Geht ein Auskunftsersuchen nach Art. 15 DS-GVO an der Schule ein, ist eine Antwort zwingend erforderlich, auch wenn es eine Negativbescheid ist. Die folgenden Vorlagen sind zu Ihrer Unterstützung bei der Beantwortung von Auskunftsersuchen gedacht.
Negativbescheid
Wenn an der Schule keine Daten zur anfragenden Person vorliegen. Das Schreiben ist so formuliert, dass es für verschiede Fälle “pauschal” begründet, warum keine Daten vorliegen, um Nachfragen zu vermeiden.
Prüfung der Identität
Es liegen an der Schule Daten zur anfragenden Person vor, doch die Identität ist noch zu prüfen. Damit wird auch der Eingang der Auskunftsanfrage bestätigt. Die Möglichkeiten zu Identitätsprüfung im Dokument sind Vorschläge. Sie sollten je nach Auskunftsersuchen gegebenenfalls angepasst werden. Dieses Dokument geht davon aus, dass die Schulzeit schon länger zurück liegt, vielleicht sogar mehr als 20 Jahre, so dass keine Schülerstammdaten mehr vorliegen.1Je nach Situation kann die Prüfung der Identität sehr einfach, vielleicht auch formlos erfolgen. Siehe dazu auch Auskunft nur an Betroffene – Identitätsprüfung
Erteilung von Auskunft
Sobald die Identität durch eine Prüfung sichergestellt ist, kann Auskunft erteilt werden, dass personenbezogene Daten zur anfragenden Person verarbeitet und es können Informationen gegeben werden entsprechend Art. 15 Abs. 1 lit. a – h DS-GVO2und, falls zu treffend auch Abs. 2. Da es zwischen den Schulformen deutliche Unterschiede bei den verarbeiteten Daten gibt, reicht eine einzelne Vorlage für ein Antwortschreiben nicht aus. Wichtig! Die Auskunft muss immer auf den Anfragenden angepasst werden. Wenn ein ehemaliger Schüler die Schule vor mehr als 20 Jahren verlassen hat, kann man in der Auskunft nicht angeben, es liegen Grunddaten zum Schüler selbst und den Erziehungsberechtigten vor oder Akten über Schülerprüfungen. Die Auskunft muss zur anfragenden Person und zu den vorliegenden Daten passen! Deswegen müssen die Vorlagen angepasst werden. Im Anhang an den Vorlagen finden sich Hinweise dazu.
Schüler und Erziehungsberechtigte
Lehrkräfte
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