Kollaboration, die in Echtzeit abläuft, setzt immer einen Abgleich zwischen den verschiedenen Nutzern voraus, die an einem Produkt arbeiten. Dafür gibt es eine zentrale Instanz, die für den Abgleich und die Versionsverwaltung sorgt. Diese liegt in der Regel in einer Cloud. Sie sorgt dafür, dass jeder, der an einem gemeinsamen Produkt arbeitet, den gleichen Arbeitsstand hat.
Am 27.03.2018 hat Apple nun für sein iWork (Pages, Numbers, and Keynote) neue Funktionen vorgestellt. Dazu gehört auch eine Echtzeitkollaboration über die Apps. Diese läuft über Apples iCloud, ist jedoch auch über den Anbieter Box möglich.1“27. März 2018 | Jon Fan Teilen Bei Box ist es unsere Mission, die Zusammenarbeit weltweit zu fördern – damit Unternehmen effizienter arbeiten, Mitarbeiter produktiver sind und Unternehmen ihren Kunden ein Kundenerlebnis der nächsten Generation bieten können. Entscheidend für die Verwirklichung dieser Mission ist unser offenes Ökosystem, in dem Box nahtlos mit den besten Apps und Plattformen zusammenarbeitet, darunter auch iOS. Wir arbeiten seit Jahren mit Apple zusammen, um Menschen mehr Möglichkeiten zur Zusammenarbeit mit den Apps und Geräten zu bieten, die sie gerne nutzen. Im September haben wir unsere Integration mit der neuen „Dateien“-App eingeführt, die als Teil von iOS 11 veröffentlicht wurde. Heute freuen wir uns, eine weitere Integration mit Apple bekannt zu geben: Box lässt sich nun mit iWork integrieren, sodass Nutzer Pages-, Numbers- und Keynote-Dateien direkt in Box erstellen, in der Vorschau anzeigen und gemeinsam bearbeiten können. Über 80.000 Unternehmen nutzen Box, um Dateien zu speichern und mit ihren Teams zu teilen. Viele verwenden zudem Pages, Numbers und Keynote, um ansprechende Dokumente, Tabellen und Präsentationen auf iPhone, iPad und Mac zu erstellen. Jetzt können Nutzer in Echtzeit an iWork-Dateien aus Box heraus oder direkt in den iWork-Apps zusammenarbeiten, wobei alle Änderungen sicher in Box gespeichert werden.” Übersetzter Beitrag der verlinkten Seite. Letzteres ist ein Dienst, der an US Schulen häufig genutzt wird, vermutlich da der kostenlose Speicherplatz in iCloud für Schulen bisher sehr begrenzt war, der Anbieter günstiger ist und außer Apple auch Office 365 und G-Suite unterstützt.
Die neue Kollaborationsfunktion, ist definitiv sehr nützlich und für zeitgemäßes Lernen gewinnbringend. Was aber ist mit dem Datenschutz? Die Zusammenarbeit in Pages, Numbers und Keynote setzt Apple IDs und iCloud voraus. Damit ergibt sich jedoch ein Problem. Bisher ist die Nutzung von iCloud mit personenbezogenen Daten, auch wenn Apple sogar eine Datenverarbeitung im Auftrag anbietet und die Einhaltung aller möglicher Standards anführt, in Deutschland nicht datenschutzkonform möglich (siehe FAQ RLP).
Hier könnte unter Umständen Box.com ins Spiel kommen, denn dieser Anbieter bietet anders als Apple zwei Serverstandorte in Deutschland (Frankfurt, Magdeburg) an, und ist sogar vom TÜV Rheinland zertifiziert. Entscheidend wird für Schulen neben der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben (z.B. Treuhandmodell?) jedoch auch der Preis sein.
Was bedeutet das nun für die schulische Praxis?
Da die neue Kollaborationsfunktion von iWork nur mit iCloud (oder Box) genutzt werden kann, muss für eine datenschutzkonforme Nutzung eine der beiden folgenden Bedingungen erfüllt sein:
- die Schule arbeitet ohne personenbezogene Daten (z.B. mit pseudonymisierten Apple IDs) und regelt über die Benutzerordnung, dass auch bei der Arbeit mit iWork keinerlei personenbezogene Daten von den Schülern genutzt werden, oder
- die Schule arbeitet mit personenbezogenen Daten (z.B. Klarnamen für die Apple IDs) und die Nutzer haben ihre Einwilligung dazu gegeben und es besteht mit Apple (oder eventuell Box) ein Vertrag zur Datenverarbeitung im Auftrag.
Bevor beurteilt werden kann, ob Box.com für die Nutzung der Kollaborationsfunktion von iWork genutzt werden kann, muss zunächst geklärt werden, ob dieses tatsächlich datenschhutzkonform möglich ist.