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August 2, 2019

Ransomware auch für Schulen ein Thema

Lesezeit: 5 Minuten

Schon seit längerer Zeit hört man immer wieder von Fällen, bei denen die IT in Firmen, Krankenhäusern und Verwaltungen durch sogenannte Ransomware lahmgelegt wird. Sehr häufig geschieht dieses, indem Mitarbeiter ein E-Mail öffnen, welches eine Schadsoftware enthält. Diese verschlüsselt zunächst die Dateien auf dem Rechner, auf welchem die Schadsoftware durch das E-Mail gelandet ist. Danach werden alle mit diesem Rechner verbundenen Festplatten und Rechner, auch Server, ebenfalls verschlüsselt, sofern sie nicht über Schutzmechanismen verfügen. In Folge der Verschlüsselung können Mitarbeiter nicht mehr auf die Daten im System zugreifen. Wenn der Angriff durch die Ransomware nicht rechtzeitig entdeckt wurde und auch die Backups verschlüsselt wurden, besteht auch keine Möglichkeit mehr, die durch Verschlüsselung unzugänglichen Daten aus einem Backup wiederherzustellen. In der Regel stellt die Ransomware unmittelbar eine Lösegeldforderung an die Betroffenen. Oft ist diese in Form der virtuellen Währung Bitcoin zu bezahlen, um die Spuren zu verwischen und die Ermittlung der Täter zu erschweren. Wie man mit Bitcoin bezahlt, erklären die Hacker ihren Opfern mittels Anleitungen, oft sogar in Form eines Videos. Wie hoch die Lösegeldforderungen sind, hängt mitunter davon ab, wie die Hacker ihre Opfer einschätzen. In den USA gab es 2019 Fälle, bei denen die Stadtverwaltungen von Kleinstätten gezwungen waren, ein Lösegeld zu zahlen, da sämtliche Verwaltungsdaten ohne Zahlung verloren gewesen wären. Es ging in diesen Fällen um Zahlungen von etwa eine halben Million Dollar.

Wie jetzt aus dem Beitrag Cyberangriffe auf Schulen gefährden Schülerdaten (Neue Westfälische 31.07.2019) zu erfahren ist, waren auch schon Schulen in NRW in den vergangenen Monaten Opfer von Erpressungen durch Hacker. Eigentlich sollten technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz vor derartigen Angriffen selbstverständlich sein, auch in Schulen. Das ist jedoch, wie der Zeitungsbericht deutlich macht, nicht immer der Fall. An den einzelnen Schulen hängt vieles vom KnowHow vor Ort ab, sowohl beim Schulträger und bei beauftragten IT Dienstleistern, wie auch von den finanziellen Ressourcen und daraus resultierend der Ausstattung schulischer Netzwerke.

Wie können sich Schulen vor Ransomware schützen?

Sowohl die Schulgesetze wie auch die Datenschutzgesetzgebung verpflichtet Schulen als verantwortliche Stellen, für den Schutz und die Sicherheit der in der Schule verarbeiteten personenbezogenen Daten zu sorgen.¹ Dazu gehört nicht nur ein Schutz vor unberechtigten Zugriffen, sondern auch ein Schutz vor Verlust der Daten. Wie in den meisten Fällen, wenn es um den Schutz von (personenbezogenen) Daten geht, gibt es auch hier zwei Teilbereiche, in denen man vorsorgen kann.

Technische Maßnahmen

Zum Schutz vor Ransomware ist auf technischer Seite ein Bündel an Maßnahmen erforderlich.

Auf allen schulischen Rechnern sollte ein guter und immer aktueller Virenschutz laufen.
Das Betriebssystem sollte aktuell sein und alle Sicherheitsupdates sollten eingespielt sein.
Da Virenscanner und Betriebssystem Updates nie einen einhundertprozentigen Schutz garantieren können, sollten von wichtigen Daten sollten regelmäßig Backups angelegt werden. Besonders wichtig ist dabei: diese Backups sollten auf Medien abgelegt werden, die physikalisch vom schulischen Netzwerk getrennt sind. Das kann eine externe Festplatte sein, ein USB Stick, eine DVD oder ein Bandspeicher. Das gilt auch für Sicherungen von Server-Verzeichnissen!²
Bei Windows Systemen, die in Schulen am weitesten verbreitet sind, ist das Remote Desktop Protocol (RDP) auch 2019 noch immer ein wichtiger Angriffsweg für Ransomware, um Rechner im Netzwerk zu infizieren. Aus diesem Grund sollte das Remote Desktop Protocol (RDP) auf Windows Rechnern deaktiviert sein.
Um in Schule tätigen Personen das Erkennen von möglicherweise gefährlichen Dateianhängen zu erleichtern, sollte auf Windows Systemen die Erweiterungen (Dateiendungen) bei bekannten Dateitypen nicht ausgeblendet werden (Explorer Einstellung).
Eine weitere Schutzmöglichkeit besteht darin, Berechtigungen innerhalb der Verzeichnisse des Netzwerks auf die tatsächlichen Erfordernisse zu beschränken. Nicht jeder in Schule muss Zugriff auf alle Bereiche in der Dateiablage haben. Hat eine Person z.B. Schreibrechte in Bereichen, die für sie nicht relevant sind, und sie wird aktiviert einen Ransomware Trojaner, so kann dieser alle Dateien verschlüsseln, für welche sie Schreibrechte besitzt.
Um die Gefahr schädlicher Links zu reduzieren, können in einigen E-Mail Clients Links deaktiviert werden. Für Thunderbird gibt es eine Erweiterung (TORPEDO), welche Links überprüft und auf Phishing Gefahren aufmerksam macht.

Schulleitungen sollten sich hier mit ihremSchulträger oder beauftragten IT Dienstleistern in Verbindung setzen und klären, welche technischen Maßnahmen bereits getroffen wurden, um die schulische IT, vor allem im Bereich der Schulverwaltung, entsprechend zu schützen, und wo eventuell zusätzliche Schutzmaßnahmen erforderlich sind.

Organisatorische Maßnahmen

Ransomware ist vor allem erfolgreich, da an Computern Menschen sitzen, auf welche Hacker es abgesehen haben. Benutzer öffnen schadhafte Anhänge, klicken auf unsichere Links oder laden Schadprogramme herunter und öffnen damit Ransomware Tür und Tor zum Zugriff auf einen Rechner und oftmals auch das schulische Netzwerk oder zumindest Teile davon. Begegnen kann eine Schule diesem nur durch eine Schulung und Sensibilisierung der in Schule tätigen Personen. Wichtige Themen sind hierbei:

Sicherer Umgang mit E-Mails

Vor allem wenn E-Mails Anhänge enthalten oder Links, sollte Vorsicht walten.

- Ist der Absender unbekannt?
- Kam das E-Mail unerwartet?
- Wird im E-Mail darauf gedrängt, einen Anhang schnellstens zu bearbeiten oder einen Link unverzüglich aufzurufen?
- Enthält das E-Mail ungewöhnliche Fehler in Rechtschreibung und Grammatik?
- Hat der Anhang eine ungewöhnliche Dateiendung?

Im Zweifelsfall versichert man sich bezüglich der Echtheit des E-Mails mit einem Telefonanruf beim Absender. Anstatt Links in E-Mails direkt aufzurufen, gibt man einen Link besser im Browser von Hand ein oder geht über Lesezeichen, wenn es ein Link ist, der öfter genutzt wird. Je nach E-Mail Programm kann man sich die URL des Links auch anzeigen lassen und nachsehen, ob sie mit dem Text im E-Mail übereinstimmt.

Mittlerweile arbeiten Hacker vielfach sehr zielgerichtet und informieren sich über ihre Opfer.³ Die Organigramme von Schulen und Schulverwaltungen bzw. Kontaktinformationen könnten dabei wertvolle Informationen liefern. Aus ihnen lassen sich nicht nur E-Mail Adressen entnehmen, sondern auch in welchem Verhältnis Personen zueinander stehen. So wäre es für Hacker recht einfach, einer Schulverwaltungskraft eine E-Mail mit der gefälschten E-Mail Adresse der Schulleitung zu senden und einem Anhang, etwa mit der Bitte, das Protokoll dringend noch einmal zu überprüfen. Wer wird da nicht verwundert wissen wollen, was es mit der Bitte auf sich hat. Ob und wann Hacker sich solcher Strategien auch bei Schulen bedienen, ist schwierig abzuschätzen. Trotzdem sollten Mitarbeiter in Schulen über solche und vergleichbare Strategien aufgeklärt werden.

Sicheres Surfen

Eigentlich sollte das ein bekanntes Thema sein, doch nicht jedem ist klar, dass auch auf Websites Ransomware auf Download und Ausführung lauern kann. Deshalb gilt, dubiose Seiten meiden, auch beim Ansteuern von bekannten Seiten immer mal auf die Adresszeile im Browser schauen, ob die URL stimmt und die Verbindung sicher ist.

Installation von Programmen aus unsicheren Quellen

An vielen Schulen ist es nicht gewünscht oder sogar aktiv unterbunden, dass Benutzer Programme eigenständig auf schulischen Rechnern installieren. In Schulen, wo eine Programminstallation möglich ist, sollten Benutzer darauf achten, Programme nur von bekannten, sicheren Quellen herunterzuladen und zu installieren.

Wie reagieren, wenn der Rechner befallen ist?

Sollte es passieren, dass ein Rechner doch von Ransomware infiziert wurde, sollte man diesen Rechner sofort vom Netzwerk abklemmen, wenn möglich, und herunterfahren. Danach müssen die Verantwortlichen informiert werden, so dass ein Fachmann den Schaden eingrenzen und beheben kann.

Ransomware Informations Flyer

Um Mitarbeitern in Schule eine Merkhilfe an die Hand zu geben, gibt es einen Flyer zum Download.⁴

Download Ransomware Flyer.pdf

Juli 3, 2019Mai 19, 2022

NextCloud – Plattform – Datenschutz für Schulen mit Open Source

Lesezeit: 2 Minuten

NextCloud ist eine Open Source Plattform, die für Schulen gut geeignet ist, für Teamarbeit im Kollegium, zur Abbildung von schulischen Organisationsstrukturen und -abläufen und zur Durchführung von Unterricht. Die Plattform zeichnet sich durch Flexibilität aus, einfache Bedienung und sehr gute Sicherheitsmerkmale¹. Eine Dateiablage, ein ausgefeiltes Rechte- und Rollenmanagement für Nutzer und Ressourcen, Kollaborationswerkzeuge wie ein OnlineOffice, ein Messenger, ein Kalender, Verschlüsselung, 2-Faktor-Authentifizierung und weitere Module ermöglichen eine sichere Nutzung für Schüler und Lehrkräfte. Man kann die kostenlose Plattform als Schule selbst aufsetzen, durch den Schulträger oder einen von diesem beauftragten Dienstleister betreiben lassen oder man nimmt die Dienste eines anderen Anbieters in Anspruch. Neben diversen großen Webspace Anbietern gibt es auch Anbieter, die sich auf den Bereich Schule spezialisiert haben. Einer von diesen ist beispielsweise EduDocs aus Lübeck. Dort hat man die Möglichkeit, die schulische NextCloud so einzurichten, dass sie den datenschutzrechtlichen Vorgaben aus Nordrhein Westfalen entspricht.² Anders als bei großen internationalen Anbietern von Plattformen braucht eine Schule sich mit einer in Deutschland betriebenen NextCloud keine Sorgen machen wegen einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Servern außerhalb der EU und den damit einhergehenden datenschutzrechtlichen Problemen.

Die Nutzung einer schulischen NextCloud bedeutet auch immer, es werden personenbezogene Daten von Schülern und Lehrkräften verarbeitet. Dafür braucht es eine Einwilligung. In die Vorlage integriert sind eine Nutzungsvereinbarung und Informationen zur Datenverarbeitung in der NextCloud. Da sich die Nutzung für Schüler und Lehrkräfte deutlich unterscheidet, gibt es zwei Vorlagen.³ Die Vorlage für Schüler ist zusätzlich in vereinfachter Sprache abgefasst, so dass auch Schüler und Personen mit geringeren Deutschkenntnissen die Informationen verstehen können.

Juni 5, 2019Juli 8, 2019

Verpflichtung zur Vertraulichkeit und zum Datenschutz

Lesezeit: < 1 Minute

In vielen Schulen übernehmen Lehrkräfte Administrationsaufgaben, sei es im pädagogischen Netz oder in einer durch die Schule genutzten Plattform, egal ob es sich dabei um Office 365 handelt, im Apple School Manager und ein MDM, um Moodle, G Suite for Education, iServ oder eine Nextcloud wie EduDocs.¹ Durch ihre Administrationsrechte erhalten diese Personen die Möglichkeit, auf viele personenbezogene Daten aus der Schule zuzugreifen bzw. diese einzusehen. Selbst wenn die Administrationsrechte nur auf einen Teilbereich beschränkt sind, wie etwa die Nutzerverwaltung, so besteht auch dann immer noch die Möglichkeit, auf möglicherweise sensible personenbezogene Daten Zugriff zu erhalten. Zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 5 Abs. 1 lit. f sollte auch eine Verpflichtung zur Vertraulichkeit und zum Datenschutz gehören. Zwar sind Lehrkräfte als Bedienstete des Landes zur Verschwiegenheit verpflichtet, doch trotzdem empfiehlt sich diese Verpflichtung mit einer Belehrung im Vorfeld. Eine Schulleitung stellt so sicher, dass die mit Administrationsaufgaben betraute Person sich im Klaren ist über die mit dieser Rolle einhergehenden Pflichten. Sie kommt so auch ihrer Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DS-GVO ²nach. Zusätzlich stellt diese Verpflichtung eine Gewähr für andere Lehrkräfte an der Schule dar, dass das Kollegiumsmitglied, welches durch seine Administrationstätigkeit nun eine Zugriffsmöglichkeit auf ihre personenbezogenen Daten hat, diese Möglichkeit nicht missbrauchen darf. Der schulische Administrator sollte nach Unterzeichnung der Verpflichtung eine Kopie davon erhalten.

Verpflichtung zur Vertraulichkeit und zum Datenschutz Administrator.docx

Hinweis: Administratoren des Schulträgers oder von durch diesen beauftragten IT-Dienstleistern werden durch ihre jeweiligen Arbeitgeber entsprechend verpflichtet.

Mai 27, 2019

Datenschutz im Klassenraum

Lesezeit: 2 Minuten

Ein guter Hinweis von Corinna Lammert auf Twitter. Viele Schulen fungieren während Wahlen als Wahllokale. Das bedeutet, es kommen viele Menschen in die Klassenzimmer, in welchen die Stimmbezirke ihre Wahlurnen aufgestellt haben. Viele dieser Menschen mögen die Kinder kennen, in deren Klassenraum sie ihre Stimme abgeben. Trotzdem haben sie damit kein Anrecht darauf, Einblick in persönliche Informationen aus der Schule zu nehmen. Selbst Informationen, die harmlos erscheinen, können durchaus mehr über eine Person sagen, als man zunächst vermutet. Ein Foto im Klassenraum der 2a kann einem Nachbarn, der das vielleicht nicht weiß, die Information geben, dass ein Kind eine Klassen wiederholt. Entsprechend fordert Frau Lammert richtig:

“Liebe Wahlämter, informiert doch bitte die Schulen, in denen gewählt wird, über notwendige Maßnahmen zum Datenschutz am Wahltag. Korrigierte Tests und Fotowände mit Namen und Geburtstagen dürfen nicht für alle Wähler*innen am Wahltag einsehbar sein.”

Es kommen natürlich auch andere Personen in den Klassenraum, vom Hausmeister bis zu den Reinigungskräften. Diese Personen werden in der Regel durch ihren Arbeitgeber zur Verschwiegenheit verpflichtet. Möglicherweise sensible Informationen sollten jedoch trotzdem grundsätzlich nicht offen herumliegen, so etwa Tests und Klassenarbeiten, vor allem wenn sie bewertet sind, denn es gibt durchaus auch Situationen, in welchen andere Personen in die Klassenräume kommen, etwa Handwerker.

Auch wenn Lehrkräften im hektischen Alltag in der Schule oft die Zeit fehlt am Ende einer Stunde oder des Schultages, Materialien in Schränke und Schubladen zu verstauen, so sollte man Materialien mit möglicherweise sensiblen Informationen zumindest umdrehen oder abdecken, so dass der Inhalt nicht direkt offensichtlich ist. In der Regel reicht dieses bei vielen Materialien als Schutz in der Klasse oder im Lehrerzimmer bereits aus. Wirklich sensible Informationen hingegen sollten nie offen zugänglich bleiben!

Ein Wahltag kommt selten vor und ein Hinweis vorab wäre in der Tat angebracht, denn nicht jede Lehrkraft weiß, dass ihr Klassenraum als Wahllokal dient, vor allem wenn die Lehrkräfte ortsfremd sind. Fotowände in der Klasse könnte man dann eben mit einem Tuch abhängen.

Weitere Informationen zu technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz von personenbezogenen Daten in der Schule finden sich unter Technische und organisatorische Maßnahmen.

Mai 19, 2019Mai 24, 2019

Datenübermittlung an den Schulträger zur Feststellung des Bedürfnisses?

Lesezeit: 2 Minuten

Ein Schulträger bittet eine Grundschule um die Übermittlung einer Liste mit den Namen der Schüler, den von der Schule ausgesprochenen Empfehlungen (für eine weiterführende Schule) und der tatsächlichen Schulwahl.

Darf bzw. muss die Schule dem Schulträger diese personenbezogenen Daten übermitteln?

Grundsätzlich gilt nach §120 Abs. 5 Satz 1 – SchulG NRW

„(5) Die in Absatz 1 Satz 1 genannten Daten dürfen einer Schule, der Schulaufsichtsbehörde, dem Schulträger, der unteren Gesundheitsbehörde, dem Jugendamt, dem Landesjugendamt, den Ämtern für Ausbildungsförderung, dem Landesamt für Ausbildungsförderung sowie den Ausbildungsbetrieben der Schülerinnen und Schüler an Berufskollegs nur übermittelt werden, soweit sie von diesen Stellen zur Erfüllung der ihnen durch Rechtsvorschrift übertragenen Aufgaben benötigt werden.“

Da der Schulträger für äußere Schulangelegenheiten zuständig ist, ist bei der gestellten Anfrage zweifelhaft, auf welcher Rechtsgrundlage diese erfolgen soll.¹

Es ist zu vermuten, dass die Anfrage des Schulträger im Zusammenhang mit der Feststellung des Bedürfnisses nach §78 Abs. 5 – SchulG NRW erfolgt ist.

“(5) Die Entwicklung des Schüleraufkommens und der Wille der Eltern sind bei der Feststellung des Bedürfnisses zu berücksichtigen.”

Entsprechend Abs. 2.1 Abschnitt c Satz 4 des Runderlasses zur Einrichtung und Auflösung von weiterführenden allgemeinbildenden Schulen und Berufskollegs kann der Schulträger zur Feststellung des Bedürfnisses eine Befragung vornehmen.

“Ein geheimes Verfahren im strengen Sinne ist nicht zwingend erforderlich; es muss aber gewährleistet sein, dass Namen und Votum der einzelnen Erziehungsberechtigten vertraulich behandelt und dienstlich geheim gehalten werden.“

Der Schulträger darf also im Rahmen seiner Aufgabenerfüllung nach §78 SchulG NRW Namen der Eltern und Votum als Ausdruck des Elternwillens in Erfahrung bringen. Allerdings setzt diese eine durch den Schulträger selbst durchgeführte Erhebung bzw. Befragung voraus und es geht um die Erziehungsberechtigten, nicht die Kinder. Es gibt in §78 keine Stelle, aus welcher sich ableiten lässt, dass der Schulträger einen rechtlichen Anspruch auf die tatsächliche Schulwahl einzelner Kinder und die von der Schule abgegebene Empfehlung hat.

Der Schulträger benötigt die von ihm angefragten personenbezogenen Daten eindeutig nicht, um seiner Aufgabenerfüllung nach §78 SchulG NRW nachzukommen. Hier würde auch eine anonymisierte Statistik der Schule ausreichen. Alleine dass die vom Schulträger angefragten personenbezogenen Daten der Schüler diesem dienlich oder nützlich sind, reicht als Rechtsgrundlage nicht für eine Übermittlung durch die Schule aus.²

Wäre die Schule Willens, die angefragten Daten an den Schulträger zu übermitteln, so wäre dieses in diesem Falle nur auf der Grundlage einer Einwilligung der Betroffenen möglich.

Bleibt der Schulträger trotz allem der Meinung, dass die Schule ihm gegenüber verpflichtet ist, die gewünschten personenbezogenen Daten zu übermitteln, so muss er in der Lage sein, eine rechtliche Begründung zu liefern.³

Dass der Schulträger dazu in der Lage sein wird, ist aufgrund der Rechtslage nicht vorstellbar.

Die Antwort kurz gefasst:

Der Schulträger hat keinen aus dem Schulgesetz NRW ableitbaren rechtlichen Anspruch auf die Übermittlung der von ihm angefragten personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern der Schule.

Mai 12, 2019August 30, 2020

Bußgeld für einen norwegischen Schulträger wegen Verstoß gegen DS-GVO

Lesezeit: 2 Minuten

Im norwegischen Bergen wurde jetzt ein Schulträger wegen eines massiven Verstoßes gegen die DS-GVO zu einer Geldstrafe in Höhe von umgerechnet 170.000 € verurteilt. In dem Fall geht es um die Zugangsdaten von 35.000 Schülern und Angestellten an den Schulen der Stadt, welche durch unzureichende Sicherheitsmaßnahmen offen zugänglich waren. Mittels dieser Zugangsdaten war es für jedermann möglich, sich in das Computersystem der Schule einzuloggen und Zugriff auf personenbezogenen Daten zu erhalten, darunter auch Noten und Bewertungen durch Lehrkräfte in einer Lernplattform. Die norwegische Aufsichtsbehörde war zu dem Schluss gekommen, dass der Schulträger gegen Art. 5 Abs. 1 lit. f (Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten¹) und Art. 32 (Sicherheit der Verarbeitung) der DS-GVO verstoßen hat.

Erschwerend kam in diesem Fall hinzu, dass es sich bei den betroffenen Personen vor allem um Kinder handelt. Diese genießen in der DS-GVO einen besonderen Schutzstatus. Außerdem war der Schulträger mehrfach auf die unzureichenden Sicherheitsmaßnahmen hingewiesen worden, auch von der Aufsichtsbehörde. In Orientierung an Art. 83 DS-GVO wurde dann eine Strafe verhängt, die nach Ansicht der Aufsichtsbehörde der Sachlage angemessen, abschreckend und wirksam ist.

Könnte es einen solchen Fall in Deutschland geben?

Möglich wäre ein vergleichbarer Verstoß gegen die DS-GVO in Deutschland durchaus, wenngleich es auch definitiv Unterschiede gäbe. Dass personenbezogene Daten von Schülern und Lehrkräften in dem Maße wie im norwegischen Bergen beim Schulträger verarbeitet werden, ist in Deutschland nur im Rahmen einer Auftragsverarbeitung vorstellbar. Das heißt, die Schule als Verantwortlicher wäre hier in einem solchen Fall rechtlich mit in der Verantwortung. Eine Schule wird sich natürlich auf den Schulträger verlassen und im Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO wird auch festgelegt, dass der Auftragnehmer entsprechend Abs. 3 lit. c “alle gemäß Artikel 32 erforderlichen Maßnahmen ergreift;“. Ein Vertrag ist die eine Sache. Rechtlich gesehen muss der Verantwortliche auch sicher sein, dass der Auftragnehmer die Bedingungen erfüllt. Wie sich dieses bei der Verhängung eines Bußgeldes bei einem ähnlichen Fall in Deutschland auswirken würde, bliebe abzuwarten, da es vergleichbare Fälle bisher vermutlich nicht gibt.

Der zweite Unterschied zum norwegischen Fall ist die Verhängung des Bußgeldes². In Deutschland würde das Bußgeld gegen Personen verhängt und nicht gegen den Schulträger. Da letzteres nur ein Umschichten von Steuergeldern bewirken würde, werden gegen öffentliche Stellen in Deutschland keine Bußgelder verhängt. Wen genau es in Deutschland treffen würde, lässt sich schwer sagen. Wäre es der Bürgermeister oder ein IT Verantwortlicher?

Fazit für Schulen in Deutschland

Wenn man als Schule aus dem Fall eines lernen kann, dann dass die Sicherheit bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch entsprechende Maßnahmen höchste Priorität haben sollte. Wer hier nachlässig handelt, setzt eventuell die Rechte und Freiheit von Schülern und Lehrkräften einem unnötigen Risiko aus und riskiert dafür eine Geldbuße und weitergehende rechtliche Konsequenzen.

Quelle: Administrative fine of 170.000 € imposed on Bergen Municipality, Datatilsynet, 12.04.2019

Mai 11, 2019Juni 23, 2019

Antolin & Datenschutz

Lesezeit: 2 Minuten

Antolin Raabe

Vor allem an Grundschulen beliebt ist die Online Plattform zur Förderung der Lesekompetenz, Antolin. Betrieben wird die Plattform von der Westermann Verlagsgruppe, und da auf der Plattform Nutzerdaten von Schülern und Lehrkräften erhoben und verarbeitet werden, wird entsprechend Art. 28 DS-GVO ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV)¹ angeboten. Diesen müssen Schulen mit Westermann abschließen, um das Angebot datenschutzkonform an der Schule nutzen zu können. Oftmals erwerben Schulträger eine Lizenz für alle ihre Grundschulen. Damit sind sie Vertragspartner/ Lizenznehmer von Westermann. Trotzdem muss jede Schule einen eigenen AVV mit Westermann abschließen.

Wichtig ist dabei, dass die Schulleitung in Person den AVV abschließt und selbst unterschreibt. Dieses kann nicht von Lehrkräften übernommen werden!

Der unterschriebene AVV wird dann an Westermann geschickt, dort gegengezeichnet und ist damit gültig. Die Kopie, welche man zurück erhält, gehört zur Dokumentation des Verfahrens im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Für dieses braucht die Schule eine Beschreibung der Verarbeitungstätigkeit Antolin.

Außerdem ist es erforderlich, die Einwilligungen der Betroffenen einzuholen, da mit der Nutzung von Antolin personenbezogene Daten verarbeitet werden, deren Verarbeitung nicht auf der Grundlage des Schulgesetzes entsprechend Art. 6 lit. e legitimiert ist. Einwilligen müssen nicht nur die Schüler, sondern auch die Lehrkräfte, da auch deren Daten in Antolin verarbeitet werden, wenn sie als Nutzer dort angelegt werden und anschließend ihre Schüler in der Plattform betreuen. Sie kommentieren, stellen Quiz-Fragen und es fallen Nutzungsdaten an.

Als Hilfe gibt es für Schulen, die Antolin nutzen drei Vorlagen. Diese finden sich sonst auch im Bereich der Downloads.

Schulen, die andere Angebote von Westermann nutzen wie z.B. Zahlenzorro, Bumblebee oder Grundschuldiagnose können diese Vorlagen leicht anpassen.

Mai 1, 2019April 7, 2021

Datenschutz & Mitbestimmung

Lesezeit: 4 Minuten

Auch wenn man es auf den ersten Blick nicht erwartet, Datenschutz und Mitbestimmung haben Schnittpunkte. Das Thema Mitbestimmung ist geregelt im Personalvertretungsgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen (LPVG), welches vergleichbar ist dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) für Arbeitnehmer in Unternehmen¹. Von Bedeutung für Schulen und das Thema digitale Plattformen ist dort der §72, denn dort sind mitbestimmungspflichtige Angelegenheiten geregelt.

(3) Der Personalrat hat, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht, mitzubestimmen in Rationalisierungs-, Technologie– und Organisationsangelegenheiten bei

1. Einführung, Anwendung, wesentlicher Änderung oder wesentlicher Erweiterung von automatisierter Verarbeitung personenbezogener Daten der Beschäftigten außerhalb von Besoldungs-, Gehalts-, Lohn-, Versorgungs- und Beihilfeleistungen sowie Jubiläumszuwendungen,

2. Einführung, Anwendung und Erweiterung technischer Einrichtungen, es sei denn, dass deren Eignung zur Überwachung des Verhaltens oder der Leistung der Beschäftigten ausgeschlossen ist,

3. Einführung grundlegend neuer, wesentlicher Änderung und wesentlicher Ausweitung von Arbeitsmethoden,

4. Maßnahmen, die die Hebung der Arbeitsleistung oder Erleichterungen des Arbeitsablaufs zur Folge haben sowie Maßnahmen der Änderung der Arbeitsorganisation,

5. Einführung, wesentlicher Änderung oder wesentlicher Ausweitung betrieblicher Informations- und Kommunikationsnetze,

“(4) Der Personalrat hat, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht, mitzubestimmen über

1. Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit und der Pausen sowie Verteilung der Arbeitszeit auf die einzelnen Wochentage, Einführung, Ausgestaltung und Aufhebung der gleitenden Arbeitszeit,”

In Bezug auf Datenschutz ist vor allem Nr. 2 von Interesse. Auch wenn im Gesetzestext hier das Wort Datenschutz selbst nicht einmal vorkommt, so geht es doch genau um diesen, da Überwachung datenschutzrechtliche Implikationen hat. Werden an einer Schule also technische Einrichtungen eingeführt oder erweitert, bei welchen eine Eignung zur Überwachung des Verhaltens oder der Leistung der Beschäftigten nicht ausgeschlossen ist, so ist diese Angelegenheit mitbestimmungspflichtig.² Technische Einrichtungen meint auch digitale Plattformen, egal ob lokal betrieben oder in einer Cloud.³ Nicht ausgeschlossen heißt, es ist ausreichend, dass die Möglichkeit besteht, selbst wenn eine Überwachung nicht geplant ist.⁴ Die Einführung einer Plattform, welche von der Schulleitung dazu genutzt werden könnte, Rückschlüsse auf das Nutzerverhalten und die Leistungen von Lehrkräften zu ziehen, hat damit immer auch datenschutzrechtliche Implikationen. Es geht dabei um das Risiko, welches durch eine Zweckentfremdung von personenbezogenen Daten, hier Daten, die einen Aufschluss über das Nutzerverhalten geben, zu einem Schaden für die Betroffenen führen könnte.

Genau dieses Risiko greift die Orientierungshilfe Online-Lernplattformen der Datenschutzkonferenz auf, die sich mit den datenschutzrechtlichen Aspekten der Einführung und Nutzung solcher Plattformen beschäftigt. Die Orientierungshilfe geht davon aus, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in einer solchen Online-Lernplattform in aller Regel

“ein voraussichtlich hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen natürlichen Personen (Schüler, Lehrer, Eltern) zur Folge“ haben wird.”

Sobald dieses der Fall ist, hat der “Verantwortliche vorab eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 Datenschutz-Grundverordnung durchzuführen“. Zu einer solchen gehört, wie im Kurzpapier Nr. 5 Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DS-GVO ausgeführt, die “Identifikation und Einbindung von Akteuren und betroffenen Personen.“

“Ggf. holt der Verantwortliche den Standpunkt der betroffenen Personen oder ihrer Vertreter zu der beabsichtigten Verarbeitung ein (Art. 35 Abs. 9 DS-GVO). Dies umfasst beispielsweise die Einbindung von Gremien der Mitbestimmung, z. B. von Betriebsräten.”

Der Wortlaut der Empfehlung im Kurzpapier entspricht fast der Formulierung in Art. 35 Abs. 9 DS-GVO.

“Der Verantwortliche holt gegebenenfalls den Standpunkt der betroffenen Personen oder ihrer Vertreter zu der beabsichtigten Verarbeitung unbeschadet des Schutzes gewerblicher oder öffentlicher Interessen oder der Sicherheit der Verarbeitungsvorgänge ein.”

Unklar bleibt in dieser Formulierung mit gegebenenfalls, unter welchen Umständen der Standpunkt der Betroffenen oder ihrer Vertreter einzuholen ist. Jandt geht in Kühling, Buchner Art. 35 DS-GVO Rn. 57 davon aus, dass sich aus der Forderung nach Einholung des Standpunktes eine Informationspflicht der Betroffenen oder ihrer Vertreter logisch ergeben müsste. Wer mit Vertreter gemeint ist, wird nicht explizit genannt. Man kann aber davon ausgehen, dass hier Vertreter nach den Regeln der betrieblichen bzw. behördlichen Mitbestimmung gemeint sind “oder anderer Personengruppen wie Eltern- oder Schülervertreter”⁵.

Was bedeutet das für die Praxis?

Wenn an einer Schule eine Plattform eingeführt oder eine bestehende in ihrer Funktion deutlich ausgeweitet werden soll und diese Plattform soll durch alle Lehrkräfte genutzt werden, dann ist die Mitbestimmung mit großer Wahrscheinlichkeit mit einzubeziehen. Der Grund dafür muss nicht einmal ein datenschutzrechtlicher Belang sein. Geht es beispielsweise darum, ab welcher Uhrzeit E-Mails an Arbeitstagen abgerufen oder der digitale Vertretungsplan eingesehen werden muss, so fällt dieses unter die Regelungen von §72 LPVG, da es zumindest die Arbeitszeiten betrifft. Eröffnet eine Plattform die Möglichkeit, das Verhalten der Nutzer in der Plattform zu überwachen, etwa durch Protokolldateien, die Logins und Logouts oder wann in der Plattform der Unterricht gestartet und beendet wurde zeigen, dann ist dieses auf jeden Fall mitbestimmungspflichtig. Die Mitbestimmungspflicht ist hier auch ein Datenschutzthema, da personenbezogene Daten von Lehrkräften anders genutzt werden (können) als es dem Verarbeitungszweck der Plattform entspricht, etwa Durchführung von Unterricht oder Führen eines digitalen Klassenbuches. Ob und welche Risiken eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten etwa durch eine Online-Lernplattform oder ein digitales Klassenbuch für die betroffenen Lehrkräfte bedeuten kann und durch welche Maßnahmen diese Risiken reduziert werden können, ist Gegenstand der Datenschutz-Folgenabschätzung. Anders als durch §72 Abs. 3 LPVG ergibt sich aus Art. 35 Abs. 9 DS-GVO jedoch keine Verpflichtung, die Mitbestimmung im Rahmen der Datenschutz-Folgenabschätzung einzuholen.

Die Einbeziehung der Mitbestimmung sollte es ermöglichen, im Endergebnis zu einer für alle Betroffenen verträglichen Lösung zu kommen. Diese kann dann beispielsweise in einer Dienstvereinbarung festgehalten werden, in welcher Regeln bezüglich der Nutzung der Plattform und Maßnahmen zum Schutz der personenbezogenen Daten der Betroffenen, auch vor unrechtmäßiger Überwachung durch die Schulleitung, vereinbart sind. Welche Gremien der Mitbestimmung beteiligt werden, hängt vom jeweiligen Fall ab. Je umfangreicher der Regelungsbedarf, desto wahrscheinlicher ist es, dass man sich nicht nur auf die schulinternen Vertretungsgremien beschränken, sondern auch den örtlichen Personalrat mit einbeziehen sollte. Dort findet man in der Regel eine entsprechende Kompetenz, die Tragweite von möglichen Risiken zu beurteilen, die mit der Einführung einer Plattform für die Betroffenen einhergehen können.

Ist man zu einer verträglichen Regelung gekommen, haben Lehrkräfte jedoch weiterhin die Möglichkeit, ihre Einwilligung in die erforderliche Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu verweigern, solange die Nutzung der Plattform nicht durch ein Gesetz oder eine andere rechtliche Grundlage verbindlich vorgeschrieben ist.⁶

Diese Beschreibung der Mitbestimmung aus Sicht des Datenschutz hatte vor allem die Lehrkräfte an den Schulen im Blick. Mitbestimmung gibt es natürlich auch für alle anderen Betroffenen in Schule. Schüler und Eltern sind, je nach Fall, über ihre Gremien, die SV und die Elternpflegschaft, ebenfalls zu beteiligen.

Stand 05/2019

März 30, 2019März 20, 2020

Fax bietet keine ausreichende Sicherheit für sensible Daten

Lesezeit: 2 Minuten

Dass auch Fax ein Datenschutz Thema sein kann, ist vermutlich den wenigsten bewusst. Immerhin gilt Fax bisher als zuverlässig, sicher und echt. Mit dem Wandel der Kommunikationstechnologie zu IP basierten Systemen, hat sich auch die Technologie verändert, über welche Faxe übermittelt werden. Beim Endanwender hat sich nichts geändert, doch wie auch beim Telefonieren wurde die zugrundeliegende Technik auf Digitaltechnik umgestellt. Alles läuft jetzt quasi durch das Internet. Entsprechend wies jetzt die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (LfDI) von Bremen in ihrem 1. Jahresbericht ¹ auf die sich dadurch ergebenden Sicherheitsprobleme bei der Übermittlung von personenbezogenen Daten per Fax hin.

“Nach Ermittlung des Schutzbedarfs der zu übermittelnden Daten und einer Analyse der Risiken der Verarbeitung sind für Übertragungsverfahren Sicherheitsmaßnahmen wie beispielsweise die in Artikel 32 Absatz 1 Buchstabe a Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) explizit genannte Verschlüsselung zu ermitteln und umzusetzen. Hierbei ist zu beobachten, dass die Übermittlung per Fax inzwischen wie die Übermittlung durch eine unverschlüsselte E-Mail bewertet werden muss, weil beide Verfahren inzwischen IP-basierte Telekommunikationsnetze nutzen.”

Oftmals laufen Faxe auch nicht mehr auf einem Faxgerät auf, wie der Bremer LfDI in seinem zweiten Bericht erläutert, sondern werden als E-Mail an den Empfänger weitergeleitet² So kommt der LfDI Bremen zum Schluss:

“Aufgrund dieser Umstände hat ein Fax hinsichtlich der Vertraulichkeit das gleiche Sicherheitsniveau wie eine unverschlüsselte E-Mail (welche oftmals mit der offen einsehbaren Postkarte verglichen wird). Fax-Dienste enthalten keinerlei Sicherungsmaßnahmen um die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten. Sie sind daher in der Regel nicht für die Übertragung personenbezogener Daten geeignet.”

“In der Regel” heißt, dass Ausnahmen möglich sind. Welche dieses sein könnten, wird aber nicht erwähnt. Ganz deutlich wird der LfDI Bremen jedoch, wenn es um Daten besonderer Kategorien nach Art. 9 Abs. 1 DS-GVO geht. Eine Übertragung mittels Fax-Diensten hält er für unzulässig.³ Das lässt vermuten, dass eine Ausnahme dann möglich sein könnte, wenn es wenig sensible Daten übertragen werden sollen oder diese vielleicht pseudonymisiert sind.

Die DS-GVO verpflichtet Verantwortliche, bei einer Übermittlung von personenbezogenen Daten dem Schutzbedarf und den möglichen Risiken angemessene Maßnahmen zu treffen, um die Sicherheit der Verarbeitung bzw. Übermittlung zu gewährleisten. Bei E-Mails kann dieses z.B. durch Verschlüsselung erfolgen. Fax bietet solche Möglichkeiten nicht und sollte aus diesem Grund nicht zur Übermittlung von personenbezogenen Daten mit einem erhöhten Schutzbedarf genutzt werden.

Eine Übermittlung per Fax ist nicht sicherer als eine ungesicherte Übermittlung per E-Mail. Schulen und Schulämter sollten dieses in Zukunft unbedingt beachten, denn gerade zwischen diesen werden oft höchst sensible Informationen über Fax ausgetauscht.

März 25, 2019Januar 25, 2024

Verarbeiten – Speichern – Unterricht – Lehrergeräte

Lesezeit: 3 Minuten

“Die für die Verarbeitung zugelassenen Daten ergeben sich aus der Anlage 3.”¹

Welche personenbezogenen Daten Lehrkräfte in NRW mit Genehmigung der Schulleitung auf ihren privaten Endgeräten verarbeiten dürfen, ist durch Anlage 3 der VO-DV I recht genau eingegrenzt.

“Datensatz bei Genehmigung der Verarbeitung personenbezogener Schülerinnen- und Schülerdaten auf privaten ADV-Anlagen der die Schülerinnen und Schüler unterrichtenden Lehrerinnen und Lehrer”²

Anders als bei den personenbezogenen Daten, welche in der Verwaltung verarbeitet werden dürfen, sind die hier zugelassenen Daten eng begrenzt. Es wird von einem Datensatz gesprochen, der verarbeitet werden darf. Im Kommentar zum Schulgesetz von 2015 wird davon gesprochen, dass durch die Regelung in der VO-DV I ein Export in die privaten Endgeräte der Lehrkräfte ermöglicht wird.

“… besonderen Regelung, damit bestimmte Daten in einem begrenzten Umfang für dienstliche Zwecke aus der Schule exportiert und in privaten ADV-Anlagen der Lehrkräfte verarbeitet werden dürfen.”³

Nicht mehr zeitgemäß

An der Stelle wird deutlich, dass die Vorgaben des Schulgesetzes NRW und der anhängigen Verordnungen in diesem Bereich längst nicht mehr zeitgemäß sind. Warum?

Die Vorgaben in der VO-DV I sollen sicherstellen, dass die personenbezogenen Daten von Schülern und Eltern ausreichend geschützt sind und dass Lehrkräfte deshalb nicht alle nach dem Schulgesetz NRW für eine Verarbeitung zugelassenen personenbezogenen Daten auf ihren privaten Endgeräten verarbeiten und dadurch einem zusätzlichen Risiko aussetzen. Beim Begriff Verarbeiten hat der Gesetzgeber hierbei jedoch wohl vor allem an eine Speicherung auf den Geräten gedacht. Darauf deuten auch die Löschfristen hin, welche für personenbezogene Daten aus der Schule auf privaten Endgeräten deutlich eingeschränkt sind. Sie dürfen dort nur maximal ein Jahr gespeichert werden, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, nachdem eine Lehrkraft einen Schüler zuletzt unterrichtet hat. Die Schule hingegen bewahrt die Daten von Schülern 5 Jahre und länger auf.

Verarbeitung ist der Sammelbegriff für sämtliche Vorgänge, die mit oder ohne automatisierte Verfahren mit personenbezogenen Daten erfolgen⁴. Wie der Beitrag Verarbeitung, Bearbeitung, Speicherung, Bildschirmanzeige und Logineo NRW hoffentlich zeigen konnte, macht die Verwendung dieses Begriffes schon Probleme, wenn es um die Nutzung des Date-Safe von Logineo NRW mit personenbezogenen Daten geht, welche nicht in Anlage 3 aufgeführt sind. Sie dürften dem Wortlaut der VO-DV I nach zur Zeit auch von privaten Endgeräten aus nicht im Daten-Safe verarbeitet werden, da bereits die Bildschirmanzeige ein Verarbeitung im Sinne von Art. 4 Nr. 2 DS-GVO darstellt.

Das Schulgesetz NRW und die VO-DV I tragen der Tatsache, dass heute zunehmend online gearbeitet wird, noch keine Rechnung. Anders als vor wenigen Jahren können Dokumente mittlerweile online bearbeitet werden. Sie müssen dazu nicht länger auf dem Endgerät gespeichert werden, wie das z.B. bei lo-net oder anderen einfachen Plattformen der Fall war. Dort musste eine Datei zunächst auf den Rechner heruntergeladen werden, um sie anzusehen und zu bearbeiten, bevor sie dann wieder in der bearbeiteten Version hochgeladen wurde. Moderne Plattformen erlauben sowohl die Anzeige wie auch die Verarbeitung online. Wenn dieses im Browser erfolgt, findet nur eine temporäre Speicherung im Arbeitsspeicher statt. Diese stellt jedoch keine dauerhafte Speicherung im Sinne der DS-GVO dar.⁵

Dem muss die Schulgesetzgebung Rechnung tragen. Sie muss deutlich unterscheiden zwischen personenbezogenen Daten aus der Schule, welche mit Genehmigung durch die Schulleitung auf privaten Endgeräten verarbeitet werden dürfen, einschließlich einer Speicherung auf dem Gerät, und solchen, welche verarbeitet werden dürfen, jedoch unter Ausschluss einer Speicherung.

Was ist zu tun?

Der bisher in Anlage 3 aufgeführte Datensatz wird unverändert beibehalten für eine uneingeschränkte Verarbeitung einschließlich einer Speicherung auf dem Gerät. Zusätzlich aufgenommen werden sollten in die VO-DV I jedoch weitere Daten bzw. Kategorien von Daten, für welche eine eingeschränkte Verarbeitung, welche eine Speicherung auf dem Endgerät ausdrücklich ausschließt, über den Browser zulässig ist.⁶ Dazu gehören würden Daten, für welche schon jetzt eine Bearbeitung im Daten-Safe von Logineo NRW vorgesehen ist. Mit aufgenommen werden müssten unbedingt auch sämtliche personenbezogenen Daten, welche zur Nutzung von Lern Management Systemen (LMS), Lernplattformen und Classroom Management Systemen (CMS) erforderlich sind.⁷ Dieses ist dringend erforderlich, um der Tatsache Rechnung zu tragen, dass im Unterricht zunehmend Online-Plattformen genutzt werden. Dort erfolgt sämtliches Lernen und Arbeiten online über den Browser und es ist erforderlich, dass Lehrkräfte die Möglichkeit erhalten, in der Plattform von Schülern erarbeitete Materialien einzusehen, um Feedback zu geben und Bewertungen vorzunehmen, oder um durchgeführte Abfragen auszuwerten. So wie traditionell Lehrkräfte die Hefte von Schülern mit nach Hause nehmen, macht es die Arbeit mit Online-Plattformen erforderlich, die von Schülern bearbeiteten Materialien auch zu Hause in der Plattform durchsehen zu können. Das alles ist, momentan von privaten Endgeräten aus rein rechtlich nicht möglich, da diese Daten nicht zu dem in Anlage 3 detaillierten Datensatz gehören.

Mit Dienstgeräten würde sich die beschriebene Erfordernis einer zeitgemäßen Anpassung der schulischen Gesetzgebung nicht ergeben. Da es gegenwärtig illusorisch ist, mit einer zeitnahen Ausstattung aller Lehrkräfte mit Dienstgeräten zu rechnen, sich nun aber immer mehr Schulen und Lehrkräfte auf den Weg machen, digitale Medien in den Unterricht zu integrieren, was vor allem in weiterführenden Schulen den Einsatz von Online-Plattformen einschließt, braucht es die beschriebene Anpassung der datenschutzrechtlichen Vorgaben im Schulgesetz und anhängigen Verordnungen zur Datenverarbeitung. Auch die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, welche nicht auf privaten Endgeräten gespeichert werden dürfen, macht diese Änderung deshalb erforderlich.