Schule – Offener Ganztag – Schulsozialarbeit & Datenschutz

Lesezeit: 3 Minuten

Was ist bezüglich datenschutzrechtlicher Vorgaben zu beachten bei der Zusammenarbeit von Schule und offenem Ganztag (OGS)? Und wie sieht es aus, wenn es um die Schulsozialarbeit geht? Diese Fragen beschäftigen viele, denn die Rechtslage erschließt sich den Beteiligten aus den Gesetzen und Verordnungen nur ungenügend. Auch ich selbst hatte hier mangels besseren Wissens bisher eher konservativ beraten und für die Weitergabe von personenbezogenen Daten an den OGS sowie Schulsozialpädagogen, die nicht nach §58 auf Lehrerstellen sitzen und somit als Landesbedienstete gelten, das Einholen einer Einwilligung zur rechtlichen Absicherung empfohlen.

In §120 Schulgesetz NRW heißt es:

„Die gespeicherten personenbezogenen Daten dürfen in der Schule nur den Personen zugänglich gemacht werden, die sie für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.“

Doch wer ist mit den Personen gemeint? Es geht um Personen in der Schule, also definitiv nicht um Personen außerhalb der Schule. Und damit ist auch klar, dass dazu neben den Lehrkräften und Schulsozialpädagogen, die nach §58 als Landesbedienstete auf Lehrerstellen sitzen, auch die Mitarbeiter im Schulsekretariat gehören, Integrationshelfer, Hausmeister und auch Eltern wie Schüler, die in Mitwirkungsgremien tätig sind1entsprechend §§ 62 ff SchulG NRW oder Eltern, welche am Unterricht teilnehmen bzw. dort in Teilbereichen mitarbeiten.2entsprechend §44 Abs. 3 SchulG NRW

Kleine Anfrage im Landtag

Im Dezember 2019 wurde dann genau dieses Thema Gegenstand einer kleinen Anfrage mit dem Titel Datenschutzrechtliche Zusammenarbeit in der Schule, im Hinblick auf den offenen Ganztag (OGT) und die Schulsozialarbeit (Drucksache 17/8328) Vier Fragen wurden der Landesregierung NRW gestellt:

  1. Welche Personengruppen werden mit der Formulierung „in der Schule nur den Personen“ (§ 120 (1) SchulG) neben Lehrer*innen (§ 57 SchulG) und weiteren Landesbedienstete nach § 58 SchulG gesehen?
  2. Welche personenbezogenen Daten dürfen den Mitarbeitern des offenen Ganztags übermittelt werden bzw. mit diesen ausgetauscht werden?
  3. Ist das Zusammenstellen einer Liste von Schüler*innen und die Weitergabe der Liste an die Mitarbeiter*innen der Multiprofessionellen Teams erlaubt? Und falls ja, aufgrund welcher Rechtsgrundlage ist das erlaubt?
  4. Plant die Landesregierung dies in einer Neufassung der VO DV I klarzustellen?

Antwort der Landesregierung

Im Januar 2020 wurden dann die Antworten auf die Anfrage als Drucksache 17/8396 veröffentlicht. Dabei wurde deutlich, dass die Landesregierung die Gesetzestexte sehr viel weiter auslegt, als viele Datenschutzbeauftragte das bisher taten.

  1. Zu den Personen, denen zur Erfüllung ihrer Aufgaben nach § 120 Abs. 1 SchulG NRW personenbezogene Daten zugänglich gemacht werden dürfen, gehört neben den Lehrkräften und sonstigen im Landesdienst stehendem pädagogischen und sozialpädagogischen Personal nach § 58 SchulG auch im Ganztag eingesetztes Personal3Verwiesen wird bezüglich dieses Personals auf Nr. 7 des Rd.Erl. zum Ganztagsangebot – BASS 12-63 Nr. 2.pdf .
  2. Da nach Aussage der Landesregierung Ganztagsangebote auch von außerschulischen Trägen als schulische Veranstaltung gelten, ist es damit auch zulässig, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des offenen Ganztags diejenigen personenbezogenen Daten zugänglich zu machen, welche diese Personen zur Erfüllung der Angebote des Ganztags benötigen. Dazu gehört dann auch der Austausch zu den Förderbedarfen der Schülerinnen und Schüler.
  3. Auch externen Sozialarbeiter bzw. Sozialpädagogen, die anderes als Schulsozialpädagogen im Landesdienst nicht zu den Personen gemäß §58 SchulG NRW zählen, dürfen entsprechend der unter 1. beschrieben Auslegung von §120 Abs. 1 SchulG NRW durch die Landesregierung personenbezogene Daten aus der Schule zugänglich gemacht werden. Dieses ist allerdings nur dann zulässig, sofern sie als Mitglied eines Multiprofessionellen Teams4gemäß der Erlasse 21-13 Nr. 6 „Beschäftigung von Fachkräften für Schulsozialarbeit in Nordrhein-Westfalen“ sowie 21-13 Nr. 9 „Soziale Arbeit an Schulen zur Integration durch Bildung für neu zugewanderte Schüler*innen (Multiprofessionelle Teams)“ diese Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Das meint hier eine Liste mit den Namen der Schülerinnen und Schüler, die sie zu betreuen haben.
  4. Eine entsprechende Änderung des Schulgesetzes NRW oder der anhängigen Verordnungen ist nicht geplant.

Hinweis: Man sollte bezüglich Antwort 2 unbedingt berücksichtigen, dass es ausdrücklich um den Austausch zu den Förderbedarfen der Schülerinnen und Schüler geht, die Informationen, die zur Erfüllung der Angebote des Ganztags benötig werden. Personenbezogene Daten, welche nicht darunter fallen, können nur mit Einwilligung der Erziehungsberechtigten weitergegeben werden. So würde die Bankverbindung der Erziehungsberechtigten sicher nicht darunter fallen, falls es dem Träger etwa darum ginge, diese zu aktualisieren und er dafür bei der Schule anfragt. Gleiches dürfte auch für Kontaktdaten gelten, welche der Träger normalerweise von Schulträger erhalten sollte.

Fazit

Mit der Antwort der Landesregierung auf die kleine Anfrage besteht jetzt endlich Klarheit bezüglich der datenschutzrechtlichen Stellung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von Trägern, die im offenen Ganztag eingesetzt sind. Da der offene Ganztag als schulische Veranstaltung gilt, darf die Schule diesen Personen die personenbezogenen Daten derjenigen Kinder im OGS zugänglich machen, welche sie zur Erfüllung der Angebote des Ganztags benötigen. Darunter fallen dann beispielsweise auch Informationen zu den Förderbedarfen der im OGS betreuten Schülerinnen und Schüler. Für die Schulen, das meint vor allem Grundschulen, besteht von daher keine Erfordernis, eine Einwilligung der Erziehungsberechtigten einzuholen, um sich mit Mitarbeitern des OGS bezüglich der dort betreuten Kinder auszutauschen.

Externen Schulsozialarbeitern dürfen personenbezogene Daten (Namenslisten von zu betreuenden Schülerinnen und Schülern) zugänglich gemacht, wenn sie Mitglied eines Multiprofessionellen Teams an der Schule sind. In allen anderen Fällen gilt weiterhin, dass eine Weitergabe von personenbezogenen Daten von Schülern eine Einwilligung der Betroffenen voraussetzt.

Interessant sind in dem Zusammenhang vielleicht auch:

Übermittlung personenbezogene Daten von Schülern an Träger im offenen Ganztag

Lesezeit: < 1 Minute

Vor einem Monat war ich hier im Blog der Frage nachgegangen, ob eine Einwilligung der Erziehungsberechtigten bezüglich Fotos, welche der Schule gegeben wurde, auch auf den Träger im offenen Ganztag übertragbar ist (Offener Ganztag und Datenschutz) und war zu dem Schluss gekommen, dass dieses eher nicht der Fall ist.

Nachtrag Februar 2020

Nachdem sich die Landesregierung im Rahmen einer kleinen Anfrage zu genau diesem Thema geäußert hat, ist nun klar, es braucht keine Einwilligung, damit die Schule sich mit Mitarbeitern des offenen Ganztags bezüglich der individuellen Förderung der Kinder austauschen kann. Warum das so ist, erkläre ich ausführlich unter Schule – Offener Ganztag – Schulsozialarbeit & Datenschutz 

Aufgrund einer Nachfrage habe ich heute eine neue Einwilligung erstellt, die ebenfalls mit Schule und dem Träger zu tun hat. Der offene Ganztag kann nur funktionieren, wenn die Personen, welche die Kinder nach dem Unterricht betreuen, über ausreichende Informationen verfügen, um für die Kinder passgenaue Unterstützungsangebote erstellen zu können. Wenn der offene Ganztag keine reine Hausaufgabenhilfe sein soll, müssen die Mitarbeiter wissen, wo das Kind Förderbedarfe hat, ob es Lernbeeinträchtigungen hat und ähnlich. Die Informationen sollten aktuell sein und die Mitarbeiter des Trägers können sie nur von der Schule erhalten, von den Lehrkräften, welche das Kind unterrichten. Als externer Partner gehören die Träger von offenen Ganztagsangeboten nicht zur Schule.

Da es keine rechtliche Grundlage im Schulgesetz NRW gibt, aufgrund derer die Schule derartige Informationen bzw. personenbezogene Daten an Dritte wie einen Träger (ein Unternehmen) weitergeben darf, kann ein solcher Informationsaustausch nur auf der Basis einer informierten und freiwilligen Einwilligung erfolgen.1Anders als im Bereich der Schulsozialarbeit und dem Informationsaustausch mit Ämtern, Ärzten u. Ä. empfehle ich hier eine datenschutzrechtliche Absicherung durch eine entsprechende Einwilligung und keine Entbindung von der Schweigepflicht.

Die Einwilligung findet sich dauerhaft im Download Bereich unter Einwilligungen Schule (NRW).

Bitte achten Sie als Schule darauf, die Daten Ihrer Schüler an den Träger Ihres offenen Ganztagsangebot nur auf sicheren Wegen zu übermitteln. 

Offener Ganztag und Datenschutz

Lesezeit: 2 Minuten

An vielen Grundschulen in NRW gibt es das Angebot des offenen Ganztags.

„In einer offenen Ganztagsschule im Primarbereich (§ 9 Absatz 3 SchulG) nimmt ein Teil der Schülerinnen und Schüler der Schule an den außerunterrichtlichen Angeboten teil.“1Runderlass des MSB 12-63 Nr. 2.

Das Land NRW unterstützt diese Angebote finanziell, die Durchführung erfolgt in Zusammenarbeit von Schule und Kinder und Jugendhilfe, gemeinwohlorientierten Institutionen und Organisationen aus Kultur und Sport, Wirtschaft und Handwerk sowie weiteren außerschulischen Partnern.

Die Schule selbst kann nach SchulG §9 Abs. 3 nach Zustimmung durch die Schulkonferenz einbezogen werden. Es können also auch Lehrkräfte im offenen Ganztag beteiligt sein.

Im Zusammenhang damit kam jetzt in einem Gespräch mit einer Schule folgende Frage auf:

Wie sieht es mit dem Thema Datenschutz aus, wenn im offenen Ganztag Fotos gemacht werden?

  • Nach meiner Einschätzung deckt die Einwilligung der Eltern, welche die Grundschule für Fotos einholt, den offenen Ganztag nicht ab, da die Schule nicht selbst verantwortlich ist. Die Schule ist auch nicht Auftraggeber, denn hier ist der Schulträger verantwortlich. Entsprechend heißt es beim MSB „Gesamtverantwortung hat der Schulträger„.  Wenn ein Anbieter wie BAS gGmbH durchführender Träger an Offenen Ganztagsschulen ist, müsste dieser auch die rechtliche Verantwortung tragen. Dabei sollte es auch keinen Unterschied geben, ob die Fotos von einer im offenen Ganztag beteiligten Lehrkraft gemacht werden oder einer vom außerschulischen Partner beschäftigten Person.
  • Entsprechend müsste der außerschulische Partner eine eigene Einwilligung bei den Erziehungsberechtigten einholen.
  • Werden die Fotos an die Schule weitergegeben für eine Veröffentlichung auf der Schulhomepage, müsste auch dieses durch die Einwilligung abgedeckt sein. Die Veröffentlichung der Bilder durch die Schule sollte dann jedoch durch die von der Schule eingeholte Einwilligung abgedeckt sein.

Meine Empfehlung:

Wer als außerschulischer Partner im offenen Ganztag sicher gehen will in Sachen Datenschutz, der holt für für Fotos von Schülerinnen und Schülern eine Einwilligung der Erziehungsberechtigten ein. Gleiches gilt für die Arbeit mit Medien, bei denen Schülerinnen und Schüler selbst aufgenommen werden.


Schulisches Verwaltungsrecht ist nicht mein Gebiet, auch wenn es den Datenschutz berührt. Wenn hier also jemand weitere Informationen hat, möglichst mit Belegen – E-Mail oder Kommentar.