Apple iWork kann Kollaboration – Datenschutz?

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Kollaboration, die in Echtzeit abläuft, setzt immer einen Abgleich zwischen den verschiedenen Nutzern voraus, die an einem Produkt arbeiten. Dafür gibt es eine zentrale Instanz, die für den Abgleich und die Versionsverwaltung sorgt. Diese liegt in der Regel in einer Cloud. Sie sorgt dafür, dass jeder, der an einem gemeinsamen Produkt arbeitet, den gleichen Arbeitsstand hat.

Am 27.03.2018 hat Apple nun für sein iWork (Pages, Numbers, and Keynote) neue Funktionen vorgestellt. Dazu gehört auch eine Echtzeitkollaboration über die Apps. Diese läuft über Apples iCloud, ist jedoch auch über den Anbieter Box möglich.  Letzteres ist ein Dienst, der an US Schulen häufig genutzt wird, vermutlich da der kostenlose Speicherplatz in iCloud für Schulen bisher sehr begrenzt war, der Anbieter günstiger ist und außer Apple auch Office 365 und G-Suite unterstützt.

Die neue Kollaborationsfunktion, ist definitiv sehr nützlich und für zeitgemäßes Lernen gewinnbringend. Was aber ist mit dem Datenschutz? Die Zusammenarbeit in Pages, Numbers und Keynote setzt Apple IDs und iCloud voraus. Damit ergibt sich jedoch ein Problem. Bisher ist die Nutzung von iCloud mit personenbezogenen Daten, auch wenn Apple sogar eine Datenverarbeitung im Auftrag anbietet und die Einhaltung aller möglicher Standards anführt, in Deutschland nicht datenschutzkonform möglich (siehe FAQ RLP).

Hier könnte unter Umständen Box.com ins Spiel kommen, denn dieser Anbieter bietet anders als Apple zwei Serverstandorte in Deutschland (Frankfurt, Magdeburg) an, und ist sogar vom TÜV Rheinland zertifiziert. Entscheidend wird für Schulen neben der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben (z.B. Treuhandmodell?) jedoch auch der Preis sein.

Was bedeutet das nun für die schulische Praxis?

Da die neue Kollaborationsfunktion von iWork nur mit iCloud (oder Box) genutzt werden kann, muss für eine datenschutzkonforme Nutzung eine der beiden folgenden Bedingungen erfüllt sein:

  • die Schule arbeitet ohne personenbezogene Daten (z.B. mit pseudonymisierten Apple IDs) und regelt über die Benutzerordnung, dass auch bei der Arbeit mit iWork keinerlei personenbezogene Daten von den Schülern genutzt werden, oder
  • die Schule arbeitet mit  personenbezogenen Daten (z.B. Klarnamen für die Apple IDs) und die Nutzer haben ihre Einwilligung dazu gegeben und es besteht mit Apple (oder eventuell Box) ein Vertrag zur Datenverarbeitung im Auftrag.

Bevor beurteilt werden kann, ob Box.com für die Nutzung der Kollaborationsfunktion von  iWork genutzt werden kann, muss zunächst geklärt werden, ob dieses tatsächlich datenschhutzkonform möglich ist.

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