Rechner zu sichern, erfolgt immer verschlüsselt und passwortgesichert.

Als zusätzlichen Service bietet der Entwickler des Programms auf seiner Website umfängliche Informationen zur sicheren Arbeit mit personenbezogenen Daten von Schülern in TeacherTool. Neben zahlreichen Hilfen auf der Website selbst, stehen aktuell zwei Downloads zur Verfügung. „Informationen zu Datenschutzfragen“ geht auf die verschiedenen datenschutzrechtlichen Aspekte bei der Nutzung des Apps und der Desktopsoftware ein, erläutert, welche Daten überhaupt verarbeitet werden sowie relevante technische Aspekte bei der Nutzung und gibt Hinweise, wie man mit maximaler Sicherheit arbeitet. „TeacherTool und die DSGVO“ beschäftigt sich speziell mit den Vorgaben der Datenschutz Grundverordnung, gibt aber auch noch weitere hinausgehende Informationen zum Thema.

Gerade für Lehrkräfte in NRW, die mit iOS Geräten arbeiten, ist TeacherTool ideal. Wer sich bei der Verarbeitung von personenbezogene Daten von Schülern auf einem iOS Gerät auf den Einsatz von TeacherTool beschränkt, und dabei sowohl die Sicherheitseinstellungen des Systems wie auch von TeacherTool vollumfänglich einsetzt, der kann den Antrag zur Genehmigung ohne Bedenken unterschreiben. Genauso sollte eine Schulleitung hier ohne Bedenken eine Genehmigung erteilen, denn sicherer geht es nicht.12Ich würde hierzu gegenenfalls das Genehmigungsformular um einen Passus ergänzen, welcher die Genehmigung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern auf dem iOS Gerät, für welches eine Genehmigung eingeholt werden soll, auf TeacherTool beschränkt. Je nach Situation kann das eine Lösung sein, auch wenn sie nicht ideal ist, da so andere Verarbeitungsmöglichkeiten ausgeschlossen werden. Die Sicherungsdateien sollten dann auf einen schulischen Verwaltungsrechner geschickt und dort gespeichert werden.13So braucht es keine zusätzliche Genehmigung für ein weiteres privates Endgerät. Ausdrucken kann man entweder vom iOS Gerät per WLAN zu Hause oder in der Schule aus der übermittelten Datei.

Als schulischer Datenschutzbeauftragter kann ich für TeacherTool eine uneingeschränkte Empfehlung abgeben.

Schulen, die ihren Lehrer iPads stellen und diese über ein MDM verwalten, können darüber auch Voreinstellungen zur Datenverarbeitung für die Nutzung des TeacherTool App konfigurieren. So kann Schule sicherstellen, dass auch auf dienstlichen iPad im App nur zulässige personenbezogene Daten von Schülern verarbeitet werden.

Dürfen digitale Klassenarbeiten auf privaten Lehrerendgeräten gespeichert werden?

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Folgende Frage wurde gestellt:

„Angenommen eine Kollegin lässt im EDV-Unterricht eine Excel-Tabelle als Leistungsüberprüfung (z.B. Klassenarbeit) erstellen. Diese werden von den SuS im pädagogischen Netz gespeichtert. Da die Kollegin keinen schulischen Arbeitsplatz zur Verfügung hat, möchte sie die Excel-Tabellen gerne am privaten PC bewerten. Darf sie das?“

Wie in der Anfrage bereits festgestellt, werden Klassenarbeiten nicht in der Genehmigung für die Verarbeitung personenbezogener Daten aus der Schule durch Lehrkräfte zu dienstlichen Zwecken … aufgeführt.

Anlage 3 der VO-DV I führt tatsächlich nur „Leistungsbewertung in den Fächern, in denen die Lehrkraft die Schülerinnen und Schüler unterrichtet“ als zum Datensatz gehörig auf, den Lehrerinnen und Lehrer mit Genehmigung verarbeiten dürfen. Klassenarbeiten selbst gehören in NRW nicht einmal zum Datenbestand der Schule selbst, sondern nur die Noten daraus und die Bewertungen.14 Anders als bei Unterlagen zum sonderpädagogischen Förderbedarf, wo ausdrücklich nur das Ergebnis der Entscheidung verarbeitet werden darf, nicht aber beispielsweise die zugrundeliegenden Gutachten, werden Klassenarbeiten auch an keiner Stelle von der Verarbeitung ausgeschlossen. 15    In Schleswig Holstein zählen Klassenarbeiten zu den von der Schule geführten Akten, die gesondert von der Schülerakte geführt werden. (Siehe dazu §8 „Landesverordnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten an öffentlichen Schulen (Schul-Datenschutzverordnung – SchulDSVO)„) 

Für den Fragesteller ergibt sich deshalb die Frage, ob

„Leistungsüberprüfungen überhaupt als personenbezogene Daten im Sinne der Datenschutzgesetzgebung anzusehen sind?“

Gehören die Inhalte von Leistungsüberprüfungen zu den personenbezogenen Daten?

Leistungsüberprüfungen enthalten mit der Namensangabe automatisch personenbezogene Daten, außer sie werden anonym verfasst, etwa um einen allgemeinen Eindruck vom Stand der Lerngruppe zu erhalten. Dem Datum Name lassen sich dann weitere Daten aus dem Inhalt der Leistungsüberprüfung zuordnen: richtig, falsch, Anzahl richtig und falsch, vollständig, unvollständig, ausführlich, knapp, Aufgabe missverstanden, Fehlertypen, usw.. Je nach Aufgabenstellung können etwa auch Meinungen enthalten sein.

Personenbezogene Daten umfassen, laut Artikel 4 DS-GVO und Kommentaren dazu, ohne Einschränkung „alle Informationen“, die sich auf eine Person beziehen und der Begriff ist von daher grundsätzlich weit zu verstehen.16Siehe dazu Klar/Kühling in Kühling/Buchner, Art. 4 Nr. 1 DS-GVO Rn. 8 So fallen darunter auch innere Zustände. Eine Klassenarbeit kann als Ausdruck eines inneren Zustandes gesehen werden. Schüler X verfügt über folgende Kompetenzen/ verweigert die Leistung/hat die Aufgabenstellung nicht verstanden/ lehnt es ab, Tiere zu töten, ….

Das gilt für analoge Klassenarbeiten, wo es noch das zusätzliche Merkmal Handschrift gibt oder vielleicht den typischen Geruch des Heftes (Raucher, Parfüm, ….) wie auch für digitale Klassenarbeiten. Bei digitalen Daten und digitale Klassenarbeiten fallen darunter, ist die DS-GVO noch einmal kritischer. Wenn es um automatisierte Datenverarbeitung geht, worunter schon das bloße Speichern fällt, gibt es kein belangloses Datum.17Siehe dazu Klar/Kühling in Kühling/Buchner, Art. 4 Nr. 1 DS-GVO Rn. 9

Digitale Klassenarbeiten lassen sich darüber hinaus auch digital aus- und mittels entsprechender Algorithmen bewerten, ähnlich wie Daten in einer Lernplattform. Rein technisch gesehen liefert eine Klassenarbeit wie alle von Schülern angefertigten Arbeiten, wie ihr Verhalten, ihre Mitarbeit, … (personenbezogene) Rohdaten, welche Lehrkräfte auswerten und den Schülern zugeordnet in Noten fassen, wodurch sie neue personenbezogene Daten generieren.

In Abgrenzung zu den Sachdaten liegt bei einer Klassenarbeit ein Zweckelement vor, da es möglich ist, die Informationen darin zur Beurteilung einer Person zu nutzen.

Was bedeutet das nun für die Kollegin?

Die Bewertung der gesamten Situation wird, wie oben dargestellt, deutlich erschwert durch das Fehlen jeglicher Regelungen bezüglich der Verarbeitung von derartigen personenbezogenen Daten. Auf der sicheren Seite ist man deshalb eigentlich nur, wenn man die bestehenden Vorgaben restriktiv auslegt. Damit darf die Kollegin, wenn sie sich an die Vorgaben der VO-DV I hält, die von den Schülern bearbeiteten Excel Tabellen nicht auf ihrem privaten Endgerät speichern.

Wie kann man das Problem lösen?

Zwei Möglichkeiten sind denkbar.

  1. Arbeitet die Schule offiziell mit einer Plattform wie Moodle, Office 365 oder ähnlich18        Dazu würde in NRW auch Logineo NRW zählen. und es ist dadurch möglich, die Dateien über Zugriff auf die Plattform von zu Hause aus innerhalb der Plattform anzuzeigen, in einem in die Plattform integrierten Datei Viewer oder im Fall von Office 365 über die Browser Version von Excel, dann ist dieses mit den Vorgaben der VO-DV I vereinbar. Die vorübergehende Speicherung im Cache des Browsers zur Anzeige stellt keine Speicherung bzw. Verarbeitung auf dem Gerät selbst im Sinne der DS-GVO19        Siehe dazu Eßer in Eßer/Kramer/ v. Lewinski Art. 4 Nr. 2 DS-GVO Rn. 43 und Herbst in Kühling/Buchner, Art. 4 Nr. 2 DS-GVO Rn. 24 dar. Die Lehrkraft ist damit nicht der Beschränkung auf die in VO-DV I Anlage 3 aufgeführten personenbezogenen Daten unterworfen.20       Der Lehrkraft sollte eine Genehmigung der Schulleitung zur Verarbeitung personenbezogener Daten aus der Schule vorliegen.
  2. Stellt die Schule USB Sticks21         Diese USB Sticks sollten geschützt sein. Siehe dazu auch den Themen Beitrag: USB Sticks und Datensicherheit zur Verfügung, man speichert die Dateien der Schüler auf diesem USB Stick und öffnet sie von dort aus (also ohne sie auf den Rechner zu kopieren) mit einem kompatiblen Tabellenkalkulationsprogramm, dann ist auch das mit den Vorgaben der VO-DV I vereinbar. Die temporäre Arbeitskopie, wie beispielsweise Excel sie anlegt, wenn man die Datei vom USB Stick öffnet, fällt nicht unter den Begriff der Speicherung22         Siehe dazu ebenfalls Eßer in Eßer/Kramer/ v. Lewinski Art. 4 Nr. 2 DS-GVO Rn. 43 Herbst in Kühling/Buchner, Art. 4 Nr. 2 DS-GVO Rn. 24, die ihrerseits eine Form der Verarbeitung ist. Somit kann man auch auf diesem Wege die Beschränkung auf die in VO-DV I Anlage 3 gelisteten personenbezogenen Daten umgehen, da die Verarbeitung nicht auf dem Gerät selbst stattfindet.23        Der Lehrkraft sollte trotzdem eine Genehmigung der Schulleitung zur Verarbeitung personenbezogener Daten aus der Schule vorliegen.

Die beiden vorgeschlagenen Lösungen lassen sich aktuell so aus datenschutzrechtlicher Sicht nicht umsetzen. Um den Zeitpunkt als der Beitrag entstand, ging man im Schulministerium NRW noch davon aus, dass es mit Genehmigung für private Endgeräte durch die Schulleitung Lehrkräften möglich ist, nicht in Anlage 3 aufgeführte personenbezogene Daten aus der Schule mit vorliegen der Genehmigung für private Endgeräte in einer virtuellen Umgebung wie Logineo NRW zu verarbeiten. Das war auch der Gedanke bei der Nutzung des sogenannten Daten-Safe. Mittlerweile musste das MSB hier seine Position korrigieren. Wie im Beitrag Verarbeiten – Speichern – Unterricht – Lehrergeräte ausführlich dargestellt, fällt bereits die Anzeige von personenbezogenen Daten am Bildschirm unter den Begriff der Verarbeitung. Das bedeutet für die Praxis:

Auch mit Genehmigung dürfen Lehrkräfte von einem privaten Endgerät aus nur die in Anlage 3 aufgeführten personenbezogenen Daten aus der Schule verarbeiten! Alle anderen Daten dürfen nur von Dienstgeräten oder für Verwaltungsarbeiten eingerichteten Arbeitsplätzen aus verarbeitet werden. Arbeiten, die Schüler im pädagogischen Netz angefertigt haben, können entsprechend auch dort durch die Lehrkraft verarbeitet werden.

Die Kollegin kann nach aktueller Rechtslage die Excel-Tabellen nur an einem Schulrechner bewerten oder sie muss sie ausdrucken. In Papierform kann sie sie mitnehmen wie jedes Arbeitsmaterial. Diese Antwort ist natürlich unbefriedigend und jeder muss für sich entscheiden, was man daraus macht.

Übertragen bedeutet das

Es ist zur Beweissicherung auch nicht zulässig, Klassenarbeiten abzufotografieren oder zu Hause einzuscannen, etwa wenn Schüler immer wieder die zurückgegebene, bewertete Arbeiten manipulierten, um der Lehrkraft Fehler zu unterstellen mit dem Ziel, eine bessere Note zu bekommen. Hier bleibt dann nur die Kopie am Kopierer oder das Einscannen über einen schulischen Dokumentenscanner.

überarbeitet mit Stand 05/2019

Genehmigung private Endgeräte Lehrkräfte

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Genehmigung Lehrkräfte Nutzung private Endgeräte (NRW)

Seit Februar 2018 gilt in NRW die nicht ganz unumstrittene Genehmigung für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule durch Lehrkräfte zu dienstlichen Zwecken auf privaten ADV-Anlagen von Lehrkräften gem. § 2 Abs.2 VO-DV I / § 2 Abs.4 VO-DV II).

Leider hat sich auch nach einem Austausch mit dem Staatssekretär Richter im April 2018 nichts wirklich geändert.24Siehe: Nicht wirklich Neues in Bezug auf die Genehmigung für Privatgeräte in NRW Die Genehmigung ist verbindlich vorgeschrieben, bisher bestehende Genehmigungen können, sofern sie den Vorgaben der VO-DV I entsprechen weiter genutzt werden.25Siehe Das MSB NRW kommt Schulen bei Genehmigung für Privatgeräte entgegen Auch an der Position der LDI NRW, die Schulleitungen empfahl, die Genehmigung nicht zu unterschreiben, hat sich nichts bewegt. Eine Ausstattung aller Lehrkräfte mit Dienstgeräten, ist vermutlich auf absehbare Zeit ebenfalls nicht zu erwarten.

Wer als Lehrkraft keine alte, gültige Genehmigung hat oder die Schule wechselt und eine neue benötigt, kommt nicht umhin, die technischen Vorgaben aus Teil B zum Schutz der Daten zu erfüllen, um die Genehmigung zu erhalten.

Die Vorgaben der Genehmigung im Teil B lassen sich durchaus erfüllen, wenngleich nicht jeder persönlich in der Lage sein wird, die Vorgaben mit seinem Gerät umzusetzen.

Als Hilfe für die Umsetzung gibt es eine umfangreiche Hilfestellung, für alle großen Systeme: Windows, Mac OS, Linux, iOS und Android. Ergänzt wird diese durch eine Sammlung von Fragen und Antworten zu dieser schwierigen Thematik.

In den Tipps findet sich der Vorschlag, einen USB Stick zu nutzen für die Speicherung von personenbezogenen Daten aus Anlage 3. Diesen Weg favorisiert man übrigens auch in Hessen – siehe „Verarbeitung von Schüler- oder Elterndaten auf privaten Datenverarbeitungseinrichtungen der Lehrkräfte„. Wenn eine Schule ihren Lehrkräften verschlüsselte USB-Sticks ausgibt, auf welchen personenbezogene Daten aus der Schule gespeichert und verarbeitet werden, um sie vom privaten Rechner zu halten, dann bietet den Lehrkräften das Blatt „Datenschutz leichter durch sicheren USB-Stick“ Informationen zur Nutzung.

Ausführlichere Informationen zu den Möglichkeiten, sich die Genehmigung zu erleichtern finden sich im Beitrag: Genehmigung für Lehrkräfte vereinfachen: USB Stick oder Plattform

Tipps zur Genehmigung für Lehrkräfte zur Nutzung von Privatgeräten auf neuesten Stand gebracht

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Sehr viel Neues gibt es nicht zur Genehmigung für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule durch Lehrkräfte zu dienstlichen Zwecken auf privaten ADV-Anlagen von Lehrkräften gem. § 2 Abs.2 VO-DV I / § 2 Abs.4 VO-DV II).

Die Tipps, wie man die Vorgaben einhalten kann, sind auf den neuesten Stand gebracht. Ergänzt ist als Thema Verschlüsselung für Geräte selbst und externe Medien wie USB Sticks, Festplatten etc.. Außerdem gibt es einen Hinweis auf eine Alternative zum Anlegen eines 2. dienstlichen Nutzers auf dem Rechner.

Tipps und Antworten für die Praxis – Genehmigung private Endgeräte (Google Doc – view only)

Nicht wirklich Neues in Bezug auf die Genehmigung für Privatgeräte in NRW

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Heute fanden die Schulen in NRW das angekündigte E-Mail von Staatssekretär Richter in ihren Postfächern. Wirklich Neues bringt dieses Mail nicht. Im Wesentlichen gibt es das wieder, was am 24.04.2018 gesagt wurde. Das E-Mail, welches unter [02.05.2018] Dienstanweisung für die automatisierte Verarbeitung von personen-bezogenen Daten in der Schule – BASS 10-41 Nr.4 nachzulesen ist, greift noch einmal die verschiedenen Punkte auf und spielt dabei die mit der Genehmigung verbundenen Probleme für Lehrkräfte etwas herunter. Entsprechend heißt es:

„Ich möchte Ihnen gegenüber versichern, dass die DA ADV keine neuen Standards setzt. Sie begründet keine neuen rechtlichen Verpflichtungen oder gar Verschärfungen im Datenschutz, sie gibt lediglich die aktuelle Rechtslage wieder. Die neugefasste DA ADV soll erklären und unterstützen.“

An anderer Stelle heißt es dann „der Genehmigungsvordruck ist eine Hilfestellung„. Von vielen Lehrkräften wird das nicht so empfunden. Sicher ist es richtig, dass Vorgaben vom Datenschutz einzuhalten sind, doch als Hilfe lässt sich die Genehmigung schwer verstehen, vor allem nicht, wenn von der Erfüllung der Vorgaben und dem Nachweis dessen abhängt, ob Land oder Lehrer haftet.

Interessant ist folgender Passus bezüglich der Kontrollfunktion der Schulleitung:

„Die geregelten Nachweispflichten beinhalten selbstverständlich nicht die Verpflichtung der Schulleitung, die privaten Endgeräte jeder einzelnen Lehrkraft persönlich zu überprüfen. Das wäre gar nicht leistbar.“

Das klang zeitweise anders. Stattdessen wird wieder auf die schulischen Datenschutzbeauftragten (DSB) verwiesen:

„Die dokumentierten Angaben sind zudem von der bzw. von dem zuständigen behördlichen Datenschutzbeauftragten an Schulen zu prüfen, insbesondere daraufhin, ob zu den erforderlichen Maßnahmen zur Datensicherheit abweichende Angaben erfolgt sind, die einer Genehmigung entgegen stehen könnten.“

Abweichende Angaben zu den erforderlichen Maßnahmen zur Datensicherheit, die sollen die DSB prüfen und feststellen, ob sie einer Genehmigung entgegenstehen. Auch für DSB ist eine solche Beurteilung schwierig, vor allem wenn sich die Angaben im Formular zum Gerät, für welches eine Genehmigung eingeholt werden soll, auf Seriennummer und Gerätename beschränken. Für eine solche Prüfung ist mehr erforderlich, z.B. der genaue Gerätetyp, am besten mit Modelljahr (vor allem bei Android Geräten wichtig) und die OS Version. Nach der Handreichung zur Genehmigung sind bei bestimmten Gerätetypen Abweichungen von den Vorgaben der Genehmigung in Teil B möglich, etwa weil sich bei iOS kein zweiter Nutzer einrichten lässt oder dort kein Virenschutz erforderlich ist.

Alte Genehmigungen gelten weiterhin,

„Ausdrücklich darauf hinweisen möchte ich, dass in der Vergangenheit erteilte Genehmigungen weiterhin Bestand haben. Die Neufassung der DA ADV löst keinen neuen Handlungsdruck aus.“

An den verschiedenen Schulen sind über die Jahre höchst unterschiedliche Genehmigungsformulare unterwegs gewesen. Viele dürften in ihrer Anlage weit von den Vorgaben entfernt sein, welche die neue Genehmigung verbindlich vorgibt.

In der VO-DV I, §2 Abs. (2) heißt es zu den Voraussetzungen für eine Genehmigung,

„bedarf der schriftlichen, ein Verfahrensverzeichnis gemäß § 8 DSG NRW enthaltenden Genehmigung […] Die Genehmigung darf nur erteilt werden, wenn […] ein angemessener technischer Zugangsschutz nachgewiesen wird.“

Was das MSB sich unter einem angemessenen technischen Zugangsschutz vorstellt, ist nicht weiter präzisiert und lässt so Spielraum für Interpretation. Für ein Verfahrensverzeichnis sind im DSG NRW Vorgaben gemacht, was enthalten sein sollte. Aber auch da ist ein gewisser Spielraum, wie genau dieses ausgestaltet ist. Das sieht man am alten vom LDI NRW erstellten Genehmigungsformular wie an der neuen Genehmigung.

Die alten Genehmigungen dürfen somit unbegrenzt weiter genutzt werden. Was die Schulleitung unter einem angemessenen technischen Zugangsschutz versteht, bleibt dem eigenen Gutdünken der jeweiligen Schulleitung überlassen. Wer eine Genehmigung hat, darf sich also freuen. Lehrkräfte, die neu an eine Schule kommen, müssen leider das neue Formular nutzen.

An der Haftungsfrage, welche sich für Lehrkräfte mit dieser Genehmigung verbindet, hat sich leider auch mit diesem E-Mail nichts geändert. Schade.

Für die Lehrkräfte und Schulleitungen, welche nun mit der neuen Genehmigung arbeiten müssen, verspricht der Staatssekretär weitere Information auf der Plattform des Landes.

Auch mit dem Thema Dienstgeräte will man sich von Seiten des Landes auseinandersetzen. Das Feld ist schwierig und man wird sehen, was sich daraus ergibt.

Mehr Erfolg werden vermutlich Bemühungen der Landesregierung NRW haben, wenn es um die Ausstattung mit weiteren Verwaltungsrechnern für die Schulen geht, an welchen Lehrkräfte arbeiten können.

Genehmigung Lehrkräfte Privatgeräte kann auch entspannter gehen – siehe BaWü

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In NRW hat man von Seiten der Landesregierung in einem Gespräch am 24.04.2018 versucht, die Wogen zu glätten, was die umstrittene Genehmigung 26Genehmigung für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule durch Lehrkräfte zu dienstlichen Zwecken auf privaten ADV-Anlagen von Lehrkräften gemäß § 2 Absatz 2 VO-DV I/§ 2 Absatz 4 VO-DV II angeht, welche Lehrkräfte benötigen, um personenbezogene Daten aus der Schule auf privaten Geräten verarbeiten zu dürfen. Ein für „in einigen Tagen“ versprochenes Dienst E-Mail mit weiteren Informationen lässt derweil auf sich warten.

Dass es auch ganz anders gehen kann, zeigt das Beispiel Baden Württemberg. Unter „Private Datenverarbeitungsgeräte (PC, Mac, Smartphones, Tablets, etc.)“ wird dort ganz aktuell, mit Bezug auf die DS-GVO erklärt, welche Vorgaben zu erfüllen sind. In 9 kurzen, leicht verständlichen Absätzen werden dort verschiedene Maßnahmen erklärt. Nummer 2 ist dabei besonders interessant:

Am besten ist es, wenn sämtliche dienstlichen personenbezogenen Daten nur auf einem USB-Stick gespeichert werden. Dieser USB-Stick muss in jedem Fall verschlüsselt sein.

Man rät den Lehrkräften in BaWü, die personenbezogenen Daten aus der Schule nie auf dem privaten Gerät selbst zu speichern, sondern immer auf einem USB-Stick, der verschlüsselt sein muss.

Ergänzt werden diese Vorgaben noch einmal durch eine Anlage „Datenschutzrechtliche Hinweise für den Gebrauch privater Datenverarbeitungsgeräte durch Lehrkräfte zur Verarbeitung personenbezogener Daten„, die ausführlichere Erläuterungen gibt.

In einer FAQ erklärt man dann auch, warum es von Vorteil ist, die Daten auf einem USB-Stick zu speichern:

Indem Sie sämtliche personenbezogenen Daten ausschließlich auf einem USB- Stick abspeichern und diesen USB-Stick verschlüsseln, z.B. mittels der Software VeraCrypt, verringern Sie Ihren Aufwand erheblich. Dadurch wird z.B. wirksam ein unbefugter Zugriff auf die Daten verhindert, sie müssen also keine aufwändigen Berechtigungsstrukturen hinterlegen. Ferner können Sie auf diese Weise leicht dem Auskunftsanspruch Ihrer Schulleitung oder des Landesbeauftragten für den Datenschutz nachkommen, da Sie dann nur den USB-Stick – und nicht den ganzen Computer, auf dem sich u.U. auch private Daten befinden – vorweisen müssen. Bitte denken Sie auch an die Sicherungskopie auf einem weiteren USB-Stick.

Auch in Baden Württemberg nimmt man es mit dem Datenschutz in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Privatgeräten von Lehrkräften ernst. Und selbstverständlich geht auch hier ohne Vorgaben und eine Genehmigung nichts. Allerdings sind die Hürden deutlich niedriger. Arbeitet man als Lehrkraft mit einem verschlüsselten USB-Stick, erleichtert man sich die Trennung von Privat und Beruflich. Darüber hinaus lässt sich so der technische Aufwand zur Sicherstellung des Datenschutz auf dem privaten Gerät deutlich leichter einhalten, auch für technisch weniger versierte Lehrkräfte.

In Haftung werden die Lehrkräfte übrigens durch ihre Unterschrift auch nicht genommen.

Auch im Bundesland Hessen geht man einen vergleichbaren Weg und rät zur Nutzung von sicheren USB Sticks, am besten Hardware verschlüsselte USB Sticks. Siehe dazu „Verarbeitung von Schüler- oder Elterndaten auf privaten Datenverarbeitungseinrichtungen der Lehrkräfte„.