Datenübermittlung an den Schulträger zur Feststellung des Bedürfnisses?

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Ein Schulträger bittet eine Grundschule um die Übermittlung einer Liste mit den Namen der Schüler, den von der Schule ausgesprochenen Empfehlungen (für eine weiterführende Schule) und der tatsächlichen Schulwahl.

Darf bzw. muss die Schule dem Schulträger diese personenbezogenen Daten übermitteln?

Grundsätzlich gilt nach §120 Abs. 5 Satz 1 – SchulG NRW

„(5) Die in Absatz 1 Satz 1 genannten Daten dürfen einer Schule, der Schulaufsichtsbehörde, dem Schulträger, der unteren Gesundheitsbehörde, dem Jugendamt, dem Landesjugendamt, den Ämtern für Ausbildungsförderung, dem Landesamt für Ausbildungsförderung sowie den Ausbildungsbetrieben der Schülerinnen und Schüler an Berufskollegs nur übermittelt werden, soweit sie von diesen Stellen zur Erfüllung der ihnen durch Rechtsvorschrift übertragenen Aufgaben benötigt werden.“

Da der Schulträger für äußere Schulangelegenheiten zuständig ist, ist bei der gestellten Anfrage zweifelhaft, auf welcher Rechtsgrundlage diese erfolgen soll.1„Außerhalb des Auftragsverhältnisses fragt sich, zur Wahrnehmung welcher konkreten Aufgaben des Schulträgers es ggf. überhaupt einer personenbezogenen Übermittlung durch Schulen und Schulaufsichtsbehörden bedarf. Dem Schulträger obliegt nach Maßgabe der §§ 78 ff. SchulG die Wahrnehmung der äußeren Schulangelegenheiten.“ – Wingen SchulG NRW-Kommentar, März 2015, Katernberg, zu §120 Abs. 5 Satz 1

Es ist zu vermuten, dass die Anfrage des Schulträger im Zusammenhang mit der Feststellung des Bedürfnisses nach §78 Abs. 5 – SchulG NRW erfolgt ist.

“(5) Die Entwicklung des Schüleraufkommens und der Wille der Eltern sind bei der Feststellung des Bedürfnisses zu berücksichtigen.”

Entsprechend Abs. 2.1 Abschnitt c Satz 4 des Runderlasses  zur Einrichtung und Auflösung von weiterführenden allgemeinbildenden Schulen und Berufskollegs kann der Schulträger zur Feststellung des Bedürfnisses eine Befragung vornehmen.

“Ein geheimes Verfahren im strengen Sinne ist nicht zwingend erforderlich; es muss aber gewährleistet sein, dass Namen und Votum der einzelnen Erziehungsberechtigten vertraulich behandelt und dienstlich geheim gehalten werden.“

Der Schulträger darf also im Rahmen seiner Aufgabenerfüllung nach §78 SchulG NRW Namen der Eltern und Votum als Ausdruck des Elternwillens in Erfahrung bringen. Allerdings setzt diese eine durch den Schulträger selbst durchgeführte Erhebung bzw. Befragung voraus und es geht um die Erziehungsberechtigten, nicht die Kinder. Es gibt in §78 keine Stelle, aus welcher sich ableiten lässt, dass der Schulträger einen rechtlichen Anspruch auf die tatsächliche Schulwahl einzelner Kinder und die von der Schule abgegebene Empfehlung hat.

Der Schulträger benötigt die von ihm angefragten personenbezogenen Daten eindeutig nicht, um seiner Aufgabenerfüllung nach §78 SchulG NRW nachzukommen. Hier würde auch eine anonymisierte Statistik der Schule ausreichen. Alleine dass die vom Schulträger angefragten personenbezogenen Daten der Schüler diesem dienlich oder nützlich sind, reicht als Rechtsgrundlage nicht für eine Übermittlung durch die Schule aus.2„… ist der Datentransfer zur Aufgabenerfüllung der Empfängerin oder des Empfängers nicht erforderlich, sondern lediglich dienlich oder nützlich, dürfen die Daten nur auf der Grundlage wirksamer Einwilligungen der Betroffenen (vgl. unter Erl. 2.2 und 2.3 zu § 120 SchulG) transferiert werden.” – Wingen SchulG NRW-Kommentar, März 2015, Katernberg, zu §120 Abs. 5 Satz 1

Wäre die Schule Willens, die angefragten Daten an den Schulträger zu übermitteln, so wäre dieses in diesem Falle nur auf der Grundlage einer Einwilligung der Betroffenen möglich.

Bleibt der Schulträger trotz allem der Meinung, dass die Schule ihm gegenüber verpflichtet ist, die gewünschten personenbezogenen Daten zu übermitteln, so muss er in der Lage sein, eine rechtliche Begründung zu liefern.3„Wenn der Schulträger die Übermittlung von personenbezogenen Daten der Schülerinnen, Schüler und /oder Eltern von der Schule beansprucht, ist es im Übrigen grundsätzlich an ihm, der Schule gegenüber darzulegen und zu begründen, warum er im konkreten Fall bestimmte Daten mit Personenbezug zu seiner Aufgabenerfüllung benötigt.“ – Wingen SchulG NRW-Kommentar, März 2015, Katernberg, zu §120 Abs. 5 Satz 1

Dass der Schulträger dazu in der Lage sein wird, ist aufgrund der Rechtslage nicht vorstellbar.

Die Antwort kurz gefasst:

Der Schulträger hat keinen aus dem Schulgesetz NRW ableitbaren rechtlichen Anspruch auf die Übermittlung der von ihm angefragten personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern der Schule.

Schule und Schulträger – Verantwortung beim Datenschutz

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Das Verhältnis von Schule und Schulträger ist nicht immer einfach. Oft ist man beim Schulträger der Meinung, wo das Geld ist, wird entschieden. Das betrifft die IT Ausstattung, von der Hardware bis zur Software. Schulträger entscheiden in vielen Bereichen und immer wieder über Schule anstatt mit Schule. Verwaltung und pädagogisches Netz werden mal eben mit Office 365 ausgestattet, die Kameras in iPads werden deaktiviert, die Nutzung bestimmter Internet-Dienste gesperrt, Dienstleister mit Support und Administration beauftragt und Schule hat das zu nehmen wie es ist. Kann ein Schulträger das mal eben alles so entscheiden?

Grundsätzlich sollten Entscheidungen, die eine Schule betreffen immer im Einvernehmen zwischen Schulträger und Schule getroffen werden.

Manchmal ist es für beide Seiten hilfreich, wenn man sich die rechtlichen Grundlagen vor Augen führt.

Schulträger als Sachaufwandsträger

Nach §79 SchulG NRW4§ 79 Bereitstellung und Unterhaltung der Schulanlage und Schulgebäude Die Schulträger sind verpflichtet, die für einen ordnungsgemäßen Unterricht erforderlichen Schulanlagen, Gebäude, Einrichtungen und Lehrmittel bereitzustellen und zu unterhalten sowie das für die Schulverwaltung notwendige Personal und eine am allgemeinen Stand der Technik und Informationstechnologie orientierte Sachausstattung zur Verfügung zu stellen. sind Schulträger als Aufwandsträger für die sächliche Ausstattung verantwortlich. Allerdings ist die  Schule gemäß §76 SchulG NRW vom Schulträger bei Entscheidungen zu beteiligen5Die Schule ist vom Schulträger in den für sie bedeutsamen Angelegenheiten rechtzeitig zu beteiligen. Hierzu gehören insbesondere […] 4. räumliche Unterbringung und Ausstattung der Schule sowie schulische Baumaßnahmen,.

Schule und innere Angelegenheiten

Anders als bei den äußeren Angelegenheiten ist die Schule in Bezug auf die inneren Angelegenheiten nach §3 SchulG NRW eigenverantwortlich6verwaltet und organisiert ihre inneren Angelegenheiten selbstständig. Unter die inneren Angelegenheiten fällt auch die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Entsprechend liegt die Verantwortung für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben des Schulgesetzes nach §1 Abs. 3 VO-DV I bei der Schulleitung.

„(3) Für die Schule stellt die Schulleiterin oder der Schulleiter, […] durch technische oder organisatorische Maßnahmen sicher, dass der Schutz der verarbeiteten Daten gemäß § 10 DSG NRW gewährleistet ist und die Löschungsbestimmungen eingehalten werden.“

Das bedeutet, die Schule ist bei sämtlicher Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Schülern, Lehrkräften und Erziehungsberechtigten, soweit sie innere Angelegenheiten betreffen, Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DS-GVO.

Verhältnisse klarstellen

Wenn ein Schulträger, egal ob es das Schulamt ist, der kommunale oder städtische Datenschutzbeauftragte, die IT Abteilung im Rathaus oder ein vom Schulträger beauftragter IT Dienstleister, mit Vorgaben, Anordnungen, Konfigurationen schulischer Soft- und Hardware oder Verboten in Prozesse der Datenverarbeitung in Schule eingreift, dann ist dieses sicherlich in den meisten Fällen wohlwollend gemeint, überschreitet jedoch eindeutig die rechtlichen Zuständigkeiten dieser Stellen. Genau genommen können derartige Eingriffe in die datenschutzrechtlichen Angelegenheiten einer Schule sogar als Verstöße gegen geltendes Datenschutzrecht, vom Schulrecht über Landes- und Bundesdatenschutzgesetzgebung bis zur Europäischen Datenschutz Grundverordnung bewertet werden. Schulen sind in Bezug auf das Datenschutzrecht einzig ihren vorgesetzten Dienststellen, sofern diesbezüglich weisungsberechtigt, und der zuständigen Aufsichtsbehörde gegenüber weisungsgebunden.

Schulträgern und den Personen, Stellen und Dienstleistern, welche für sie tätig sind, ist dieser Sachverhalt oftmals nicht einmal klar.

Es gibt für Schulen hier einen einfachen Weg, um Abhilfe zu schaffen, ein Weg, mit dem eine Schule in den meisten Fällen auch einer datenschutzrechtlichen Pflicht nachkommt. Nach §2 Abs. 3 VO-DV I gilt:

„(3) Die Schulen […] sind berechtigt, unter Beachtung der Voraussetzung des § 11 DSG NRW die Datensicherheit gewährleistende und zuverlässige Institutionen mit der Verarbeitung ihrer Daten zu beauftragen. Die Datenverarbeitung im Auftrag ist nur zulässig nach Weisung der Schule […] und ausschließlich für deren Zwecke.“

In der Mehrheit aller Schulen ist der Schulträger mittels seiner eigenen IT Abteilung oder durch einen beauftragten IT Dienstleister mit Support und administrativen Aufgaben für die schulische IT beauftragt.

Immer wenn dabei auch ein Zugriff auf personenbezogene Daten aus der Schule erforderlich oder möglich ist, muss nach Art. 28 Nr. 3 DS-GVO ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen werden. In diesem sind die Zuständigkeiten zwischen dem Verantwortlichen, hier der Schule als Auftraggeber, und dem Auftragnehmer (Auftragsverarbeiter), eindeutig geregelt. Dazu gehört, dass der Auftragnehmer gegenüber dem Auftraggeber weisungsgebunden ist. Selbiges gilt auch, wenn schulische IT aus dem Schulgebäude ausgelagert betrieben wird. Das ist beispielsweise der Fall, wenn ein Schulverwaltungsprogramm wie SchiLD NRW zentral auf einem Server des Schulträgers oder beauftragten IT Dienstleisters betrieben wird.

Handlungsempfehlung

Letztlich geht es also nur darum, dem Schulträger deutlich zu machen, dass eine Schule bzw. eine Schulleitung ihrer datenschutzrechtlichen Verantwortung nur gerecht werden kann, wenn der Schulträger Eingriffe in die Schulische IT, sofern sie Datenverarbeitungsprozesse oder die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der verarbeiteten Daten betreffen, in Abstimmung mit der Schule vornimmt.7Das gilt natürlich auch in die umgekehrte Richtung, wie die Dienstanweisung für die automatisierte Verarbeitung von personenbezogenen Daten in der Schule unter 11.6 deutlich macht „Die Schulleiterin oder der Schulleiter hat im Einvernehmen mit dem Schulträger durch organisatorische Maßnahmen den Datenschutz sicherzustellen.

Schulträger verstehen dieses oft besser, wenn man den verantwortlichen Personen vor Augen führt, dass sich datenschutzrechtlich auch die kommunale bzw. städtische Verwaltung in einer vergleichbaren Situation befindet. Auch dort würde man keine Einmischung oder Bevormundung durch externe Stellen oder Personen zulassen (dürfen).

Mit einem zusätzlichen Hinweis auf die Vorgaben aus der Schulgesetzgebung und dem Abschluss der erforderlichen Verträge zur Auftragsverarbeitung sollte dann für alle Beteiligten klar sein, wie es mit der rechtlichen Stellung und den daraus resultierenden Verantwortlichkeiten im Verhältnis von Schule und Schulträger bestellt ist. Verantwortliche aus kommunaler bzw. städtischer Verwaltung verstehen die Sprache von Gesetzen und Verordnungen aus ihrem Berufsalltag sehr gut und bringen, wenn sie um die rechtlichen Verhältnisse wissen, auch mehr Verständnis für die Zuständigkeiten  für schulinterne Datenverarbeitungsprozesse auf.

Auf dieser Basis, sollte eine vertrauensvolle Zusammenarbeit von beiden Seiten aus gut möglich sein. Eine Schule kann auf dieser Grundlage dann auch besser argumentieren, wenn der Schulträger

  • eine Software, die seit Jahren essentiell für interne Abläufe ist, nicht mehr unterstützen möchte und keine Alternative bietet,
  • die Schulverwaltung von einem Server in der Schule auf einen Server im Rathaus umstellen will,
  • Verarbeitungsprozesse an einen Dienstleister auslagern will,
  • für alle sicheren, schuleigenen USB Sticks der Lehrkräfte ein einziges Passwort vorschreibt,
  • alle Schulen auf ein einheitliches Schulverwaltungsprogramm umstellen möchte,
  • im Internetzugang der Schule Ports gesperrt werden, die zur Nutzung eines Online-Angebotes, erforderlich sind,
  • die Kameras in iPads deaktiviert werden,
  • die Mitarbeiter des IT Dienstleisters mitten im Schulbetrieb für Wartungszwecke das schulische Netzwerk lahmlegen,
  • man für die sichere Aufbewahrung von Datenträgern und Festplatten zur Sicherung von Daten nach Jahren noch immer keinen (feuersicheren) Safe erhalten hat,

und dabei die entscheidet als hätte die Schule hier nichts zu sagen.

 

In Sachen Datenverarbeitung ist der Schulträger somit Auftragsverarbeiter und gegenüber der Schule weisungsgebunden. Das bedeutet:

  • Ohne entsprechende Verträge zur Auftragsverarbeitung geht gar nichts.

Datenschutzbeauftragter des Schulträgers weisungsberechtigt gegenüber Schule?

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In einer nordrhein-westfälischen Kommune hat der Datenschutzbeauftragte des Schulträgers die Kommunikation zwischen Lehrern und Schülern mittels WhatsApp an allen städtischen Schulen untersagt. Dass schulische Kommunikation mittels WhatsApp ein Datenschutzthema ist, ist keine Frage.  Inwieweit jedoch der Datenschutzbeauftragte des Schulträgers den Schulen gegenüber weisungsberechtigt ist, steht auf einem anderen Blatt. Im Alltag hört man immer wieder, dass es solche Verbote oder Weisungen von dieser Seite gibt. Wie ist damit umzugehen? Ist das rechtens?

In Nordrhein-Westfalen gibt das Schulgesetz in §3 Absatz 1 Satz 2 vor, dass die Schule ihre inneren Angelegenheiten selbst verwaltet8„Sie verwaltet und organisiert ihre inneren Angelegenheiten selbstständig.“ es gibt zwar einen Passus im Schulgesetz, welcher Schulen dazu verpflichtet, den Anordnungen des Schulträgers zu folgen,9„Die Anordnungen des Schulträgers in seinem Aufgabenbereich sind für die Schulleiterin oder den Schulleiter verbindlich.“ §59 Abs. 11 Satz 2  doch gilt dieses nur, soweit es den Aufgabenbereich des Schulträgers betrifft. Und zu diesen gehören nicht die inneren Angelegenheiten der Schule. Soweit es den Bereich digitale Medien betrifft, ist der Schulträger nach §79 SchulG NRW verpflichtet, für eine angemessene Sachausstattung zu sorgen.10„Die Schulträger sind verpflichtet, die für einen ordnungsgemäßen Unterricht erforderlichen Schulanlagen, Gebäude, Einrichtungen und Lehrmittel bereitzustellen und zu unterhalten sowie das für die Schulverwaltung notwendige Personal und eine am allgemeinen Stand der Technik und Informationstechnologie orientierte Sachausstattung zur Verfügung zu stellen.“ Aus schulrechtlicher Sicht liegt in der Schule die datenschutzrechtliche Verantwortung bei der Schulleitung. Die ADO führt hierzu in §26 Abs. 5 Satz 2 aus:

„Sie oder er ist für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verantwortlich (§ 1 Absatz 3 VO-DV I – BASS 10-44 Nr. 2.1, § 1 Absatz 5 VO-DV II – BASS 10-41 Nr. 6.1).“

Das ist sehr eindeutig. Wenn es um Vorgaben oder Verbote bezüglich des Datenschutzes geht, dann können diese nur von Seiten des Schulministeriums kommen oder einer untergeordneten Behörde mit entsprechenden rechtlichen Weisungsbefugnissen, nicht jedoch vom Datenschutzbeauftragten des Schulträgers.

Wie sieht es mit den behördlich bestellten schulischen Datenschutzbeauftragten aus?

Im Grunde genommen sieht es nicht anders aus. Auch die vom Schulträger bestellten Datenschutzbeauftragten für die Schulen der Kommune haben keine Weisungsbefugnis gegenüber den Schulen in ihrem Zuständigkeitsbereich. In der VO-DV I §1 Abs. 3 Satz 2 heißt es:

„Die Zuständigkeit der gemäß § 1 Abs. 6 VO-DV II bestellten behördlichen Datenschutzbeauftragten (§ 32 a DSG NRW) besteht auch für die Kontrolle der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften in Bezug auf die Daten der Schülerinnen, Schüler und Eltern.“

In der Art. 39 DS-GVO sind die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten klar definiert. Dazu gehören unter anderem Unterrichtung und Beratung, Überwachung der Einhaltung der DS-GVO,  Sensibilisierung und Schulung der an den Verarbeitungsvorgängen beteiligten Mitarbeiter und der diesbezüglichen Überprüfungen, Beratung – auf Anfrage – im Zusammenhang mit der Datenschutz-Folgenabschätzung und Überwachung ihrer Durchführung und Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde.  Auch Art. 38 DS-GVO, bei dem es um die Stellung des Datenschutzbeauftragten geht, ist keine Rede davon, dass dieser eine Weisungsbefugnis hat.

Fazit

Datenverarbeitung in der Schule, und dazu gehört auch welche digitalen Medien Schüler und Lehrer zur Kommunikation nutzen, liegt zuallererst in der Verantwortung der Schulleitung. Das jeweilige Schulministerium und die Schulaufsichten können im Rahmen der ihnen zur Verfügung stehenden Rechtsmittel (Erlasse, Verordnungen, Dienstanweisungen, …) Schulen datenschutzrechtliche Vorgaben machen, für deren Einhaltung dann die Schulleitung verantwortlich ist. Die behördlich bestellten schulischen Datenschutzbeauftragten können die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben überprüfen, sind jedoch ohne jegliche Weisungsbefugnis gegenüber den Schulen. Datenschutzbeauftragte des Schulträgers, welche für die kommunale Verwaltung zuständig sind, haben in Bezug auf die Schulen keinerlei Zuständigkeit. Entsprechend sind auch Schulträger selbst oder deren kommunale IT-Dienstleister nicht berechtigt, Schulen irgendwelche datenschutzrechtlichen Vorschriften zu machen.

Schulleitungen und Schulträger sind gehalten, einvernehmlich zusammenzuarbeiten. Dazu gehört jedoch keine datenschutzrechtliche Bevormundung durch Personen oder Stellen auf Seiten des Schulträgers, die dazu keinerlei rechtliche Befugnis haben. Es kann auch nicht sein, dass hier eine Seite durch die Hoheit über die Zuweisung finanzieller Mittel versucht, eine Machtbefugnis zu erlangen, die ihr nicht zusteht.