Dieser Bereich stellt Informationen zum Thema Datenschutz bereit, welche Schulen benötigen, intern und extern.
Information über Datenverarbeitung gemäß Art. 13 und Art. 14 DS-GVO
Schulen als datenverarbeitende Stellen sind verplichtet, zum Zeitpunkt der Erhebung von Daten die Betroffenen darüber zu informieren. Geschickterweise informiert man dabei auch direkt über Daten, welche die Schule von Dritten erhält.
Schüler/Erziehungsberechtigte
Das ist bei jedem Schüler das erste Mal der Fall, wenn er/sie an der Schule neu aufgenommen wird und die Grunddaten erhoben werden. Für eine ausführlichere Erklärung siehe den Beitrag “Schulen müssen bei der Erhebung von Daten entsprechend der DS-GVO informieren”
Aktualisierte Versionen Stand 11/2023
- Information über die Datenverarbeitung.docx (allgemein)
- Information über die Datenverarbeitung – einfache Darstellung – Grundschule.docx
- Information über die Datenverarbeitung – einfache Darstellung – weiterführende Schule Sek I.docx
- Information über die Datenverarbeitung – einfache Darstellung – weiterführende Schule Sek I & II.docx
Lehrkräfte
Auch Lehrkräfte sind entsprechend Art. 13 zu informieren, wenn personenbezogene Daten bei ihnen erhoben werden.1Es ist auch nach Art. 14 DS-GVO zu informieren, da Schulen beim Wechsel einer Lehrkraft an eine Schule ebenfalls Daten von anderen Stellen erhalten, auch wenn es nur sehr wenige sind. Das Informationsschreiben berücksichtigt dieses.
Aktualisierte Version Stand 11/2023
Information von Lehrkräften über die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Rahmen des Informationsfreiheitsgesetzes NRW auf der Schulhomepage
Öffentliche Schulen2Achtung! Diese Regel gilt nur für öffentliche Schulen. Für Schulen, die dem Kirchenrecht unterliegen, können anderer Regelungen gelten! in NRW dürfen Name, Funktionsbezeichnung und Daten zur dienstlichen Erreichbarkeit von Lehrkräften ohne deren Einwilligung auf der Schulhomepage veröffentlichen (siehe dazu Welche personenbezogenen Daten von Lehrkräften dürfen OHNE Einwilligung auf die Schulhomepage?). Vor der Veröffentlichung ist es jedoch erforderlich die Lehrkräfte über die beabsichtigte Veröffentlichung zu informieren. Das Informationsblatt kann dazu genutzt werden.
Information für Fotoaufnahmen bei einer öffentlichen schulischen Veranstaltung gemäß Art. 13 DS-GVO
Bei Schulfesten und anderen schulischen Veranstaltungen mit Gästen macht man gerne Fotos zur Dokumentation der Veranstaltung und zur Öffentlichkeitsarbeit. Für Aufnahmen von Schülern und Lehrkräften hat man in der Regel eine Einwilligung vorliegen. Was aber ist mit den anderen Gästen? Es gibt die Möglichkeit, die Aufnahmen auf der Grundlage öffentlichen Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO anzufertigen und zu veröffentlichen3Ursprünglich war hier von Art. 6 Abs. 1 lit. f begründet worden, Interessenabwägung. Diese kommt für öffentliche Stellen in “Erfüllung ihrer Aufgaben” nicht in Betracht. Man müsste also argumentieren, dass Öffentlichkeitsarbeit außerhalb oder zumindest teilweise der eigentlichen Aufgaben einer Schule liegt. Das ist jedoch rechtlich gesehen, schwierig zu vertreten. Da der LfDI Rheinland Pfalz bei einem vergleichbaren Aushang Fotografien auch mit Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO rechtfertigt, bietet sich solches Vorgehen am ehesten für Schulen an, um rechtlich auf der sicheren Seite zu bleiben. Mit einem Aushang und einem Informationsblatt mit Informationen gemäß Art. 13 DS-GVO kommt man der Informationspflicht gegenüber den Besuchern nach. Ergänzt wird die Information mit Hinweisen für den Verantwortlichen, wie die Vorlage anzupassen und zu nutzen ist.4Das Dokument entstand auf der Grundlage eines Entwurfs von Johannes Schirge mit Ergänzungen und Verbesserungen durch datenschutz-schule.info
- Informationen-über-Fotoaufnahmen-nach-Art-13-DS-GVO.docx5Hinweis – wichtige Änderung bezüglich der rechtlichen Begründung von Aufnahmen der Besucher ohne eingeholte Einwilligung. (03/2019)