Übermittlung personenbezogene Daten von Schülern an Träger im offenen Ganztag

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Vor einem Monat war ich hier im Blog der Frage nachgegangen, ob eine Einwilligung der Erziehungsberechtigten bezüglich Fotos, welche der Schule gegeben wurde, auch auf den Träger im offenen Ganztag übertragbar ist (Offener Ganztag und Datenschutz) und war zu dem Schluss gekommen, dass dieses eher nicht der Fall ist.

Aufgrund einer Nachfrage habe ich heute eine neue Einwilligung erstellt, die ebenfalls mit Schule und dem Träger zu tun hat. Der offene Ganztag kann nur funktionieren, wenn die Personen, welche die Kinder nach dem Unterricht betreuen, über ausreichende Informationen verfügen, um für die Kinder passgenaue Unterstützungsangebote erstellen zu können. Wenn der offene Ganztag keine reine Hausaufgabenhilfe sein soll, müssen die Mitarbeiter wissen, wo das Kind Förderbedarfe hat, ob es Lernbeeinträchtigungen hat und ähnlich. Die Informationen sollten aktuell sein und die Mitarbeiter des Trägers können sie nur von der Schule erhalten, von den Lehrkräften, welche das Kind unterrichten. Als externer Partner gehören die Träger von offenen Ganztagsangeboten nicht zur Schule.

Da es keine rechtliche Grundlage im Schulgesetz NRW gibt, aufgrund derer die Schule derartige Informationen bzw. personenbezogene Daten an Dritte wie einen Träger (ein Unternehmen) weitergeben darf, kann ein solcher Informationsaustausch nur auf der Basis einer informierten und freiwilligen Einwilligung erfolgen.1Anders als im Bereich der Schulsozialarbeit und dem Informationsaustausch mit Ämtern, Ärzten u. Ä. empfehle ich hier eine datenschutzrechtliche Absicherung durch eine entsprechende Einwilligung und keine Entbindung von der Schweigepflicht.

Die Einwilligung findet sich dauerhaft im Download Bereich unter Einwilligungen Schule (NRW).

Bitte achten Sie als Schule darauf, die Daten Ihrer Schüler an den Träger Ihres offenen Ganztagsangebot nur auf sicheren Wegen zu übermitteln. 

Offener Ganztag und Datenschutz

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An vielen Grundschulen in NRW gibt es das Angebot des offenen Ganztags.

„In einer offenen Ganztagsschule im Primarbereich (§ 9 Absatz 3 SchulG) nimmt ein Teil der Schülerinnen und Schüler der Schule an den außerunterrichtlichen Angeboten teil.“1Runderlass des MSB 12-63 Nr. 2.

Das Land NRW unterstützt diese Angebote finanziell, die Durchführung erfolgt in Zusammenarbeit von Schule und Kinder und Jugendhilfe, gemeinwohlorientierten Institutionen und Organisationen aus Kultur und Sport, Wirtschaft und Handwerk sowie weiteren außerschulischen Partnern.

Die Schule selbst kann nach SchulG §9 Abs. 3 nach Zustimmung durch die Schulkonferenz einbezogen werden. Es können also auch Lehrkräfte im offenen Ganztag beteiligt sein.

Im Zusammenhang damit kam jetzt in einem Gespräch mit einer Schule folgende Frage auf:

Wie sieht es mit dem Thema Datenschutz aus, wenn im offenen Ganztag Fotos gemacht werden?

  • Nach meiner Einschätzung deckt die Einwilligung der Eltern, welche die Grundschule für Fotos einholt, den offenen Ganztag nicht ab, da die Schule nicht selbst verantwortlich ist. Die Schule ist auch nicht Auftraggeber, denn hier ist der Schulträger verantwortlich. Entsprechend heißt es beim MSB „Gesamtverantwortung hat der Schulträger„.  Wenn ein Anbieter wie BAS gGmbH durchführender Träger an Offenen Ganztagsschulen ist, müsste dieser auch die rechtliche Verantwortung tragen. Dabei sollte es auch keinen Unterschied geben, ob die Fotos von einer im offenen Ganztag beteiligten Lehrkraft gemacht werden oder einer vom außerschulischen Partner beschäftigten Person.
  • Entsprechend müsste der außerschulische Partner eine eigene Einwilligung bei den Erziehungsberechtigten einholen.
  • Werden die Fotos an die Schule weitergegeben für eine Veröffentlichung auf der Schulhomepage, müsste auch dieses durch die Einwilligung abgedeckt sein. Die Veröffentlichung der Bilder durch die Schule sollte dann jedoch durch die von der Schule eingeholte Einwilligung abgedeckt sein.

Meine Empfehlung:

Wer als außerschulischer Partner im offenen Ganztag sicher gehen will in Sachen Datenschutz, der holt für für Fotos von Schülerinnen und Schülern eine Einwilligung der Erziehungsberechtigten ein. Gleiches gilt für die Arbeit mit Medien, bei denen Schülerinnen und Schüler selbst aufgenommen werden.


Schulisches Verwaltungsrecht ist nicht mein Gebiet, auch wenn es den Datenschutz berührt. Wenn hier also jemand weitere Informationen hat, möglichst mit Belegen – E-Mail oder Kommentar.