Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf dienstlichen und privaten Endgeräten – VO-DV II

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Mit Datum vom 13. Dezember 2021 wurden die VO-DV I und VO-DV II durch die Verordnung zur Änderung von Verordnungen über die im Schulbereich zur Verarbeitung zugelassenen Daten geändert. Die Änderungen in den beiden Verordnungen wirken sich sehr deutlich auf die Arbeit der an den Schulen und ZfsL tätigen Personen aus, so dass man hier von einer Zäsur sprechen kann.

Bisher konnten Lehrkräfte und andere mit der Ausbildung beauftragte Personen private Endgeräte mit Genehmigung der Schulleitung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten der auszubildenden Personen im Rahmen der Vorgaben der VO-DV II nutzen. Das war richtig und sinnvoll, da an Schulen selten ausreichend viele für Verwaltungsarbeiten eingerichtete Lehrerarbeitsplätze wie auch mobile Endgeräte für den Einsatz bei Unterrichtsbesuchen und die Arbeit zu Hause zur Verfügung standen. An vielen ZfsL dürfte der Mangel an Endgeräten noch größter gewesen sein. Doch spätestens seit Lehrkräfte an Schulen über Förderprogramme des Bundes und des Landes mit Dienstgeräten ausgestattet werden und das Land auch die Seminar- und Fachleitungen an den ZsfL aus Landesmitteln mit Dienstgeräten versorgt, haben sich die Rahmenbedingungen geändert.

Darauf hat der Gesetzgeber mit den angepassten Regelungen zur Nutzung von Privatgeräten reagiert. In der Neufassung der VO-DV II geht der Gesetzgeber nun davon aus, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der in Ausbildung befindlichen Personen auf Dienstgeräten die Regel darstellt und die Verarbeitung auf Privatgeräten die Ausnahme. Entsprechend wurden die Möglichkeiten, weiterhin private Endgeräte für die dienstliche Verarbeitung von personenbezogenen Daten stark eingegrenzt. Schulleitungen und Leitungen von ZfsL verfügen weiterhin über die Möglichkeit, mit der Ausbildung beauftragen Personen, eine Genehmigung zu erteilen. Diese ist jedoch jedoch stark eingeschränkt, auf Personen, denen noch kein Dienstgerät zur Verfügung steht, deren Dienstgerät verlustig gegangen oder defekt ist, ohne dass Ersatz gestellt werden kann, und auf eine begrenzte Zahl von Ausnahmefällen.

Im Folgenden geht es ausschließlich um die neue Fassung der VO-DV II, soweit sie die Nutzung von privaten Endgeräten zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten von an Schulen und ZfsL in Ausbildung befindlichen Personen durch die damit beauftragten Personen betrifft. Im Beitrag Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf dienstlichen und privaten Endgeräten – VO-DV I werden die entsprechenden Neuregelungen in der VO-DV I erläutert.

Die Änderungen im Detail

§ 2 Abs. 4 VO-DV II regelt die Nutzung von Privat- und Dienstgeräten zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten von an Schulen und ZfsL in Ausbildung befindlichen Personen durch die damit beauftragten Personen.

“(1) Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Personen, die an Zentren für schulpraktische Lehrerausbildung oder an Schulen ausgebildet werden, auf privaten digitalen Geräten der mit der Ausbildung beauftragten Personen bedarf der schriftlichen, ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gemäß Artikel 30 der Datenschutz-Grundverordnung enthaltenden Genehmigung. (2) Die Genehmigung für Seminarausbilderinnen und Seminarausbilder erteilt die Leiterin oder der Leiter des Zentrums für schulpraktische Lehrerausbildung. (3) Für Ausbildungslehrerinnen und Ausbildungslehrer an Schulen erfolgt dies durch die Schulleiterin oder den Schulleiter. (4) Die Genehmigung darf nur erteilt werden, wenn die Verarbeitung der Daten nach Art und Umfang für die Ausbildung erforderlich ist und ein angemessener technischer Zugangsschutz nachgewiesen wird. (5) Die für die Verarbeitung zugelassenen Daten ergeben sich aus der Anlage 6.”

Kreis der von der Verarbeitung Betroffenen

Entsprechend sind auch die von der Verarbeitung betroffenen Personen nicht nicht die gleichen. In § 2 Abs. 4 Satz (1) wird hier von “Personen, die an Zentren für schulpraktische Lehrerausbildung oder an Schulen ausgebildet werden” gesprochen. Wer unter diesen Personen zu verstehen ist, wird unter § 1 Abs. 1 Nr. 2 definiert.

“2. der Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärter sowie der Lehrkräfte und sonstigen Personen in Ausbildung,”

Neben den personenbezogenen Daten von Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärter sowie der Lehrkräften in Ausbildung fallen mit sonstigen Personen in Ausbildung unter die Regelung dann beispielsweise auch Praxissemesterstudierende und Studierende im Eignungs- und Orientierungspraktikum. Wie aus den Erläuterungen zu den Änderungen (S. 17) hervorgeht, ist für das MSB denkbar, dass zukünftig auch Seiteneinsteiger in Sondermaßnahmen zur Qualifizierung unter die Regelung fallen können. ¹

Kreis der zur Verarbeitung Berechtigten

Wie in Satz (1) beschrieben, geht es um die “mit der Ausbildung beauftragten Personen“, die dann in den folgenden Sätzen als Seminarausbilderinnen und Seminarausbilder an den ZfsL (2) und Ausbildungslehrerinnen und Ausbildungslehrer an Schulen (3) beschrieben werden.

Wer erteilt wem die Genehmigung?

In dem mit der Dienstanweisung für die automatisierte Verarbeitung von personenbezogenen Daten in der Schule (10-41 Nr. 4) im Februar veröffentlichten Formular für die Erteilung von Genehmigungen waren die Zuständigkeiten nicht korrekt ausgewiesen. Dieses wird nun mit den Sätzen (2) und (3) behoben.

Die Leitung eines ZfsL erteilt den Seminarausbilderinnen und Seminarausbildern, d.h. Seminarleitungen, Fachleitungen und vorübergehend mit Ausbildungsaufgaben an ihrem ZfsL beauftragten Lehrkräften die Genehmigung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten der am ZfsL in Ausbildung befindlichen Personen.

Die Leitung einer Schule erteilt den Ausbildungslehrerinnen und Ausbildungslehrern an ihrer Schule, d.h. Lehrkräften, die an dieser Ausbildungsschule zur Mitwirkung an der Ausbildung verpflichtet werden (§10 Absatz 5 Allgemeine Dienstordnung – ADO), die Genehmigung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Personen, die an ihrer Schule ausgebildet werden.

Zur Erteilung von Genehmigungen steht Schulleitungen und Leitungen von ZfsL aktuell nur das bekannte Formular zur Verfügung, welches Teil der Dienstanweisung für die automatisierte Verarbeitung von personenbezogenen Daten in der Schule (10-41 Nr. 4) und am 19.01.2018 in einem Runderlass veröffentlicht wurde. Dieses Genehmigungsformular berücksichtigt von daher die neue Rechtslage noch nicht. Auch eine Anpassung an die DS-GVO fehlt noch. Wann mit einer Neufassung zu rechnen ist, bleibt abzuwarten. Bis dahin wird man Genehmigungen behelfsmäßig wohl noch auf der Grundlage des veralteten Formulars erteilen können/ müssen.

Welche Daten dürfen auf Privatgeräten verarbeitet werden?

In Anlage 6 gab es nur kleinere formale Anpassungen. Die personenbezogenen Daten, deren Verarbeitung nach “Art und Umfang für die Ausbildung erforderlich” und auf Privatgeräten mit Genehmigung zulässig ist, bleibt weiterhin auf

Name, Vorname
E-Mail (Soweit im Einzelfall nicht erforderlich, ist die Angabe freiwillig und jederzeit widerrufbar.)
Beurteilung der Leistungen der Personen in Ausbildung, und
Dienstliche E-Mail-Adresse

beschränkt.

Wegfall der Genehmigung

Mit § 2 Abs. 4 Satz 6 – 8 ist die VO-DV II nun um eine Regelung ergänzt, welche die Möglichkeiten der Schulleitung sowie der Leitung des ZfsL einschränkt, den zuvor beschriebenen Personen eine Genehmigung zu erteilen. Außerdem ist geregelt, wann bereits erteilte Genehmigungen ihre Gültigkeit verlieren. Die Regelung erfolgt analog zu der in § 2 Abs. 2 Satz 4 – 6 VO-DV I.

“(6) Die Genehmigung darf nicht erteilt werden, wenn ein persönliches dienstliches digitales Gerät für dienstliche Zwecke zur Verfügung gestellt wird. (7) Eine bereits erteilte Genehmigung erlischt mit Aushändigung eines solchen Gerätes. (8) Übergangsweise ist die weitere Nutzung des Privatgeräts für die Dauer von höchstens vier Wochen zulässig, soweit dies zur Übertragung der personenbezogenen Daten auf das dienstliche Gerät erforderlich ist.”

Es gibt jedoch einen kleinen aber nicht unwichtigen Unterschied. Während in der VO-DV I vom Zurverfügungstellen eines Dienstgerätes für schulische Zwecke gesprochen wird, geht es in der VO-DV II um dienstliche Zwecke.

Hinweis: Bis auf wenige Unterschiede sind die Regelungen von § 2 Abs. 4 Satz 6 – 8, sehr ähnlich zu denen in der VO-DV I. Wer den Beitrag Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf dienstlichen und privaten Endgeräten – VO-DV I wird deshalb in den folgen Abschnitten bis zum Beginn des Abschnitts “Ausnahme von der Genehmigungspflicht !” nur wenig Neues finden, abgesehen von Anpassungen an den veränderten Kreis der von der Regelung betroffenen Personen.

Ausnahmeregelung

Der Gesetzgeber erkennt an, dass es Ausnahmen geben kann, die es erforderlich machen, eine Nutzung von Privatgeräten entgegen der vorherigen Regelung zuzulassen. In § 2 Abs. 4 Satz 9 VO-DV II heißt es deshalb:

“(9) Unabhängig davon kann die Schulleitung ausnahmsweise in begründeten, von ihr zu dokumentierenden Einzelfällen die Nutzung von Privatgeräten vorübergehend zulassen, soweit dies zur vollumfänglichen schulischen² Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich und die datenschutzgerechte Verarbeitung entsprechend der für die Nutzung von Privatgeräten geltenden Standards gewährleistet ist.”

Sobald einer der zuvor beschrieben Personen (Seminarausbilderinnen und Seminarausbilder an den ZfsL und Ausbildungslehrerinnen und Ausbildungslehrer an Schulen) ein persönliches dienstliches Gerät zur Verfügung gestellt wird, darf ihr keine Genehmigung für ein privates Endgerät erteilt werden. Hatte die Person bereits eine Genehmigung, so verliert diese automatisch ihre Gültigkeit. Das bedeutet, die Schulleitung bzw. Leitung des ZsfL muss die Genehmigung nicht aktiv widerrufen.

Geht ein zur Verfügung gestelltes Dienstgerät defekt oder verlustig und es gibt keinen Ersatz, erfüllt die Person die Voraussetzungen für die Erteilung einer Genehmigung. Auch wenn ein Gerät für einen Zeitraum in Reparatur ist, sollte es möglich sein, für diese Zeit eine Genehmigung zur Nutzung eines Privatgerätes zu erteilen, sofern kein Ersatzgerät gestellt werden kann.

PERSÖNLICHES DIENSTLICHES DIGITALES GERÄT

Wichtig ist an diesem Abschnitt, dass es sich bei dem dienstlichen Gerät um ein persönliches dienstliches digitales Gerät handelt. Ein persönliches dienstliches digitales Gerät setzt voraus, dass dieses der Person ausdrücklich als ein solches zugewiesen wurde und sie es alleine nutzt. Dieses geht in der Regel mit einer Nutzungsvereinbarung einher, wie sie beispielsweise im Rahmen der Richtlinie über die Förderung von dienstlichen Endgeräten für Lehrkräfte an Schulen in Nordrhein-Westfalen erforderlich ist. Auch bei den über das Land beschafften Geräten für die ZfsL dürfte es solche Nutzungsvereinbarungen geben.

ZUR VERFÜGUNG STELLEN – AUSHÄNDIGUNG

In Satz 6 und 7 heißt es, die Genehmigung darf nicht erteilt werden, wenn ein Dienstgerät “zur Verfügung gestellt wird” bzw. eine bereits erteilte Genehmigung erlischt “mit Aushändigung eines solchen Gerätes“.

In dieser Stelle werden sicherlich einige Personen eine Möglichkeit sehen, weiterhin mit einem privaten Endgerät mit Genehmigung der Schulleitung bzw. des ZfsL zu arbeiten. Reicht es die Annahme eines Dienstgerätes zu verweigern? Kann man gezwungen werden, ein Dienstgerät anzunehmen?

Für die Möglichkeit, die Annahme eines Dienstgerätes verweigern zu können, spricht bei Lehrkräften Regelung in der Richtlinie über die Förderung von dienstlichen Endgeräten für Lehrkräfte an Schulen in Nordrhein-Westfalen zur Annahme der Nutzungsbedingungen durch die Lehrkräfte. Dort heißt es in Abs. 6.3:

““Der Schulträger stellt den Lehrkräften die digitalen Endgeräte für eine unentgeltliche Nutzung zur Verfügung. Die Nutzungsbedingungen für die digitalen Endgeräte sind durch den Schulträger festzulegen. Die Zustimmung der Lehrkräfte zu den Nutzungsbedingungen ist sicherzustellen.“

Ohne Annahme der Nutzungsbedingungen, darf ein Schulträger das Dienstgerät nicht an die Lehrkraft aushändigen. Genauso könnte eine Lehrkraft auch die Einwilligung in die zur Verwaltung der Dienstgeräte erforderliche Datenverarbeitung verweigern oder für eine von beiden die Zustimmung bzw. Einwilligung widerrufen.

Daraus ergibt sich ein Widerspruch zwischen den Regelungen der Verordnung und der Richtlinie.

Auf der anderen Seite wird vermutlich auf die Formulierung “zur Verfügung gestellt wird” verwiesen werden. Die Frage ist hier, was genau man darunter verstehen kann bzw. will. Reicht es bereits aus, wenn der Schulträger ein Gerät für die Lehrkraft beschafft, bzw. das Land für eine Person, die als Seminarausbilder:in tätig ist, es für sie einrichtet und ihr einen Termin gibt zur Übernahme, um von “zur Verfügung stellen” zu sprechen? Würde man sich dieser Argumentation anschließen, müsste man auch in Kauf nehmen, dass die Einwilligung der betreffenden Person in die Nutzungsbedingungen dann nicht mehr freiwillig erfolgen kann.

Es bleibt abzuwarten, wie dieser Widerspruch sich in der Praxis auflöst. Von Seiten des MSB und eventuell auch einzelnen Bezirksregierungen oder deren Mitarbeitern dürfte hier am ehesten ein Hinweis zu erwarten sein, dass die Verordnung Vorrang hat und durchzusetzen ist.

📍Ausnahme von der Genehmigungspflicht📍

Neu hinzugekommen ist mit der Änderung der VO-DV II ist eine Regelung, welche eine einschränkte Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf privaten Endgeräten erlaubt, auch wenn hierfür keine Genehmigung vorliegt, etwa weil ein Dienstgerät zur Verfügung gestellt wurde. Diese außergewöhnliche Regelung findet sich in § 2 Abs. 5

“(5) Sofern dienstliche Dokumente auf privaten digitalen Geräten verarbeitet werden, ist die Verarbeitung personenbezogener Daten von Lehrkräften, anderem Personal der Schule und Personen in Ausbildung zulässig, soweit es sich um in der Schule oder im Zentrum für schulpraktische Lehrerausbildung dienstlich bekannte Daten und Kontaktdaten handelt, die Nennung für die Aufgabenerledigung erforderlich ist und ein angemessener technischer Zugangsschutz gewährleistet wird.”

Das bedeutet, Lehrkräfte an Schulen dürfen auf einem privaten Endgerät personenbezogene Daten auch ohne eine Genehmigung verarbeiten, sofern alle die folgenden fünf Voraussetzungen erfüllt sind:

Es geht um dienstliche Dokumente.
Es handelt sich um die Daten von Lehrkräften, anderem Personal an Schule oder von Personen in Ausbildung (Lehramtsanwärter, Lehrkräften in Ausbildung, Praxissemesterstudierende und Studierende im Eignungs- und Orientierungspraktikum).
Es handelt sich ausschließlich um dienstlich bekannte Daten und Kontaktdaten.
Die Nennung ist für die Aufgabenerledigung erforderlich.
Ein angemessener technischer Zugangsschutz wird gewährleistet.

Welchen Hintergrund diese Regelung hat, beschreibt das MSB in den Erläuterungen zu den Änderungen (S. 19f). Bei den dienstlich bekannten Daten und Kontaktdaten handelt es um “bekannte Daten als Amtsträger in Bezug auf ihre Funktion in der Schule.” Darunter zu verstehen sind “Namen, Kontaktdaten und Unterrichtsfächer des Personals.” Diese unterliegen § 9 Abs. 3 Informationsfreiheitsgesetz und erfordern von daher einen geringeren Schutz. Liegt also eine dienstliche Erfordernis zu Verarbeitung vor und ein angemessener Zugangsschutz, im weitesten vergleichbar dem bei der Erteilung einer Genehmigung geforderten, dann können diese beiden Kategorien von personenbezogenen Daten auch ohne eine Genehmigung auf privaten Endgeräten verarbeitet werden. Diese Regelung dürfte vor allem vielen Lehrkräften entgegen kommen, denn hier geht es um das Erstellen, Übermitteln oder Empfangen von Dokumenten wie Protokollen über Konferenzen, Unterrichts-/Vertretungsplänen, Ausbildungs-Stundenplänen, Aufsichtsplänen und Sprechstundenlisten. Auch Personen, die an den ZsfL mit der Ausbildung betraut sind, profitieren von dieser Regelung.

Was bedeutet das für die Praxis?

Mit Blick auf Lehrkräfte bedeutet dieses: auch wenn ihnen ein Dienstgerät zur Verfügung gestellt oder keine Genehmigung für das Gerät erteilt wurde, können sie auf privaten Smartphones nun

über Browser oder App Unterrichts-, Vertretungs- und Aufsichtspläne wie auch Sprechstundenlisten des Kollegiums abrufen,
Raum- und Ressourcen-Buchungs-Systeme nutzen,
die Namen und dienstlichen Rufnummern von Kolleginnen und Kollegen speichern und verwalten³.

Auf einem privaten Laptop können sie so beispielsweise

Protokolle von Lehrer- und Fachkonferenzen schreiben⁴,
Protokolle von Lehrer- und Fachkonferenzen gelesen und kommentiert werden, und
Unterrichts-, Vertretungs- und Aufsichtspläne erstellen und an Kolleginnen und Kollegen versenden.

An seine Grenzen dürfte die Regelung kommen, wenn zum Abruf eines digitalen Stunden- und Vertretungsplans an einer Schule ein App oder eine Online-Plattform genutzt wird, die neben der Stunden- und Vertretungsplan-Funktion noch einen Messenger beinhaltet und eine Dateiablage oder ein digitales Klassenbuch mit Absenzen-Verwaltung, durch die dann auch personenbezogene Daten verarbeitet, welche über die dienstlich bekannten Daten und Kontaktdaten hinausgehen.

Nicht verarbeitet werden können auf einem privaten Endgerät ohne Genehmigung Dokumente, welche personenbezogenen Daten enthalten, welche über die oben beschriebenen dienstlich bekannten Daten und Kontaktdaten von anderen Lehrkräften, anderem Personal der Schule und Personen in Ausbildung hinausgehen. Dazu zählen dann beispielsweise Protokolle über Klassenkonferenzen und über Teilkonferenzen Ordnungsmaßnahmen.

Sonderregelung Schulleitung und Leitung ZfsL

Die Schulleitung wie auch die Leitung des ZfsL sind von der Regelung zum Wegfall der Genehmigung ausgenommen, da sie sich selbst keine Genehmigung erteilen können. Dazu heißt es in § 2 Abs. 6

“(6) Wenn die Leiterin oder der Leiter einer Schule oder eines Zentrums für schulpraktische Lehrerausbildung personenbezogene Daten von Beschäftigten auf privaten digitalen Geräten verarbeitet, ist dies nur für die in Absatz 5 und Anlage 6 genannten Daten zulässig, soweit die Verarbeitung der Daten zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist und der erforderliche Schutz der Daten technisch sichergestellt wird.”

Damit können die genannten Personen also weiterhin ein privates Endgerät zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten der an ihrer Schule bzw. in ihrem ZfsL tätigen Personen verarbeiten. Sie sind dabei jedoch bezüglich der mit der Ausbildung beauftragten Personen an ihrer Institution auf die “dienstlich bekannten Daten und Kontaktdaten” aus Absatz 5 und bezüglich der Personen, die dort ausgebildet werden auf die in Anlage 6 aufgeführten Daten (Name, Vorname, E-Mail, Beurteilung der Leistungen der Personen in Ausbildung und dienstliche E-Mail-Adresse) beschränkt.

In der Kommentierung zum Entwurf der Änderung (S. 20) heißt es dehalb: “Mit dem neu eingefügten Absatz 6 wird klargestellt, dass auch Schulleitungen und ZfsL-Leitungen auf privaten digitalen Geräten personenbezogene Beschäftigtendaten nur in dem genannten begrenzten Umfang verarbeiten dürfen. Die Klarstellung ist erforderlich, weil die vorstehenden Regelungen zur Genehmigungspflicht nach Abs. 4 nicht gelten, soweit sie selber Privatgeräte nutzen.”

FAQ

Kann eine Lehrkraft, welche die Genehmigung zur Nutzung eines Privatgerätes im Sinne von § 2 Abs. 2 VO-DV I hat, dieses Gerät auch nutzen, um Beurteilungen der Leistung eines Lehramtsanwärters darauf zu schreiben?
- Ja, das ist möglich, sie muss dafür jedoch von ihrer Schulleitung zusätzlich eine Genehmigung gem. § 2 Abs. 4 VO-DV II einholen. Das ist eine weitere Unterschrift auf einer anderen Seite des aktuell noch gültigen Formulars.
Ich bin Fachleitung und habe ein Dienstgerät aus der Schule und eines vom ZsfL. Ist es möglich, dass ich auch die Arbeit für das ZfsL auf dem schulischen Dienstgerät erledige, um nicht ständig zwei Geräte mit mir herumzuschleppen?
Am ZfsL habe ich als Fachleitung einen dienstlichen Laptop erhalten. Für Lehrkräfte an meiner Schule gab es als Dienstgerät nur ein iPad. Darf ich auf dem Laptop die Zeugnisnoten für die Schule im externen Notenmodul eingeben?
- Das sind kniffelige Fragen. Die Schule ist mit Unterstützung des Schulträgers verantwortlich für die sichere Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule auf dem schulischen Dienstgerät. Kommt es zu einem totalen Datenverlust, etwa weil das Dienstgerät durch den Schulträger falsch konfiguriert wurde und es befanden sich personenbezogene Daten darauf, welche zu Personen gehörten, die die Lehrkraft als Fachleitung an anderen Schulen betreute, läge dieses in der Verantwortung der Schule. Anders ausgedrückt – verarbeitet eine Fachleitung die personenbezogenen Daten von Personen, die sie für das ZfsL an anderen Schulen als der eigenen betreut, auf einem schulischen Dienstgerät, dann verarbeitet streng genommen die eigene Schule die Daten von Personen, für deren Verarbeitung sie keine rechtliche Befugnis hat. Schließt man sich dieser engen Auslegung der datenschutzrechtlichen Regelungen an, bleibt in solch einem Fall nur die Nutzung von zwei verschiedenen Dienstgeräten, um die Datenverarbeitung sauber, gemäß der Zuständigkeiten/ Verantwortlichkeiten zu trennen.
- Geht es nur um das externe Notenmodul könnte man eine Nutzung für Daten der Schule sicher noch vertreten. Was aber wäre, wenn über dieses Laptop bei der Übermittlung der ausgefüllten Notendatei ein Virus ins System der Schule gelangte und die Ursache wäre eine veralteter Virenschutz, der durch die Systembetreuung des ZfsL verursacht wurde?
Weder an meiner Schule noch am ZfsL, wo ich als Fachleitung tätig bin, habe ich aktuell ein Dienstgerät. Darf ich auf meinem Privatgerät mit Genehmigung sowohl Daten meiner Schüler wie auch die meiner für das ZfsL betreuten Personen in Ausbildung verarbeiten?
- Das sollte möglich sein. Es braucht dazu sowohl die Genehmigung der Schulleitung wie auch die der Leitung des ZfsL.

Stand Januar 2022

November 10, 2019November 10, 2019

Tipps zur Datensicherheit auf privaten Endgeräten überarbeitet

Lesezeit: < 1 Minute

Die Genehmigung für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule durch Lehrkräfte zu dienstlichen Zwecken ist nun schon über ein Jahr verbindlich vorgegeben für Lehrkräfte in NRW. Für viele Lehrkräfte ist die Situation bezüglich der Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Schülern auf eigenen Geräten noch immer nicht zufriedenstellend geklärt. An einigen Schulen geht auch jetzt noch nichts. Entweder die Schulleitungen verweigern die Unterschrift unter die Genehmigung oder die Lehrkräfte wollen sie nicht einholen. Man darf deshalb gespannt sein, ob es mit der anstehenden Änderung in §§120-22 SchulG NRW und dem finalen Rollout von Logineo NRW noch einmal Änderungen am Genehmigungsformular geben wird. Änderungen sind durchaus möglich, da der Genehmigungsvordruck noch immer in der Kritik steht, vor allem bezüglich des Haftungspassus, und das MSB zum anderen bestrebt sein dürfte, weitere personenbezogene Daten zur Verarbeitung auf privaten Endgeräten zuzulassen¹.

Auch wenn noch immer Schulen und Lehrkräfte die Genehmigung verweigern, so gibt es doch auch solche, die dann irgendwann doch den Schritt gehen und die Genehmigung geben bzw. einholen. Die Tipps helfen dabei, die in Teil B – Datensicherheit der Genehmigung geforderten Maßnahmen zum Schutz der auf dem privaten Endgerät verarbeiteten Daten zu gewährleisten. Da sich seit der Erstellung der Tipps Anfang 2018 wieder einiges getan hat bei den großen Betriebssystemen – Windows, Mac OS, Linux, iOS und Android² – gibt es die Tipps jetzt in einer aktualisierten Version.

Tipps und Antworten für die Praxis – Genehmigung private Endgeräte.pdf

Genehmigung für Lehrkräfte vereinfachen: USB Stick oder Plattform

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Personenbezogene Daten aus der Schule laut Anlage 3 der VO-DV I dürfen von Lehrkräften nur auf privaten Endgeräten verarbeitet werden, wenn sie dafür die Genehmigung der Schulleitung haben. Die Problematik, welche sich mit der Unterzeichnung der Genehmigung sowohl für Lehrkräfte als auch für Schulleitungen rein rechtlich verbindet, hat sich nicht geändert. Trotz aller Zusicherungen aus dem Schulministerium gibt es auch im Juni 2019 noch immer viele Schulen, an denen es keine Genehmigungen für die Lehrkräfte gibt oder an welchen Lehrkräfte die Unterschrift nicht einholen. Lehrkräfte sehen sich nicht in der Lage, die in der Genehmigung geforderten technischen Maßnahmen in Teil B sicher umzusetzen und Schulleitungen wissen nicht, wie sie die Einhaltung derselben beurteilen sollen, um zu entscheiden, ob sie die Genehmigung erteilen können oder nicht.

Warum außerhalb des Endgerätes speichern?

Das eindeutig größte Risiko für Daten ergibt sich aus einer Speicherung auf dem Gerät, mit welchem die sie verarbeitet werden. Liegen die Daten auf der Festplatte, können sie über unberechtigte Zugriffe ausgelesen oder gestohlen werden, egal ob dieses durch eine Person geschieht, welche direkt an den Rechner gelangt oder über das Internet mittels Trojaner oder andere Mittel. Die technischen Maßnahmen zum Schutz der Daten, wie sie in Teil B der Genehmigung aufgeführt sind, sollen verhindern, dass dieses geschieht. Auch wenn man sich bemüht, so ist sich nicht jeder sicher, ob wirklich alle Schutzmaßnahmen richtig eingestellt und auf dem aktuellen Stand sind. Was liegt also näher als die Daten gar nicht erst auf dem privaten Endgerät selbst zu speichern?

Speichert man die personenbezogenen Daten aus der Schule auf einem USB Stick oder alternativ auf einer von der Schule für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten vorgesehenen Plattform, werden diese Daten nicht auf dem eigenen Gerät gespeichert. Während der Bearbeitung vom USB Stick aus bzw. über den Browser in der Plattform liegen sie auf dem Gerät im Arbeitsspeicher bzw. bei Online-Plattformen im Browser Cache temporär vor. Wenn die bearbeitete Datei geschlossen ist und der USB Stick vom Gerät getrennt bzw. der Logout aus der Plattform stattgefunden hat und das Browserfenster geschlossen wurde, sind diese temporären Dateien verschwunden. Und damit ist man auf der sicheren Seite, selbst wenn man die technischen Maßnahmen aus Teil B vielleicht nicht komplett umsetzen konnte.

Was ist zu tun, damit man diese Lösung nutzen kann?

Lösung sicherer USB Stick

Die Lösung liegt gar nicht so fern. Sie heißt sicherer USB Stick. Auch andere Bundesländer wie Hessen und Baden Württemberg gehen diesen Weg.

Sichere USB Sticks beschaffen für alle Lehrkräfte

Die Schule bzw. der Schulträger¹ beschafft sichere USB Stick, am besten Hardware verschlüsselte. Ausführliche Informationen und Empfehlungen dazu finden sich im Beitrag USB Sticks und Datensicherheit. Warum Hardware verschlüsselte USB Sticks in den meisten Fällen einer Software Verschlüsselung vorzuziehen sind, wird dort ebenfalls erklärt.

Genehmigung anpassen

Die Genehmigung für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule durch Lehrkräfte zu dienstlichen Zwecken auf privaten ADV-Anlagen von Lehrkräften gemäß § 2 Absatz 2 VO-DV I/§ 2 Absatz 4 VO-DV II.pdf kann durchaus angepasst werden, solange die Anpassung nicht gegen geltendes Recht verstößt. Eine Einschränkung ist möglich.

Man fügt sie auf Seite 7 – Teil C – Verpflichtungserklärung – ein. Wichtig ist, dass man sie für die jeweiligen Verhältnisse der Schule anpasst. Nutzt eine Schule beispielsweise ein digitales, webbasiertes Klassenbuch oder ein App wie TeacherTool, müsste die Formulierung diese aus der Beschränkung herausnehmen. Dieses könnte etwa wie folgt sein: “In Absprache mit der Schulleitung verpflichte ich mich, sämtliche Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule, soweit sie nicht in WebUntis stattfindet, auf dem mir von dieser zur Verfügung gestellten sicheren USB Stick durchzuführen …“.

Genehmigung einholen – erteilen

Die Lehrkräfte tragen in die angepasste Genehmigung ihr privates Endgerät ein, den PC zu Hause oder das Notebook, welches sie für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus Anlage 3 nutzen möchten und unterzeichnen Teil C. Im Anschluss erteilt die Schulleitung mit ihrer Unterschrift die Genehmigung.

Mit dem sicheren USB Stick arbeiten

Danach kann es losgehen. Damit Lehrkräfte alles richtig machen, von der Sicherung der Daten auf dem USB Stick bis zur Löschung, sollten sie die Hinweise von Datenschutz leichter durch sicheren USB Stick.pdf (Download Link) kennen.

Lösung Plattform

Verfügt die Schule über eine sichere Plattform, welche für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus Anlage 3 geeignet ist, kann man anstelle des sicheren USB Sticks die Genehmigung auch auf die Speicherung der Daten auf dieser Plattform einschränken. Das Vorliegen eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter der Plattform wird hier vorausgesetzt.

Welche Plattformen?

In Frage kommen hier nur Plattformen, welche von europäischen Anbietern ausschließlich auf europäischen Servern betrieben werden².

iServ

Schulen, die iServ, einen Schulserver mit Online-Zugriff, für pädagogische Zwecke nutzen, können vom Anbieter eine zweite kostenlose Lizenz erhalten, welche sie für Verwaltungsarbeiten auf einem weiteren (virtuellen) Server einrichten. Lehrkräfte sollten hier einen anderen Zugang haben als zur pädagogischen Instanz. Textdateien, Tabellen, die im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten aus der Schule am häufigsten genutzt werden, können hier in CollaboraOffice, einer Online-Version von LibreOffice über den Browser oder auch ein App bearbeitet werden, auch kollaborativ.

NextCloud

Die OpenSource Plattform NextCloud gilt als sehr sicher und wird auch deshalb beispielsweise von 300.000 Anwendern in der Bundesverwaltung genutzt. Mit den entsprechenden Sicherheitseinstellungen kann eine Schule hier problemlos personenbezogene Daten aus Anlage 3 verarbeiten, also auch Wortzeugnisse und ähnlich. Einige Schulträger stellen ihren Schulen bereits NextCloud Instanzen über ihre Dienstleister zur Verfügung. Wichtig ist hier, dass für Verwaltungsarbeiten eine gesonderte Instanz genutzt wird mit separaten Zugangsdaten für die Lehrkräfte. Eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus Anlage 3 ist in der pädagogischen Instanz nicht zulässig. Für Schulen, die NextCloud nicht über ihren Schulträger erhalten können, gibt es Anbieter wie EduDocs³, die sich auf NextCloud für Schulen spezialisiert haben. Die Bearbeitung von Dateien in der NextCloud (Text, Tabelle, Notizen, …) erfolgt in CollaboraOffice über Browser oder im NextCloud App. Auch eine alternative Einbindung von OnlyOffice ist möglich.

Logineo NRW

In Nordrhein-Westfalen können Schulen die landeseigene Plattform Logineo NRW nutzen. Für Lehrkräfte steht dort im Standard ein online Speicherplatz von 2 GB zur Verfügung. Mit Stand von Februar 2020 ist eine Anbindung des eigenen Endgerätes über WebDav leider noch nicht möglich.⁴

Andere Plattformanbieter

Es gibt auf dem deutschen Bildungsmarkt weitere Anbieter von Online-Plattformen oder Schulservern mit Online-Zugriff. Wichtig sind bei der Auswahl bzw. Nutzung im Sinne des hier vorgeschlagenen Lösungsweges – Bearbeitung ohne Speicherung auf dem Endgerät der Lehrkraft – Speicherung außerhalb des Endgerätes – zwei Punkte:

Die Plattform muss einen Möglichkeit bieten, personenbezogene Daten so zu verarbeiten, dass dazu keine Speicherung auf dem Endgerät der Lehrkraft erforderlich ist.
Wenn die gleiche Plattform an der Schule auch für Unterrichtszwecke genutzt wird, muss es für Verwaltungsarbeiten eine zumindest logisch getrennte Instanz geben mit einem komplett separaten Login für Lehrkräfte.

Sollte Logineo NRW irgendwann doch noch kommen, könnte man die Landesplattform im beschriebenen Sinne ebenfalls nutzen.

Achtung! Zum gegenwärtigen Zeitpunkt lassen datenschutzrechtliche Vorgaben es in NRW nicht zu, dass personenbezogene Daten entsprechend Anlage 3 der VO-DV I in den Cloud Plattformen nicht-europäischer Anbieter wie Microsoft, Google, Apple, Dropbox, Box und ähnlich verarbeitet werden. Office 365 und G Suite for Education sind eindeutig nicht zulässig, wenn es um diese Daten geht!

Mehr Informationen, wie man sein privates Endgerät entsprechend Teil B der Genehmigung absichert unter Genehmigung private Endgeräte Lehrkräfte

Stand 02/2020

März 25, 2019Januar 25, 2024

Verarbeiten – Speichern – Unterricht – Lehrergeräte

Lesezeit: 3 Minuten

“Die für die Verarbeitung zugelassenen Daten ergeben sich aus der Anlage 3.”¹

Welche personenbezogenen Daten Lehrkräfte in NRW mit Genehmigung der Schulleitung auf ihren privaten Endgeräten verarbeiten dürfen, ist durch Anlage 3 der VO-DV I recht genau eingegrenzt.

“Datensatz bei Genehmigung der Verarbeitung personenbezogener Schülerinnen- und Schülerdaten auf privaten ADV-Anlagen der die Schülerinnen und Schüler unterrichtenden Lehrerinnen und Lehrer”²

Anders als bei den personenbezogenen Daten, welche in der Verwaltung verarbeitet werden dürfen, sind die hier zugelassenen Daten eng begrenzt. Es wird von einem Datensatz gesprochen, der verarbeitet werden darf. Im Kommentar zum Schulgesetz von 2015 wird davon gesprochen, dass durch die Regelung in der VO-DV I ein Export in die privaten Endgeräte der Lehrkräfte ermöglicht wird.

“… besonderen Regelung, damit bestimmte Daten in einem begrenzten Umfang für dienstliche Zwecke aus der Schule exportiert und in privaten ADV-Anlagen der Lehrkräfte verarbeitet werden dürfen.”³

Nicht mehr zeitgemäß

An der Stelle wird deutlich, dass die Vorgaben des Schulgesetzes NRW und der anhängigen Verordnungen in diesem Bereich längst nicht mehr zeitgemäß sind. Warum?

Die Vorgaben in der VO-DV I sollen sicherstellen, dass die personenbezogenen Daten von Schülern und Eltern ausreichend geschützt sind und dass Lehrkräfte deshalb nicht alle nach dem Schulgesetz NRW für eine Verarbeitung zugelassenen personenbezogenen Daten auf ihren privaten Endgeräten verarbeiten und dadurch einem zusätzlichen Risiko aussetzen. Beim Begriff Verarbeiten hat der Gesetzgeber hierbei jedoch wohl vor allem an eine Speicherung auf den Geräten gedacht. Darauf deuten auch die Löschfristen hin, welche für personenbezogene Daten aus der Schule auf privaten Endgeräten deutlich eingeschränkt sind. Sie dürfen dort nur maximal ein Jahr gespeichert werden, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, nachdem eine Lehrkraft einen Schüler zuletzt unterrichtet hat. Die Schule hingegen bewahrt die Daten von Schülern 5 Jahre und länger auf.

Verarbeitung ist der Sammelbegriff für sämtliche Vorgänge, die mit oder ohne automatisierte Verfahren mit personenbezogenen Daten erfolgen⁴. Wie der Beitrag Verarbeitung, Bearbeitung, Speicherung, Bildschirmanzeige und Logineo NRW hoffentlich zeigen konnte, macht die Verwendung dieses Begriffes schon Probleme, wenn es um die Nutzung des Date-Safe von Logineo NRW mit personenbezogenen Daten geht, welche nicht in Anlage 3 aufgeführt sind. Sie dürften dem Wortlaut der VO-DV I nach zur Zeit auch von privaten Endgeräten aus nicht im Daten-Safe verarbeitet werden, da bereits die Bildschirmanzeige ein Verarbeitung im Sinne von Art. 4 Nr. 2 DS-GVO darstellt.

Das Schulgesetz NRW und die VO-DV I tragen der Tatsache, dass heute zunehmend online gearbeitet wird, noch keine Rechnung. Anders als vor wenigen Jahren können Dokumente mittlerweile online bearbeitet werden. Sie müssen dazu nicht länger auf dem Endgerät gespeichert werden, wie das z.B. bei lo-net oder anderen einfachen Plattformen der Fall war. Dort musste eine Datei zunächst auf den Rechner heruntergeladen werden, um sie anzusehen und zu bearbeiten, bevor sie dann wieder in der bearbeiteten Version hochgeladen wurde. Moderne Plattformen erlauben sowohl die Anzeige wie auch die Verarbeitung online. Wenn dieses im Browser erfolgt, findet nur eine temporäre Speicherung im Arbeitsspeicher statt. Diese stellt jedoch keine dauerhafte Speicherung im Sinne der DS-GVO dar.⁵

Dem muss die Schulgesetzgebung Rechnung tragen. Sie muss deutlich unterscheiden zwischen personenbezogenen Daten aus der Schule, welche mit Genehmigung durch die Schulleitung auf privaten Endgeräten verarbeitet werden dürfen, einschließlich einer Speicherung auf dem Gerät, und solchen, welche verarbeitet werden dürfen, jedoch unter Ausschluss einer Speicherung.

Was ist zu tun?

Der bisher in Anlage 3 aufgeführte Datensatz wird unverändert beibehalten für eine uneingeschränkte Verarbeitung einschließlich einer Speicherung auf dem Gerät. Zusätzlich aufgenommen werden sollten in die VO-DV I jedoch weitere Daten bzw. Kategorien von Daten, für welche eine eingeschränkte Verarbeitung, welche eine Speicherung auf dem Endgerät ausdrücklich ausschließt, über den Browser zulässig ist.⁶ Dazu gehören würden Daten, für welche schon jetzt eine Bearbeitung im Daten-Safe von Logineo NRW vorgesehen ist. Mit aufgenommen werden müssten unbedingt auch sämtliche personenbezogenen Daten, welche zur Nutzung von Lern Management Systemen (LMS), Lernplattformen und Classroom Management Systemen (CMS) erforderlich sind.⁷ Dieses ist dringend erforderlich, um der Tatsache Rechnung zu tragen, dass im Unterricht zunehmend Online-Plattformen genutzt werden. Dort erfolgt sämtliches Lernen und Arbeiten online über den Browser und es ist erforderlich, dass Lehrkräfte die Möglichkeit erhalten, in der Plattform von Schülern erarbeitete Materialien einzusehen, um Feedback zu geben und Bewertungen vorzunehmen, oder um durchgeführte Abfragen auszuwerten. So wie traditionell Lehrkräfte die Hefte von Schülern mit nach Hause nehmen, macht es die Arbeit mit Online-Plattformen erforderlich, die von Schülern bearbeiteten Materialien auch zu Hause in der Plattform durchsehen zu können. Das alles ist, momentan von privaten Endgeräten aus rein rechtlich nicht möglich, da diese Daten nicht zu dem in Anlage 3 detaillierten Datensatz gehören.

Mit Dienstgeräten würde sich die beschriebene Erfordernis einer zeitgemäßen Anpassung der schulischen Gesetzgebung nicht ergeben. Da es gegenwärtig illusorisch ist, mit einer zeitnahen Ausstattung aller Lehrkräfte mit Dienstgeräten zu rechnen, sich nun aber immer mehr Schulen und Lehrkräfte auf den Weg machen, digitale Medien in den Unterricht zu integrieren, was vor allem in weiterführenden Schulen den Einsatz von Online-Plattformen einschließt, braucht es die beschriebene Anpassung der datenschutzrechtlichen Vorgaben im Schulgesetz und anhängigen Verordnungen zur Datenverarbeitung. Auch die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, welche nicht auf privaten Endgeräten gespeichert werden dürfen, macht diese Änderung deshalb erforderlich.

Dezember 7, 2018Januar 21, 2021

Endlich klare Aussagen vom MSB NRW zu datenschutzrechtlichen Fragen

Lesezeit: < 1 Minute

Es hat lange gedauert bis sich das Ministerium für Schule und Bildung NRW einmal umfänglich zu datenschutzrechtlichen Fragen im Zusammenhang mit der umstrittenen Genehmigung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule auf privaten Endgeräten von Lehrkräften äußert. Was geht und was geht nicht, wie sieht es mit Haftungsfragen aus? Antworten kommen auch zu vielen anderen Fragen: z.B. E-Mail Kommunikation mit Eltern über dienstliche und private E-Mail Adressen, Speicherung von Fotos von Schülern auf dem Smartphone, Nutzung von privaten Smartphones für Kommunikation mit Eltern, Fragen zu zulässigen Anwendungen, Zugriff auf Webanwendungen und die Genehmigung, und die Zulässigkeit von WhatsApp, Telegram und iMessage auf privaten Geräten, wenn sie dienstlich genutzt werden. Zu finden ist dieses unter

Genehmigung zur Nutzung privater ADV-Anlagen

Da es an Schulen nicht nur viele Fragen zur Genehmigung gibt, sondern auch zu anderen Bereichen, wurden in einer zweiten Sammlung weitere Fragen zum Thema Datenschutz an der Schule aufgegriffen. Hier geht es um die Aufgaben von Datenschutzbeauftragten, Notelisten in Papierform am heimischen Arbeitsplatz, die Übermittlung von Elterndaten an die Schulpflegschaft, Office 365 im schulischen Einsatz, Videoüberwachung und elektronische Schließanlagen an der Schule.

Sonstige Fragen zum Datenschutzrecht an Schulen

Sicherlich werden verschiedene Akteure im Bereich Schule die Antworten unterschiedlich beurteilen. Es bleiben definitiv auch noch Fragen offen, doch es ist gut, dass das Ministerium zu den meisten Fragen sehr eindeutig Stellung bezogen hat. Mit diesen Antworten kann man planen und Entscheidungen fällen.

Auch zum Thema Schulhomepage gibt es einige (wenige) datenschutzrechtliche Aussagen vom Ministerium.

Schulhomepage

September 11, 2018September 11, 2018

Vorabkontrolle der Genehmigungen für Lehrer in NRW durch schulische DSB entfällt

Lesezeit: 2 Minuten

Als das Ministerium für Schule und Bildung Anfang des Jahres den neuen Genehmigungsvordruck zu Nutzung privater Endgeräte zur Verarbeitung personenbezogener Daten aus der Schule per Erlass einführte, war dort noch eine Vorabkontrolle durch die behördlich bestellten schulischen Datenschutzbeauftragten (DSB) verbindlich vorgesehen. Diese sollten jeden Genehmigungsantrag von Lehrkräften prüfen, bevor die Schulleitung dann die Genehmigung erteilte. Mit Beginn der Umsetzung der Datenschutz Grundverordnung (DS-GVO), nur wenige Monate nach Einführung der Genehmigung ist die Vorgabe zur Kontrolle durch die schulischen nicht länger erforderlich. Dieses hängt mit einer Veränderung der Aufgabenbeschreibung von Datenschutzbeauftragten zusammen, die sich mit der DS-GVO gegenüber dem alten Bundesdatenschutz Gesetz ergeben hat.

In einem Schreiben des MSB, Ref. 212 von Mai 2018 heißt es entsprechend,

“Die bisherige Pflicht gem. §§ 8, 10 DSG, ein Verfahrensverzeichnis zur Führung und Einsichtnahme bei den behördlichen Datenschutz- beauftragten zu erstellen und ihnen das Verzeichnis zur Vorabkontrolle vorzulegen, entfällt.
[…] Zwar sind die Datenschutzbeauftragten zur Vorabkontrolle des Verzeichnisses nicht mehr konkret gesetzlich verpflichtet. Gleichwohl wird den Schulleitungen dringend empfohlen, sie weiterhin um Prüfung neuer Dokumentationen zu bitten. Dies unterfällt dem Beratungsrecht der Schulleitungen bzw. der korrespondierenden Pflicht der Datenschutzbeauftragten.

Entsprechendes gilt für die Genehmigung zur Nutzung von privaten ADV-Geräten der Lehrkräfte:

Der Genehmigungsvordruck, der mit der Dienstanweisung (BASS 10-41 Nr. 4) zur Verfügung gestellt worden ist, sieht die Dokumentation der Vorabkontrolle nach bislang geltender Rechtslage vor. Hierzu wird ebenfalls empfohlen, die Datenschutzbeauftragten weiterhin im Wege der Beratung einzubeziehen und dies vom Verantwortlichen (Schulleitung oder ZfsL-Leitung) entsprechend dort im Vordruck zu vermerken.

Die bzw. der Datenschutzbeauftragte ist nicht mehr zur schriftlichen Prüfungsbestätigung verpflichtet.”

Auch eine Vorabkontrolle der Verfahrensverzeichnisse jetzt Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten ist nicht länger verbindlich vorgeschrieben, wird jedoch empfohlen, wie den Ausführungen des MSB zu entnehmen ist.

Schulleitungen entscheiden also selbst, ob sie ihren zuständigen DSB beratend hinzuziehen möchten, bevor sie ihren Lehrkräften eine Genehmigung erteilen. Eine Verpflichtung dazu besteht nicht.

September 9, 2018

TeacherTool zeigt, Datenschutz kann einfach sein

Lesezeit: 2 Minuten

Es tut gut, wenn man sieht, dass es Softwareentwickler gibt, die mitdenken. Privacy by Design und Privacy by Default¹ gehören nach Art. 25 DS-GVO zu Grundprinzipien des Datenschutzes. Wer ein Softwareprodukt oder einen Online Dienst entwickelt, sollte entsprechend direkt bei der Entwicklung Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen berücksichtigen. TeacherTool, ein iOS App für die Schülerverwaltung, macht genau dieses schon seit Jahren auf vorbildliche Art und Weise. Der Entwickler der Software kennt die Nöte seiner Kunden, die vor allem in NRW seit der neuen Genehmigung eher zugenommen haben, wenn es um die dienstlichen Vorgaben zur Nutzung von Privatgeräten von Lehrkräften zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule geht. Das App, welches Lehrkräften die Verwaltung von Schülerdaten (Noten, Fehlzeiten, Bemerkungen, …) erleichtert und auch die Führung eines Kursbuchs zur Planung des Unterrichts beinhaltet, dürfte von Lehrkräften überwiegend auf Privatgeräte genutzt werden. Und das geht ohne Genehmigung nicht. Strenge technische und organisatorische Vorgaben sind einzuhalten, um das Gerät sicher zu machen. iOS Geräte sind an sich schon sehr sicher, wenn man die vom System angebotenen Sicherheitseinstellungen nutzt. Teachertool packt seine eigenen Sicherheitsfeatures noch oben drauf, um Lehrern die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben zu erleichtern. Das App lässt sich mit einer Zugangssperre versehen, die Datenbanken mit Passwort sichern und der Versand von Kursbüchern per E-Mail, um sie am Rechner zu sichern, erfolgt immer verschlüsselt und passwortgesichert.

Als zusätzlichen Service bietet der Entwickler des Programms auf seiner Website umfängliche Informationen zur sicheren Arbeit mit personenbezogenen Daten von Schülern in TeacherTool. Neben zahlreichen Hilfen auf der Website selbst, stehen aktuell zwei Downloads zur Verfügung. “Informationen zu Datenschutzfragen” geht auf die verschiedenen datenschutzrechtlichen Aspekte bei der Nutzung des Apps und der Desktopsoftware ein, erläutert, welche Daten überhaupt verarbeitet werden sowie relevante technische Aspekte bei der Nutzung und gibt Hinweise, wie man mit maximaler Sicherheit arbeitet. “TeacherTool und die DSGVO” beschäftigt sich speziell mit den Vorgaben der Datenschutz Grundverordnung, gibt aber auch noch weitere hinausgehende Informationen zum Thema.

Gerade für Lehrkräfte in NRW, die mit iOS Geräten arbeiten, ist TeacherTool ideal. Wer sich bei der Verarbeitung von personenbezogene Daten von Schülern auf einem iOS Gerät auf den Einsatz von TeacherTool beschränkt, und dabei sowohl die Sicherheitseinstellungen des Systems wie auch von TeacherTool vollumfänglich einsetzt, der kann den Antrag zur Genehmigung ohne Bedenken unterschreiben. Genauso sollte eine Schulleitung hier ohne Bedenken eine Genehmigung erteilen, denn sicherer geht es nicht.² Die Sicherungsdateien sollten dann auf einen schulischen Verwaltungsrechner geschickt und dort gespeichert werden.³

Als schulischer Datenschutzbeauftragter kann ich für TeacherTool eine uneingeschränkte Empfehlung abgeben.

Schulen, die ihren Lehrer iPads stellen und diese über ein MDM verwalten, können darüber auch Voreinstellungen zur Datenverarbeitung für die Nutzung des TeacherTool App konfigurieren. So kann Schule sicherstellen, dass auch auf dienstlichen iPad im App nur zulässige personenbezogene Daten von Schülern verarbeitet werden.

Juli 29, 2018Januar 25, 2024

Dürfen digitale Klassenarbeiten auf privaten Lehrerendgeräten gespeichert werden?

Lesezeit: 4 Minuten

Folgende Frage wurde gestellt:

“Angenommen eine Kollegin lässt im EDV-Unterricht eine Excel-Tabelle als Leistungsüberprüfung (z.B. Klassenarbeit) erstellen. Diese werden von den SuS im pädagogischen Netz gespeichtert. Da die Kollegin keinen schulischen Arbeitsplatz zur Verfügung hat, möchte sie die Excel-Tabellen gerne am privaten PC bewerten. Darf sie das?”

Wie in der Anfrage bereits festgestellt, werden Klassenarbeiten nicht in der Genehmigung für die Verarbeitung personenbezogener Daten aus der Schule durch Lehrkräfte zu dienstlichen Zwecken … aufgeführt.

Anlage 3 der VO-DV I führt tatsächlich nur “Leistungsbewertung in den Fächern, in denen die Lehrkraft die Schülerinnen und Schüler unterrichtet” als zum Datensatz gehörig auf, den Lehrerinnen und Lehrer mit Genehmigung verarbeiten dürfen. Klassenarbeiten selbst gehören in NRW nicht einmal zum Datenbestand der Schule selbst, sondern nur die Noten daraus und die Bewertungen.¹ ²

Für den Fragesteller ergibt sich deshalb die Frage, ob

“Leistungsüberprüfungen überhaupt als personenbezogene Daten im Sinne der Datenschutzgesetzgebung anzusehen sind?”

Gehören die Inhalte von Leistungsüberprüfungen zu den personenbezogenen Daten?

Leistungsüberprüfungen enthalten mit der Namensangabe automatisch personenbezogene Daten, außer sie werden anonym verfasst, etwa um einen allgemeinen Eindruck vom Stand der Lerngruppe zu erhalten. Dem Datum Name lassen sich dann weitere Daten aus dem Inhalt der Leistungsüberprüfung zuordnen: richtig, falsch, Anzahl richtig und falsch, vollständig, unvollständig, ausführlich, knapp, Aufgabe missverstanden, Fehlertypen, usw.. Je nach Aufgabenstellung können etwa auch Meinungen enthalten sein.

Personenbezogene Daten umfassen, laut Artikel 4 DS-GVO und Kommentaren dazu, ohne Einschränkung “alle Informationen”, die sich auf eine Person beziehen und der Begriff ist von daher grundsätzlich weit zu verstehen.³ So fallen darunter auch innere Zustände. Eine Klassenarbeit kann als Ausdruck eines inneren Zustandes gesehen werden. Schüler X verfügt über folgende Kompetenzen/ verweigert die Leistung/hat die Aufgabenstellung nicht verstanden/ lehnt es ab, Tiere zu töten, ….

Das gilt für analoge Klassenarbeiten, wo es noch das zusätzliche Merkmal Handschrift gibt oder vielleicht den typischen Geruch des Heftes (Raucher, Parfüm, ….) wie auch für digitale Klassenarbeiten. Bei digitalen Daten und digitale Klassenarbeiten fallen darunter, ist die DS-GVO noch einmal kritischer. Wenn es um automatisierte Datenverarbeitung geht, worunter schon das bloße Speichern fällt, gibt es kein belangloses Datum.⁴

Digitale Klassenarbeiten lassen sich darüber hinaus auch digital aus- und mittels entsprechender Algorithmen bewerten, ähnlich wie Daten in einer Lernplattform. Rein technisch gesehen liefert eine Klassenarbeit wie alle von Schülern angefertigten Arbeiten, wie ihr Verhalten, ihre Mitarbeit, … (personenbezogene) Rohdaten, welche Lehrkräfte auswerten und den Schülern zugeordnet in Noten fassen, wodurch sie neue personenbezogene Daten generieren.

In Abgrenzung zu den Sachdaten liegt bei einer Klassenarbeit ein Zweckelement vor, da es möglich ist, die Informationen darin zur Beurteilung einer Person zu nutzen.

Was bedeutet das nun für die Kollegin?

Die Bewertung der gesamten Situation wird, wie oben dargestellt, deutlich erschwert durch das Fehlen jeglicher Regelungen bezüglich der Verarbeitung von derartigen personenbezogenen Daten. Auf der sicheren Seite ist man deshalb eigentlich nur, wenn man die bestehenden Vorgaben restriktiv auslegt. Damit darf die Kollegin, wenn sie sich an die Vorgaben der VO-DV I hält, die von den Schülern bearbeiteten Excel Tabellen nicht auf ihrem privaten Endgerät speichern.

Wie kann man das Problem lösen?

~~Zwei Möglichkeiten sind denkbar.~~

Arbeitet die Schule offiziell mit einer Plattform wie Moodle, Office 365 oder ähnlich⁵ und es ist dadurch möglich, die Dateien über Zugriff auf die Plattform von zu Hause aus innerhalb der Plattform anzuzeigen, in einem in die Plattform integrierten Datei Viewer oder im Fall von Office 365 über die Browser Version von Excel, dann ist dieses mit den Vorgaben der VO-DV I vereinbar. Die vorübergehende Speicherung im Cache des Browsers zur Anzeige stellt keine Speicherung bzw. Verarbeitung auf dem Gerät selbst im Sinne der DS-GVO⁶ dar. Die Lehrkraft ist damit nicht der Beschränkung auf die in VO-DV I Anlage 3 aufgeführten personenbezogenen Daten unterworfen.⁷
Stellt die Schule USB Sticks⁸ zur Verfügung, man speichert die Dateien der Schüler auf diesem USB Stick und öffnet sie von dort aus (also ohne sie auf den Rechner zu kopieren) mit einem kompatiblen Tabellenkalkulationsprogramm, dann ist auch das mit den Vorgaben der VO-DV I vereinbar. Die temporäre Arbeitskopie, wie beispielsweise Excel sie anlegt, wenn man die Datei vom USB Stick öffnet, fällt nicht unter den Begriff der Speicherung⁹, die ihrerseits eine Form der Verarbeitung ist. Somit kann man auch auf diesem Wege die Beschränkung auf die in VO-DV I Anlage 3 gelisteten personenbezogenen Daten umgehen, da die Verarbeitung nicht auf dem Gerät selbst stattfindet.¹⁰

Die beiden vorgeschlagenen Lösungen lassen sich aktuell so aus datenschutzrechtlicher Sicht nicht umsetzen. Um den Zeitpunkt als der Beitrag entstand, ging man im Schulministerium NRW noch davon aus, dass es mit Genehmigung für private Endgeräte durch die Schulleitung Lehrkräften möglich ist, nicht in Anlage 3 aufgeführte personenbezogene Daten aus der Schule mit Vorliegen der Genehmigung für private Endgeräte in einer virtuellen Umgebung wie Logineo NRW zu verarbeiten. Das war auch der Gedanke bei der Nutzung des sogenannten Daten-Safe. Mittlerweile musste das MSB hier seine Position korrigieren. Wie im Beitrag Verarbeiten – Speichern – Unterricht – Lehrergeräte ausführlich dargestellt, fällt bereits die Anzeige von personenbezogenen Daten am Bildschirm unter den Begriff der Verarbeitung. Das bedeutet für die Praxis:

Auch mit Genehmigung dürfen Lehrkräfte von einem privaten Endgerät aus nur die in Anlage 3 aufgeführten personenbezogenen Daten aus der Schule verarbeiten! Alle anderen Daten dürfen nur von Dienstgeräten oder für Verwaltungsarbeiten eingerichteten Arbeitsplätzen aus verarbeitet werden. Arbeiten, die Schüler im pädagogischen Netz angefertigt haben, können entsprechend auch dort durch die Lehrkraft verarbeitet werden.

Die Kollegin kann nach aktueller Rechtslage die Excel-Tabellen nur an einem Schulrechner bewerten oder sie muss sie ausdrucken. In Papierform kann sie sie mitnehmen wie jedes Arbeitsmaterial. Diese Antwort ist natürlich unbefriedigend und jeder muss für sich entscheiden, was man daraus macht.

Übertragen bedeutet das

Es ist zur Beweissicherung auch nicht zulässig, Klassenarbeiten abzufotografieren oder zu Hause einzuscannen, etwa wenn Schüler immer wieder die zurückgegebene, bewertete Arbeiten manipulierten, um der Lehrkraft Fehler zu unterstellen mit dem Ziel, eine bessere Note zu bekommen. Hier bleibt dann nur die Kopie am Kopierer oder das Einscannen über einen schulischen Dokumentenscanner.

überarbeitet mit Stand 05/2019

Genehmigung private Endgeräte Lehrkräfte

Lesezeit: 2 Minuten

Genehmigung Lehrkräfte Nutzung private Endgeräte (NRW)

Seit Februar 2018 gilt in NRW die nicht ganz unumstrittene Genehmigung für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule durch Lehrkräfte zu dienstlichen Zwecken auf privaten ADV-Anlagen von Lehrkräften gem. § 2 Abs.2 VO-DV I / § 2 Abs.4 VO-DV II).

Leider hat sich auch nach einem Austausch mit dem Staatssekretär Richter im April 2018 nichts wirklich geändert.¹ Die Genehmigung ist verbindlich vorgeschrieben, bisher bestehende Genehmigungen können, sofern sie den Vorgaben der VO-DV I entsprechen weiter genutzt werden.² Auch an der Position der LDI NRW, die Schulleitungen empfahl, die Genehmigung nicht zu unterschreiben, hat sich nichts bewegt. Eine Ausstattung aller Lehrkräfte mit Dienstgeräten, ist vermutlich auf absehbare Zeit ebenfalls nicht zu erwarten.

Wer als Lehrkraft keine alte, gültige Genehmigung hat oder die Schule wechselt und eine neue benötigt, kommt nicht umhin, die technischen Vorgaben aus Teil B zum Schutz der Daten zu erfüllen, um die Genehmigung zu erhalten.

Die Vorgaben der Genehmigung im Teil B lassen sich durchaus erfüllen, wenngleich nicht jeder persönlich in der Lage sein wird, die Vorgaben mit seinem Gerät umzusetzen.

Vom Ministerium gibt es eine Handreichung zur Genehmigung, die als Hilfe beim Ausfüllen der eigentlichen Genehmigung gedacht ist
und zu jedem Punkt Hintergründe und Abkürzungen erläutert.

Als Hilfe für die Umsetzung gibt es eine umfangreiche Hilfestellung, für alle großen Systeme: Windows, Mac OS, Linux, iOS und Android. Ergänzt wird diese durch eine Sammlung von Fragen und Antworten zu dieser schwierigen Thematik.

Download: Tipps und Antworten für die Praxis – Genehmigung private Endgeräte.pdf (Stand 11/2020)

In den Tipps findet sich der Vorschlag, einen USB Stick zu nutzen für die Speicherung von personenbezogenen Daten aus Anlage 3. Diesen Weg favorisiert man übrigens auch in Hessen – siehe “Verarbeitung von Schüler- oder Elterndaten auf privaten Datenverarbeitungseinrichtungen der Lehrkräfte“. Wenn eine Schule ihren Lehrkräften verschlüsselte USB-Sticks ausgibt, auf welchen personenbezogene Daten aus der Schule gespeichert und verarbeitet werden, um sie vom privaten Rechner zu halten, dann bietet den Lehrkräften das Blatt “Datenschutz leichter durch sicheren USB-Stick” Informationen zur Nutzung.

Download: Datenschutz leichter durch sicheren USB Stick.pdf

Ausführlichere Informationen zu den Möglichkeiten, sich die Genehmigung zu erleichtern finden sich im Beitrag: Genehmigung für Lehrkräfte vereinfachen: USB Stick oder Plattform

Mai 7, 2018September 19, 2018

Tipps zur Genehmigung für Lehrkräfte zur Nutzung von Privatgeräten auf neuesten Stand gebracht

Lesezeit: < 1 Minute

Sehr viel Neues gibt es nicht zur Genehmigung für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule durch Lehrkräfte zu dienstlichen Zwecken auf privaten ADV-Anlagen von Lehrkräften gem. § 2 Abs.2 VO-DV I / § 2 Abs.4 VO-DV II).

Die Tipps, wie man die Vorgaben einhalten kann, sind auf den neuesten Stand gebracht. Ergänzt ist als Thema Verschlüsselung für Geräte selbst und externe Medien wie USB Sticks, Festplatten etc.. Außerdem gibt es einen Hinweis auf eine Alternative zum Anlegen eines 2. dienstlichen Nutzers auf dem Rechner.

Tipps und Antworten für die Praxis – Genehmigung private Endgeräte (Google Doc – view only)