Schule und Schulträger – Verantwortung beim Datenschutz

Das Verhältnis von Schule und Schulträger ist nicht immer einfach. Oft ist man beim Schulträger der Meinung, wo das Geld ist, wird entschieden. Das betrifft die IT Ausstattung, von der Hardware bis zur Software. Schulträger entscheiden in vielen Bereichen und immer wieder über Schule anstatt mit Schule. Verwaltung und pädagogisches Netz werden mal eben mit Office 365 ausgestattet, die Kameras in iPads werden deaktiviert, die Nutzung bestimmter Internet-Dienste gesperrt, Dienstleister mit Support und Administration beauftragt und Schule hat das zu nehmen wie es ist. Kann ein Schulträger das mal eben alles so entscheiden?

Manchmal ist es für beide Seiten hilfreich, wenn man sich die rechtlichen Grundlagen vor Augen führt.

Schulträger als Sachaufwandsträger

Nach §79 SchulG NRW¹§ 79 Bereitstellung und Unterhaltung der Schulanlage und Schulgebäude Die Schulträger sind verpflichtet, die für einen ordnungsgemäßen Unterricht erforderlichen Schulanlagen, Gebäude, Einrichtungen und Lehrmittel bereitzustellen und zu unterhalten sowie das für die Schulverwaltung notwendige Personal und eine am allgemeinen Stand der Technik und Informationstechnologie orientierte Sachausstattung zur Verfügung zu stellen. sind Schulträger als Aufwandsträger für die sächliche Ausstattung verantwortlich. Allerdings ist die  Schule gemäß §76 SchulG NRW vom Schulträger bei Entscheidungen zu beteiligen²Die Schule ist vom Schulträger in den für sie bedeutsamen Angelegenheiten rechtzeitig zu beteiligen. Hierzu gehören insbesondere […] 4. räumliche Unterbringung und Ausstattung der Schule sowie schulische Baumaßnahmen,.

Schule und innere Angelegenheiten

Anders als bei den äußeren Angelegenheiten ist die Schule in Bezug auf die inneren Angelegenheiten nach §3 SchulG NRW eigenverantwortlich³verwaltet und organisiert ihre inneren Angelegenheiten selbstständig. Unter die inneren Angelegenheiten fällt auch die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Entsprechend liegt die Verantwortung für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben des Schulgesetzes nach §1 Abs. 3 VO-DV I bei der Schulleitung.

“(3) Für die Schule stellt die Schulleiterin oder der Schulleiter, […] durch technische oder organisatorische Maßnahmen sicher, dass der Schutz der verarbeiteten Daten gemäß § 10 DSG NRW gewährleistet ist und die Löschungsbestimmungen eingehalten werden.”

Das bedeutet, die Schule ist bei sämtlicher Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Schülern, Lehrkräften und Erziehungsberechtigten, soweit sie innere Angelegenheiten betreffen, Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DS-GVO.

Verhältnisse klarstellen

Wenn ein Schulträger, egal ob es das Schulamt ist, der kommunale oder städtische Datenschutzbeauftragte, die IT Abteilung im Rathaus oder ein vom Schulträger beauftragter IT Dienstleister, mit Vorgaben, Anordnungen, Konfigurationen schulischer Soft- und Hardware oder Verboten in Prozesse der Datenverarbeitung in Schule eingreift, dann ist dieses sicherlich in den meisten Fällen wohlwollend gemeint, überschreitet jedoch eindeutig die rechtlichen Zuständigkeiten dieser Stellen. Genau genommen können derartige Eingriffe in die datenschutzrechtlichen Angelegenheiten einer Schule sogar als Verstöße gegen geltendes Datenschutzrecht, vom Schulrecht über Landes- und Bundesdatenschutzgesetzgebung bis zur Europäischen Datenschutz Grundverordnung bewertet werden. Schulen sind in Bezug auf das Datenschutzrecht einzig ihren vorgesetzten Dienststellen, sofern diesbezüglich weisungsberechtigt, und der zuständigen Aufsichtsbehörde gegenüber weisungsgebunden.

Schulträgern und den Personen, Stellen und Dienstleistern, welche für sie tätig sind, ist dieser Sachverhalt oftmals nicht einmal klar.

Es gibt für Schulen hier einen einfachen Weg, um Abhilfe zu schaffen, ein Weg, mit dem eine Schule in den meisten Fällen auch einer datenschutzrechtlichen Pflicht nachkommt. Nach §2 Abs. 3 VO-DV I gilt:

“(3) Die Schulen […] sind berechtigt, unter Beachtung der Voraussetzung des § 11 DSG NRW die Datensicherheit gewährleistende und zuverlässige Institutionen mit der Verarbeitung ihrer Daten zu beauftragen. Die Datenverarbeitung im Auftrag ist nur zulässig nach Weisung der Schule […] und ausschließlich für deren Zwecke.”

In der Mehrheit aller Schulen ist der Schulträger mittels seiner eigenen IT Abteilung oder durch einen beauftragten IT Dienstleister mit Support und administrativen Aufgaben für die schulische IT beauftragt.

Immer wenn dabei auch ein Zugriff auf personenbezogene Daten aus der Schule erforderlich oder möglich ist, muss nach Art. 28 Nr. 3 DS-GVO ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen werden. In diesem sind die Zuständigkeiten zwischen dem Verantwortlichen, hier der Schule als Auftraggeber, und dem Auftragnehmer (Auftragsverarbeiter), eindeutig geregelt. Dazu gehört, dass der Auftragnehmer gegenüber dem Auftraggeber weisungsgebunden ist. Selbiges gilt auch, wenn schulische IT aus dem Schulgebäude ausgelagert betrieben wird. Das ist beispielsweise der Fall, wenn ein Schulverwaltungsprogramm wie SchiLD NRW zentral auf einem Server des Schulträgers oder beauftragten IT Dienstleisters betrieben wird.

Handlungsempfehlung

Letztlich geht es also nur darum, dem Schulträger deutlich zu machen, dass eine Schule bzw. eine Schulleitung ihrer datenschutzrechtlichen Verantwortung nur gerecht werden kann, wenn der Schulträger Eingriffe in die Schulische IT, sofern sie Datenverarbeitungsprozesse oder die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der verarbeiteten Daten betreffen, in Abstimmung mit der Schule vornimmt.⁴Das gilt natürlich auch in die umgekehrte Richtung, wie die Dienstanweisung für die automatisierte Verarbeitung von personenbezogenen Daten in der Schule unter 11.6 deutlich macht “Die Schulleiterin oder der Schulleiter hat im Einvernehmen mit dem Schulträger durch organisatorische Maßnahmen den Datenschutz sicherzustellen.”

Schulträger verstehen dieses oft besser, wenn man den verantwortlichen Personen vor Augen führt, dass sich datenschutzrechtlich auch die kommunale bzw. städtische Verwaltung in einer vergleichbaren Situation befindet. Auch dort würde man keine Einmischung oder Bevormundung durch externe Stellen oder Personen zulassen (dürfen).

Mit einem zusätzlichen Hinweis auf die Vorgaben aus der Schulgesetzgebung und dem Abschluss der erforderlichen Verträge zur Auftragsverarbeitung sollte dann für alle Beteiligten klar sein, wie es mit der rechtlichen Stellung und den daraus resultierenden Verantwortlichkeiten im Verhältnis von Schule und Schulträger bestellt ist. Verantwortliche aus kommunaler bzw. städtischer Verwaltung verstehen die Sprache von Gesetzen und Verordnungen aus ihrem Berufsalltag sehr gut und bringen, wenn sie um die rechtlichen Verhältnisse wissen, auch mehr Verständnis für die Zuständigkeiten  für schulinterne Datenverarbeitungsprozesse auf.

Auf dieser Basis, sollte eine vertrauensvolle Zusammenarbeit von beiden Seiten aus gut möglich sein. Eine Schule kann auf dieser Grundlage dann auch besser argumentieren, wenn der Schulträger

• eine Software, die seit Jahren essentiell für interne Abläufe ist, nicht mehr unterstützen möchte und keine Alternative bietet,
• die Schulverwaltung von einem Server in der Schule auf einen Server im Rathaus umstellen will,
• Verarbeitungsprozesse an einen Dienstleister auslagern will,
• für alle sicheren, schuleigenen USB Sticks der Lehrkräfte ein einziges Passwort vorschreibt,
• alle Schulen auf ein einheitliches Schulverwaltungsprogramm umstellen möchte,
• im Internetzugang der Schule Ports gesperrt werden, die zur Nutzung eines Online-Angebotes, erforderlich sind,
• die Kameras in iPads deaktiviert werden,
• die Mitarbeiter des IT Dienstleisters mitten im Schulbetrieb für Wartungszwecke das schulische Netzwerk lahmlegen,
• man für die sichere Aufbewahrung von Datenträgern und Festplatten zur Sicherung von Daten nach Jahren noch immer keinen (feuersicheren) Safe erhalten hat,

und dabei die entscheidet als hätte die Schule hier nichts zu sagen.

 

In Sachen Datenverarbeitung ist der Schulträger somit Auftragsverarbeiter und gegenüber der Schule weisungsgebunden. Das bedeutet:

• Ohne entsprechende Verträge zur Auftragsverarbeitung geht gar nichts.