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Januar 26, 2022Februar 11, 2022

Gemeinsame und schuleigene Datenschutzbeauftrage – VO-DV II

Lesezeit: 5 Minuten

Mit Datum vom 13. Dezember 2021 wurden die VO-DV I und VO-DV II durch die Verordnung zur Änderung von Verordnungen über die im Schulbereich zur Verarbeitung zugelassenen Daten geändert. Deutliche Veränderungen ergeben sich durch die Änderungen auch für die Bestellung von Datenschutzbeauftragten für die Schulen in öffentlicher Trägerschaft. Regelungen wurden auch für die ZfSL geschaffen.

In §1 Abs. 6 der alten Fassung der VO-DV II war die Regelung zur Bestellung von Datenschutzbeauftragten nur sehr knapp gefasst.

“(6) Die in Absatz 1 genannten Behörden oder Einrichtungen bestellen behördliche Datenschutzbeauftragte gemäß § 32a DSG NRW. Mehrere Stellen können gemeinsam einen behördlichen Datenschutzbeauftragten bestellen, wenn dadurch die Erfüllung seiner Aufgaben nicht beeinträchtigt wird. Für Schulen in kommunaler und staatlicher Trägerschaft bestellt das Schulamt eine Person, die die Aufgaben gemäß § 32a DSG NRW wahrnimmt.”

Die neue Fassung fällt deutlich umfangreicher aus, da Zuständigkeiten für die Bestellung neu zugewiesen werden, um personalvertretungsrechtliche Belange zu berücksichtigen, und auch die Möglichkeiten zur Bestellung erweitert werden.

“(6) (1)Die in Absatz 1 genannten Behörden oder Einrichtungen benennen behördliche Datenschutzbeauftragte gemäß Artikel 37 der Datenschutz-Grundverordnung. (2) Mehrere Stellen können gemeinsam eine Person benennen, wenn dadurch die Erfüllung ihrer Aufgaben nicht beeinträchtigt wird. (3) Abweichend von Satz 1 wählen für Schulen in kommunaler und staatlicher Trägerschaft die Schulämter Personen aus, die in ihrem Bezirk die Aufgaben gemäß Artikel 39 der Datenschutz-Grundverordnung wahrnehmen sollen. (4) Zur Wahrung personalvertretungsrechtlicher Interessen werden diese Personen nach Artikel 37 Absatz 3 der Datenschutz-Grundverordnung von den Bezirksregierungen benannt und an das jeweilige Schulamt anteilig zur Wahrnehmung der Funktion abgeordnet. (5) Schulen können stattdessen eine schuleigene Datenschutzbeauftragte oder einen schuleigenen Datenschutzbeauftragten benennen. (6) Sofern für Zentren für schulpraktische Lehrerausbildung nach Artikel 37 Absatz 3 der Datenschutz-Grundverordnung gemeinsame Datenschutzbeauftragte benannt werden sollen, erfolgt ihre Benennung zur Wahrung personalvertretungsrechtlicher Interessen durch die Bezirksregierungen.”

Eigene Datenschutzbeauftragte

Die bisherigen Regelungen zur Bestellung von Datenschutzbeauftragten sah nur die Möglichkeit vor, diese Personen für mehrere Stellen gemeinsam zu benennen. Entsprechend wurden für jeden Kreis und jede kreisfreie Stadt bis zu zwei Personen zu behördlichen Datenschutzbeauftragten bestellt. Diese sind dem Schulamt zugeordnet und für alle Schulen in öffentlicher Trägerschaft des jeweiligen Kreises bzw. der jeweiligen kreisfreien Stadt zuständig. Diese Möglichkeit besteht mit Satz (3) auch weiterhin unverändert fort.

Satz (5) der Verordnung Schulen lässt Schulen nun jedoch die Wahl. Sie können wie bisher die Dienste der bereits bestellen behördlich Datenschutzbeauftragten in Anspruch nehmen, oder nun selbst eine Person für ihre Schule benennen, welche diese Funktion übernehmen soll. Den Erläuterungen des MSB im Entwurf einer Verordnung zur Änderung von Verordnungen über die im Schulbereich zur Verarbeitung zugelassenen Daten ist zu entnehmen, dass diese Änderung auf eine Anregung der LDI NRW zurückgeht und diese Möglichkeit vor allem “bei großen oder besonders technisierten Schulen zweckmäßig sein könnte.”

Damit besteht ab sofort für jede Schule in öffentlicher Trägerschaft die Möglichkeit, einen bzw. eine schuleigene/n Datenschutzbeauftragte/n zu benennen. § 1 Abs. 5 schränkt diese Option dabei in keiner Weise ein, weder auf Schulformen noch die Größe von Schulen.

Benennung

Während die behördlich bestellten schulischen Datenschutzbeauftragten nach der neuen Regelung von den Schulämtern ausgewählt und vorgeschlagen und dann von den Bezirksregierungen unter Beteiligung der Personalvertretung benannt werden, können dem Wortlauf von Satz (5) nach Schulen die Person eigenständig benennen.¹ Entsprechend wird es dort auch keine Teilabordnungen durch die Bezirksregierungen an die Schulämter geben.

Es wird aber zumindest erforderlich sein, diese Benennungen an die Schulämter zu melden, damit diese ihrerseits die behördlich bestellten schulischen Datenschutzbeauftragten in Kenntnis setzen können. Ob auch eine Meldung an die Bezirksregierungen notwendig wird, bleibt abzuwarten.

Thema Zuständigkeiten

Hat eine Schule einen schuleigenen Datenschutzbeauftragten benannt, nimmt diese Person für die Schule alle Aufgaben gemäß Art. 39 DS-GVO wahr. Die Zuständigkeit der behördlich bestellten dem Schulamt zugeordneten schulischen Datenschutzbeauftragten endet damit für diese Schule. ²

Meldung bei der Aufsichtsbehörde

Mit der Benennung eines schuleigenen Datenschutzbeauftragten geht auch die Verpflichtung einher, diese Person gem. Art. 37 Abs. 7 DS-GVO bei der LDI NRW zu melden. Die Meldung erfolgt im Meldeportal der Aufsichtsbehörde nach vorheriger Registrierung auf der Seite.

Veröffentlichung der Kontaktdaten

Gem. Art. 37 Abs. 7 DS-GVO muss die Schule auch die Kontaktdaten der zum Datenschutzbeauftragten bestellten Person veröffentlichen. Das betrifft einige Stellen, von der Schulhomepage bis zu Datenschutzinformationen für Schülern, Eltern und Lehrkräfte gem. Art. 13 und Art. 14 DS-GVO.

Entlastung – Freistellung

Für die behördlich bestellten dem Schulamt zugeordneten schulischen Datenschutzbeauftragten hat das Land Stundenkontingente zur Verfügung gestellt, die es ermöglichen, diese Personen von ihren Schulen mit einer Stundenzahl abzuordnen.

Es ist zu erwarten, dass Schulen, die eine Person für die Funktion des schuleigenen Datenschutzbeauftragten benennen, diese Person aus eigenen Mitteln entlasten müssen. Größere Systeme haben hier vermutlich die Möglichkeit, die Aufgaben des/ der schuleigenen Datenschutzbeauftragten an eine Funktionsstelle zu koppeln.

Welche Personen kommen in Frage?

Wer die Funktion als schuleigenen Datenschutzbeauftragte/r übernehmen möchte, sollte die Bereitschaft mitbringen, sich fachlich zu qualifizieren und sollte ausreichend Einblicke in die Datenverarbeitungsabläufe einer Schule erhalten und sich damit vertraut machen.

Die Person sollte gem. Art. 38 Abs. 6 nicht durch andere schulische Funktionen und Aufgabenbereiche in eine Konfliktsituation mit der Funktion als Datenschutzbeauftragte/r kommen. Damit scheiden Personen, welche selbst große Mengen von personenbezogenen Daten in der schulinternen Verwaltung verarbeiten oder Zugriff darauf haben für die Funktion aus. Das wären beispielsweise Lehrkräfte, welche auch Administratoren für schulische Plattformen wie LMS oder Arbeits- und Kommunikationsplattformen sind. Auch bei Mitgliedern der erweiterten Schulleitung könnten solche Interessenkonflikte bestehen. Die Schulleitung als Verantwortlicher kann definitiv nicht gleichzeitig schuleigene/r Datenschutzbeauftragte/r sein.

Weisungsfrei

Die behördlich bestellten schulischen Datenschutzbeauftragten haben überwiegend nicht mit ihren eigenen Schulen zu tun. An den meisten Schulen in ihrer Zuständigkeit sind sie deshalb externe Personen. Schulische Datenschutzbeauftragte im Sinne von Satz (5) sind an ihrer Schule gem. Art. 38 Abs. 3 weisungsfrei bezüglich der Ausübung ihrer Funktion. Das bedeutet auch, sie müssen gegebenenfalls Dinge sagen, etwa wenn sie Betroffene beraten, die den Interessen der Schule zuwider laufen. Daran dürfen sie nicht gehindert werden. Es dürfen ihnen aus ihrem Handeln in der Funktion als schulischer Datenschutzbeauftragter auch keine Nachteile entstehen.

Verantwortung

Selbstredend bleibt die Schulleitung weiterhin Verantwortlicher im Sinne der DS-GVO und des Schulgesetzes NRW. Diese Verantwortung kann eine Schulleitung nicht delegieren. Die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten sind in Art. 39 DS-GVO klar definiert. Darüber hinaus steht es natürlich jeder Schule frei, den schuleigenen Datenschutzbeauftragten bzw. die schuleigene Datenschutzbeauftragte mit der Erstellung und Pflege der Dokumentation (Verfahrensverzeichnis, Einwilligungen, Informationen gem. Art. 12 DS-GVO, …) zu betrauen.

Schulung

Gem. Art. 39 Abs. 2 ist der Verantwortliche verantwortlich, dem Datenschutzbeauftragten “die für die Erfüllung dieser Aufgaben erforderlichen Ressourcen […] sowie die zur Erhaltung seines Fachwissens erforderlichen Ressourcen zur Verfügung” zu stellen. Während bei den behördlich bestellten schulischen Datenschutzbeauftragten die Schulämter die Ausstattung etwa in Form von Dienstgeräten, Büros und Fachliteratur bereitstellen und die Bezirksregierung³ für die Kostenfür Ausbildung und Schulung aufkommen, ist zu erwarten, dass Schulen im Falle der Benennung eines schuleigenen Datenschutzbeauftragten für diese Kosten selbst aufkommen müssen.

Wo und wie die schulischen Datenschutzbeauftragten sich selbst aus- bzw. fortbilden können, ist offen. Die behördlich bestellten schulischen Datenschutzbeauftragten können die Dienste der Fortbildungsakademie Mont Cenis hier in Anspruch nehmen. Dort finden regelmäßig Schulungen statt, die einen Einstieg in die Thematik bieten, jedoch eher auf kommunale Behörden abzielen. Darüber hinaus bieten unzählige Dienstleister Ausbildungen an, die aber sämtlich kostenpflichtig sind. Fakt ist, es kann keine Schule erwarten, dass ihre benannten schuleigenen Datenschutzbeauftragten diese Kosten aus eigener Tasche zahlen, wie dieses bei Lehrkräften so oft der Fall ist.

Geänderte Zuständigkeiten für die Benennung der behördlich bestellen schulischen Datenschutzbeauftragten

Wie oben schon kurz beschrieben, haben sich die Zuständigkeiten bei der Benennung der behördlich bestellen schulischen Datenschutzbeauftragten verändert. Wurden sie bisher von den Schulämtern ausgewählt und benannt, so wurde jetzt mit Satz (4) die Zuständigkeit für die Benennung der schulischen Datenschutzbeauftragten auf die Bezirksregierungen übertragen.

Geänderte Zuständigkeiten für die Benennung der gemeinsamen Datenschutzbeauftragten für ZfsL

Zentren für schulpraktische Lehrerausbildung konnten schon immer im Rahmen der bisherigen Regelungen von §1 Abs. 6 VO-DV I eigene oder gemeinsame Datenschutzbeauftragte benennen. Hier ist jetzt mit Satz (6) eine Zuweisung von Zuständigkeiten für den Fall, dass mehrere ZfsL gemeinsame Datenschutzbeauftragte benennen wollen, erfolgt. Die eigentliche Benennung erfolgt nun durch die Bezirksregierungen, um dadurch eine Beteiligung der Personalvertretungen zu ermöglichen.

Stand 01/2022

Januar 23, 2022Januar 30, 2022

Auswirkungen der geänderten VO-DV I auf Nutzung Privatgeräte

Lesezeit: 2 Minuten

Mit Datum vom 13. Dezember 2021 wurden die VO-DV I und VO-DV II durch die Verordnung zur Änderung von Verordnungen über die im Schulbereich zur Verarbeitung zugelassenen Daten geändert. Die Änderungen in den beiden Verordnungen wirken sich sehr deutlich auf die Arbeit der an den Schulen tätigen Personen aus, so dass man hier von einer Zäsur sprechen kann. Veränderungen mit vergleichbar starken Auswirkungen auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten an Schulen hat es in den vergangenen Jahren nicht gegeben.

Der Grund dafür liegt in der jetzt sehr starken Eingrenzung der Möglichkeiten, weiterhin private Endgeräte für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule zu nutzen. Das war bisher anders. Lehrkräfte konnten ihre privaten Endgeräte im Rahmen der Vorgaben der VO-DV I & II nutzen, um darauf diese Daten zu verarbeiten. Damit war es ihnen möglich, den Mangel an für Verwaltungsarbeiten in der Schule eingerichteten Lehrerarbeitsplätzen auszugleichen, mobil innerhalb der Schule zu arbeiten und auch Arbeiten zu Hause zu erledigen. Die Rahmenbedingungen begannen jedoch sich in dem Moment zu ändern, als Schulträger mit Unterstützung des Landes und des Bundes in die Lage versetzt wurden, Lehrkräfte mit dienstlichen Endgeräten auszustatten. Aus Sicht des Gesetzgebers wie auch der Aufsichtsbehörde des Landes NRW entfiel damit die Erfordernis, Lehrkräften weiterhin die Nutzung privater Endgeräte für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule auf privaten Endgeräten zu gestatten. Gleichzeitig sah man jedoch auch, dass es an Schulen weiteres Personal gibt, welches wie Lehrkräfte personenbezogene Daten verarbeitet. Da es für diese Personengruppe noch keine Ausstattungsrichtlinie gibt, wurde auch hier die rechtliche Grundlage geschaffen, eine Genehmigung zur Nutzung von privaten Endgeräten zu erteilen. Die Möglichkeit, auch Lehrkräften diese Genehmigung zu erteilen, ist nicht komplett verschwunden, jedoch stark eingeschränkt, auf Personen, denen noch kein Dienstgerät zur Verfügung steht, deren Dienstgerät defekt oder verlustig gegangen ist, ohne dass Ersatz gestellt werden kann, und auf eine begrenzte Zahl von Ausnahmefällen.

Im Beitrag Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf dienstlichen und privaten Endgeräten – VO-DV I werden die Auswirkungen der Änderungen in der VO-DV I im Detail betrachtet und kommentiert. Im Text wie auch in den FAQ am Ende wird versucht, an praktischen Beispielen zu zeigen, welche Spielräume die neuen Regelungen im schulischen Alltag lassen.

Juni 28, 2021Juni 30, 2021

Schulisches WLAN mit Einwilligung nutzen

Lesezeit: < 1 Minute

Viele Schulen stellen Schülern und Lehrkräften personalisierte WLAN Zugänge bereit, die sie über private Endgeräte oder schulische Leihgeräte im Rahmen des Unterrichts so wie zur Vor- und Nachbereitung desselben nutzen können. Dabei werden auch personenbezogene Daten verarbeitet. Nicht für alle davon lässt sich aus dem Schulgesetz NRW in Verbindung mit dem DSG NRW eine Rechtsgrundlage ableiten. Das macht eine Einwilligung der Betroffenen erforderlich.

Einwilligung – EU-DSGVO konform – WLAN.docx

In der Regel braucht es auch eine Nutzungsvereinbarung für ein schulisches WLAN. Die Vorlage berücksichtigt die Nutzung eines Zugangs auf das Internet, Online-Plattformen und damit verbundene Dienste über das schulische WLAN¹:

Weitere Informationen zum Thema schulisches WLAN

Informationen der Medienberatung NRW zum Thema schulisches WLAN finden sich in einer Broschüre mit dem Titel WLAN AN SCHULEN – Eine Orientierungshilfe für Schulträger, Schulleitungen und Entscheidungsgremien.pdf²

Sehr hilfreich ist auch die Broschüre SCHULISCHES WLAN – HAFTUNGSRECHTLICHE FRAGEN FÜR DEN BETRIEB EINES SCHULISCHEN WLAN der Gesellschaft für Informationssicherheit mbH

April 27, 2021August 18, 2021

Verarbeitung von Gesundheitsdaten durch Schulen – Coronaselbsttests

Lesezeit: 3 Minuten

Einen Tag, nachdem dieser Beitrag online ging, erschien eine aktualisierte Fassung der Schrift der LDI NRW. Der Beitrag ist entsprechend angepasst.

Die Corona Pandemie stellt Schulen auch in Bezug auf Datenschutz vor manche Herausforderung. Welche Informationen darf eine Schule über die Anzahl von Infektionen an der Schule und in einzelnen Klassen weitergeben? Ist es zulässig, die Namen von Infizierten Personen in der Klasse selbst bekannt zu machen? Zu einigen Unsicherheiten trug das Ministerium für Schule und Bildung nicht unwesentlich durch seine Vorgaben bei. Dabei ging es vor allem um die Selbsttestungen bis zu den Osterferien, für die es nach Informationen des Ministeriums möglich sein sollte, auf eine Einwilligung zu verzichten. Stattdessen setzte man auf eine Widerrufslösung in Kombination mit einer Einwilligung durch eine einwilligende Handlung durch Teilnahme am Selbsttest.¹

Mittlerweile hat sich die Sachlage geändert. Mit der Wiederaufnahme des Unterrichtsbetriebs nach den Osterferien trat die geänderte Coronabetreuungsverordnung (CoronaBetrVO) in Kraft und aus den freiwilligen Selbsttests wurden verpflichtende Selbsttests.

Nachdem wohl vor allem vor den Osterferien sehr viele Anfragen bei der Aufsichtsbehörde des Landes NRW eingegangen waren, veröffentlichte diese zum 20.04.2020 die Schrift Coronaselbsttests – Verarbeitung von Gesundheitsdaten durch Schulen.pdf, in welcher sie sich mit den datenschutzrechtlichen Grundsätzen, Voraussetzungen und Grenzen der Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch Schulen im Rahmen der Selbsttestungen auseinandersetzt. Am 28.04.2021 erschien die aktualisierte Fassung Coronaselbsttests – Verarbeitung von Gesundheitsdaten durch Schulen.pdf

Darin geht die Aufsichtsbehörde auch auf das Verfahren vor den Osterferien ein und es wird deutlich, dass sie die rechtliche Einschätzung des Ministerium für Schule und Bildung nicht uneingeschränkt teilt. Personen, die schon zuvor an der Rechtmäßigkeit des vom Land gewählten Verfahrens zweifelten, werden sich dadurch bestätigt sehen.

Die Aufsichtsbehörde befasst sich dann mit der aktuell geltenden Situation und bewertet die rechtlichen Vorgaben aus der überarbeiteten CoronaBetrVO in Bezug auf ihre Verhältnismäßigkeit. Nach einer Bewertung der Geeignetheit, Erforderlichkeit und Angemessenheit der getroffenen Regelungen, kommt sie zu dem Schluss, dass die Verhältnismäßigkeit gewahrt ist. Im letzten Teil der Schrift betrachtet die Aufsichtsbehörde die Verantwortlichkeit für die Gewährleistung des Datenschutzes an der Schule, erläutert die Verpflichtung der Schule und der beteiligten Personen, die Vertraulichkeit der Testergebnisse zu wahren, bevor es dann um die Dokumentation der Testergebnisse geht und die Übermittlung derselben an Dritte.

Gerade bei der Übermittlung der personenbezogenen Daten von Personen mit positivem Selbsttest sah man in der Aufsichtsbehörde noch einen deutlichen Klärungsbedarf und wollte nun vom Ministerium für Schule und Bildung wissen “ob, unter welchen Voraussetzungen und gegebenenfalls auf welcher Rechtsgrundlage eine Übermittlung der Testergebnisse unter dem Gesichtspunkt des Gesundheitsschutzes und der Pandemiebekämpfung an andere Personen
und/oder Stellen vorgesehen ist und zulässig sein soll.”

Das Land kam dieser Aufforderung nach mit der Präzisierung einiger Vorschriften in der CoronaBetrVO.

Schulen sollten beim Umgang mit positiven Ergebnissen von Selbsttests folgende Regel beachten:

Das Ergebnis des eine konkrete Schülerin oder einen konkreten Schüler betreffenden Selbsttests darf unmittelbar nur dieser oder diesem bzw. den jeweiligen Erziehungsberechtigten bekanntgegeben werden.
Dieses muss so erfolgen, dass Dritte dabei nichts mitbekommen.
Bei der Herausnahme der betroffenen Person aus dem Unterricht sollte nicht direkt offensichtlich werden, dass diese einen positiven Selbsttest hatte.
Bei einer positiven Selbsttestung informiert die Schule das zuständige Gesundheitsamt.
Eine Übermittlung der positiven Testergebnisse von Selbsttests an andere Personen oder Stellen über das Gesundheitsamt hinaus, ist nicht zulässig.
Die Ergebnisse der durchgeführten Selbsttests oder vorgelegten Testnachweise werden von der Schule erfasst, dokumentiert und nach 14 Tagen vernichtet.
Diese Daten dürfen nur den Personen zugänglich gemacht werden, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
Bei einem positiven Selbsttest werden die direkten Sitznachbar*innen bzw. engen Kontaktpersonen (sog. „social bubble“) bis zum Vorliegen eines PCR-Testergebnisses des Verdachtsfalls aufgefordert, nicht nur strikt die Infektions- und Hygienemaßnahmen einzuhalten, sondern auch nicht notwendige Kontakte in der Schule zu vermeiden.
Die Schule darf die betroffenen Personen aus dem Umfeld des Verdachtsfalls nicht selbst über den Verdachtsfall informieren.

Letzteres müsste dann wohl das Gesundheitsamt übernehmen.

März 26, 2021März 26, 2021

Neue Veröffentlichung der LDI NRW – zum Thema Verarbeitung von Gesundheitsdaten durch Schulen

Lesezeit: < 1 Minute

Mit Datum vom 22.03. 2021 hat die LDI NRW eine neue Schrift veröffentlicht, um Klarheit beim Thema Verarbeitung von Gesundheitsdaten in der Schule zu schaffen, hier bezogen auf das Thema Nichtteilnahme am Präsenzunterricht zum Schutz vorerkrankter Angehöriger – Verarbeitung von Gesundheitsdaten durch Schulen.pdf

Im PDF wird gut erklärt, welche Gesundheitsdaten eine Schule in welcher Art und Weise im Zusammenhang mit der Nichtteilnahme von Schülern am Präsenzunterricht zum Schutz vorerkrankter Angehöriger überhaupt erheben darf. Wann darf sie ein ärztliches Attest einfordern und wann ein amtsärztliches Gutachten? Es geht darüber hinaus auch um die oft gestellte Frage, ob die Schule zum Zwecke der Einholung eines amtsärztlichen Gutachtens Daten an das Gesundheitsamt weiterleiten darf. Die Antwort lautet: die Schule benötigt hierfür immer eine Einwilligung der Betroffenen, da es keine Rechtsgrundlage dafür gibt, wie in der Schrift ausführlich erläutert wird.

Die Schrift knüpft an an die im November 2020 erschienene Schrift Maskenpflicht und Masernschutz – Verarbeitung von Gesundheitsdaten durch
Schulen.pdf, welche Schulleitungen rechtliche Hilfestellungen gibt, wenn es um die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in den im Titel genannten Zusammenhängen geht. Die Schrift erklärt am Beispiel von verschiedenen Fallkonstellationen, wo die datenschutzrechtlichen Grenzen und Möglichkeiten für das Handeln der Schulleitungen liegen.

März 3, 2021Juni 8, 2021

Eltern zu einer Besprechung per Videokonferenz einladen

Lesezeit: 2 Minuten

In Zeiten von Corona möchten viele Schulen gerne Elterngespräche in Form von Videokonferenzen anbieten. Es geht dabei sowohl um Elterngespräche in Format 1 zu 1 wie auch Informationsabende, bei denen Eltern über die Arbeit der Schule informiert werden sollen. Auch hierbei ist das Thema Datenschutz zu beachten. Eltern müssen über die zur Teilnahme an einer Videokonferenz erforderliche Datenverarbeitung gemäß Art. 13 DS-GVO informiert werden und dann eine Einwilligung erteilen. Das ist auch der Fall, wenn sie zur Teilnahme an einer Videokonferenz ein bestehendes schulisches Konto ihres Kindes nutzen, da die Einwilligung in die Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Nutzung dieses Kontos das Kind betraf, nicht aber die Eltern selbst.

Da es sich bei den Teilnehmern um Erwachsene handelt und die Videokonferenzen nur einzelne oder gelegentliche Veranstaltungen sind, kann die Einwilligung durch die Eltern hier auch durch sogenanntes konkludentes Handeln¹ gegeben werden. Die Eltern willigen in die Datenverarbeitung ein, indem sie an der Videokonferenz teilnehmen. Schalten sie dazu beispielsweise die Kamera ein, willigen sie in die Verarbeitung des Bildsignals ein.

Praktische Umsetzung

Die Schule übermittelt den Eltern eine Einladung, in welcher die Informationen zur Datenverarbeitung gegeben werden wie auch die Einwilligungserklärung, letztere jedoch ohne Unterschriftenfeld. Wichtig wie immer bei der Einwilligung ist das Angebot einer Alternative für Eltern, die nicht an einer Videokonferenz teilnehmen möchten.

Beispiel Elterngespräch

Einwilligung – EU-DSGVO konform – WebEx – Eltern.docx

Beispiel Informationen über die Schule

Einwilligung – EU-DSGVO konform – MS Teams – Eltern.docx

Beispiel Elterngespräch

Die Vorlage geht davon aus, dass die Eltern den Zugang des Kindes zu Logineo NRW Messenger für die Videokonferenz mit den Lehrkräften der Schule nutzen.

Einwilligung – EU-DSGVO konform – Logineo NRW Jitsi – Eltern.docx

Hinweis

Bitte achten Sie darauf, dass für Videokonferenzen, in welchen es um vertrauliche oder sensible Inhalte gehen soll, sichere und vertrauenswürdige Anbieter genutzt werden. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen Schule und Anbieter sollte vorliegen.

03/2021

Januar 8, 2021Januar 8, 2021

Informationen zur Datenverarbeitung bei der Ausleihe eines Schülergerätes

Lesezeit: < 1 Minute

Das Ausleihen eines digitalen Endgerätes an Schüler im Rahmen des Sofortausstattungsprogramms des Bundes und des Landes NRW ist ein Vorgang, der separat von der Verwaltung in einem MDM erfolgt. Es ist auch vorstellbar, dass Geräte ohne eine Verwaltung verliehen werden. Die Verwaltung des Ausleihvorgangs selbst stellt eine Datenverarbeitung dar und bedarf der Information gemäß Art. 13 DS-GVO. Eine Einwilligung in die Datenverarbeitung sollte hier nicht erforderlich sein, da sich eine Rechtsgrundlage aus §120 Abs. 1 Satz 1 Schulgesetz NRW in Verbindung mit der Richtlinie über die Förderung von digitalen Sofortausstattungen herleiten lassen sollte. Die Vorlage ist zur Information bezüglich der Datenverarbeitung beim Ausleihvorgang gedacht, wenn die Schule die Ausleihe anstelle des Schulträgers selbst regelt. Sie könnte entsprechend auch auf die Ausleihe von Dienstgeräten für Lehrkräfte angepasst werden.

Ausleihe Geräte – Informationen gem. Art. 13 DS-GVO – ohne MDM.docx

November 21, 2020November 22, 2020

Vorlagen für IServ

Lesezeit: < 1 Minute

IServ ist ein mittlerweile gut etablierter deutscher Schulserver der vor allem damit glänzen kann, dass er komplett auf nicht-EU Dienste verzichtet. Er setzt sehr stark auf Open-Source Komponenten¹, besteht aber auch aus proprietären Eigenentwicklungen.²

IServ ist ein modulares Server Produkt, welches neben einer lokalen Nutzung auch einen Zugriff über ein Webportal erlaubt. Über die unterrichtliche Nutzung bietet der Server noch Funktionen zur Verwaltung von Geräten und des schulischen Netzwerks. Mittlerweile wird der Server auch als SAAS komplett Cloud basiert angeboten. Auch ein Videokonferenz Modul auf Basis von BigBlueButton ist im Angebot.

Auch wenn IServ spezielle Module wie die Raumbuchung, Curriculum, Kurswahlen, Vertretungs- und Mensa-Pläne und mehr anbietet, ist die Plattform in erster Linie ein Server für die pädagogische Arbeit. Das heißt, es ist nicht möglich, auf einem einzigen IServ sowohl Unterricht als auch schulinterne Verwaltung abzubilden. Wer das tun möchte, braucht eine zweite, kostenpflichtige Instanz. Diese kann durchaus auf dem selben Server betrieben werden, wenn beide Instanzen logisch voneinander getrennt sind, etwa durch Betrieb auf zwei virtuellen Servern. Aber auch hier gibt es Grenzen, die mit dem Sicherheitskonzept des IServ zu tun haben³.

IServ hält unter https://iserv.eu/downloads/privacy/ zahlreiche Dokumente bereit, welche von Schulen bei der Einführung des Schulservers genutzt werden können. Sehr umfangreiche Informationen zum Datenschutz finden sich auch in der jeweils aktuellsten Version des Handbuches.

Da öfter angefragt, gibt es hier eine kombinierte Nutzungsvereinbarung mit Informationen zur Datenverarbeitung und Einwilligung, einmal in einer Version für Schüler und dann, da die Zahl der genutzten Funktionen hier größer, für Lehrkräfte.

Oktober 12, 2020Mai 31, 2022

Logineo NRW Messenger, AWS und Datenschutz

Lesezeit: 3 Minuten

Der Messenger, den das Land NRW seinen Schulen kostenlos zur Verfügung stellt, basiert auf dem open source Matrix Protokoll und folgt damit der Landesstrategie, quelloffene Plattformen für Schulen bereitzustellen. Als Dienstleister für den Betrieb der Plattform gewann man die SVA System Vertrieb Alexander GmbH aus Wiesbaden, die dann ihrerseits Amazon Web Services¹ (AWS), eine EU Tochter des US Konzerns Amazon, als Unterauftragnehmer beauftragte.

Letzteres blieb nicht lange unbemerkt, da es selbstredend im Vertrag zur Auftragsverarbeitung, den Schulen bei der Beauftragung des Messengers mit SVA GmbH abschließen, nachzulesen ist. Und so kam es dann zu einer kleinen Anfrage im Landtag NRW² und einem daraus folgenden Bericht bei Westpol. Bei Schulen, die den Messenger schon beauftragt hatten oder dieses planten, führte alles dieses zu großer Verunsicherung. Die Beunruhigung ist verständlich, denn als US Anbieter unterliegt auch AWS mit seinen Serverstandorten in Europa dem US amerikanischem CLOUD-Act. US Ermittlungsbehörden können von US Unternehmen, die Server in der EU betreiben, die Herausgabe von personenbezogenen Daten verlangen. Zwar können diese sich vor Gericht dagegen zur Wehr setzen, wenn das Ansinnen der US Ermittler lokalem Datenschutzrecht widerspricht, doch nicht immer sind US Firmen dabei erfolgreich, und es gibt auch Anfragen, die geheim sind³ und deshalb nicht gerichtlich abgewehrt werden können.

Die kleine(n) Anfrage(n) wurden Anfang Oktober 2020 von der Landesregierung beantwortet und die Antwort ist als Drucksache MMD17-11271 über das Dokumentenarchiv des Landtags einsehbar. Sie lautet kurz gefasst:

Datenschutzbedenken bestehen […] nicht.

Aus der Antwort erfährt man, dass das Land “einen öffentlich bestellten und vereidigten IT-Sachverständigen einbezogen” hat, um bei der Erstellung einer Leistungsbeschreibung wie auch der Ausschreibung für den Messenger Unterstützung zu erhalten. Da man zu dem Schluss kam, dass der Messenger nur als Cloud Lösung umsetzbar ist, wurde vom Land NRW bereits im Vergabeverfahren die Nutzung von AWS als Cloud-Anbieter vorgesehen. Man hat sich hier von den projektbetreuenden Fachleuten leiten lassen.

Die projektbetreuenden IT Sachverständigen hatten eine besondere Expertise für die Umsetzung eines Projekts dieser Größenordnung in der AWS-Umgebung. Die Umsetzung mit AWS ermöglicht eine den qualitativen Anforderungen entsprechende Durchführung eines so großen Projekts.

Den CLOUD-Act, dem AWS als US Unternehmen unterliegt, schätzt das Land nicht als Risiko ein und führt dafür drei Gründe an:

Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten des Messengers aus der AWS Datenregion nach außerhalb der EU, etwa in die USA ist nur zulässig, wenn der Verantwortliche, hier die Schule, diesem zuvor zustimmt.
Wenn es durch US Ermittlungsbehörden ein Verlangen auf Zugriff auf Daten von Nutzern des Messengers gäbe, dann nur, wenn gegen einen Nutzer des Messengers “ein Ermittlungsverfahren einer amerikanischen Strafverfolgungsbehörde eröffnet werden würde.” Dieses wäre dann ein Rechtsvorgang wie auch in Deutschland, da einem solchen Ermittlungsverfahren “eine rechtmäßige Verfügung einer amerikanischen Ermittlungsbehörde oder eines amerikanischen Gerichts” vorausgehe.⁴
Sollte es zu einem Zugriffsbegehren auf personenbezogene Daten von Nutzern des Messengers kommen, wären die von AWS an US Ermittlungsbehörden herausgegebenen Daten für diese wertlos, da sie einmal durch die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung während Übermittlung und Speicherung und zusätzlich durch die vom Dienstleister
SVA eingerichtete Verschlüsselung der in AWS abgelegten Daten geschützt sind.

Der Kern des Sicherheitskonzeptes von Logineo NRW Messenger ist demnach die Sicherheit des Messengers selbst und darüber hinaus Sicherheitsmaßnahmen des Dienstleisters zum Schutz von Daten, die nicht durch die Funktionalitäten des Messengers selbst geschützt werden. Das Matrix Protokoll gilt als sehr sicher und der Messenger verschlüsselt die Kommunikation der Nutzer automatisch.⁵ Die Nutzung von AWS lässt sich im Fall des Messengers aus datenschutzrechtlicher Sicht dadurch vertreten, dass die Daten der Nutzer vor Zugriffen durch US Ermittlungsbehörden durch ihre Verschlüsselung ausreichend geschützt sind.

Solange das Matrix Protokoll keine Sicherheitslücken aufweist und die Maßnahmen des Dienstleisters ausreichend sicher sind, sollten aus der Nutzung des Logineo NRW Messengers für Schüler und Lehrkräfte auch mit sensiblen Inhalten keine Risiken entstehen.

Oktober 7, 2020Oktober 7, 2020

Lehrer fotografieren mit ihrem Smartphone in der Schule

Lesezeit: 3 Minuten

Im Zeitalter des Smartphones ist die beste Kamera die, welche man dabei hat. Das ist in der Regel das Smartphone. Digitale Kameras sind an Schulen zwar vorhanden, aber müssen erst ausgeliehen werden. Also Smartphone. Und deshalb kommt immer wieder die Frage auf, ob Lehrkräfte mit ihren Smartphones Aufnahmen von Schülern machen dürfen. Anlage 3 der VO-DV I listet abschließend eine Reihe von personenbezogenen Daten von Schülern und Erziehungsberechtigten, welche Lehrkräfte mit einem privaten Endgerät, für welches sie die Genehmigung der Schulleitung eingeholt haben, auf der Rechtsgrundlage des Schulgesetzes NRW verarbeiten dürfen. Fotos finden sich dort nicht aufgeführt. Im Genehmigungsvordruck ist die Auflistung aus Anlage 3 jedoch unter 3.3 erweitert um mögliche personenbezogene Daten, welche Lehrkräfte mit Genehmigung der Betroffenen auf ihren privaten Endgeräten verarbeiten dürfen.

3.3 Daten, die von Lehrer/innen auf Basis wirksamer Einverständniserklärungen verarbeitet werden dürfen

Darunter finden sich auch Fotos. Die Auflistung kann, wie die zur Genehmigung herausgegebene Handreichung erklärt, an jeder Schule unterschiedlich sein.

Es ist, und darum geht es hier, also problemlos möglich, dass Lehrkräfte mit ihren privaten Smartphones im Schulalltag Fotos von Schülerinnen und Schülern machen. Dieses setzt zunächst die Genehmigung der Schulleitung für die Nutzung des Smartphones zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten aus der Schule voraus. Dazu braucht es dann noch die Einwilligung der Betroffenen.

Einwilligung Schüler – Fotos – Smartphone Lehrkräfte.docx

Hinweise

Laut der Handreichung zur Genehmigung können Betroffene die Einwilligung auch gegenüber der jeweiligen Lehrkraft erklären.
- “Unter Punkt 3.3 sind alle Daten aufgeführt, die eine Lehrkraft automatisiert auf privaten Endgeräten verarbeiten darf, wenn der oder die einzelne Betroffene ihr bzw. der Schule die Einwilligung zur Verarbeitung erteilt hat.”¹
Da Einwilligungen an der Schule sonst grundsätzlich gegenüber der Schulleitung abzugeben sind, empfiehlt es sich, auch hier vor allem bei jüngeren Schülerinnen und Schülern diesen Weg zu wählen. Wenn eine Lehrkraft eine Klasse 9 neu übernimmt und möchte gerne Fotos der Schüler in ihr Noten App aufnehmen, um die Namen schneller lernen zu können, so kann sie die Einwilligung hier sicher auch unkompliziert mündlich einholen. Geht es um mehr, etwa Fotos auf einer Klassenfahrt, Videoaufnahmen im Sport, so sollte die Einwilligung immer schriftlich eingeholt werden, um sie im Zweifelsfall nachweisen zu können, und eben so, dass sie gegenüber der Schulleitung erteilt wird.
In der Genehmigung für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf privaten Endgeräten ist es durchaus möglich, diese für das Smartphone auf das Anfertigen von Fotos einzuschränken, falls die Schulleitung der Ansicht ist, dass ein Smartphone für die Verarbeitung anderer personenbezogener Daten aus der Schule nicht geeignet ist.
Lehrkräfte müssen bei der Nutzung eines Smartphones für Fotografien von Schülerinnen und Schülern in der Lage sein, Synchronisation und Backup der Aufnahmen in eine Anbieter Cloud oder eine privat genutzte Cloud per Einstellung zu unterbinden.
Nach der Anfertigung sollten die Fotos auf einen Dienstrechner übertragen und vom Smartphone gelöscht werden.

Alternative Lesart der Handreichung

Der Abschnitt

“Unter Punkt 3.3 sind alle Daten aufgeführt, die eine Lehrkraft automatisiert auf privaten Endgeräten verarbeiten darf, wenn der oder die einzelne Betroffene ihr bzw. der Schule die Einwilligung zur Verarbeitung erteilt hat.”²

lässt auch eine alternative Lesart zu. Die Formulierung sagt nicht, dass ausdrücklich in die Verarbeitung auf dem Gerät einer Lehrkraft eingewilligt werden muss. Es wird lediglich in die Verarbeitung von bestimmten Daten durch die Schule und damit auch durch die Lehrkraft eingewilligt. Hinzu kommt, auch alle in Anlage 3 der VO-DV I gelisteten Daten können ohne ausdrückliche Einwilligung der Betroffenen auf privaten Endgeräten der Lehrkräfte verarbeitet werden, sofern sie die Genehmigung der Schulleitung dafür haben.

Schließt man sich dieser Lesart an, braucht es keine Einwilligung, in welcher explizit eingewilligt wird, dass die betreffenden Daten auch auf den privaten Endgeräten von Lehrkräften verarbeitet werden dürfen.