Vorlagen für IServ

Lesezeit: < 1 Minute

IServ ist ein mittlerweile gut etablierter deutscher Schulserver der vor allem damit glänzen kann, dass er komplett auf nicht-EU Dienste verzichtet. Er setzt sehr stark auf Open-Source Komponenten1BigBlueButton (Videokonferenzen), DAViCal (Kalender-Backend), Etherpad Lite (Texte), FullCalendar (Kalender-Frontend), LibreOffice Online (Office), Matrix (Messenger-Backend), opsi (Softwareverteilung), Symfony (Grundsystem), … Quelle: IServ-Dokumentation.pdf , besteht aber auch aus proprietären Eigenentwicklungen.2Die FOOS Community würde gerne den kompletten IServ „befreit“ sehen.

IServ ist ein modulares Server Produkt, welches neben einer lokalen Nutzung auch einen Zugriff über ein Webportal erlaubt. Über die unterrichtliche Nutzung bietet der Server noch Funktionen zur Verwaltung von Geräten und des schulischen Netzwerks. Mittlerweile wird der Server auch als SAAS komplett Cloud basiert angeboten. Auch ein Videokonferenz Modul auf Basis von BigBlueButton ist im Angebot.

Auch wenn IServ spezielle Module wie die Raumbuchung, Curriculum, Kurswahlen, Vertretungs- und Mensa-Pläne und mehr anbietet, ist die Plattform in erster Linie ein Server für die pädagogische Arbeit. Das heißt, es ist nicht möglich, auf einem einzigen IServ sowohl Unterricht als auch schulinterne Verwaltung abzubilden. Wer das tun möchte, braucht eine zweite, kostenpflichtige Instanz. Diese kann durchaus auf dem selben Server betrieben werden, wenn beide Instanzen logisch voneinander getrennt sind, etwa durch Betrieb auf zwei virtuellen Servern. Aber auch hier gibt es Grenzen, die mit dem Sicherheitskonzept des IServ zu tun haben3Im Handbuch heißt es unter 9.5.6 Verschlüsselung – „Die Datenübertragung beim Zugriff auf die IServ Weboberfläche erfolgt immer verschlüsselt. Gespeichert werden die Daten auf den Festplatten des Servers jedoch unverschlüsselt, damit die Benutzer jederzeit von überall aus auf ihre Daten zugreifen können und der Server auch bei einem Stromausfall ohne Eingriff eines Administrators starten kann. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Daten mit erhöhtem Schutzniveau auf dem Server abzulegen, falls diese vor der Übertragung mit einer geeigneten Software verschlüsselt werden. Dazu können beispielsweise passwortgeschützte Zip-Archive oder verschlüsselte Container-Dateien genutzt werden.“.

IServ hält unter https://iserv.eu/downloads/privacy/ zahlreiche Dokumente bereit, welche von Schulen bei der Einführung des Schulservers genutzt werden können. Sehr umfangreiche Informationen zum Datenschutz finden sich auch in der jeweils aktuellsten Version des Handbuches.

Da öfter angefragt, gibt es hier eine kombinierte Nutzungsvereinbarung mit Informationen zur Datenverarbeitung und Einwilligung, einmal in einer Version für Schüler und dann, da die Zahl der genutzten Funktionen hier größer, für Lehrkräfte.

Einwilligung – Vorlagen für BigBlueButton

Lesezeit: < 1 Minute

Wenn eine Schule eine Videokonferenz Plattform betreibt oder mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung durch einen Dienstleister betreiben lässt, fallen bei der Nutzung personenbezogenen Daten der Videokonferenzteilnehmer an. Dieses ist nur mit einer Information über die Datenverarbeitung nach Art. 12 DS-GVO möglich und einer Einwilligung, die gegenüber der Schulleitung abgegeben wird.

Diese Vorlage ist für Schüler gedacht, die ohne ein eigenes Nutzerkonto an Videokonferenzen der Schule teilnehmen.

Diese Vorlage ist für Lehrkräfte gedacht, die gegebenenfalls auch ein Nutzerkonto erhalten, um Videokonferenzen leiten zu können.

Beide Vorlagen lassen sich leicht auch auf andere Plattformen anpassen. Dabei muss nur darauf geachtet werden, dass bei den Informationen zur Datenverarbeitung alle funktionsbedingten Datenverarbeitungen mit berücksichtigt werden. Beispiel: die Plattform erlaubt Umfragen und diese werden genutzt.

Sollen Videokonferenzen mit Eltern durchgeführt werden, empfiehlt es sich, aus der Vorlage für Schüler eine entsprechende Version zu erstellen.

Bitte achten Sie auch darauf, die Nutzung Ihrer Videokonferenz Plattform durch mit den Teilnehmern und Gastgebern vereinbarte Nutzungsregeln abzusichern.

Wichtig! Die Vorlagen gehen davon aus,

  • dass die von der Schule genutzte BigBlueButton Instanz so konfiguriert betrieben wird, dass nur die personenbezogenen Daten verarbeitet werden, die zum Betrieb tatsächlich erforderlich sind, und
  • die Nutzung per Voreinstellungen auf größtmögliche Sicherheit ausgelegt ist.1Einige Hinweise dazu gibt es unter BigBlueButton – Datenschutz Check

Weitere Informationen zu BigBlueButton und Videokonferenzen in Schule

Auskunftsersuchen Art. 15 – Musterschreiben

Lesezeit: < 1 Minute

Geht ein Auskunftsersuchen nach Art. 15 DS-GVO an der Schule ein, ist eine Antwort zwingend erforderlich, auch wenn es eine Negativbescheid ist. Die folgenden Vorlagen sind zu Ihrer Unterstützung bei der Beantwortung von Auskunftsersuchen gedacht.

Negativbescheid

Wenn an der Schule keine Daten zur anfragenden Person vorliegen. Das Schreiben ist so formuliert, dass es für verschiede Fälle „pauschal“ begründet, warum keine Daten vorliegen, um Nachfragen zu vermeiden.

Prüfung der Identität

Es liegen an der Schule Daten zur anfragenden Person vor, doch die Identität ist noch zu prüfen. Damit wird auch der Eingang der Auskunftsanfrage bestätigt. Die Möglichkeiten zu Identitätsprüfung im Dokument sind Vorschläge. Sie sollten je nach Auskunftsersuchen gegebenenfalls angepasst werden. Dieses Dokument geht davon aus, dass die Schulzeit schon länger zurück liegt, vielleicht sogar mehr als 20 Jahre, so dass keine Schülerstammdaten mehr vorliegen.1Je nach Situation kann die Prüfung der Identität sehr einfach, vielleicht auch formlos erfolgen. Siehe dazu auch Auskunft nur an Betroffene – Identitätsprüfung

Erteilung von Auskunft

Sobald die Identität durch eine Prüfung sichergestellt ist, kann Auskunft erteilt werden, dass personenbezogene Daten zur anfragenden Person verarbeitet  und es können Informationen gegeben werden entsprechend Art. 15 Abs. 1 lit. a – h DS-GVO2und, falls zu treffend auch Abs. 2. Da es zwischen den Schulformen deutliche Unterschiede bei den verarbeiteten Daten gibt, reicht eine einzelne Vorlage für ein Antwortschreiben nicht aus. Wichtig! Die Auskunft muss immer auf den Anfragenden angepasst werden. Wenn ein ehemaliger Schüler die Schule vor mehr als 20 Jahren verlassen hat, kann man in der Auskunft nicht angeben, es liegen Grunddaten zum Schüler selbst und den Erziehungsberechtigten vor oder Akten über Schülerprüfungen. Die Auskunft muss zur anfragenden Person und zu den vorliegenden Daten passen! Deswegen müssen die Vorlagen angepasst werden. Im Anhang an den Vorlagen finden sich Hinweise dazu.

Schüler und Erziehungsberechtigte
Lehrkräfte

 

… gerade in Arbeit …