Das Thema Einwilligungen bereitet nahezu jeder Schule Bauchschmerzen. Sämtliche Verarbeitung von personenbezogenen Daten, für die es keine rechtliche Grundlage aus dem Schulgesetz gibt, braucht es die Einwilligung der Betroffenen. Mit zunehmender Digitalisierung von Unterricht nimmt so die Zahl der erforderlichen Einwilligungen zu, zusätzlich zu den bereits seit Jahren erforderlichen für Öffentlichkeitsarbeit über die Homepage der Schule und die lokale Presse. Das Einholen von Einwilligungen bei den Betroffenen ist ein Rechtsakt und die Formulare, welche dafür genutzt werden, sind entsprechend wenig ansprechend.
Gerade wenn es um die schulische Arbeit mit Medien, Apps und Plattformen geht, bietet es sich an, das Einholen der erforderlichen Einwilligungen mit Informationen zu verbinden, welche den Eltern einen lebendigen Eindruck von der Medienarbeit gibt. Man verbindet das Notwendige mit dem Schönen und gibt so dem Thema Datenschutz einen sinnstiftenden Rahmen.
Eine Möglichkeit, dieses umzusetzen bietet sich mit der folgenden Vorlage. Diese ist als ein kleines mehrseitiges Heft gestaltet, welches neben der Medienarbeit im Unterricht auch noch das Thema Öffentlichkeitsarbeit beinhaltet. Im Anhang finden sich umfangreiche Hinweise zur Nutzung und Anpassung. Das Heft ist ausgelegt für Grundschulen und der Einsatz bietet sich vor allem bei der Anmeldung neuer Schüler an, entweder im Rahmen der Anmeldung selbst, bei einem Kennenlernnachmittag oder einem Elternpflegschaftsabend.
DinA4 Version
Beinhaltet: Erstellung und Nutzung von Foto, Video und Audio im Unterricht, Nutzung von Antolin und Anton, Vorführung und Weitergabe von Medienprodukten aus dem Unterricht, Veröffentlichungen auf der Schulhomepage und in der Presse.
Für diese Version wurde das Layout von Steffie Maurer auf A5 so angepasst, dass die Seiten auf A4 gedruckt und dann geheftet werden können. Die Seiten für die gesammelten Entscheidungen und die eigentliche Einwilligung kann man den obigen DinA4 Versionen entnehmen. (Auch im PDF könnte man mit einem geeigneten Programm die eigene Schule, den Namen der Schulleitung, den Datenschützer und die Anschrift der Schule ergänzen.)
Vor allem wenn es auf eine längere Klassenfahrt geht, ist es sinnvoll, Notfallinformationen bei den Erziehungsberechtigten abzufragen.1Diese Abfrage geht davon aus, dass entsprechende Informationen nicht bei der Anmeldung an der Schule eingeholt worden sind oder man einfach nur auf Nummer sicher gehen möchte, dass die Informationen aktuell sind. Das erlaubt es den begleitenden Lehrkräften im Falle eines Falles, den Anweisungen der Erziehungsberechtigten entsprechend zu handeln. Abgefragt werden so sinnvollerweise eventuell bestehende Erkrankungen und regelmäßige Medikamenteneinnahmen sowie Kontaktinformationen, welche es erlauben, die Erziehungsberechtigten für die Zeitdauer der Klassenfahrt rund um die Uhr zu erreichen. Die Vorlage ist dafür ausgelegt, die ausgefüllten Vordrucke in einen Umschlag gepackt mit auf die Klassenfahrt zu nehmen. Für den Fall, dass beabsichtigt ist, diese Information auf den Smartphones der begleitenden Lehrkräfte zu speichern, finden sich im Anhang zur Vorlage weitere Informationen und Textbausteine zur Anpassung.
Zwischen Grundschule und weiterführenden Schulen findet ein regelmäßiger Austausch statt. Es geht darum, dass Lehrkräfte der Grundschulen ihren Kolleginnen und Kollegen an den aufnehmenden weiterführenden Schulen hilfreiche Informationen zu den ehemaligen Grundschülern geben. Dieses findet im Rahmen von Erprobungsstufenkonferenzen statt und ist durch § 10 Abs. 4 BASS 13-21 Nr. 1.1 legitimiert. Dort heißt es
(4) Für Zusammensetzung, Stimmberechtigung und Verfahren der Erprobungsstufenkonferenzen gilt § 50 Absatz 2 Schulgesetz NRW. Den Vorsitz führt die Schulleiterin oder der Schulleiter oder eine mit Koordinierungsaufgaben beauftragte Lehrkraft. Die Lehrkräfte, die die Schülerin oder den Schüler in der Grundschule unterrichtet haben, können an den Erprobungsstufenkonferenzen teilnehmen.
Es braucht also keine Einwilligung der Erziehungsberechtigten.
Anders sieht dies aus, wenn Informationen zwischen Kita und Grundschule ausgetauscht werden sollen. Möchte die Kita der Grundschule schriftliche Unterlagen aus ihrer Dokumentation an die Grundschule übergeben, so braucht es dazu eine Einwilligung der Erziehungsberechtigten in die Übermittlung von personenbezogenen Daten. Diese muss gegenüber der Kita abgegeben werden, da sie in diesem Fall die Daten verarbeitende Stelle und damit verantwortlich ist.
Geht es nur um einen mündlichen Austausch, so reicht dafür eine Entbindung von der Schweigepflicht. Diese kann auch von Seiten der Grundschule eingeholt werden. Die Vorlage ist entsprechend ausgelegt. Nach den Hinweisen zur Nutzung folgt eine Alternativversion mit einer kleinen Abänderung bezüglich der Angabe der Kita. Statt einer handschriftlichen Eintragung durch die Eltern, kann die Schule hier eine Liste der infrage kommenden Kitas anlegen und die Eltern kreuzen dort die Kita ihres Kindes an.
Benötigt die Schule eine Entbindung von der Schweigepflicht für einen Facharzt oder eine andere Person oder Stelle, dann empfiehlt es sich, ein anderes Formular zu nutzen oder das obige entsprechend abzuwandeln.
Eine Schule möchte ein Jahrbuch herausgeben und darin auch Fotos der Sekretärinnen, der Hausmeister und von Mitarbeitern eines kommunalen IT Dienstleisters, der die Schul IT betreut, veröffentlichen. Die folgende Frage kam dabei auf:
“Die zuständige Kollegin des Jahrbuch-Teams fragte daher nun nach einer Datenschutzerklärung speziell für die Mitarbeiter des Schulträgers. Gibt es hier eine Datenschutzerklärung vom Kreis, die wir zu diesem Zweck verwenden können?”
Das Jahrbuch wird von der Schule erstellt. Sie ist also die datenverarbeitende Stelle und damit Verantwortlicher. Eine Einwilligung in die Verarbeitung von personenbezogenen Daten wird immer gegenüber dem Verantwortlichen abgegeben. Von daher nutzen alle Personen, welche in das Jahrbuch aufgenommen werden eine Einwilligung der Schule. Der Schulträger, welcher Dienstherr der Mitarbeiter im Schulsekretariat ist, hat aus datenschutzrechtlicher Sicht mit dieser geplanten Verarbeitung nichts zu tun. Die Informationen bezüglich der geplanten Datenverarbeitung können deshalb auch nicht von ihm kommen, sondern müssen von der Schule vorgelegt werden.
Für ein Jahrbuch werden Fotos der Personen in der Schule benötigt. Wenn beispielsweise von den Schülern bereits Fotos vorliegen, etwa für die Nutzung in der Schulverwaltung, kann man diese Fotos durchaus nutzen, sollte dafür jedoch eine Einwilligung, die für den Zweck der Veröffentlichung in einem Jahrbuch ausgelegt ist, einholen. Falls bereits eine Einwilligung für einen sehr ähnlichen Verarbeitungszweck vorliegt, etwa die Erstellung einer Festschrift, dann braucht es keine gesonderte Einwilligung mehr. Allerdings müssen die Betroffenen über eine Zweckänderung informiert werden.1siehe auch Art. 13 Abs. 3 DS-GVO “Beabsichtigt der Verantwortliche, die personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck weiterzuverarbeiten als den, für den die personenbezogenen Daten erhoben wurden, so stellt er der betroffenen Person vor dieser Weiterverarbeitung Informationen über diesen anderen Zweck und alle anderen maßgeblichen Informationen gemäß Absatz 2 zur Verfügung.”
Sehr weit ausgelegt, bräuchte man hiernach nicht einmal eine ausdrückliche Einwilligung einholen, auch wenn der Verarbeitungszweck deutlich vom ursprünglichen abweicht, wie am Anfang des Abschnitts beschrieben. Hier muss die Schule letztlich selbst entscheiden, wie man verfährt. Eine Information ist auf jeden Fall erforderlich, und diese sollte vorweg erfolgen. Dieses würde ihnen dann auch die Möglichkeit eröffnen, der geplanten Zweckänderung zu widersprechen.
In der Regel werden die für die Erstellung des Jahrbuchs benötigten personenbezogene Daten gelöscht, sobald der Verarbeitungszweck erreicht, der Druck des Buches abgeschlossen ist. Davon ausgenommen sind Daten, welche der Schule bereits vorlagen, etwa Name und Klassenzugehörigkeit. Diese Daten werden aus dem Programm gelöscht, mit welchem das Jahrbuch erstellt wurde, nicht jedoch aus der Schulverwaltung. Dort gelten weiterhin die schulrechtlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen. Gleiches würde auch für Fotografien gelten, welche die Schule bereits auf der Grundlage einer anderen Einwilligung verarbeitet.
Ein Beispiel für eine anlassbezogene Einwilligung für die Erstellung eines Jahrbuchs:
Lehrkräfte haben in Schule immer auch Zugriff auf die personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern und deren Erziehungsberechtigten. Für die Arbeit im Verwaltungsbereich und im Unterricht sollten sie zwei verschiedene Konten haben, und diese sollten vor unberechtigtem Zugriff geschützt sein. Oftmals entsprechen aus praktischen Gründen die Anmeldenamen der E-Mail Adresse eines Nutzers, auch wenn aus Datenschutzgründen ein Anmeldename zu empfehlen wäre, welcher sich nicht einfach erraten bzw. ableiten lässt. Die Zugriffssicherheit eines Nutzerkontos ist an vielen Schulen damit bereits an einer Stelle beeinträchtigt. Umso wichtiger ist der Schutz durch ein Geheimnis, das Passwort. Dieses sollte definitiv nicht einfach zu erraten sein. Was aber, wenn der Nutzer das Passwort auf der Umschlagseite im Lehrerkalender notiert, um es immer parat zu haben? Das kommt öfter vor, als man denkt. Schüler können so sehr einfach Passwörter ihrer Lehrkräfte ausspähen. Vor allem bei Plattformen, welche über das Internet erreichbar sind, kann solches Verhalten schnell zum Sicherheitsrisiko werden, wenn der Zugangs ausschließlich durch ein Passwort gesichert wird.
Ein Fall Passwort Diebstahl von November 2018 (im August 2019 in der Presse) zeigt einmal mehr, wie wichtig es ist, sich zum Schutz von Nutzerkonten nicht auf ein Passwort alleine zu verlassen. Im angesprochenen Fall waren an einem Darmstädter Gymnasium Lehrer Passwörter für Office 365 über ein fingiertes E-Mail gestohlen worden. Durch diesen Phishing Angriff waren die Zugangspasswörter von etwa 20 – 30 Lehrkräften in falsche Hände geraten und den Dieben stand der Zugriff auf die Konten und die darin verarbeiteten personenbezogenen Daten offen.
Wie kann eine Schule den Schutz von Lehrer- und Funktionskonten verbessern?
Sichere Passwörter
Zunächst einmal sollten Passwörter selbst sicher sein. Im Fall des Gymnasiums von Darmstadt hätte dieses alleine zwar nicht geholfen, doch trotzdem soll hier kurz darauf eingegangen werden, wie man an der Schule für sichere Passwörter sorgen kann.
Vorgabe von Passwortrichtlinien
Passwörter sollten eine durch das System bzw. die Plattform oder das Programm vorgegebene Komplexität haben. Sie müssen deshalb trotzdem nicht schwierig zu merken sein. Über eine Vorgabe zum Aufbau von Passwörtern in Form einer Passwortrichtlinie lässt sich verbindlich regeln, wie lang ein Passwort mindest sein muss und welche Art von Zeichen enthalten sein müssen. In größeren Plattformen lassen sich diese Vorgaben als Passwortrichtlinien definieren. Die Plattform vergleicht vom Nutzer angelegte Passwörter anhand dieser Richtlinie und weist Passwörter, welche der Richtlinie nicht entsprechen, zurück.1Siehe hierzu auch die Empfehlungen des BSI zum Thema Passwörter. Eine Passwortrichtlinie sollte auch vorgeben, dass ein Passwort nie für mehr als eine Anwendung oder Plattform genutzt werden darf.
Kontrolle der Passwortkomplexität
Einige Plattformen erlauben es, die Komplexität von Passwörtern durch einen Administrator überprüfen zu lassen. Hierzu werden vom System Passwörter hervorgehoben, welche zwar der Richtlinie entsprechen, dabei aber nur eine geringe Komplexität haben. Die eigentlichen Passwörter werden dabei, um den Schutz der personenbezogenen Daten des Nutzers zu wahren, nicht angezeigt, sondern nur das Ergebnis aus der Bewertung mittels eines Algorithmus. Ermittelt der Administrator ein schwaches Passwort, kann er über das System den Nutzer zum Erstellen eines neuen Passwortes beim nächsten Anmelden auffordern.
Nutzung eines Passwortmanagers
Eine einfache Möglichkeit, sehr komplexe Passwörter zu erstellen, die man sich nicht merken muss, sind sogenannte Passwortmanager. Darunter versteht man Anwendungen, welche die Login Informationen geschützt aufbewahren. Viele dieser Anwendungen nehmen weitere wichtige Informationen auf, die vor fremdem Zugriff geschützt werden sollen. Funktionsreiche Passwortmanager erlauben eine Nutzung von verschiedenen Endgeräten aus. Der Passwortsafe der Anwendung liegt dazu entweder in einer Cloud des Anbieters oder einem anderen über das Internet zugänglichen Speicher. Geschützt wird der Passwortsafe durch ein Masterpasswort. An Geräten mit Fingerabdrucksensor kann der Zugriff auf den Passwortsafe auch damit zusätzlich geschützt werden. Neben dem Erstellen von sicheren Passwörtern erlauben viele Passwortmanager auch das automatische Ausfüllen von Login Informationen beim Besuch von Webseiten oder Öffnen von Apps, die einen Login bzw. Entsperren erfordern. Auch Browser enthalten (einfache) Passwortmanager und bieten so beim Erstellen neuer Logins eine Speicherung zum bequemen Login an. Von der Nutzung der in Browser integrierten Passwortmanager wird generell abgeraten, zumindest wenn es um die Speicherung der Zugangsdaten von Websiten mit persönlichen Daten geht.
So gut und nützlich Passwortmanager auch sind, sie haben einen Schwachpunkt, das Masterpasswort. Dieses muss deshalb sehr komplex sein und besonders gut geschützt werden.2Bei Programmen, welche eine Sicherung des Passwortsafes über ein biometrisches Datum wie einen Fingerabdruck zulassen, kann das Masterpasswort so komplex gestaltet werden, dass es nur schwierig auswendig zu lernen ist. Man kann es dann in einem Safe auf Papier hinterlegen. Achtung! Viele Passwortmanager fordern das Masterpasswort nach einem Neustart des Programms oder Endgerätes an, bevor die Nutzung etwa des Fingerabdrucks wieder aktiviert wird. Das kann im Unterricht dann zum Problem werden, wenn man dann das Masterpasswort nicht zur Hand hat.
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
Das beste Passwort schützt in dem Moment nicht mehr, wo es in fremde Hände fällt. Eine weitere Möglichkeit, den Zugriff auf sensible Daten zu schützen, ist die Absicherung mit einem zweiten Geheimnis. Man spricht hier von einer Authentifizierung mit zwei Faktoren, wobei der erste Faktor das eigentliche Passwort ist, man zum Login erstellt hat. Teilweise wird diese Art der Absicherung eines Logins auch als two-step verification (2-Schritt Verifizierung) bezeichnet. Der zusätzliche Schutz der 2FA besteht nicht alleine im zweiten Faktor bzw. Schritt, sondern auch darin, dass keine Notwendigkeit besteht, sich ein weiteres Passwort zu merken. Es gibt auch kein Passwort, welches Fremde ausspähen können.3Im Prinzip ist es durchaus möglich, bei einigen Verfahren der Erzeugung bzw. Übermittlung des zweiten Schlüssels, diesen abzufangen und zu missbrauchen. Dieses ist jedoch technisch aufwändig und im Bereich Schule eher unwahrscheinlich. TAN Listen würden ebenfalls in die Kategorie der 2FA fallen und diese könnten ausgespäht werden. Sie sind mittlerweile aber kaum noch zu finden und kommen in schulischen Anwendungen nicht zum Einsatz. Ein weit verbreitetes Verfahren für 2FA ist die Erzeugung eines Passwortes bzw. Schlüssels für jeden neuen Login als ein Einmal-Passwort (engl. one-time password, OTP). Da das Thema 2FA sehr komplex ist und verschiedene Verfahren kennt, sollen hier nur die gängigsten für den schulischen Einsatz relevanten Verfahren kurz beschrieben werden.
OTP Token
OTP Token gibt es von verschiedenen Herstellern. Sie kosten etwa ab 12 € aufwärts, wenn sie in größeren Stückzahlen abgenommen werden. Die Token haben eine Schlüsselnummer, welche bei der Anwendung oder Plattform zunächst im Konto des Benutzers registriert werden muss. Ab dem Zeitpunkt, wo 2FA aktiviert ist, wird beim Login nach korrekter Eingabe des Passwortes ein OTP abgefragt. Dieses wird auf Knopfdruck vom Token erzeugt und muss händisch eingegeben werden, um den Login abzuschließen.
Die Erzeugung eines Einmal-Passwortes für 2FA ist auch über sogenannte Authenticator Apps möglich. Ein Beispiel dafür ist die App Google Authenticator. Auch wenn diese App von Google zur Verfügung gestellt wird, kann sie einmalige Passwörter für verschiedene Anwendungen und Plattformen liefern. Wie ein OTP Token muss die Authenticator App dazu zunächst mit dem Nutzerkonto gekoppelt werden. Im Zuge der Registrierung erhält die App von der Plattform einen geheimen Schlüssel, den sie sicher speichert. Die Übermittlung kann z.B. per SMS erfolgen oder über einen QR Code. Nach erfolgreicher Registrierung der App an der Plattform, ist der Zugang durch 2FA gesichert. Nach dem Login mit dem Passwort, wird das OTP abgefragt. Das App wird am Smartphone gestartet und ein Passwort erzeugt, welches dann händisch eingegeben wird, z.B. am Computer. Die Eingabe muss innerhalb eines vorgegebenen Zeitfensters erfolgen, da die erzeugten Passwörter zur Sicherheit einen Zeitcode mitbekommen und nur begrenzte Gültigkeit haben.
Security Key
Die sogenannten Security Keys, im Bild von französischen Hersteller Yubico und von Google4Der Google Security Key ist Stand 03/2020 auch in Deutschland erhältlich – https://store.google.com/product/titan_security_key, müssen ebenfalls an der Plattform im Nutzerkonto registriert werden. Die Nutzung setzt hier eine physikalische Verbindung zwischen dem Key und dem Endgerät voraus, über USB, Bluetooth oder NFC. Je nach Verfahren werden die Kopfdruck oder bei Berühren des Keys erzeugt und direkt an die Plattform übertragen. Auch bei diesen Verfahren ist die Gültigkeit der einmalig erzeugten Passwörter in der Regel zeitlich begrenzt.
Auch SMS werden für 2FA Verfahren genutzt. Im schulischen Bereich dürfte dieses Verfahren jedoch eher nicht zu finden sein. Bei diesem Verfahren muss zunächst die Mobilnummer im Nutzerkonto der Plattform registriert werden. Gleiches dürfte für Verfahren gelten, die mittels App und von der Plattform angezeigtem QR Code arbeiten oder mit Kartenlesern und Scheckkarten. Möglich sind außerdem Verfahren, die NFC nutzen, die mittels Security Keys oder Smartphones angewandt werden. Modernere Android Smartphones können selbst als Security Keys eingesetzt werden.
2FA in Abhängigkeit von Plattform & Endgerät!
Will man die Zugänge von Lehrkräften durch 2FA besser sichern, sollte man vorher genau recherchieren, welches Verfahren die Plattform, um die es geht, unterstützt. Neben OTP gibt es beispielsweise auch noch U2F (Universal 2 Factor Authentication).Nicht jeder Anbieter hat die Nutzung von allen Formen von 2FA implementiert. Je nach Anbieter kann sich auch das Verfahren der Registrierung des Mediums unterscheiden, welches den 2. Schlüssel erzeugt. Setzt dieses etwa das Einlesen eines QR Codes voraus, scheiden Geräte ohne Kamera aus. Und nicht jede der oben vorgestellten Möglichkeiten unterstützt jedes 2FA Verfahren. So sind einige Security Keys in der Lage OTP zu erstellen, andere nicht. Die meisten Anbieter empfehlen bestimmte Hardware oder Apps für eine 2FA an ihrer Plattform. Daran sollte man sich orientieren. Zu berücksichtigen ist unter Umständen auch die Hardware der eingesetzten Endgeräte, also PC, Laptops, Tablets usw.. Welche Schnittstellen sind vorhanden? Gibt es USB oder USB-C Anschlüsse? Sind diese Anschlüsse aktiviert oder gesperrt?
Die Nutzung von Security Keys für 2FA wird von Windows, Mac OS, Linux, Chrome OS und seit iOS 13.35Das Update auf iOS 13.3 ist seit Mitte Dezember 2019 verfügbar. auch von neueren iOS Geräten unterstützt. Für iOS Geräte mit Lightning Port hat Yubico einen speziellen Security Key herausgebracht. Dieser unterstützt auch USB C.
Sicherheit geht vor Bequemlichkeit
Auch wenn die Nutzung von 2FA Verfahren zusätzlichen Aufwand für den Nutzer bedeutet, so sollte die Sicherheit eindeutig vorgehen. Wie Fälle aus der Vergangenheit und der Fall des Darmstädter Gymnasiums zeigen, sind auch sichere Passwörter keine Garantie für einen verlässlichen Schutz von Zugängen. Gelangen Passwörter durch die Unachtsamkeit oder Diebstahl in fremde Hände, können Dritte personenbezogene Daten auslesen, löschen, manipulieren oder gar veröffentlichen. Immer wenn es um Zugänge geht, bei denen sensiblere personenbezogene Daten verarbeitet werden, sollten die Konten von Lehrkräften und Funktionsträgern durch 2FA zusätzlich geschützt werden. Bei einem LMS, einem Schulserver oder einer Plattform wie Office 365 oder G Suite for Education muss ein solcher Schutz für Lehrerkonten nicht unbedingt erforderlich sein. Sobald auf der Plattform jedoch auch Leistungsbewertungen verarbeitet werden, sollten die Zugänge der Lehrkräfte zusätzlich abgesichert werden. Auch Plattformen mit Klassenbuchfunktion und der Verwaltung von Fehlstunden brauchen einen zusätzlichen Schutz. Dieser Schutz ist vor allem dann wichtig, wenn über einen Browser zugegriffen werden kann. Apps auf Mobilgeräten müssen meist zusätzlich im Nutzerkonto der Plattform autorisiert werden, so dass hier der Schutz über den Zugangschutz zum Endgerät selbst und ein einfaches Passwort gewährleistet werden muss. Lehrkräfte mit Administrationsrechten sollte für diese Funktion immer ein separates Konto haben und der Zugang dazu sollte zusätzlich über 2FA gesichert werden.
Empfehlung:
Nutzerzugänge von Lehrkräften zu Plattformen, in welchen sensiblere personenbezogene Daten verarbeitet werden, sollten immer mit 2FA gesichert werden.
Maßnahmen zum Schutz von Zugängen sollten im Sicherheitskonzept der Schule dokumentiert sein. Siehe dazu auch Sicherheitskonzept.
Welche Maßnahmen man außerdem ergreifen kann, um den Zugriff auf Systeme und Plattformen zu schützen, erläutert umfangreich der Beitrag Passwörter und Zugriffsschutz.
In den Schulferien gelang es Unbekannten aus einem Gymnasiums im niedersächsischen Gehrden Computer zu entwenden. Nach einem Bericht der Hannoverschen Allgemeinen Zeitung vom 13.08.2019 waren die Unbekannten in einen Bereich der Schule gelangt, welcher eigentlich nicht für die Öffentlichkeit gedacht ist. Dort konnten sie an zwei Computer gelangen, aus welchen sie die Festplatten ausbauten und mitnahmen. Es wurden so
“Datenträger mit persönlichen Daten von Eltern aus einem besonders gesicherten Bereich gestohlen.”
Dieser Beschreibung nach wird es sich bei den Rechnern um Verwaltungsrechner gehandelt haben, die entweder in der Verwaltung selbst oder in einem Serverraum standen.
Vielleicht wäre der Vorfall in der Schulzeit nicht möglich gewesen. In den Ferien, wenn Handwerker im Schulgebäude sind, die IT Techniker in verschiedenen Räumen arbeiten und Reinigungskräfte die Klassenräume für das neue Schuljahr vorbereiten, stehen schon einmal Türen auf, die sonst verschlossen gehalten werden. Ob hier Täter einen Plan hatten und ihre Chance abgepasst haben oder ob es einfach eine Tat aus dem Zufall heraus war, ist schwer zu sagen, letztlich aber auch nicht entscheidend. Wesentlich wichtiger ist, dass hier das Sicherheitskonzept der Schule, falls ein solches vorlag, nicht umgesetzt wurde. Aus dem Beitrag, soweit er außerhalb des Abo Bereichs einzusehen war, geht leider auch nicht hervor, ob und wie die Daten geschützt waren. Insgesamt macht der Vorfall deutlich, dass Schulen vorsorgen müssen durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, dass
ein solcher Vorfall nicht möglich ist und
dass, falls es doch passiert, der Schaden begrenzt werden kann.
Was sollten Schulen tun?
Technische Maßnahmen
Türen zu gesicherten Bereichen sollten sich von außen nicht über einen Türgriff öffnen lassen, sondern nur Knöpfe haben. Sie sollten außerdem mit einem Schließer versehen sein, welcher verhindert, dass die Türe offen steht.
Festplatten sollten durch eine Vollverschlüsselung durch das Betriebssystem gesichert sein.
Über ein an den Funktionen und Aufgaben der Nutzer orientierten Rollen und Rechte Konzept sollten die Zugriffsmöglichkeiten der verschiedenen Nutzerkonten auf die tatsächlichen Erfordernisse eingegrenzt sein.
Programme, mit welchen personenbezogene Daten verarbeitet werden, sollten entsprechend Nutzerkonten mit abgestuften Berechtigungen haben. Außerdem sollte der Zugriff auf diese Programme Passwort geschützt sein.
Der Zugriff auf Rechner sollte immer über Nutzerkonten erfolgen und entsprechend Passwort geschützt sein.
Rechner mit sensiblen Daten sollten je nachdem, wo sie stehen, eventuell zusätzlich mit einem Diebstahlschutz (z.B. Kensington Schloss) gesichert werden.
Organisatorische Maßnahmen
Um Datenverlust im Falle eines Diebstahls oder auch physikalischen Schadens durch Defekt, Malware, Feuer- oder Wasserschadens zu vermeiden, sollten Daten immer an verschiedenen Orten gesichert werden. Eine Sicherung sollte sich außer Hauses befinden und eine Sicherung sollte auch logisch oder physikalisch getrennt vom eigentlichen Datenträger existieren.
Lehrkräfte und Mitarbeiter sollten zumindest eine einführende Schulung bezüglich Verhaltensregeln zum Schutz der in Schule verarbeiteten personenbezogenen Daten erhalten. Darüber hinaus sollte es regelmäßige Maßnahmen zur Sensibilisierung geben.
Über Dienstanweisungen der Schulleitung und Nutzungsvereinbarungen wird sicheres Verhalten klar vorgegeben.
Schulleitungen sollten ihrer Pflicht zur Kontrolle bezüglich der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben regelmäßig nachkommen.
Mit Firmen, die im Schulgebäude tätig sind und dabei in Bereiche kommen, wo sie Zugang zu personenbezogenen Daten von Schülern und an der Schule beschäftigten Personen erhalten könnten, egal ob es sich um Räume der Verwaltung, Serverräume, PC Räume oder Klassenräume oder ähnlich handelt, sollten Vertraulichkeitsvereinbarungen getroffen werden. Firmen müssen damit verpflichtet werden, ihre Mitarbeiter entsprechend einzuweisen und ihrerseits zu verpflichten. Dazu würde dann auch gehören, dass Türen zu gesicherten Bereichen innerhalb der Schule nie unbeaufsichtigt offen stehen dürfen.
Was, wenn es doch passiert?
Fehler lassen sich nicht immer verhindern. Schulen sind keine hochgesicherten Rechenzentren und Lehrkräfte und Mitarbeiter der Verwaltung und andere in Schule tätige Personen in der Regel keine IT Spezialisten. Sobald bekannt wird, dass es zu einem unberechtigten Zugriff auf personenbezogene Daten aus der Schule gekommen ist, oder die Möglichkeit dazu besteht, muss die Schule entsprechend Art. 33 DS-GVO die zuständige Aufsichtsbehörde informieren. Das sollte innerhalb von 72 Stunden erfolgen. Außerdem sind die Betroffenen entsprechend Art. 34 DS-GVO in Kenntnis zu setzen.
Je nach Fall der Verletzung des Schutzes von personenbezogenen Daten sind außerdem weitere Maßnahmen einzuleiten.
Nachtrag: Wie mittlerweile auf Twitter von Basti Hirsch, zu erfahren war, der den Beitrag in der Zeitung lesen konnte:
Laut HAZ-Artikel handelt es sich Daten zur entgeltlichen Schulbuchausleihe, die fünf Jahre aufbewahrt werden müssen und in der Schule ausreichend geschützt und verschlüsselt wurden. Betroffene wurden informiert, laut Einschätzung des LDA waren die Sicherungsmaßnahmen angemessen.
Laut HAZ-Artikel handelt es sich um Daten zur entgeltlichen Schulbuchausleihe, die fünf Jahre aufbewahrt werden müssen und in der Schule ausreichend geschützt & verschlüsselt waren. Betroffene wurden informiert, nach Einschätzung des LDA waren die Sicherungsmaßnahmen angemessen.
— Basti Hirsch 🐘 bildung.social/@bastihirsch (@cervus) August 15, 2019
Die Schule scheint also alles weitestgehend richtig gemacht zu haben und der Schaden ist durch ausreichende Sicherheitsmaßnahmen eingegrenzt.
Schon seit längerer Zeit hört man immer wieder von Fällen, bei denen die IT in Firmen, Krankenhäusern und Verwaltungen durch sogenannte Ransomware lahmgelegt wird. Sehr häufig geschieht dieses, indem Mitarbeiter ein E-Mail öffnen, welches eine Schadsoftware enthält. Diese verschlüsselt zunächst die Dateien auf dem Rechner, auf welchem die Schadsoftware durch das E-Mail gelandet ist. Danach werden alle mit diesem Rechner verbundenen Festplatten und Rechner, auch Server, ebenfalls verschlüsselt, sofern sie nicht über Schutzmechanismen verfügen. In Folge der Verschlüsselung können Mitarbeiter nicht mehr auf die Daten im System zugreifen. Wenn der Angriff durch die Ransomware nicht rechtzeitig entdeckt wurde und auch die Backups verschlüsselt wurden, besteht auch keine Möglichkeit mehr, die durch Verschlüsselung unzugänglichen Daten aus einem Backup wiederherzustellen. In der Regel stellt die Ransomware unmittelbar eine Lösegeldforderung an die Betroffenen. Oft ist diese in Form der virtuellen Währung Bitcoin zu bezahlen, um die Spuren zu verwischen und die Ermittlung der Täter zu erschweren. Wie man mit Bitcoin bezahlt, erklären die Hacker ihren Opfern mittels Anleitungen, oft sogar in Form eines Videos. Wie hoch die Lösegeldforderungen sind, hängt mitunter davon ab, wie die Hacker ihre Opfer einschätzen. In den USA gab es 2019 Fälle, bei denen die Stadtverwaltungen von Kleinstätten gezwungen waren, ein Lösegeld zu zahlen, da sämtliche Verwaltungsdaten ohne Zahlung verloren gewesen wären. Es ging in diesen Fällen um Zahlungen von etwa eine halben Million Dollar.
Wie jetzt aus dem Beitrag Cyberangriffe auf Schulen gefährden Schülerdaten (Neue Westfälische 31.07.2019) zu erfahren ist, waren auch schon Schulen in NRW in den vergangenen Monaten Opfer von Erpressungen durch Hacker. Eigentlich sollten technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz vor derartigen Angriffen selbstverständlich sein, auch in Schulen. Das ist jedoch, wie der Zeitungsbericht deutlich macht, nicht immer der Fall. An den einzelnen Schulen hängt vieles vom KnowHow vor Ort ab, sowohl beim Schulträger und bei beauftragten IT Dienstleistern, wie auch von den finanziellen Ressourcen und daraus resultierend der Ausstattung schulischer Netzwerke.
Wie können sich Schulen vor Ransomware schützen?
Sowohl die Schulgesetze wie auch die Datenschutzgesetzgebung verpflichtet Schulen als verantwortliche Stellen, für den Schutz und die Sicherheit der in der Schule verarbeiteten personenbezogenen Daten zu sorgen.1Siehe auch VO-DV I
§ 2
Verfahren der automatisierten Datenverarbeitung
(1) Die automatisierte Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist zulässig auf ADV-Arbeitsplätzen und in Netzwerken, die für Verwaltungszwecke eingerichtet sind, auf sonstigen schulischen ADV-Anlagen und in
sonstigen Netzwerken, wenn jeweils über die Konfiguration die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit, Authentizität, Revisionsfähigkeit und
Transparenz gemäß § 10 des Datenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen
gewährleistet sind. Dazu gehört nicht nur ein Schutz vor unberechtigten Zugriffen, sondern auch ein Schutz vor Verlust der Daten. Wie in den meisten Fällen, wenn es um den Schutz von (personenbezogenen) Daten geht, gibt es auch hier zwei Teilbereiche, in denen man vorsorgen kann.
Technische Maßnahmen
Zum Schutz vor Ransomware ist auf technischer Seite ein Bündel an Maßnahmen erforderlich.
Auf allen schulischen Rechnern sollte ein guter und immer aktueller Virenschutz laufen.
Das Betriebssystem sollte aktuell sein und alle Sicherheitsupdates sollten eingespielt sein.
Da Virenscanner und Betriebssystem Updates nie einen einhundertprozentigen Schutz garantieren können, sollten von wichtigen Daten sollten regelmäßig Backups angelegt werden. Besonders wichtig ist dabei: diese Backups sollten auf Medien abgelegt werden, die physikalisch vom schulischen Netzwerk getrennt sind. Das kann eine externe Festplatte sein, ein USB Stick, eine DVD oder ein Bandspeicher. Das gilt auch für Sicherungen von Server-Verzeichnissen!2Grundsätzlich sollte es immer auch ein Backup geben, welches außerhalb der Schule gelagert wird, da es neben Ransomware auch das Risiko von physikalischer Zerstörung von Datenspeichern in der Schule geben kann, etwa durch Feuer oder Vandalismus.
Bei Windows Systemen, die in Schulen am weitesten verbreitet sind, ist das Remote Desktop Protocol (RDP) auch 2019 noch immer ein wichtiger Angriffsweg für Ransomware, um Rechner im Netzwerk zu infizieren. Aus diesem Grund sollte das Remote Desktop Protocol (RDP) auf Windows Rechnern deaktiviert sein.
Um in Schule tätigen Personen das Erkennen von möglicherweise gefährlichen Dateianhängen zu erleichtern, sollte auf Windows Systemen die Erweiterungen (Dateiendungen) bei bekannten Dateitypen nicht ausgeblendet werden (Explorer Einstellung).
Eine weitere Schutzmöglichkeit besteht darin, Berechtigungen innerhalb der Verzeichnisse des Netzwerks auf die tatsächlichen Erfordernisse zu beschränken. Nicht jeder in Schule muss Zugriff auf alle Bereiche in der Dateiablage haben. Hat eine Person z.B. Schreibrechte in Bereichen, die für sie nicht relevant sind, und sie wird aktiviert einen Ransomware Trojaner, so kann dieser alle Dateien verschlüsseln, für welche sie Schreibrechte besitzt.
Um die Gefahr schädlicher Links zu reduzieren, können in einigen E-Mail Clients Links deaktiviert werden. Für Thunderbird gibt es eine Erweiterung (TORPEDO), welche Links überprüft und auf Phishing Gefahren aufmerksam macht.
Schulleitungen sollten sich hier mit ihremSchulträger oder beauftragten IT Dienstleistern in Verbindung setzen und klären, welche technischen Maßnahmen bereits getroffen wurden, um die schulische IT, vor allem im Bereich der Schulverwaltung, entsprechend zu schützen, und wo eventuell zusätzliche Schutzmaßnahmen erforderlich sind.
Organisatorische Maßnahmen
Ransomware ist vor allem erfolgreich, da an Computern Menschen sitzen, auf welche Hacker es abgesehen haben. Benutzer öffnen schadhafte Anhänge, klicken auf unsichere Links oder laden Schadprogramme herunter und öffnen damit Ransomware Tür und Tor zum Zugriff auf einen Rechner und oftmals auch das schulische Netzwerk oder zumindest Teile davon. Begegnen kann eine Schule diesem nur durch eine Schulung und Sensibilisierung der in Schule tätigen Personen. Wichtige Themen sind hierbei:
Sicherer Umgang mit E-Mails
Vor allem wenn E-Mails Anhänge enthalten oder Links, sollte Vorsicht walten.
Ist der Absender unbekannt?
Kam das E-Mail unerwartet?
Wird im E-Mail darauf gedrängt, einen Anhang schnellstens zu bearbeiten oder einen Link unverzüglich aufzurufen?
Enthält das E-Mail ungewöhnliche Fehler in Rechtschreibung und Grammatik?
Hat der Anhang eine ungewöhnliche Dateiendung?
Im Zweifelsfall versichert man sich bezüglich der Echtheit des E-Mails mit einem Telefonanruf beim Absender. Anstatt Links in E-Mails direkt aufzurufen, gibt man einen Link besser im Browser von Hand ein oder geht über Lesezeichen, wenn es ein Link ist, der öfter genutzt wird. Je nach E-Mail Programm kann man sich die URL des Links auch anzeigen lassen und nachsehen, ob sie mit dem Text im E-Mail übereinstimmt.
Mittlerweile arbeiten Hacker vielfach sehr zielgerichtet und informieren sich über ihre Opfer.3Aus den USA sind hierzu zahlreiche Beispiele bekannt. Die Organigramme von Schulen und Schulverwaltungen bzw. Kontaktinformationen könnten dabei wertvolle Informationen liefern. Aus ihnen lassen sich nicht nur E-Mail Adressen entnehmen, sondern auch in welchem Verhältnis Personen zueinander stehen. So wäre es für Hacker recht einfach, einer Schulverwaltungskraft eine E-Mail mit der gefälschten E-Mail Adresse der Schulleitung zu senden und einem Anhang, etwa mit der Bitte, das Protokoll dringend noch einmal zu überprüfen. Wer wird da nicht verwundert wissen wollen, was es mit der Bitte auf sich hat. Ob und wann Hacker sich solcher Strategien auch bei Schulen bedienen, ist schwierig abzuschätzen. Trotzdem sollten Mitarbeiter in Schulen über solche und vergleichbare Strategien aufgeklärt werden.
Sicheres Surfen
Eigentlich sollte das ein bekanntes Thema sein, doch nicht jedem ist klar, dass auch auf Websites Ransomware auf Download und Ausführung lauern kann. Deshalb gilt, dubiose Seiten meiden, auch beim Ansteuern von bekannten Seiten immer mal auf die Adresszeile im Browser schauen, ob die URL stimmt und die Verbindung sicher ist.
Installation von Programmen aus unsicheren Quellen
An vielen Schulen ist es nicht gewünscht oder sogar aktiv unterbunden, dass Benutzer Programme eigenständig auf schulischen Rechnern installieren. In Schulen, wo eine Programminstallation möglich ist, sollten Benutzer darauf achten, Programme nur von bekannten, sicheren Quellen herunterzuladen und zu installieren.
Wie reagieren, wenn der Rechner befallen ist?
Sollte es passieren, dass ein Rechner doch von Ransomware infiziert wurde, sollte man diesen Rechner sofort vom Netzwerk abklemmen, wenn möglich, und herunterfahren. Danach müssen die Verantwortlichen informiert werden, so dass ein Fachmann den Schaden eingrenzen und beheben kann.
Ransomware Informations Flyer
Um Mitarbeitern in Schule eine Merkhilfe an die Hand zu geben, gibt es einen Flyer zum Download.4Wer eine bearbeitbare Version für Anpassungen haben möchte, kann diese per E-Mail erfragen.
NextCloud ist eine Open Source Plattform, die für Schulen gut geeignet ist, für Teamarbeit im Kollegium, zur Abbildung von schulischen Organisationsstrukturen und -abläufen und zur Durchführung von Unterricht. Die Plattform zeichnet sich durch Flexibilität aus, einfache Bedienung und sehr gute Sicherheitsmerkmale1300.000 Bedienstete der Bundesverwaltung nutzen die NextCloud statt Dropbox oder Google Drive.. Eine Dateiablage, ein ausgefeiltes Rechte- und Rollenmanagement für Nutzer und Ressourcen, Kollaborationswerkzeuge wie ein OnlineOffice, ein Messenger, ein Kalender, Verschlüsselung, 2-Faktor-Authentifizierung und weitere Module ermöglichen eine sichere Nutzung für Schüler und Lehrkräfte. Man kann die kostenlose Plattform als Schule selbst aufsetzen, durch den Schulträger oder einen von diesem beauftragten Dienstleister betreiben lassen oder man nimmt die Dienste eines anderen Anbieters in Anspruch. Neben diversen großen Webspace Anbietern gibt es auch Anbieter, die sich auf den Bereich Schule spezialisiert haben. Einer von diesen ist beispielsweise EduDocs aus Lübeck. Dort hat man die Möglichkeit, die schulische NextCloud so einzurichten, dass sie den datenschutzrechtlichen Vorgaben aus Nordrhein Westfalen entspricht.2Wer hier mehr Informationen haben möchte, kann mich gerne kontaktieren. Da ich immer auf der Suche nach guten, datenschutzkonformen Lösungen bin, habe ich den Anbieter bei der Konzeption einer Lösung für Schulen in NRW, die sich ein wenig an Logineo NRW orientiert, in meiner Freizeit beraten. Disclaimer: Meine Beratung erfolgte rein idealistisch. Ich habe keinerlei finanzielle Vorteile von einer Nennung des Anbieters. Anders als bei großen internationalen Anbietern von Plattformen braucht eine Schule sich mit einer in Deutschland betriebenen NextCloud keine Sorgen machen wegen einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Servern außerhalb der EU und den damit einhergehenden datenschutzrechtlichen Problemen.
Die Nutzung einer schulischen NextCloud bedeutet auch immer, es werden personenbezogene Daten von Schülern und Lehrkräften verarbeitet. Dafür braucht es eine Einwilligung. In die Vorlage integriert sind eine Nutzungsvereinbarung und Informationen zur Datenverarbeitung in der NextCloud. Da sich die Nutzung für Schüler und Lehrkräfte deutlich unterscheidet, gibt es zwei Vorlagen.3Als Zugabe gibt es noch eine Vorlage für ein Nutzungskonzept Nutzungskonzept für NextCloud – EduDocs.docx Die Vorlage für Schüler ist zusätzlich in vereinfachter Sprache abgefasst, so dass auch Schüler und Personen mit geringeren Deutschkenntnissen die Informationen verstehen können.
In vielen Schulen übernehmen Lehrkräfte Administrationsaufgaben, sei es im pädagogischen Netz oder in einer durch die Schule genutzten Plattform, egal ob es sich dabei um Office 365 handelt, im Apple School Manager und ein MDM, um Moodle, G Suite for Education, iServ oder eine Nextcloud wie EduDocs.1Die Beispiele sollen deutlich machen, dass es vor allem um Administrationstätigkeiten geht, bei denen personenbezogene Daten in größerem Umfang oder auch sensiblere Informationen verarbeitet werden oder bei denen die dort verarbeiteten Daten Aufschluss über Nutzerverhalten geben. Die Schulleitung muss hier selbst entscheiden, ob sie eine Verpflichtung für notwendig erachtet. Im Zweifelsfall kann eine Verpflichtung nicht schaden. Durch ihre Administrationsrechte erhalten diese Personen die Möglichkeit, auf viele personenbezogene Daten aus der Schule zuzugreifen bzw. diese einzusehen. Selbst wenn die Administrationsrechte nur auf einen Teilbereich beschränkt sind, wie etwa die Nutzerverwaltung, so besteht auch dann immer noch die Möglichkeit, auf möglicherweise sensible personenbezogene Daten Zugriff zu erhalten. Zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 5 Abs. 1 lit. f sollte auch eine Verpflichtung zur Vertraulichkeit und zum Datenschutz gehören. Zwar sind Lehrkräfte als Bedienstete des Landes zur Verschwiegenheit verpflichtet, doch trotzdem empfiehlt sich diese Verpflichtung mit einer Belehrung im Vorfeld. Eine Schulleitung stellt so sicher, dass die mit Administrationsaufgaben betraute Person sich im Klaren ist über die mit dieser Rolle einhergehenden Pflichten. Sie kommt so auch ihrer Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DS-GVO2Der Verantwortliche ist für die Einhaltung des Absatzes 1 verantwortlich und muss dessen Einhaltung nachweisen können („Rechenschaftspflicht“).nach. Zusätzlich stellt diese Verpflichtung eine Gewähr für andere Lehrkräfte an der Schule dar, dass das Kollegiumsmitglied, welches durch seine Administrationstätigkeit nun eine Zugriffsmöglichkeit auf ihre personenbezogenen Daten hat, diese Möglichkeit nicht missbrauchen darf. Der schulische Administrator sollte nach Unterzeichnung der Verpflichtung eine Kopie davon erhalten.
Hinweis: Administratoren des Schulträgers oder von durch diesen beauftragten IT-Dienstleistern werden durch ihre jeweiligen Arbeitgeber entsprechend verpflichtet.
Ein guter Hinweis von Corinna Lammert auf Twitter. Viele Schulen fungieren während Wahlen als Wahllokale. Das bedeutet, es kommen viele Menschen in die Klassenzimmer, in welchen die Stimmbezirke ihre Wahlurnen aufgestellt haben. Viele dieser Menschen mögen die Kinder kennen, in deren Klassenraum sie ihre Stimme abgeben. Trotzdem haben sie damit kein Anrecht darauf, Einblick in persönliche Informationen aus der Schule zu nehmen. Selbst Informationen, die harmlos erscheinen, können durchaus mehr über eine Person sagen, als man zunächst vermutet. Ein Foto im Klassenraum der 2a kann einem Nachbarn, der das vielleicht nicht weiß, die Information geben, dass ein Kind eine Klassen wiederholt. Entsprechend fordert Frau Lammert richtig:
“Liebe Wahlämter, informiert doch bitte die Schulen, in denen gewählt wird, über notwendige Maßnahmen zum Datenschutz am Wahltag. Korrigierte Tests und Fotowände mit Namen und Geburtstagen dürfen nicht für alle Wähler*innen am Wahltag einsehbar sein.”
Es kommen natürlich auch andere Personen in den Klassenraum, vom Hausmeister bis zu den Reinigungskräften. Diese Personen werden in der Regel durch ihren Arbeitgeber zur Verschwiegenheit verpflichtet. Möglicherweise sensible Informationen sollten jedoch trotzdem grundsätzlich nicht offen herumliegen, so etwa Tests und Klassenarbeiten, vor allem wenn sie bewertet sind, denn es gibt durchaus auch Situationen, in welchen andere Personen in die Klassenräume kommen, etwa Handwerker.
Auch wenn Lehrkräften im hektischen Alltag in der Schule oft die Zeit fehlt am Ende einer Stunde oder des Schultages, Materialien in Schränke und Schubladen zu verstauen, so sollte man Materialien mit möglicherweise sensiblen Informationen zumindest umdrehen oder abdecken, so dass der Inhalt nicht direkt offensichtlich ist. In der Regel reicht dieses bei vielen Materialien als Schutz in der Klasse oder im Lehrerzimmer bereits aus. Wirklich sensible Informationen hingegen sollten nie offen zugänglich bleiben!
Ein Wahltag kommt selten vor und ein Hinweis vorab wäre in der Tat angebracht, denn nicht jede Lehrkraft weiß, dass ihr Klassenraum als Wahllokal dient, vor allem wenn die Lehrkräfte ortsfremd sind. Fotowände in der Klasse könnte man dann eben mit einem Tuch abhängen.
Weitere Informationen zu technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz von personenbezogenen Daten in der Schule finden sich unter Technische und organisatorische Maßnahmen.
Eine Schule möchte ein Jahrbuch herausgeben und darin auch Fotos der Sekretärinnen, der Hausmeister und von Mitarbeitern eines kommunalen IT Dienstleisters, der die Schul IT betreut, veröffentlichen. Die folgende Frage kam dabei auf:
Für ein Jahrbuch werden Fotos der Personen in der Schule benötigt. Wenn beispielsweise von den Schülern bereits Fotos vorliegen, etwa für die Nutzung in der Schulverwaltung, kann man diese Fotos durchaus nutzen, sollte dafür jedoch eine Einwilligung, die für den Zweck der Veröffentlichung in einem Jahrbuch ausgelegt ist, einholen. Falls bereits eine Einwilligung für einen sehr ähnlichen Verarbeitungszweck vorliegt, etwa die Erstellung einer Festschrift, dann braucht es keine gesonderte Einwilligung mehr. Allerdings müssen die Betroffenen über eine Zweckänderung informiert werden.
Ein Fall Passwort Diebstahl von November 2018 (im August 2019 in der Presse) zeigt einmal mehr, wie wichtig es ist, sich zum Schutz von Nutzerkonten nicht auf ein Passwort alleine zu verlassen. Im angesprochenen Fall waren an einem 
Zunächst einmal sollten Passwörter selbst sicher sein. Im Fall des Gymnasiums von Darmstadt hätte dieses alleine zwar nicht geholfen, doch trotzdem soll hier kurz darauf eingegangen werden, wie man an der Schule für sichere Passwörter sorgen kann.
In den Schulferien gelang es Unbekannten aus einem Gymnasiums im niedersächsischen Gehrden Computer zu entwenden. Nach einem 
