Austausch von Grundschule und Kita

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Zwischen Grundschule und weiterführenden Schulen findet ein regelmäßiger Austausch statt. Es geht darum, dass Lehrkräfte der Grundschulen ihren Kolleginnen und Kollegen an den aufnehmenden weiterführenden Schulen hilfreiche Informationen zu den ehemaligen Grundschülern geben. Dieses findet im Rahmen von Erprobungsstufenkonferenzen statt und ist durch § 120 Abs. 5 Satz 1 SchulG NRW legitimiert. Es braucht also keine Einwilligung der Erziehungsberechtigten.

Anders sieht dies aus, wenn Informationen zwischen Kita und Grundschule ausgetauscht werden sollen. Möchte die Kita der Grundschule schriftliche Unterlagen aus ihrer Dokumentation an die Grundschule übergeben, so braucht es dazu eine Einwilligung der Erziehungsberechtigten in die Übermittlung von personenbezogenen Daten. Diese muss gegenüber der Kita abgegeben werden, da sie in diesem Fall die Daten verarbeitende Stelle und damit verantwortlich ist.

Geht es nur um einen mündlichen Austausch, so reicht dafür eine Entbindung von der Schweigepflicht. Diese kann auch von Seiten der Grundschule eingeholt werden. Die Vorlage ist entsprechend ausgelegt. Nach den Hinweisen zur Nutzung folgt eine Alternativversion mit einer kleinen Abänderung bezüglich der Angabe der Kita. Statt einer handschriftlichen Eintragung durch die Eltern, kann die Schule hier eine Liste der infrage kommenden Kitas anlegen und die Eltern kreuzen dort die Kita ihres Kindes an.

Benötigt die Schule eine Entbindung von der Schweigepflicht für einen Facharzt oder eine andere Person oder Stelle, dann empfiehlt es sich, ein anderes Formular zu nutzen oder das obige entsprechend abzuwandeln.

Übermittlung personenbezogene Daten von Schülern an Träger im offenen Ganztag

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Vor einem Monat war ich hier im Blog der Frage nachgegangen, ob eine Einwilligung der Erziehungsberechtigten bezüglich Fotos, welche der Schule gegeben wurde, auch auf den Träger im offenen Ganztag übertragbar ist (Offener Ganztag und Datenschutz) und war zu dem Schluss gekommen, dass dieses eher nicht der Fall ist.

Aufgrund einer Nachfrage habe ich heute eine neue Einwilligung erstellt, die ebenfalls mit Schule und dem Träger zu tun hat. Der offene Ganztag kann nur funktionieren, wenn die Personen, welche die Kinder nach dem Unterricht betreuen, über ausreichende Informationen verfügen, um für die Kinder passgenaue Unterstützungsangebote erstellen zu können. Wenn der offene Ganztag keine reine Hausaufgabenhilfe sein soll, müssen die Mitarbeiter wissen, wo das Kind Förderbedarfe hat, ob es Lernbeeinträchtigungen hat und ähnlich. Die Informationen sollten aktuell sein und die Mitarbeiter des Trägers können sie nur von der Schule erhalten, von den Lehrkräften, welche das Kind unterrichten. Als externer Partner gehören die Träger von offenen Ganztagsangeboten nicht zur Schule.

Da es keine rechtliche Grundlage im Schulgesetz NRW gibt, aufgrund derer die Schule derartige Informationen bzw. personenbezogene Daten an Dritte wie einen Träger (ein Unternehmen) weitergeben darf, kann ein solcher Informationsaustausch nur auf der Basis einer informierten und freiwilligen Einwilligung erfolgen.1Anders als im Bereich der Schulsozialarbeit und dem Informationsaustausch mit Ämtern, Ärzten u. Ä. empfehle ich hier eine datenschutzrechtliche Absicherung durch eine entsprechende Einwilligung und keine Entbindung von der Schweigepflicht.

Die Einwilligung findet sich dauerhaft im Download Bereich unter Einwilligungen Schule (NRW).

Bitte achten Sie als Schule darauf, die Daten Ihrer Schüler an den Träger Ihres offenen Ganztagsangebot nur auf sicheren Wegen zu übermitteln.