Es kommt immer wieder einmal vor, dass Eltern personenbezogene Daten via E-Mail an Lehrkräfte oder die Schule übermitteln. Mal ist es das eingescannte oder abfotografierte ärztliche Attest, mit welchem das Kind entschuldigt werden soll oder es ist eine Krankmeldung mit ausführlicher Darstellung des Befundes. Mitunter übermitteln Eltern auch Unterlagen, welche bei der Anmeldung an einer Schule vorzulegen sind, vom letzten Grundschulzeugnis bis zur Geburtsurkunde.
Auch aus diesem Grund wird von Lehrkräften immer mal wieder die Frage gestellt, ob sie dann den Eltern auf gleichem Wege antworten dürfen und dabei auch personenbezogene Daten übermitteln können?
Die E-Mail-Adresse, welche von Erziehungsberechtigten bei der Anmeldung an der Schule angegeben wird, kann selbst verständlich genutzt werden, um allgemeine Informationen an die Eltern zu übermitteln. Das können der schulische Newsletter sein, das Elternrundschreiben, die Informationen zur nächsten Klassenfahrt und ähnlich.
Schreiben Eltern, die gerade dabei sind, ihre Kinder an der Schule anzumelden, der Schule per E-Mail, so kann die Schule auf gleichem Wege antworten. Eltern müssen damit rechnen, dass ein E-Mail Empfänger, hier die Schule, die Absenderadresse nutzt, um seine Antwort an diese zu richten. Allerdings sollte sich die Schule davor hüten, auf diesem Wege personenbezogene Daten an die Eltern zu übermitteln. Wenn die Schule per E-Mail Unterlagen erhält, kann sie den Empfang dieser auf gleichem Wege bestätigen und sollte die Eltern dabei darauf hinweisen, dass dieser Weg der Übermittlung unsicher ist und man davon abrät, personenbezogene Daten des Kindes, vor allem sensible personenbezogene Daten, auf diesem Wege an die Schule zu übermitteln. Abhalten kann man die Eltern letztlich nicht von ihrem Handeln. Sie tun es in eigener Verantwortung und auf eigenes Risiko.
Die Schule auf ihrer Seite kann dieses nicht tun. Wenn sie als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet, muss die Sicherheit der Verarbeitung gewährleistet sein. Das schließt auch die Übermittlung von personenbezogenen Daten ein. Selbst mit Einwilligung der Eltern sollte von einer ungeschützten Übermittlung von sensiblen personenbezogenen Daten per E-Mail abgesehen werden.1In Österreich wurde 2018 eine Strafe gegen eine Tagesklinik verhängt, weil diese Patientendaten unverschlüsselt an Patienten übermittelt hatte, mit Einwilligung der Patienten. “Die Datenschutzbehörde stellte in ihrer Entscheidung (DSB-D213.692/0001-DSB/2018) klar, dass Einwilligungserklärungen den (hohen) Anforderungen der DSGVO genügen müssen und dass eine Einwilligung der betroffenen Person nicht dazu dienen kann, um (ungenügende) Datensicherheitsmassnahmen zu rechtfertigen.” Quelle: Datenschutzbehörde Österreich: Einwilligung in den unverschlüsselten Versand von Patientendaten ist unwirksam; 31.05.2019; abgerufen am 07.03.2020
Welche Möglichkeiten haben Schulen, Eltern personenbezogene Daten zu übermitteln?
Es bleiben immer die klassischen Möglichkeiten, Eltern wichtige personenbezogene Daten per Post oder telefonisch zu übermitteln. Je nach Situation sind diese beiden Möglichkeiten aber nicht passend, etwa da Briefe zu lange brauchen, bis sie beim Empfänger ankommen, oder da einige Eltern telefonisch schwer erreichbar sind. Alternativ können Schulen auch sichere Messenger nutzen oder spezialisierte Apps für Schulen mit Funktionen zur Übermittlung von Nachrichten. WhatsApp, das auch bei Eltern weit verbreitet ist, bietet zwar eine sichere Ende-zu-Ende Verschlüsselung, kann aber von Schulen nicht für die Übermittlung von Nachrichten mit personenbezogenen Daten an Eltern genutzt werden, da die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen insgesamt nicht gegeben sind. NRW gesteht Lehrkräften momentan die Möglichkeit zu, Eltern Nachrichten, auch mit personenbezogenen Daten, über WhatsApp zu übermitteln, wenn dieses im gegenseitigen Einvernehmen erfolgt. 2“Wenn Lehrkräfte mit Eltern sowie Schülerinnen und Schülern über WhatsApp kommunizieren und personenbezogenen Daten übermittelt werden, liegt dies daher im persönlichen Ermessen aller Beteiligten und ist keine von der Schulleitung zu verantwortende dienstliche Kommunikation. Sinnvollerweise ist eine schriftliche Einverständniserklärung der betroffenen Personen bzw. der Erziehungsberechtigten für diese Form der Kommunikation einzuholen.” Fragen zur Kommunikation mit Eltern, Medienberatung NRW, abgerufen am 09.03.2020; Zu empfehlen ist dieses jedoch nicht, mag aber manchmal vielleicht die einzige Möglichkeit sein. Andere Bundesländer sind hier deutlich restriktiver und untersagen Schulen und Lehrkräften die Kommunikation mit WhatsApp grundsätzlich.
Es gibt allerdings gute Alternativen zu WhatsApp und E-Mail. Am Markt haben sich mittlerweile gut ein Dutzend Anbieter etabliert, welche spezielle Kommunikationsplattformen für Schulen entwickelt haben. Viele dieser Plattformen bieten außer Kommunikation weitere für Schulen nützliche Funktionen. Darüber hinaus gibt es neben WhatsApp auch einige reine Messenger, die datenschutzkonform nutzbar sind für Schulen. Ein Überblick über Messenger und Plattformen für Schulen mit Kommunikationsfunktionen, die für eine offizielle Nutzung durch Schule in Frage kommen, finden sich unter Schulische Plattformen (Kommunikation).
Leider verstößt man gegen die AGB von WhatsApp, wenn man diese App für dienstliche Zwecke nutzt. Daher kann das Land das gerne erlauben, WhatsApp erlaubt es aber nicht.
Die Frage ist, ob die vom MSB geduldete Nutzung unter eine dienstliche Nutzung fällt.