Auf die Information nach Art. 13 bei der Anmeldung an der Schule kommt es an

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Bei der Anmeldung von Schülern an einer Schule werden umfänglich personenbezogene Daten erhoben. Entsprechend der Vorgaben von Art. 13 DSGVO Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person sind die Betroffenen zu informieren.

Ist man dieser Informationspflicht nachgekommen und es werden später im Laufe der Schulzeit anlassbezogene Einwilligungen eingeholt, kann auf einen Teil der nach Art. 13 vorgeschriebenen Informationen verzichtet werden, da sie bereits bei der Anmeldung umfänglich gegeben wurden.1„Die Absätze 1, 2 und 3 finden keine Anwendung, wenn und soweit die betroffene Person bereits über die Informationen verfügt.“ Art. 13 Abs. 4 DS-GVO

Bei einer anlassbezogenen Einwilligung könnte man dann auf folgende Punkte verzichten2Achtung – sämtliche andere Informationen müssen gegeben werden, um eine rechtswirksame Einwilligung einholen zu können. und damit die Einwilligung deutlich verkürzen:

  • Kontaktdaten des Verantwortlichen (und eventuell des Vertreters)
  • Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
  • Information über die Rechte der Betroffenen gegenüber der Schule (Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung, Recht auf Datenübertragbarkeit)
  • Bestehen eines Rechts, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird
  • Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

In den Vorlagen für Einwilligungen könnten dann diese Punkte gelöscht werden. Es empfielt sich jedoch, auf die Möglichkeit hinzuweisen, die Informationen entsprechend Art. 13 in der Schule jederzeit zu erhalten oder auf der Schulhomepage einsehen zu können.3Auch ein Hinweis auf den Ablageort auf der Schulhomepage wäre sinnvoll.

Ausführliche Informationen zur Erstellung einer Einwilligung finden sich unter Wie erstellt man eine datenschutzrechtlich korrekte Einwilligung für Schule?

Schulen müssen bei der Erhebung von Daten entsprechend der DS-GVO informieren

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Erhebt eine Schule direkt bei den betroffenen Personen personenbezogene Daten, muss sie diese bei der Erhebung nach Art 13. EU-DSGVO informieren. Meist ist dieses der Fall bei der Anmeldung an einer Schule. Hier werden sehr umfangreich Daten bei den Eltern oder erwachsenen Schülern erhoben. Anders als bisher gibt es dabei nun eine Informationspflicht durch die Schule. Mitgeteilt werden müssen, wer die datenverarbeitende Stelle ist, wer der Verantwortliche, wer Datenschutzbeauftragter, zu welchen Zwecken personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet werden, auf welcher rechtlichen Grundlage dieses geschieht, wer Empfänger der Daten ist, wie lange die Daten gespeichert werden und welche Rechte aber auch Pflichten die Betroffenen gegenüber der Schule als datenverarbeitende Stelle haben.

In NRW ist man von Seiten des MSB zum Schluss gekommen, dass zur Reduzierung des Aufwands grundlegende Informationen auf der Schulhomepage veröffentlich werden sollen4Ein Muster dazu soll noch folgen., mit Verweisen auf die VO-DV I und II. Da jedoch direkt bei der Erhebung informiert werden muss, wird den Schulen folgendes Vorgehen vorgeschlagen.

„Da die DSGVO verlangt, dass im Zeitpunkt der Datenerhebung über die Datenverarbeitung informiert wird, ist es anlässlich der Anmeldung einer Schülerin oder eines Schülers an einer Schule erforderlich, den Eltern bzw. dem volljährigen Schüler oder der Schülerin einen Papierausdruck der VO DV I auszuhändigen.“

Die VO-DV I ist recht umfangreich5Je nach Formatierung können das zwischen 4 und 10 Seiten sein. und schwierig zu verstehen. Außerdem fehlen dort Informationen, die zum Zeitpunkt der Erhebung gegeben werden müssen.6z.B. verarbeitende Stelle, Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter, sowie die Hinweise auf die Rechte der Betroffenen und das Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde. Dafür finden sich dort jedoch Informationen, die ohne Bedeutung sind bezüglich der Erhebung.

Als Alternative empfehle ich deshalb die Nutzung eines deutlich kürzeren, auf die tatsächlich erforderlichen Informationen beschränkten Informationsschreibens.

Download: Information über die Datenverarbeitung.docx

Das Informationsschreiben ist in der zum Download angebotenen Form mehr auf Grundschulen und Sekundarstufe I ausgelegt, kann aber leicht für die gymnasiale Oberstufe und das Berufskolleg angepasst werden. Anpassungen sind auch in einigen Teilbereichen (Zwecke, Empfänger) erforderlich. Auf der letzten Seite gibt es dazu Informationen.

Tipp: Wenn Sie bei der Aufnahme neuer Schüler mit einem Erhebungsbogen arbeiten, können Sie das Informationsschreiben mit diesem kombinieren.

 

Einwilligung bei Schulanmeldung für nicht von VO-DV I erfasste Daten einholen

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Bei der Aufnahme neuer Schüler an der Schule fragt man gerne nach zusätzlichen Kontaktmöglichkeiten für den Fall, dass die Erziehungsberechtigten einmal außer der Reihe kontaktiert werden müssen. „Wo können wir sie denn auf der Arbeit erreichen, falls mal etwas ist?“ Kann die Schule Daten dieser Art einfach erheben? Was ist dabei aus Sicht des Datenschutz zu beachten?

Das Schulgesetz und die  VO-DV I § 1 sind in NRW die rechtliche Grundlage, auf welcher Schulen Daten der Betroffenen, sprich der Schüler bzw. der Erziehungsberechtigten, erheben und verarbeiten dürfen.

§ 1 (Fn 2)
Zulässigkeit der Datenverarbeitung, Datensicherheit

(1) Schulen und Schulaufsichtsbehörden sind gemäß § 120 Abs. 1 Satz 1, Abs. 3 in Verbindung mit § 3 SchulG, im Übrigen nach den allgemeinen datenschutzrechtlichen Vorschriften, berechtigt und verpflichtet, personenbezogene Daten

1. der Schülerinnen und Schüler,
2. der Eltern gemäß § 123 SchulG,
3. der Verpflichteten gemäß § 41 SchulG

in Dateien und/oder Akten zu verarbeiten, soweit diese Verordnung oder andere Rechtsvorschriften dies zulassen.

In der Anlage 1 zu VO-DV I sind diese Daten exakt aufgelistet. Unter diesen Daten befinden sich auch einige, deren Verarbeitung nicht auf gesetzlicher Grundlage möglich ist. Hierfür muss eine Einwilligung eingeholt werden. Dieses sollte direkt bei der Anmeldung an der Schule erfolgen.

Bei den Grunddaten gehören hierzu:

  • Foto (z.B. für die Schulverwaltungssoftware, zum Erstellen eines Schülerausweises, …)
  • Notfallinformationen
    • Art des Notfalls: Stichwort, Kurzinfo
    • Wichtige Person oder Institution: Name, Vorname, Bezeichnung, Erreichbarkeit: Anschrift Wohnsitz, Anschrift Arbeitsplatz, Telefon, Fax, E-Mail
  • zur Erreichbarkeit Mutter, Vater:
    • am Wohnsitz: E-Mail und Fax
    • am Arbeitsplatz: Telefon, E-Mail
  • zur Erreichbarkeit von Verpflichteten:
    • am Wohnsitz: Fax, E-Mail
    • am Arbeitsplatz: Telefon, E-Mail

Die Einwilligung zur Nutzung dieser Daten durch die Schule ist freiwillig und kann jederzeit ohne Angabe von Gründen ganz oder in Teilen widerufen werden.

Ein passendes Formular findet sich unter Einwilligungen-Schule