Vertretungsplan online – datenschutz-schule.info

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Stundenpläne werden schon lange digital erstellt. Je nach genutzter Plattform ergibt sich daraus auch die Möglichkeit, Stunden- und Vertretungspläne digital zu veröffentlichen. Dies erfolgt entweder über ein Modul der Plattform selbst oder es gibt eine Schnittstelle, über welche andere Plattformen auf die erforderlichen Daten zugreifen können. Moderne Plattformen erlauben Nutzern, den Zugriff auf ihre Stunden- und Vertretungspläne über ein App. Hierbei gibt es deutliche Unterschiede. Einige Plattformen sind in der Lage, Stunden- und Vertretungspläne für Nutzer individuell auszugeben, andere veröffentlichen die kompletten Vertretungspläne auf einer Art digitalem Schwarzen Brett, welches dann über Anzeigen im Schulgebäude einsehbar ist und über eine passwortgeschützte Website, auf welcher die Pläne automatisch hinterlegt werden.

Der datenschutzrechtliche Aspekt

Bei der Veröffentlichung von Vertretungsplänen spielt auch der Datenschutz eine Rolle, denn es geht um Daten, die einen Personenbezug haben, Daten, die beispielsweise genutzt werden könnten, um ein Abwesenheitsprofil zu einer Lehrkraft zu erstellen. In NRW gibt es zur Zulässigkeit der Veröffentlichung von Vertretungsplänen zwei Rechtsmeinungen, die der LDI NRW und die des Ministeriums für Schule und Bildung.

LDI NRW

Von Seiten der LDI NRW gibt es ein Schreiben von 2017 (Az.LDI:212.4.1.1-4248/16)¹, in welchem sie auf eine Anfrage zum Thema reagierte. Es geht dabei speziell um die Plattform WebUntis.

Grundsätzlich, so stellt man bei der LDI NRW fest, gibt es mit dem Informationsfreiheitsgesetz Nordrhein-Westfalen (IFG NRW) seit 2002 eine Rechtsgrundlage für die Veröffentlichung bestimmter Daten von Lehrkräften auf der Homepage einer Schule (siehe dazu auch den Beitrag “Welche personenbezogenen Daten von Lehrkräften dürfen OHNE Einwilligung auf die Schulhomepage?“) Dazu gehören auch Stundenpläne mit den jeweils unterrichtenden Lehrkräften, da “Stundenpläne, die gewöhnlich pro Halbjahr ausgestellt werden,” nach Auffassung der LDI NRW “mit Geschäftsverteilungsplänen vergleichbar sind,” die dem IFG NRW unterliegen. Stundenpläne werden in der Regel immer wieder aktualisiert, vor allem um sie an die sich verändernde Personalsituation anzupassen. Und hier sieht die LDI NRW ein Problem, wenn es um die Veröffentlichung von Stundenplänen geht: “Je kürzer allerdings die Abstände zwischen der “Aktualisierung” des Stundenplans sind, desto mehr kann dieser Plan zu einem Vertretungsplan werden.” Deren permanent aktualisierte Veröffentlichung, möglicherweise täglich oder sogar stündlich wäre dann jedoch nicht mehr vergleichbar mit der Veröffentlichung von Geschäftsverteilungsplänen im Sinne des § 12 Satz 1 IFG NRW ² Da sich auch aus dem Schulgesetz NRW keine Rechtsgrundlage für die Veröffentlichung von Vertretungsplänen auf der Schulhomepage findet, kommt eine Bekanntgabe für die LDI NRW nur gegenüber einer geschlossenen Benutzergruppe in Frage. Ob dieses datenschutzrechtlich zulässig ist, richtet sich nach dem Erforderlichkeitsgrundsatz. Entsprechend heißt dieses für die LDI NRW:

“Eine Schule darf Lehrkräften, Eltern, Schülerinnen und Schüler nur über die sie betreffenden Vertretungsfälle unterrichten, soweit es zu ihrer Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Eine wichtige Voraussetzung wäre es also sicherzustellen, dass die Informationen zu anfallenden Vertretungen nur die Personen erreichen, die von diesen Vertretungsfällen betroffen sind. Dagegen ist es zur Aufgabenerfüllung der Schule nicht erforderlich, dass Kolleginnen, Kollegen, Eltern und Kinder, für die der Unterrichtsausfall keine Konsequenzen hat, darüber Kenntnis erlangen, welche Lehrkraft in welcher Unterrichtsstunde von wem vertreten wird.”

Nicht zulässig ist bei einer Bekanntgabe unter den beschriebenen Bedingungen, ist die Nennung von Gründen für die Abwesenheit bzw. die Vertretung. Außerdem dürfen Vertretungspläne elektronisch nur solange vorgehalten werden, bis der Vertretungsfall abgeschlossen ist. Das heißt, am Ende des Schultages ist der Vertretungsplan des Tages erledigt und aus der Anzeige zu löschen.

Vertretungspläne können sensible Daten enthalten, aus denen sich Rückschlüsse über betroffene Personen ableiten lassen. Die LDI NRW betont deshalb noch einmal ausdrücklich, dass unberechtigte Personen sich keinen Zugang zu den geschlossenen Benutzergruppen eines digitalen Vertretungsplanes verschaffen dürften. Dieses wäre durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen.

Wer in den Wingen Kommentar zum Schulgesetz NRW schaut, findet dort in den Seiten der 15. Erg.-Lfg.. SchulG NRW-Kommentar, März 2015, Katernberg auf Seite 32 eine inhaltlich gleiche Bewertung bezüglich der Veröffentlichung von Stunden- und Vertretungsplänen. Das wundert nicht, denn die Verfasserin des Kommentars, Frau Katernberg, ist Mitarbeiterin der LDI NRW.

Ministerium für Schule und Bildung

Die rechtliche Einschätzung des MSB findet sich in den FAQ “Fragen zu Rechtsgrundlagen” auf Seiten der Medienberatung NRW. Mit Stand von Oktober 2022 heißt es dort:

“Wie und wo dürfen Vertretungspläne online zur Verfügung gestellt werden?

Vertretungspläne sollen u. a. dazu dienen, das durch den Stundenplan vorbereitete Verhalten von Schülerinnen und Schülern oder Lehrkräften aktuellen Gegebenheiten anzupassen. Schülerinnen und Schüler benötigen Informationen, wenn sie einen anderen als den geplanten Lernort aufsuchen müssen. Vertretende Lehrkräfte benötigen Informationen, um den Vertretungsunterricht fachlich übernehmen zu können.

Die Veröffentlichung von Vertretungsplänen über digitale schwarze Bretter innerhalb der Schule ist zulässig, ebenso wie die Bereitstellung über einen passwortgeschützen Bereich (z. B. LOGINEO NRW). Die öffentliche Bekanntgabe von Vertretungsplänen im Internet, z. B. auf der Schulhomepage widerspricht dem Datenschutz.

Der Zugang zum passwortgeschützen Bereich, in dem der Vertretungsplan liegt, ist nicht zwingend über personalisierte Logins zu realisieren. Es wird als ausreichend angesehen, wenn den berechtigten Personen der Schulgemeinde die Zugangsdaten z.B. mit Ausgabe des Stundenplans bekannt gegeben werden. Schulhalbjährlich und wenn bekannt wird, dass eine größere Zahl nicht berechtigter Personen Kenntnis der Zugangsdaten erlangt haben sollten, sind die Zugangsdaten zu ändern.”³Der Vergleich zeigt, es gibt einige Unterschiede. Anders als die LDI NRW sieht man im MSB auch die Möglichkeit, einen passwortgeschützen Bereich auf einem Server einzurichten anstelle von personalisierten Logins für jeden einzelnen Nutzer. Da dann alle Nutzer auf einen gemeinsamen Vertretungsplan zugreifen, ist auch die Veröffentlichung über ein digitales Schwarzes Brett möglich. Die Zugangsdaten zum digitalen Schwarzen Brett bzw. Stundenplan würden dann halbjährlich erneuert und mit der Ausgabe des Stundenplanes an die Nutzer ausgegeben. Für den Fall, dass die Zugangsdaten außerhalb der Schulgemeinde bekannt werden, sollte die Schule die Zugangsdaten erneuern. Von Seiten des MSB, das wird deutlich, wird der Schutzbedarf für die in Vertretungsplänen verarbeiteten personenbezogenen Daten von Lehrkräften nicht gleichermaßen hoch angesetzt wie bei der LDI NRW. Dem entsprechend finden sich im Text auf den Seiten der Medienberatung NRW auch keine Einschränkungen bezüglich der Nennung von Namen oder Namenskürzeln der Lehrkräfte im digitalen Vertretungsplan.

Was bedeutet das für die Praxis?

Schulen haben die Möglichkeit, Stundenpläne mit den Namen oder Namenskürzeln der unterrichtenden Lehrkräfte auf ihrer Schulhomepage zu veröffentlichen.⁴ Die Veröffentlichung ist möglich unter Rückgriff auf § 12 Satz 1 IFG NRW im Sinne von Geschäftsverteilungsplänen. Eine Veröffentlichung von Stundenplänen kann durchaus mehrfach im Schuljahr erfolgen, zumindest halbjährlich. Auch eine vierteljährliche Veröffentlichung sollte ohne Probleme möglich sein. Häufigere Aktualisierungen bewegen sich schnell in Richtung von “Vertretungsplänen”, deren Veröffentlichung dann nicht mehr durch das IFG NRW gedeckt ist, da sie dadurch schnell den Charakter von Vertretungsplänen erhalten.

Die Veröffentlichung von Vertretungsplänen auf der Schulhomepage ist nicht zulässig. Möglich ist jedoch, dem Grundsatz der Erforderlichkeit folgend, die Bekanntgabe gegenüber einer geschlossenen Benutzergruppe.

Orientiert man sich an den Aussagen des Ministeriums für Schule und Bildung, veröffentlicht man die Vertretungspläne über ein digitales Schwarzes Brett und gibt dem in Frage kommenden Nutzerkreis, etwa den Lehrkräften der Schule, die für alle identischen Zugangsdaten. Diese wechselt man halbjährlich. Solange der Vertretungsplan nur dem Kollegium online zugänglich ist, spricht nichts dagegen, Namenskürzel anzugeben. Man könnte hier mit der Erforderlichkeit argumentieren, denn Lehrkräfte, die eine Vertretung erteilen sollen, müssen in den meisten Fällen in der Lage sein, sich mit der zu vertretenden Person auszutauschen. Am Ende des Schultages werden die “abgelaufenen” Vertretungspläne offline genommen. Das Verfahren dürfte sich für Schülerinnen und Schülern weniger eignen, bei diesen der Zugang vielfach weniger sein wird. Gehören auch Schülerinnen und Schülern zur geschlossenen Benutzergruppe, sollte der Vertretungsplan ohne Namen, Namenskürzel oder andere die Lehrkräfte identifizierende Hinweise bekanntgegeben werden.
Schulen, die sich an den Aussagen der LDI NRW orientieren wollen, werden eine geeignete Plattform dafür benötigen, denn ein digitales Schwarzes Brett kann in der Regel keine individuellen Berechtigungen für Nutzer umsetzen. Bekannte große Plattformen und auch einige der Schul-Apps sind in der Lage, dieses zu tun und erlauben oftmals sehr differenzierte Einstellungen der Anzeige (Name, Namenskürzel, kein Name, …). Die Kosten werden hier deutlich über denen für ein digitales Schwarzes Brett liegen. Es sollten dann jedem Nutzer nur die Vertretungen und damit zusammenhängende Informationen (bei Lehrkräften z.B. parallel unterrichtende Kolleginnen und Kollegen, wenn eine Lerngruppe aufgeteilt werden muss) angezeigt werden, die für ihn oder sie von Bedeutung sind. Bei Schülerinnen und Schülern reicht beispielsweise die Information, welche Unterrichtsstunde ausfällt oder, wenn eine Vertretung erteilt wird, ob diese im gleichen oder einem anderen Raum erfolgt oder stattdessen ein anderes Fach unterrichtet wird.

Zugriff auf die Stundenpläne aller Kolleginnen und Kollegen?

In einigen Kollegien ist es üblich, die Stundenpläne aller Lehrkräfte für alle sichtbar auszuhängen. So kann jeder sehen, wer wann wo unterrichtet oder vielleicht nicht in der Schule ist. Das kann sinnvoll sein, wenn man sich untereinander absprechen möchte. Beim Wechsel auf digitale Stunden- und Vertretungspläne kommt so mitunter die Frage auf, ob man das im Digitalen nicht beibehalten kann?

Mit Blick auf die oben beschriebenen Einschätzungen der LDI NRW zur Veröffentlichung von Stundenplänen auf der Schulhomepage mit Namen der unterrichtenden Lehrkräfte, gestützt auf § 12 Satz 1 IFG NRW von Stundenplänen im Sinne von Geschäftsverteilungsplänen, spricht nichts dagegen, diese Pläne auch über einen digitalen Stunden- und Vertretungsplan zu veröffentlichen, solange dieses auf eine geschlossene Gruppe beschränkt ist. Auch gegen eine wiederholte Aktualisierung im Laufe des Schuljahres sollte nichts sprechen, da sie in den meisten Fällen nur Einzelpersonen oder Teile des Kollegiums betreffen.⁵

Schlagwort: Vertretungsplan online

Digitale Stunden- und Vertretungspläne