Schulen in NRW arbeiten im Rahmen der Berufswahlvorbereitung eng mit der Bundesagentur für Arbeit zusammen. Berufsberaterinnen und Berufsberater kommen regelmäßig in die Schulen, um Schülerinnen und Schülern sowie deren Eltern Beratung und Unterstützung bei der Berufswahl anzubieten. Auf den Seiten des BO-Tool NRW (Digitales Online Instrumentarium zur Beruflichen Orientierung) informiert das Ministerium für Schule und Bildung (MSB) auch über die dabei stattfindende Datenverarbeitung und die dazu gehörigen Rechtsgrundlagen.
Bislang war es so, dass Schulen die Daten von Schülerinnen und Schülern nicht ohne deren Einwilligung an die Agentur für Arbeit bzw. die dort tätigen Berufsberaterinnen und Berufsberater weitergeben durften. Grundsätzlich gilt dieses auch weiterhin so, wie in der Schrift Informationen zum Datenschutz und zur Datenverarbeitung bei Beratungsgesprächen der Berufsberatung im Rahmen der „Lebensbegleitenden Berufsberatung vor dem Erwerbsleben“ erklärt wird.
Kommen die Berufsberater zu Beratungsgesprächen an die Schule, so darf die Schule den in der Schule befindlichen Berufsberaterinnen und Berufsberatern Namen und Uhrzeiten zum Zweck der Termingestaltung und Anwesenheitskontrolle geben. Weitere Daten der Schülerinnen und Schüler darf die Schule nur mit deren ausdrücklicher Einwilligung oder mit der der Erziehungsberechtigten an die Agentur für Arbeit weitergeben. Grundsätzlich können dabei Schülerinnen und Schüler ab 14 Jahren selbst der Verarbeitung ihrer Daten zustimmen; falls jedoch Unsicherheiten hinsichtlich ihrer Einwilligungsfähigkeit bestehen, ist die Zustimmung der Erziehungsberechtigten erforderlich. Wenn Eltern nicht möchten, dass ihr Kind an einem Beratungsgespräch teilnimmt, und der bereits durch ihr Kind erteilten Einwilligung bei der Agentur für Arbeit widersprechen, werden sämtliche Daten bei der Agentur gelöscht und das Beratungsgespräch entfällt. Der Widerruf muss gegenüber der Agentur für Arbeit erklärt werden, nicht gegenüber der Schule.
Entsprechend liegt auch die Information bezüglich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Schülerinnen und Schüler durch die Agentur für Arbeit selbst. Jugendliche und ihre Erziehungsberechtigten erhalten mit der schriftlichen Einladung von der Agentur für Arbeit Informationen zum Datenschutz; die Schule informiert dazu nicht. Nehmen Minderjährige in der Schule spontan und selbständig eine Beratung in Anspruch, werden die Eltern durch die Agentur für Arbeit informiert und können der weiteren Datenverarbeitung widersprechen, woraufhin die Agentur die Daten löscht.
Die Schule informiert Schülerinnen, Schüler und Erziehungsberechtigte idealerweise vor dem ersten Kontakt mit der Berufsberatung über die Angebote und die datenschutzrechtlichen Modalitäten der Beratung. Dazu lädt sie die Berufsberatung zu Elternveranstaltungen (z. B. „Kick-Off“ im KAoA-Prozess, Jahrgangsstufe 8) ein, damit diese den Beratungsprozess und Datenschutz erläutert. Außerdem verteilt die Schule einen Informationsflyer zu den Beratungsleistungen und dem Datenschutz per Schulpost oder E-Mail an alle Erziehungsberechtigten, um Transparenz sicherzustellen.
Da die Schule eine zentrale Rolle bei der Vorbereitung der Jugendlichen auf die Berufswahl einnimmt, ist es sinnvoll, die individuellen Beratungsergebnisse mit der Agentur für Arbeit auszutauschen. Dieser Austausch, der eine bessere Abstimmung und gemeinsame Planung der beruflichen Orientierung ermöglicht, darf jedoch nur mit der ausdrücklichen Einwilligung der Jugendlichen erfolgen.
Ausnahme Beendigung der Schule ohne konkrete berufliche Anschlussperspektive
Seit April 2025 gibt es den Erlass zum Verfahren der Übermittlung von Daten nach Maßgabe des Schülerinnen- und Schülerdatenübermittlungsgesetzes NRW. Dieser ermöglicht es Schulen, die “personenbezogene Daten von Schülerinnen und Schülern, die voraussichtlich bei Beendigung der Schule über keine
konkrete berufliche Anschlussperspektive im Sinne des § 31a Absatz 1 SGB III verfügen, über die jeweils zuständigen Bezirksregierungen an die Bundesagentur für Arbeit zu übermitteln, so dass diese die Schülerinnen und Schüler gemäß
§ 1 Absatz 1 Satz 2 Schülerinnen- und Schülerdatenübermittlungsgesetz NRW
kontaktieren kann.”
Dieses Schülerinnen- und Schülerdatenübermittlgungsgesetz NRW, mit langem Namen auch “Gesetz zur Übermittlung von Schülerinnen- und Schülerdaten
am Übergang von der Schule in den Beruf” von Oktober 2023 und geändert im Juli 2025 schafft die Rechtsgrundlage, auf welcher Schulen einen Datensatz bestehend aus:
- Vor- und Familienname,
- Geburtsdatum,
- Geschlecht,
- Wohnanschrift,
- voraussichtlich beendeter Schulform und
- voraussichtlich erreichtem Abschluss.
übermitteln darf bzw. muss.
Gemäß Erlass übermitteln Berufskollegs “zusätzlich den jeweils besuchten Bildungsgang mittels der in Anlage 1 ausgewiesenen Schulgliederungsschlüssel.”
Die Schule muss vorab jedoch genau prüfen, auf welche Schülerinnen und Schüler der Erlass bzw. das Gesetz anzuwenden sind. Schülerinnen und Schüler, die über eine konkrete, im Erlass näher beschriebene Anschlussperspektive verfügen, sind von der Regelung ausgenommen. Gemäß Erlass übermittelt die Schule den Datensatz über das BAN-Portal an die zuständige Bezirksregierung. Auch wenn das dem Erlass zugrundeliegende Gesetz Schulen die Möglichkeit eröffnet, den Datensatz direkt an die Agentur für Arbeit zu übermitteln,
“Die personenbezogenen Daten der Schülerinnen und Schüler sind spätestens bis vier Wochen zum Ende eines Schuljahres je nach Übermittlungsweg entweder an die örtlich zuständige Agentur für Arbeit oder über die Bezirksregierung an die Bundesagentur für Arbeit zu übermitteln.”
hat hier für Schulen die Vorgabe des Erlass Vorrang. Die Übermittlung der von den Schulen im BAN-Portal hinterlegten Daten an die Bundesagentur für Arbeit erfolgt durch die jeweils zuständigen Bezirksregierungen. Diese laden bis zu einem im Erlass vorgegebenen Stichtag eine CSV-Datei mit den gesammelten Schülerdaten aus dem BAN-Portal herunter und übertragen sie anschließend über die SDN-Weboberfläche der Bundesagentur für Arbeit. Für die sichere Authentifizierung und Datenübertragung nutzen die Bezirksregierungen dabei ein von der Bundesagentur für Arbeit ausgestelltes Zertifikat.