Referenz-Verarbeitungsübersicht der Medienberatung NRW

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Bei der Medienberatung NRW ist man schon seit Monaten sehr bemüht, das Unterstützungsangebot für Schulen zum Thema Datenschutz auszubauen. Im Rahmen dieser Arbeiten wurde zum Ende des vergangenen Jahres (2019) eine sogenannte Referenz-Verarbeitungsübersicht veröffentlicht. Das Format ist nicht unbekannt, aber aktuell noch weniger verbreitet. Das gängige Format entspricht eher den Vorlagen, wie sie auf dieser Seite bereitgestellt werden.

Das soll jedoch nicht heißen, dass die Lösung aus der Medienberatung NRW schlechter wäre. Nein, sie ist sogar sehr gut, denn sie ist sehr übersichtlich. Sie besteht aus Tabellen, die mit Tabellenblättern unterteilt sind. Das vorausgefüllte Muster deckt die verschiedenen Verarbeitungstätigkeiten, welche sich an Schulen finden, weitestgehend ab. Schulen brauchen die Vorlage nur noch ergänzen um schulspezifische Informationen und speichern die Verarbeitungsübersicht dann ab. Es ist nicht nötig, einen Ausdruck zu erstellen. Lediglich das Vorblatt mit den Informationen zum Verantwortlichen und dem Feld für eine Unterschrift sollte ausgedruckt und abgelegt werden.

Screenshot Referenz-Verarbeitungsübersicht Schulen NRW
Screenshot Referenz-Verarbeitungsübersicht Schulen der Medienberatung NRW (Link hinter dem Bild führt zur Seite der Medienberatung)

Der Download auf der Seite Referenz-Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten für Schulen besteht aus zwei Dateien im XLSX Format und lässt sich mit gängigen Tabellenkalkulationsprogrammen bearbeiten.

Es ist möglich, in den Tabellen Angaben zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz und zur Sicherheit der Verarbeitung zu machen. Als Ergänzung zum Referenz-Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten empfehle ich meine Vorlage für ein schulisches Sicherheitskonzept sowie für ein schulisches Löschkonzept zu nutzen. Beide Vorlagen finden sich unter Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ganz unten auf der Seite.

Verarbeitungstätigkeiten einer Schule, die sich nicht in die Referenz-Verarbeitungsübersicht einordnen lassen, können problemlos auch mit Vorlagen wie auf meiner Seite bereitgestellt, ergänzt werden. Gleiches gilt auch Beschreibungen von Verarbeitungstätigkeiten, welche beispielsweise von Auftragsverarbeitern teilausgefüllt bereitgestellt werden. Es besteht kein Zwang, alle Verarbeitungstätigkeiten unbedingt in das Muster der Medienberatung zu schreiben. Wenn man sich dazu in der Lage sieht bzw. es möglich ist, dann sollte man das Muster ergänzen und wenn nicht, nutzt man eine der anderen Vorlagen. Solange man alle Verarbeitungstätigkeiten der Schule in irgendeiner Form erfasst hat, ist der Form Genüge getan, um selbst einen Überblick zu haben und im Falle der Fälle der Aufsichtsbehörde etwas vorlegen zu können.

Die Referenz-Verarbeitungsübersicht ist übrigens durchaus auch für Schulen in anderen Bundesländern von Interesse und kann auch von Schulen in kirchlicher Trägerschaft genutzt werden, sofern von dort nicht verpflichtend andere Vorlagen zur Verfügung gestellt werden. Anpassungen sind vor allem bei den genannten Rechtsgrundlagen vorzunehmen und den eingesetzten Anwendungen.

Das Einholen von Einwilligungen attraktiv gestalten

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Das Thema Einwilligungen bereitet nahezu jeder Schule Bauchschmerzen. Sämtliche Verarbeitung von personenbezogenen Daten, für die es keine rechtliche Grundlage aus dem Schulgesetz gibt, braucht es die Einwilligung der Betroffenen. Mit zunehmender Digitalisierung von Unterricht nimmt so die Zahl der erforderlichen Einwilligungen zu, zusätzlich zu den bereits seit Jahren erforderlichen für Öffentlichkeitsarbeit über die Homepage der Schule und die lokale Presse. Das Einholen von Einwilligungen bei den Betroffenen ist ein Rechtsakt und die Formulare, welche dafür genutzt werden, sind entsprechend wenig ansprechend.

Gerade wenn es um die schulische Arbeit mit Medien, Apps und Plattformen geht, bietet es sich an, das Einholen der erforderlichen Einwilligungen mit Informationen zu verbinden, welche den Eltern einen lebendigen Eindruck von der Medienarbeit gibt. Man verbindet das Notwendige mit dem Schönen und gibt so dem Thema Datenschutz einen sinnstiftenden Rahmen.

Eine Möglichkeit, dieses umzusetzen bietet sich mit der folgenden Vorlage. Diese ist als ein kleines mehrseitiges Heft gestaltet, welches neben der Medienarbeit im Unterricht auch noch das Thema Öffentlichkeitsarbeit beinhaltet. Im Anhang finden sich umfangreiche Hinweise zur Nutzung und Anpassung. Das Heft ist ausgelegt für Grundschulen und der Einsatz bietet sich vor allem bei der Anmeldung neuer Schüler an, entweder im Rahmen der Anmeldung selbst, bei einem Kennenlernnachmittag oder einem Elternpflegschaftsabend.

DinA4 Version

Beinhaltet: Erstellung und Nutzung von Foto, Video und Audio im Unterricht, Nutzung von Antolin und Anton, Vorführung und Weitergabe von Medienprodukten aus dem Unterricht, Veröffentlichungen auf der Schulhomepage und in der Presse.

DinA5 Version

Für diese Version wurde das Layout von Steffie Maurer auf A5 so angepasst, dass die Seiten auf A4 gedruckt und dann geheftet werden können. Die Seiten für die gesammelten Entscheidungen und die eigentliche Einwilligung kann man den obigen DinA4 Versionen entnehmen. (Auch im PDF könnte man mit einem geeigneten Programm die eigene Schule, den Namen der Schulleitung, den Datenschützer und die Anschrift der Schule ergänzen.)

Swift Publisher Version (DinA5)