Dokumente sicher schwärzen

Auch für Schulen ist die Schwärzung von digitalen und analogen Dokumenten ein Thema, und zwar dann, wenn es um die Ausfertigung von Kopien von personenbezogenen Daten im Rahmen der Beantwortung von Auskunftsersuchen gem. Art. 15 DS-GVO geht und wenn Betroffene von ihrem Recht auf Akteneinsicht gem. § 120 Abs. 9 SchulG NRW in Verbindung mit § 3 Abs. 4 Satz 1 VO-DV I Gebrauch machen. Schwärzungen sind immer dann erforderlich, wenn in den für Betroffene auszufertigenden Kopien auch Daten von Dritten erfasst sind oder Informationen, der Vertraulichkeit unterliegen und deshalb nicht gegenüber den Betroffenen offengelegt werden dürfen.

Wie ein sehr bekannter Fall aus den USA zeigt, bei welchem Millionen Dokumente mit Schwärzungen zum Schutz von Opfern und weiteren Personen, veröffentlicht wurden, können beim Schwärzen Fehler gemacht werden, die dazu führen, dass geschwärzte Wörter oder Passagen doch ausgelesen werden können.

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD) stellt mit der Kurz-Information Nr. 66 einen maßgeblichen Leitfaden für das rechtssichere Schwärzen von Dokumenten bereit. Nachfolgend werden diese Anforderungen in eine für den Schulalltag adaptierte Form übertragen, um ihre Bedeutung für den schulischen Alltag verständlicher zu machen. Das Schwärzen von Dokumenten, egal ob analog oder digital, ist eine technisch-organisatorische Maßnahme gemäß Art. 32 Abs. 1 DS-GVO. Der Beitrag der Aufsichtsbehörde verdeutlicht dabei, dass unsachgemäße Methoden fatale Folgen haben können: Er beschreibt vier Risikoszenarien, durch die vertrauliche Inhalte trotz Schwärzung lesbar bleiben und die im Ernstfall meldepflichtige Datenschutzpannen nach Art. 33 DS-GVO auslösen. Die ersten drei dieser Szenarien betreffen spezifisch digitale Dokumente, während das vierte die Risiken bei Papierdokumenten adressiert. Abschließend bietet die Kurz-Information praxisorientierte Empfehlungen für eine technisch korrekte und irreversible Schwärzung.

Risikoszenarien bei digitalen Dokumenten

1. Schein-Schwärzung (Kosmetische Überlagerung): Bei digitalen Dokumenten werden schwarze Balken oft nur als Grafik über den Text gelegt. Der ursprüngliche Inhalt bleibt darunter vollständig erhalten und lässt sich durch Kopieren oder Suchen weiterhin auslesen.
2. Versteckte Ebenen: Oft werden nur sichtbare Bereiche geschwärzt, während verborgene Ebenen wie Kommentarfelder, Formularinformationen oder hinterlegte OCR-Textebenen (Texterkennung) unangetastet bleiben und den vertraulichen Inhalt preisgeben.
3. Unvollständige Bearbeitung: Zu schwärzende Informationen werden in Anlagen, Kopf- oder Fußzeilen sowie in Metadaten oder Dateinamen übersehen. Zudem droht bei mehreren Dokumenten oder Dateiversionen die Gefahr, dass identische Daten an anderer Stelle versehentlich sichtbar bleiben.

Risikoszenarien bei analogen Dokumenten

• Bei Papierdokumenten entstehen Risiken durch nicht ausreichend deckende Schwärzungen, sodass Text durch dünnes Papier hindurchschimmert oder durch für eine Schwärzung ungeeignete Stifte lesbar bleibt. Zudem können falsch zugeordnete Begleitdokumente trotz geschwärztem Hauptinhalt vertrauliche Daten offenlegen.

Empfehlungen für digitale Dokumente (angepasst auf Schule)

• Risikoorientiert schwärzen: Trifft im Kontext Auskunft oder Akteneinsicht in Schulen eher nicht zu.
• Arbeitskopie statt Original: Schwärzungen werden nie an der Originaldatei vorgenommen, sondern immer an einer Kopie davon, denn die Originaldatei unterliegt natürlich den Aufbewahrungspflichten und deswegen dürfen darin keine Daten gelöscht werden.
• Keine Bastellösungen: Es sollten keine Funktionen wie zum Beispiel in Word markieren mit einem schwarzen statt gelben digitalen Edding genutzt werden. Auch das Abdecken mit schwarzen Rechtecken ist kein geeigneter Weg, weder in einer Textverarbeitung noch in einem Bildbearbeitungsprogramm.
• Nur vertrauenswürdige Schwärzungssoftware: Schwärtzungen sollten immer mit speziell dafür vorgesehenen Funktionen in dafür freigegebenen Programmen erfolgen. Auf Windows rechnen kann dieses zum Beispiel mit dem Adobe Akrobat erfolgen und auf macOS mit der Vorschau.
• Keine Online-Tools ohne Klarheit: Die zahlreichen meist kostenlos nutzbaren Online-Editoren im Internet können in der Regel für solche Aufgaben nicht genutzt werden, da dadurch die Dateien mit vertraulichen Inhalten in Plattformen landen, welche nicht unter Kontrolle der Schule stehen.
• Metadaten prüfen und bereinigen: Oftmals enthalten Dateien Metadaten, welche Aufschluss über den Bearbeiter oder über Versionen beinhalten. Genauso können Dokumente mit Schlagworten versehen sein. Diese müssen vor einer Weitergabe unbedingt entfernt werden, sofern sie Rückschlüsse auf Personen oder für die Bearbeitung der Auskunftsanfrage nicht erforderlich sind.
• Verborgene Inhalte entfernen: Gehtunter enthalten Dokumente verborgene Inhalte, etwa Kommentare oder sogenannte OCR-Ebenen. Diese müssen ebenfalls entfernt werden, um geschwärzte Stellen tatsächlich unlesbar zu halten. Eine UCR-Ebene entsteht beispielsweise, wenn ein Dokument eingescannt wurde und durch die Texterkennung gelaufen ist.
• Neutrale Dateinamen wählen: Je nach Name der Datei kann es erforderlich sein, diesen zu ändern. Das ist dann der Fall, wenn der Dateiname Informationen enthält, welche nicht in der Auskunft auftauchen dürfen.
• Keine ungeschwärzten Parallelversionen: Trifft auf Schulen im Fall von Schwärzungen für eine Auskunft eher nicht zu.

Empfehlungen für analoge Dokumente (angepasst auf Schule)

• Arbeitskopie statt Original: Schwärzungen werden nie am Originaldokument vorgenommen, sondern immer an einer Kopie davon, denn das Originaldokument unterliegt natürlich den Aufbewahrungspflichten und deswegen darf es nicht verändert werden.
• Bearbeitete Kopie kopieren: Schwärzungen sollten an der Kopie durch, Überkleben oder Ausschneiden vorgenommen werden. Anschließend wird nochmal eine Endkopie erstellt. Muss die Auskunft elektronisch erteilt werden, wird die Kopie in digitalem Format erstellt.
• Sicher schwärzen: Schwärzungen an Papierdokumenten müssen so sicher sein, dass sie auch nicht mit technischen Hilfsmitteln etwa Scannen oder Gegenlicht oder Kontrastverstärkung wieder lesbar gemacht werden können.

Endkontrolle

Nach der Schwärzung, egal ob digital oder analog, sollte es eine abschließende Kontrolle geben. Jedes Dokument sollte vor der Herausgabe daraufhin kontrolliert werden, ob es tatsächlich unmöglich ist, die geschwärzten Inhalte wieder zu rekonstruieren. Idealerweise übernimmt diese Kontrolle eine weitere Person, da diese mit einem anderen Blick an die Dokumente herangehen wird, als die Person, welche die Schwärzungen vorgenommen hat.

Organisation mittels Konzept

Die Aufsichtsbehörde empfiehlt anschließend die Erstellung eines internen Konzeptes, welches regelt, wie Dokumente vor der Aktenauskunft oder Akteneinsicht geprüft und geschwärzt werden. Festgelegt werden sollte dabei:

• wer die zu schwärzenden Inhalte festlegt,
• wer die Schwärzungen technisch umsetzt und
• wer abschließend die Umsetzung kontrolliert.

Das Konzept zum Schwärzen von digitalen und analogen Dokumenten sollte Bestandteil des Löschkonzepts der Schule sein.

Der abschließende Ausblick der Aufsichtsbehörde auf den Einsatz von KI bei der Schwärzung von Dokumenten muss für Schulen vorerst ein Ausblick bleiben. Aktuell verfügen Schulen nicht über KI-Plattformen, in welchen die Verarbeitung personenbezogener Daten, weder mit normalem Schutzbedarf noch mit erhöhtem Schutzbedarf wie in Schülerakten regelmäßig der Fall, datenschutzkonform möglich/ erlaubt ist. Genau dies wäre jedoch zwingend erforderlich, sollte eine KI eigenständig entscheiden, welche Informationen in Dokumenten für eine Auskunft oder Akteneinsicht geschwärzt werden müssen. Sollten in Zukunft KI-gestützte Verfahren zur Schwärzung von digitalen oder analogen Unterlagen zugelassen sein, so würde die datenschutzrechtliche Verantwortung immer bei der Schulleitung liegen. Da die automatisierte Verarbeitung solcher hochsensiblen Daten derzeit an den rechtlichen und technischen Sicherheitsanforderungen scheitert, bleibt die manuelle, durch das schuleigene Konzept gesteuerte Bearbeitung durch verantwortliches Personal der einzige zulässige und sichere Weg.

Stand 05/2026