Videokonferenzen – eine Plattform auswählen

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Auch wenn die Zeiten von Schulschließungen vorerst vorüber sind, so gibt es doch immer wieder die Notwendigkeit, Unterricht auf Distanz durchzuführen. Verschiedene Bundesländer haben mittlerweile begonnen, ihren Schulen bereits auf Landesebene Videokonferenz Lösungen anbieten. Dort, wo das (noch) nicht der Fall ist oder die Landeslösung aus diversen Gründen nicht in Frage kommt, müssen Schulen sich entscheiden, welche Plattform man dauerhaft nutzen kann und zwar so, dass die jeweiligen schul- und datenschutzrechtlichen Vorgaben des Bundeslandes eingehalten und korrekt umgesetzt werden können. Bei der Auswahl einer Videokonferenz Plattform hängt viel davon ab, welche Möglichkeiten eine Schule in Hinsicht auf die Gegebenheiten vor Ort hat. Das meint sowohl die kommunalen Strukturen wie auch die finanziellen Mittel. Im Folgenden geht es um Alternativen, die auf Videokonferenz Plattformen setzen, welche als Plattform bereits durch Transparenz sehr datenschutzfreundlich genutzt werden können – die beiden Open Source Plattformen BigBlueButton und Jitsi.¹

Wenn der Schulträger, die Stadt oder der Kreis bereit sind, eine Instanz für eine Schule oder die Schulen in der eigenen Zuständigkeit einzurichten, dann empfehlen sich die beiden Open Source Plattformen Jitsi und BigBlueButton. Beide sind kostenlos erhältlich. Es braucht lediglich Server, auf denen die Videokonferenz Plattform betrieben wird. Beide Plattformen sind einfach zu nutzen, mit der richtigen Konfiguration sehr sicher und arbeiten datensparsam. Auch beim Zugriff von zu Hause aus braucht man sich keine Gedanken machen, dass hier irgendwelche Daten abgegriffen werden. Jitsi kommt komplett ohne Nutzerkonten aus, während bei BigBlueButton für die Lehrkräfte Nutzerkonten eingerichtet werden. Beide Plattformen lassen sich komplett über Browser nutzen. Im Internet findet man zu beiden Plattformen viele gute Anleitungen, wie man sie richtig und sicher nutzt.
Wenn man von offizieller Seite nicht bereit ist, selbst eine Videokonferenz Plattform einzurichten und zu betreiben, kann man auf die Dienste von Anbietern zurückgreifen. BigBlueButton kann man auch bei verschiedenen Anbietern als Paket erhalten. Man sucht da einfach nach BigBlueButton + Hosting und findet dann entsprechend Anbieter. Das in der Regel separat angebotene Paket Greenlight ist ein Modul, mit welchem Nutzer Räume einrichten und verwalten können. Vergleichbar gibt es auch Anbieter, die Jitsi Server bereitstellen. Bei Videokonferenzen, das muss man bei der Auswahl eines Angebotes beachten, sind die Server ziemlich gefordert. Will man viele Personen zugleich in einer Videokonferenz haben oder in mehreren parallelen Videokonferenzen, braucht es Serverleistung. Man kann sich aber behelfen, um die Kosten zu reduzieren, wenn man a) die Teilnehmer (Schüler) nur dann per Video zuschaltet, wenn dieses auch Sinn macht, und b) einen Zeitplan erstellt, welche Lerngruppe die Videokonferenz Plattform an welchem Tag zu welcher Zeit nutzen darf. So verteilt sich die Last und man benötigt weniger Serverleistung.
Alternativ zur zweiten Möglichkeit kann man sich nach einer Plattform umschauen, welche ein Videokonferenz Modul integriert hat oder als zusätzliches Modul anbietet. Das wären z.B. der Schulserver iServ (BigBlueButton), die Schul-Kommunikations App DieSchulApp (BigBlueButton) und die noch recht neue auf NextCloud aufbauende Schul Cloud Plattform Vicole (BigBlueButton). Die Schulnachrichten Plattform SchoolFox aus Österreich integriert eine andere Videokonferenz Plattform (Jitsi). Auch Moodle Anbieter können unter Umständen eine BigBlueButton oder Jitsi Instanz integrieren, da das LMS die technischen Möglichkeiten dafür mitbringt. Teckids e.V. bietet im Rahmen seines schul-frei-Projektes Schulen gegen Aufwandsentschädigung (kostendeckend) den Betrieb eigener Plattformen (BigBlueButton, Jitsi, wahlweise mit Moodle) an². BigBlueButton lässt sich außerdem in eine datenschutzfreundliche NextCloud³ über die NextCloud Talk App integrieren.
Eine weitere Alternative wäre, man kennt eine befreundete Firma, einen Verein oder eine Universität, die einen BigBlueButton oder Jitsi Server betreiben und der Schule eine Nutzung ermöglichen. Kennt man den Anbieter und kann diesem vertrauen, bestehen keine Risiken für Schüler und Lehrkräfte. Für Schulen ist es aus rechtlicher Sicht am besten, wenn sie vom Anbieter eine Vertrag zur Auftragsverarbeitung erhalten. Das wird bei diesen als Freundschaftsdienst bereitgestellten Videokonferenz Servern aber meist nicht möglich sein, da die Anbieter sich die damit einhergehenden rechtlichen Verpflichtungen nicht auferlegen wollen, wenn sie es schon für umsonst machen. Eine Ausnahme bildet hier Teckids e.V., die auch bei Nutzung ihrer offenen Instanzen von BigBlueButton einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, anbieten.⁴. Senfcall ist das BigBlueButton Projekt einer Guppe von Studierenden in Darmstadt und Karlsruhe, welches offen für jedermann nutzbar ist.⁵ Ohne Vertrag zur Auftragsverarbeitung setzt die Einwilligung der Betroffenen voraus, dass sie auch über den Umstand informiert werden, dass die Nutzung durch die Schule nur auf Vertrauen baut, aber nicht durch einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung rechtlich abgesichert ist. Manchen Schulen wird beides zu heikel sein, doch wenn der großzügige Anbieter vor Ort einen Namen hat und vielen Eltern ein Begriff ist und diese dem Angebot Vertrauen schenken, spricht nichts gegen eine Nutzung auf der Grundlage einer informierten Einwilligung.
Die vorletzte Alternative wären die vielen offen zugänglichen Jitsi Server. Ähnlich wie bei Alternative 4 muss man hier schauen, wem man vertrauen kann. Das dürfte in der Regel jedoch vielfach nicht einfach sein. Auch wenn durch die meisten dieser Server (siehe https://github.com/jitsi/jitsi-meet/wiki/Jitsi-Meet-Instances) von Personen, Vereinen oder Institutionen betrieben werden, die keinerlei Interesse haben an den personenbezogenen Daten der Nutzer ihres Angebotes, geht man hier bei der Nutzung ein größeres Risiko ein als bei Alternative 4.
Einige Schulen haben die technischen Möglichkeiten und im Kollegium die Kompetenz und Bereitschaft, einen eigenen Videokonferenz Server aufzusetzen und zu betreiben. Das geht durchaus, macht meist jedoch nur Sinn, wenn es an der Schule nicht um große Nutzerzahlen geht. Eine Schule mit 1.200 Schülerinnen und Schülern und einem Kollegium von über 100 Personen bräuchte mehr als einen einzelnen Server, um Videokonferenzen für möglichst viele Nutzer zeitgleich anbieten zu können. Bei all dem wäre extrem wichtig, dass die Kompetenz im Kollegium nicht nur ausreicht, eine BigBlueButton oder Jitsi Instanz aufzusetzen, sondern den Server selbst auch noch sicher zu konfigurieren. Schlecht konfigurierte Videokonferenz Server stellen ein Risiko für die Nutzer dar.

Die sechs aufgeführten Alternativen sind eingeordnet von beste Lösungen zu weniger günstigen Lösungen. Die Alternativen 1, 2 und 3 sind etwa gleichwertig. Alternative 4 ist eher eine Notlösung und 5 eine Not-Notlösung. Alternative 6 kann gleichwertig zu 1, 2 und 3 sein. Zu empfehlen ist diese Lösung Schulen in der Regel nicht, da Schulen hiermit eine Menge Verantwortung auf sich nehmen, und es auch die Ressource Mensch im Kollegium beansprucht. Es ist in der Regel nicht Aufgabe von Lehrkräften, Schul IT zu betreiben.

Ganz wichtig sind bei der Nutzung einer Videokonferenz Plattform die Themen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Information und je nach Situation und Schulgesetz des Bundeslandes auch die Einwilligung.

Vertrag zur Auftragsverarbeitung
- Bei 1, 2 und 3 gibt es den Vertrag zur Auftragsverarbeitung ohne Probleme. Die Schule ist rechtlich abgesichert.
- Bei 4 könnte man eventuell mit Glück einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung bekommen. Meist wird das nicht der Fall sein. Aus rechtlicher Sicht ist das für Schulen ungünstig.
- Bei 5 ist die Chance einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung zu erhalten nahe Null.
- Bei 6 betreibt die Schule den Server selbst und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist nicht erforderlich. Der schulische Admin sollte aber auf jeden Fall eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnen.
Information
- Die Nutzung einer Videokonferenz Plattform geht immer auch mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten einher. Das macht es erforderlich, vor der Nutzung die Betroffenen (Schüler, Lehrkräfte, Eltern) über die erforderliche Datenverarbeitung transparent zu informieren. Diese Informationspflicht besteht auch, wenn die Nutzung ohne Einholen einer Einwilligung möglich ist.
  - Wer ist verantwortlich?
    - Schulleitung
  - An wen kann man sich bei Fragen zum Datenschutz wenden?
    - Datenschutzbeauftragter
  - Auf welcher Rechtsgrundlage werden die personenbezogenen Daten verarbeitet?
    - Schulgesetz oder Einwilligung
  - Zu welchen Zwecken sollen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden?
    - Durchführung von Online Unterricht, Zuschaltung von erkrankten Schüler:innen zum Unterricht, Partnerschulprojekt, individuelle Beratung, Online Elternsprechtag, Dienstbesprechung, Fachkonferenz, Lehrerkonferenz, …
  - Um welche personenbezogenen Daten geht es überhaupt?
    - Bild- und Tonaufnahmen der Betroffenen und ihrer Umgebung, Chatbeiträge, geteilte Dateien, (bei Nutzern mit Nutzerkonten, auch Anmeldedaten, Rollen und Rechte, Nutzungsdaten, technische Log-Dateien), Beiträge in einem Online-Whiteboard oder Etherpad der Videokonferenz Platform, …
  - Wer ist von der Verarbeitung der personenbezogenen Daten betroffen?
    - Schüler, Lehrkräfte, Eltern, Schulsozialpädagogen, …
  - Wo werden die Daten verarbeitet? Wer hat Zugriff darauf?
    - beim Schulträger/ bei einem IT Dienstleister/ …
    - Zugriff haben Lehrkräfte, Mitschüler; Schulträger/ IT Dienstleister nur auf Weisung der Schulleitung
  - Wie lange werden die personenbezogenen Daten gespeichert?
    - keine dauerhafte Speicherung von Bild- und Tonaufnahmen
    - Chat Protokolle und geteilte Dateien werden nach Ende der Videokonferenz gelöscht, erarbeitete Dokumente (Whiteboard, Etherpad) werden an alle Mitarbeiter gegeben, …
    - [Nutzerkonten und damit zusammenhängende Daten werden nach Ende der Schulzugehörigkeit oder im Falle der Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung bei Widerspruch oder Widerruf der Einwilligung gelöscht]
  - Erfolgt eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an Dritte?
    - Nein, bei Nutzung einer Videokonferenz Plattform mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung
    - Ja, bei Nutzung einer öffentlich zugänglichen oder als Freundschaftsdienst zur Verfügung gestellten Videokonferenz Plattform ohne Vertrag zur Auftragsverarbeitung
  - Welches sind die Rechte der Betroffenen?
    - Bei Einwilligung Widerruf der Einwilligung, Widerspruch in die Verarbeitung, Löschung und allgemein Berichtigung, Auskunft, Datenübertragbarkeit und Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.
Einwilligung
- In NRW gibt es seit dem 16. Schulrechtsänderungsgesetz von Februar 2022 die Möglichkeit, Videokonferenz Plattformen zur Erfüllung des Bildungs- und Erziehungsauftrags einzusetzen und entsprechend die personenbezogenen Daten von Schülern und Lehrkräften dazu zu verarbeiten. Sofern das Schulgesetz diese Möglichkeit nicht vorsieht oder die für eine verpflichtende Nutzung außerdem zu erfüllenden Bedingungen nicht erfüllt sind, ist die Einwilligung der Betroffenen erforderlich.
- Diese muss gegenüber der Schulleitung abgegeben werden.
- Sie muss außerdem auf Freiwilligkeit gründen. Das heißt, es dürfen Schülern, Eltern und Lehrkräften keine Nachteile entstehen, wenn sie eine Einwilligung verweigern. Das setzt Alternativen voraus, die zumindest annähernd gleichwertig sind. Alternativen könnten sein,
  - die Teilnahme ohne Bild,
  - eine Teilnahme über Einwahl per Telefon (wenn die Plattform dieses zulässt)
  - Kontaktaufnahme der Lehrkraft zu Schülern/ Eltern per Telefon
Nutzungsvereinbarung
- Da es heute technisch ist leicht möglich ist, Screenshots und Mitschnitte des Geschehens auf einem Bildschirm zu machen, sollte über eine Nutzungsvereinbarung geregelt werden, dass die Anfertigung derselben nicht zulässig ist und der Verstoß gegen diese Vorgabe Konsequenzen nach sich ziehen wird.
- Sinnvoll ist auch eine Verpflichtung der Nutzer, dass während einer Videokonferenz keine anderen Personen im Raum zugegen sind, welche der Videokonferenz zusehen oder mithören. So wie das im normalen Unterricht nicht zulässig ist, geht das auch bei einer Videokonferenz nur mit Genehmigung.
- Geregelt werden sollten zudem das Verhalten während einer Videokonferenz und welche Regeln einzuhalten sind.

Vorlagen für Einwilligungen für Schüler und Lehrkräfte für BigBlueButton gibt es unter Einwilligung – Vorlagen für BigBlueButton

Weitere Informationen zum Thema Videokonferenz Plattformen in Schule finden sich unter Videokonferenzplattformen in Schule nutzen. Nähere Informationen zu den beiden Open Source Videokonferenz Plattformen finden sich als Datenschutz Check unter BigBlueButton und Jitsi.

Stand 03/2022