Schild-NRW ist ein Schulverwaltungsprogramm und es basiert auf einer Datenbanklösung. Jahr für Jahr werden neue Schüler mit den personenbezogenen Daten in das Programm eingepflegt, die früher nur auf dem Schülerstammblatt eingetragen waren. Leistungsdaten kommen zu den Halbjahreswechseln zur Erstellung der Zeugnisse hinzu. Jahr für Jahr wird ein Schuljahreswechsel durchgeführt. Schüler, welche die Schule verlassen, werden entsprechend markiert und verschwinden in den Tiefen der Datenbank.
In der Schulgesetzgebung sind Löschfristen für Schülerdaten (§ 9 Abs. 1 und 2 VO-DV I) und Lehrerdaten (§ 9 VO-DV II) vorgegeben.
Bei Text Dateien sind diese Löschfristen einfach einzuhalten. Baut man auf dem Verwaltungsserver ein Dateisystem mit Jahresbezeichnungen auf, kann man leicht sehen, wann welche Dateien zur Löschung fällig sind, ob es sich um PDF Kopien von Zeugnissen handelt oder Beurteilungen von Lehrkräften. Wie aber sieht das in der Datenbank von Schild-NRW aus?
Aktuell haben die ältesten Schülerdaten in den Schild-NRW Datenbanken von Schulen die Löschfrist von 20 Jahren für Schülerstammblätter noch nicht erreicht, das das Programm noch nicht einmal so alt ist. Bei Lehrerdaten ist die maximale Löschfrist von 5 Jahren jedoch schon erreicht.
Im Forum zu Schild-NRW gab es einen Eintrag, der eine Perspektive aufzeigt. Unter dem Thread “Schild-NRW / Allgemeines / Re: EU-Datenschutzverordnung – Löschen alter Daten?“1Die Beiträge sind mittlerweile nicht mehr verfügbar. hieß es in einer Antwort auf eine entsprechende Frage:
Wir werden auf jeden Fall Funktionen zur Einhaltung der Löschfristen bereitstellen. Wenn man sich die VO-DVI jedoch genau ansieht, dann sind die Löschfristen für bestimmte Daten sehr lang. Schülerstammblätter z.B. 20 Jahre. Unsere Software ist noch gar keine 20 Jahre alt und die beim Schüler hinterlegten Daten werden u.U. alle zum Nachdruck eines Stammblattes benötigt. Aus unserer Sicht ist eine Löschung also noch gar nicht notwendig. Im Sinne der Datensparsamkeit, werden wir aber solche Löschfunktionen früher einführen….
Das klingt gut. Was die Daten der Lehrkräfte angeht, bedeutet es jedoch vorerst noch Handarbeit, wenn man die Daten abgegangener Lehrkräfte nach 5 Jahren fristgerecht löschen will.
Hinweis
Die Löschfristen gelten auch für die angefertigten Sicherungen von Schild-NRW. Da bisher alle jemals erfassten Daten in der Datenbank gespeichert bleiben, müssen Sicherungsdateien, die älter sind als 5 Jahre gelöscht werden, um die darin gespeicherten Lehrerdaten von abgegangenen Lehrkräften fristgerecht zu löschen.
Stand 06/2023