Gelten Löschfristen für Schüler- & Lehrerdaten auch für Schild-NRW?

Lesezeit: 2 Minuten

Schild-NRW ist ein Schulverwaltungsprogramm und es basiert auf einer Datenbanklösung. Jahr für Jahr werden neue Schüler mit den personenbezogenen Daten in das Programm eingepflegt, die früher nur auf dem Schülerstammblatt eingetragen waren. Leistungsdaten kommen zu den Halbjahreswechseln zur Erstellung der Zeugnisse hinzu. Jahr für Jahr wird ein Schuljahreswechsel durchgeführt. Schüler, welche die Schule verlassen, werden entsprechend markiert und verschwinden in den Tiefen der Datenbank.

In der Schulgesetzgebung sind Löschfristen für Schülerdaten (§ 9 Abs. 1 und 2 VO-DV I) und Lehrerdaten (§ 9 VO-DV II) vorgegeben.

Bei Text Dateien sind diese Löschfristen einfach einzuhalten. Baut man auf dem Verwaltungsserver ein Dateisystem mit Jahresbezeichnungen auf, kann man leicht sehen, wann welche Dateien zur Löschung fällig sind, ob es sich um PDF Kopien von Zeugnissen handelt oder Beurteilungen von Lehrkräften. Wie aber sieht das in der Datenbank von Schild-NRW aus?

Aktuell haben die ältesten Schülerdaten in den Schild-NRW Datenbanken von Schulen die Löschfrist von 20 Jahren für Schülerstammblätter noch nicht erreicht, das das Programm noch nicht einmal so alt ist. Bei Lehrerdaten ist die  maximale Löschfrist von 5 Jahren jedoch schon erreicht.

Im Forum zu Schild-NRW gibt es einen Eintrag, der hoffen lässt. Unter dem Thread „Schild-NRW / Allgemeines / Re: EU-Datenschutzverordnung – Löschen alter Daten?“ heißt es in einer Antwort auf eine entsprechende Frage:

Wir werden auf jeden Fall Funktionen zur Einhaltung der Löschfristen bereitstellen. Wenn man sich die VO-DVI jedoch genau ansieht, dann sind die Löschfristen für bestimmte Daten sehr lang. Schülerstammblätter z.B. 20 Jahre. Unsere Software ist noch gar keine 20 Jahre alt und die beim Schüler hinterlegten Daten werden u.U. alle zum Nachdruck eines Stammblattes benötigt. Aus unserer Sicht ist eine Löschung also noch gar nicht notwendig. Im Sinne der Datensparsamkeit, werden wir aber solche Löschfunktionen früher einführen….

Das klingt gut. Was die Daten der Lehrkräfte angeht, bedeutet es jedoch vorerst noch Handarbeit, wenn man die Daten abgegangener Lehrkräfte nach 5 Jahren fristgerecht löschen will.

Hinweis

Die Löschfristen gelten auch für die angefertigten Sicherungen von Schild-NRW. Da bisher alle jemals erfassten Daten in der Datenbank gespeichert bleiben, müssen Sicherungsdateien, die älter sind als 5 Jahre gelöscht werden, um die darin gespeicherten Lehrerdaten von abgegangenen Lehrkräften fristgerecht zu löschen.

Welche personenbezogenen Daten von Lehrkräften dürfen OHNE Einwilligung auf die Schulhomepage?

Lesezeit: 2 Minuten

Viele Schulen möchten auf ihrer Schulhomepage über das Schulpersonal und dessen Funktionen informieren, so dass jeder weiß, an wen er sich wenden kann. Dabei herrscht aber oft Unsicherheit, ob es dafür einer Einwilligung der Betroffenen bedarf. Die eine oder andere Lehrkraft möchte nicht namentlich auf der Schulhomepage genannt werden. Wie sieht die rechtliche Seite aus? Die folgenden Aussagen beziehen sich auf NRW. In anderen Bundesländern, vor allem denen ohne ein Informationsfreiheitsgesetz können andere Regelungen gelten.

In einer FAQ für den Lehrerrat des Philologen-Verband NW heißt es dazu:

„In Nordrhein-Westfalen gestatten die §§ 12 und 9 Absatz 3 Informationsfreiheitsgesetz Nordrhein-Westfalen (IFG NRW) die Veröffentlichung von Namen, Titeln, akademischen Graden, Berufs- und Funktionsbezeichnungen, Büroanschriften und dienstlichen Rufnummern sowie dienstlichen E-Mail-Adressen der Lehrkräfte und des sonstigen Schulpersonals ohne deren Einwilligung, sofern keine schutzwürdigen Belange entgegenstehen. Gleichwohl sind die Betroffenen vor einer Veröffentlichung zu informieren. Das IFG NRW gilt im Übrigen nur für öffentliche Schulen in Nordrhein-Westfalen.“

Diese Informationen finden sich in ähnlicher Form in einer Präsentation von J. Katernberg, LDI, 2008, Datenschutz – Was darf auf die Schulhomepage?1Die dienstliche E-Mail wird hier noch nicht genannt und taucht auch im IFG NRW noch nicht auf. Man kann die dienstliche E-Mail jedoch hinzunehmen, da diese heute den selben Stellenwert hat wie eine dienstliche Telefonnummer und an vielen Schulen Lehrkräfte eher eine dienstliche E-Mail Adresse haben als eine eigene Rufnummer.

Das Informationsfreiheitsgesetz Nordrhein-Westfalen (IFG) gilt auch mit dem Inkrafttreten der DS-GVO weiterhin nahezu unverändert.

Das heißt also, wenn eine Schule auf ihrer Homepage über das Kollegium und anderes Schulpersonal informieren möchte, dann kann sie dieses ohne deren Einwilligung tun, wenn sie dabei drei Dinge beachtet:

  1. Sie hält sich an die Vorgaben und veröffentlicht nur die nach dem IFG zugelassenen personenbezogenen Daten.
  2. Sie beachtet dabei schutzwürdige Belange der betroffenen Personen.
  3. Sie informiert die Betroffenen vor der Veröffentlichung.

Fotos gehören nicht zu den durch das IFG für eine Veröffentlichung zugelassenen personenbezogenen Daten. Hierfür ist eine gesonderte Einwilligung erforderlich, die natürlich auch verweigert oder ohne Angabe von Gründen widerrufen werden kann.

Steht also auf einer Schulhomepage eine Beschreibung wie:

Johanna Schneider
Oberstudienrätin
Unterstufenkoodinatorin
Klassenlehrerin 8e
dienstliche E-Mail: johanna.schneider@mustergymnasium.de
dienstliche Telefonnummer: 02781-85 5033

dann ist dieses durch das IFG NRW abgedeckt und es bedarf keiner Einwilligung hierfür.

Mit folgendem Informationsschreiben können Lehrkräfte vorab informiert werden:

Bitte passen Sie das Schreiben entsprechend der Gegebenheiten Ihrer Schule an.

Wenn Schülerdaten auf dem Sperrmüll landen

Lesezeit: 2 Minuten

Lehrkräfte verarbeiten seit vielen Jahren persönliche Daten von Schülerinnen und Schülern auf ihren privaten Endgeräten. Kaum einer hat sich da viele Gedanken gemacht. An vielen Schulen lief das ohne eine spezielle Genehmigung durch die Schulleitung ab. Entsprechend waren viele Lehrkräfte auch nicht sensibilisiert für das Thema Datenschutz.

Was passieren kann, wenn eine Lehrkraft den Datenschutz vernachlässigt, zeigte vor einigen Jahren exemplarisch ein Fall in Köln. Hier hatte ein Mann auf dem Trödelmarkt eine gebrauchte Festplatte für drei Euro gekauft. Zu Hause fand er auf der Festplatte Zeugnisse, Gutachten zur Feststellung des sonderpädagogischen Förderbedarfs und Klassenfotos von Schülern einer Grundschule aus einer Nachbarkommune. Im Falle eines solchen Gutachtens von 2009 fanden sich dabei auch Namen, Adresse und Telefonnummer der Eltern.

Wie war es dazu gekommen? Der Ehemann einer Grundschullehrerin hatte den alten PC entsorgen wollen und in den Sperrmüll gegeben. Daran, dass noch Daten auf dem Rechner sein könnten, hatte er nicht gedacht.

Aus Sicht des Datenschutzes ist dieser Fall in mehrfacher Hinsicht problematisch.

  1. Die Grundschullehrerin hätte Fördergutachten mit persönlichen Daten niemals auf ihrem privaten Endgerät verarbeiten dürfen. Das widerspricht den datenschutzrechtlichen Vorgaben in NRW (Siehe VO-DV I).
  2. Auch Adressdaten durften 2009 nicht auf privaten Endgeräten verarbeitet werden.
  3. Die Daten sind durch Unachtsamkeit in fremde Hände gelangt und hätten im Prinzip überall landen können, um später wieder aufzutauchen und möglicherweise zu Problemen führen können für Betroffene.
  4. Auch die Fotos waren vermutlich ohne Einwilligung und Genehmigung auf dem privaten Rechner gespeichert.

Wie hätte man richtig gehandelt?

  1. Das Fördergutachten hätte ohne persönliche Daten verfasst werden müssen, um es dann in der Schule an einem Verwaltungsrechner mit den persönlichen Daten zu ergänzen.
  2. Vor der Entsorgung hätte die Festplatte des PC datenschutzgerecht gelöscht werden müssen. Alternativ hätte man sie ausbauen können, um sie zu verwahren.

Sollten Betroffene sich in dem Zeitungsbericht von 2015 erkannt haben, wäre eine Klage wegen Verletzung des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung möglich. Die Strafen könnten dabei recht hoch ausfallen für die Lehrerin. Unter Umständen könnte so ein Fall auch rechtliche Konsequenzen für die Schulleitung nach sich ziehen.

Quelle: Datenschutz Schülerdaten für drei Euro vom Trödel gekauft, KSA, 05.08.2015

LDI NRW spricht sich gegen die Genehmigung der Verarbeitung schulischer Daten auf privaten Endgeräten von Lehrkräften aus

Lesezeit: < 1 Minute

Aktuell ist die Verunsicherung unter Lehrkräften und Schulleitungen in NRW groß, was die mit der Dienstanweisung vom 19.01.2018 verbindlich eingeführte Genehmigung für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule durch Lehrkräfte zu dienstlichen Zwecken
auf privaten ADV-Anlagen von Lehrkräften gem. § 2 Abs.2 VO-DV I / § 2 Abs.4 VO-DV II 
 angeht. Jetzt hat sich auch die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (LDI), Helga Bock, eindeutig zu dieser Genehmigung positioniert.

Helga Bock, die Datenschutzbeauftragte, stellte gegenüber dieser Redaktion klar, dass die Schulleitungen dafür verantwortlich seien, dass sensible Informationen über Schüler geschützt sind. Weil aber die Risiken bei privaten Lehrer-Computern sehr groß seien, könnten die Schulleitungen gar nicht alle Sicherheitsaspekte überschauen und dürften daher die Nutzung nicht genehmigen.

Entsprechend gibt es für sie nur eine Lösung. Sie wird mit den Worten zitiert:

„Dienstliche Geräte zur ausschließlich dienstlichen Nutzung bereitstellen.“

Quelle: Westfalenpost, 22.03.2018