Kategorie: Schule NRW

Thema Videokonferenzen

Lesezeit: < 1 Minute

Bisher waren hier viele Beiträge aufgeführt, welche sich mit datenschutzrechtlichen Fragen zur Nutzung von Videokonferenz Plattformen zur Erteilung von Distanzunterricht, zur Teilnahme von Schülerinnen und Schülern am Unterricht von zu Hause aus und von Notenkonferenzen via Videokonferenz Plattformen und ähnlich befassen. Sie haben sich mit den durch das 16. Schulrechtsänderungsgesetz einführten neuen Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten beim Einsatz von Lehr- und Lernsystemen und Arbeits- und Kommunikationsplattformen einschließlich Videokonferenzsystemen weitestgehend überholt und wurden deshalb aus der Seite entfernt.

Im folgenden Beitrag werden diese neuen Möglichkeiten, welche sich für dein Einsatz von Videokonferenz Plattformen zur Erfüllung des Bildungs- und Erziehungsauftrags für Schulen in NRW seit Februar 2022 ergeben, ausführlich erläutert und auch die Grenzen aufgezeigt.

⇨ 16. Schulrechtsänderungsgesetz und Datenschutz 🔗

Ältere Beiträge, die aber noch Relevanz haben.

⇨ Videokonferenzen – eine Plattform auswählen 🔗
Hier geht es konkret um die Auswahl eines geeigneten Videokonferenz Tools und welche Kriterien man dabei im Auge behalten sollte. Dieser Beitrag ist weiterhin aktuell.

⇨ Videokonferenz Plattformen in Schule nutzen 🔗
Es geht hier um grundsätzliche Fragen des Einsatzes von Videokonferenz Tools in Schule und Fragen, die eine Schule sich vor dem Einsatz stellen sollte, mit Handlungsempfehlungen.

 

Stand 03/2022

Logineo NRW

Lesezeit: 6 Minuten

Hinter dem Label Logineo NRW verbergen sich die verschiedenen Module der Landesplattform für Schulen und ZfSL, die aktuell unabhängig von einander genutzt werden können. Es gibt die

Mitbestimmung

Was mit den Plattformen möglich ist und wo die Grenzen sind, auch mit Blick auf Datenschutz, ist in zwei Dokumenten geregelt, welche durch die Hauptpersonalräte und Hauptschwerbehindertenvertretungen mitbestimmt wurden:

Letzteres Dokument wird durch schulinterne Regelungen, soweit sie im Rahmen der Vorgaben des Dokumentes möglich sind, ergänzt.

Einwilligung und Informationen zur Datenverarbeitung

Die Nutzung aller drei Logineo NRW Plattformen ist freiwillig. Niemand, weder Lehrkräfte noch Schüler oder andere Personen, die für eine Nutzung in Frage kommen, kann zur Nutzung der Plattformen verpflichtet werden. Aus einer Nichteinwilligung dürfen den Betroffenen keine Nachteile entstehen. Alle drei Plattformen und die zugehörige Dokumentation wurde mitbestimmt.1Die Mitbestimmung wurde 2021 abgeschlossen.

Alles digital

Wie bei jeder in Schule genutzten Plattform sind auch zur Nutzung den Logineo NRW Plattformen Informationen zur Datenverarbeitung gemäß Art. 13/ 14 DS-GVO erforderlich. Diese Informationen finden sich jeweils an zwei Stellen.

Sie finden sich einmal bei jeweiligen Aktivierungsdialog der Plattformen. Bei allen drei Plattformen wird die Einwilligung in die Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Nutzung der Plattformen in elektronischer Form erteilt. Es braucht also kein Papierdokument mit einer Unterschrift!

Informationen zur Datenverarbeitung

Die Informationen zur Datenverarbeitung kann man auch außerhalb dieses Dialogs einsehen. Sie finden sich unter:

Elternanschreiben (mit Einwilligung)

Die Einwilligung kann elektronisch durch Setzen eines Häkchens erteilt werden. Bei jüngeren Schülern geht dieses jedoch nicht ohne die Erziehungsberechtigten. Damit hier alles korrekt abläuft, gibt es Elternanschreiben, die man zuvor ausgibt, bzw. verschickt und dann wieder einsammelt:

Schülergerechte Informationen zum Datenschutz

Die meisten Informationen, welche auf den Produktseiten der Logineo NRW Familie zur Verfügung gestellt werden, richten sich an Erwachsene. Aber es gibt auch Informationen auf einem für Schüler angemessenen Niveau:

Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Schulen benötigen bei der Nutzung der Logineo NRW Plattformen gemäß Art. 28 DS-GVO und SchulG NRW einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, den sie mit dem Anbieter abschließen. Da die drei Plattformen von drei verschiedenen Anbietern bereitgestellt werden, braucht es auch drei solche Verträge. Sie finden sich unter:

und werden abgeschlossen wie dort beschrieben.

Die Logineo NRW Plattformen werden an den meisten Schulen von einer Lehrkraft administriert. Manchmal sind es auch zwei Personen und gelegentlich auch die Schulleitung selbst. Damit diese Tätigkeit datenschutzrechtlich abgesichert ist, sollte mit dem bzw. den Administratoren eine sogenannte Administratorenverpflichtung abgeschlossen werden. Diese gilt dann für alle administrativen Tätigkeiten, welche die Personen ausüben, muss aber entsprechend erweitert werden, wenn es um mehr als eine Plattform geht.

Fragen und Antworten zu Logineo NRW und Datenschutz

Auch wenn eigentlich alles in den Dokumenten zu den drei Plattformen von Logineo NRW steht, was man zum Datenschutz wissen sollte, hier noch einmal die wichtigsten Punkte als FAQ:

  • Kann man zur Nutzung der Logineo NRW Plattformen gezwungen werden?
    • Nein, die Nutzung ist freiwillig. Die Einwilligung wird bei der ersten Anmeldung am System, der Account Aktivierung gegeben. Sie kann jederzeit widerrufen werden.
  • Muss zur Nutzung der Logineo NRW Plattformen eine Einwilligung in die Verarbeitung von personenbezogenen Daten gegeben werden?
    • Ja, das ist erforderlich. Ohne geht es nicht. Aber niemand kann zur Einwilligung gezwungen werden.
  • Können Kinder eigenständig in die Nutzung der Logineo NRW Plattformen einwilligen?
    • Nein, bei Kindern und Jugendlichen ist eine Einwilligung der Erziehungsberechtigten erforderlich. Etwa ab dem Alter von 15 oder 16 Jahren sind Jugendliche aber in der Lage die Folgen und Tragweite ihrer Entscheidung abzuschätzen und die Einwilligung eigenständig zu erteilen. Die Eltern sollten trotzdem zumindest informiert werden.
  • Können Kinder eigenständig in die Einwilligung widerrufen?
    • Das können sie durchaus, vor allem wenn es um das Videokonferenz Tool geht. Wenn sie die Kamera nicht einschalten, widerrufen sie zumindest für den Augenblick ihre Einwilligung und das ist zu akzeptieren.
  • Ich habe eingewilligt. Muss ich dann auch mit meinem privaten Endgerät damit arbeiten?
    • Nein, die Nutzung der Plattformen mit privaten Endgeräten ist freiwillig. Lehrkräfte benötigen hierzu außerdem auch eine Genehmigung der Schulleitung für ihr privates Endgerät.
  • Muss ich bei der Nutzung der Videokonferenz Komponente, die Kamera einschalten?
    • Nein, das ist eine Entscheidung im Rahmen des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung. Ich kann die Kamera jederzeit ausschalten. Gleiches gilt auch für den Ton. Auch das Mikrofon kann jederzeit deaktiviert werden.
  • Entstehen mir keine Nachteile, wenn ich keine Einwilligung erteile?
    • Es dürfen bei einer nicht-Einwilligung keine Nachteile entstehen. Die Schule muss dann dafür sorgen, dass wichtige Information diese Personen auf alternativen Wegen erreichen.2In der Praxis kann das eine Schule jedoch schon vor enorme Herausforderungen stellen.
  • Welche Daten dürfen in der Bildungscloud von Logineo NRW gespeichert werden?
    • Die Bildungscloud ist für pädagogische Daten gedacht, nicht für pädagogische Dokumentation oder personenbezogene Daten aus der schulinternen Verwaltung. Hierfür gibt es die Verwaltungscloud.
  • Welche Daten dürfen in Logineo NRW LMS gespeichert werden?
    • Das Landes Moodle ist ausschließlich für die Verarbeitung von pädagogischen Daten vorgesehen. Entsprechend ist es auch im Vertrag zur Auftragsverarbeitung festgehalten.3Verarbeitung von Daten im Rahmen einer Aufgabenerfüllung
      Schülerinnen und Schüler, Eltern:
      ▪ Stammdaten
      ▪ pädagogische Inhaltsdaten (z. B. personalisierte Arbeitsergebnisse, …)
      ▪ Stand des Lernprozesses
      ▪ private E-Mail-Adresse
      authentifizierte Nutzerinnen und Nutzer:
      Nutzungsdaten:
      ▪ freiwillig bereitgestellte
      Dokumente, Dateien und Daten
      ▪ Kommunikationsinhalte
       Pädagogische Daten meint hier die von zugeteilten und bearbeiteten Aufgaben, Feedback und Bewertungen, von den Schülern erstellte Artefakte, Kommunikationsinhalte, Umfragebeiträge usw.
    • Es gibt auch noch das von QUA-LIS entwickelte Modul zur digitalen Lern- und Entwicklungsplanung in Logineo NRW LMS. Diese Inhalte im LMS des Landes zu verarbeiten, widerspricht den im Vertrag zur Auftragsverarbeitung vorgesehen Daten. Schulen, welche dieses Modul nutzen, verarbeiten die dabei anfallenden personenbezogenen Daten, die durchaus zu den sogenannten besonderen Kategorien nach Art. 9 DS-GVO gehören können, außerhalb des Vertragsverhältnisses. Das MSB sieht darin, wie sich aus Rückfragen ergab, scheinbar kein Problem. Von QUA-LIS selbst heißt es: “Für sensible personenbezogene Daten ist die Ablage im LOGINEO NRW Datensafe vorgesehen.
      Zur Ausarbeitung der individuellen Förderpläne wird den Lehrkräften in dem Modul zur Lern- und Entwicklungsplanung dazu ein Template zur Verfügung gestellt, das die Ausarbeitung eines Förderplanes vorstrukturiert. Inhaltliche Arbeitsvorschläge finden die Lehrkräfte In der entsprechenden Arbeitshilfe Praxisbeispiele: https://www.schulentwicklung.nrw.de/q/upload/Inklu- sion/Ueberarbeitung_LEP/QUA-LiS_NRW_Arbeitshilfe_LEP.pdf“4In der Arbeitshilfe finden sich Beispiele für Einträge, die den Charakter von medizinischen Diagnosen haben und ganz sicher nicht im LMS verarbeitet werden sollten unter den aktuellen Voraussetzungen..
  • Welche Daten dürfen in Logineo NRW Messenger verarbeitet werden?
    • Der Messenger ist vor allem zur Kommunikation im Unterricht gedacht. Entsprechend dürfen dort pädagogische Inhalte kommuniziert werden. Gleiches gilt auch für das Videokonferenz Tool. Es geht um kurzfristige Kommunikation von Inhalten.5“Die Nutzung des Messengers dient kurzfristigen Kommunikationszwecken wie beispielsweise organisatorischen Absprachen oder dem Bündeln von Arbeitsergebnissen.” Rahmenmediennutzungsordnung Auch Lehrkräfte können untereinander über die Plattformen kommunizieren. Ausgeschlossen von der Verarbeitung im Messenger sind jedoch Dokumente mit sensibleren personenbezogenen Daten wie Notenlisten oder Fördergutachten.6“Die Speicherung oder der Austausch von Dokumenten mit sensiblen personenbezogenen Daten wie beispielsweise Notenlisten oder Fördergutachten sind untersagt.” Rahmenmediennutzungsordnung. Auch wenn der Messenger als sehr sicher gilt, würde es durch solch einen Austausch zu unkontrollierten Speicherungen dieser Daten kommen. Die ausgetauschten Daten verblieben solange auf den Servern des Messengers gespeichert, bis der Chatraum gelöscht wird.
  • Wo in Logineo NRW dürfen personenbezogene Daten der pädagogischen Dokumentation und der schulinternen Verwaltung verarbeitet werden?
    •  Dafür gibt es die Verwaltungscloud von Logineo NRW (Basis Plattform). Wichtig ist, dass besonders sensible Dokumente wie Fördergutachten, Beurteilungen und ähnlich nur im Daten-Safe gespeichert und verarbeitet werden?
  • Kann Logineo NRW zur Datensicherung verwendet werden?
    • Logineo NRW kann zur vorübergehenden Sicherung von personenbezogenen Daten von dienstlichen Endgeräten genutzt werden. Die Plattform ist jedoch nicht für Archiv Zwecke eingerichtet.7“LOGINEO NRW ist nicht für eine Langzeitdatenspeicherung ausgelegt.” Rahmenmediennutzungsordnung Für eine dauerhafte Sicherung von personenbezogenen Daten müssen Server der Schule genutzt werden, die für die Speicherung dieser Arten von Daten eingerichtet sind.
  • Darf die Schulleitung Logineo NRW Messenger mit Video Tool zur Leistungs-und Verhaltenskontrolle von Lehrkräften nutzen?
    • Nein, das ist nicht zulässig. Eine Ausnahme gibt es jedoch bei Hospitationen im Rahmen der Wahrnehmung von Führungsaufgaben bei der Beschaffung von Informationen und Eindrücken zur Unterrichts-und Schulkonzeptentwicklungoder bei dienstlichen Beurteilungen. Hier gelten die normalen Regeln wie auch im Unterricht. Entsprechend den Vereinbarungen der Schule sind Lehrkräfte vorab zu informieren.
    • Auch die anderen Logineo NRW Plattformen dürfen nicht zur Leistungs-und Verhaltenskontrolle von Lehrkräften genutzt werden.
  • Darf die Schulleitung gleichzeitig Administrator einer Logineo NRW Plattform sein?
    • Es gibt kein absolutes Vorbot, welches es Schulleitungen untersagt, die Funktion des Administrators an der eigenen Schule auszuüben, doch es sollte nach Möglichkeit die Ausnahme sein. In der Rahmendienstvereinbarung zwischen dem MSB und den Hauptpersonalräten heißt es hierzu: “Grundsätzlich ist die LOGINEO NRW Administration nicht durch die Schulleitung vorzunehmen, Ausnahmen erfordern das Einvernehmen mit dem Lehrerrat. Alle Personen, die diese Tätigkeiten übernehmen, sind über eine Administratorenverpflichtung auf Ihre Rechte und Pflichten hinzuweisen.” Vor alle an kleinen Schulen dürften die beiden Rollen auf eine Person fallen. Wichtig ist, dass es ein Vertrauensverhältnis gibt zwischen Schulleitung und Lehrkräften. Zur Absicherung gibt es eine Protokollierung aller Administrationstätigkeiten in Logineo NRW. Mit dieser ließe sich nachverfolgen, ob eine Schulleitung sich mit den Administratorrechten unbefugt Zugriff auf ein Nutzerkonto und seine Inhalte verschafft hat.
  • Darf die Schulleitung in mein E-Mail Konto hineinschauen?
    • Nein, das ist nicht zulässig. Es gibt aber eine Ausnahme, die entsprechend in der Rahmenmediennutzungsordnung beschrieben wird: “Wenn in Ausnahmesituationen, die keinen Aufschub dulden, Inhalte eines LOGINEO NRW-Postfachs für dienstliche Zwecke benötigt werden, kann der Zugriff auf das E-Mail-Postfach einer Benutzerin oder eines Benutzers auf Anweisung des oder der Vorgesetzten und nur unter Hinzuziehung eines Mitglieds des Lehrerrats bzw. der Personalvertretung im Vier-Augen-Prinzip durchgeführt werden. Der oder die Betroffene ist über den Zugriff unverzüglich zu unterrichten.”

Stand 12/2022

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Verarbeitung von Gesundheitsdaten durch Schulen – Coronaselbsttests

Lesezeit: 3 Minuten
Einen Tag, nachdem dieser Beitrag online ging, erschien eine aktualisierte Fassung der Schrift der LDI NRW. Der Beitrag ist entsprechend angepasst.

Die Corona Pandemie stellt Schulen auch in Bezug auf Datenschutz vor manche Herausforderung. Welche Informationen darf eine Schule über die Anzahl von Infektionen an der Schule und in einzelnen Klassen weitergeben? Ist es zulässig, die Namen von Infizierten Personen in der Klasse selbst bekannt zu machen? Zu einigen Unsicherheiten trug das Ministerium für Schule und Bildung nicht unwesentlich durch seine Vorgaben bei. Dabei ging es vor allem um die Selbsttestungen bis zu den Osterferien, für die es nach Informationen des Ministeriums möglich sein sollte, auf eine Einwilligung zu verzichten. Stattdessen setzte man auf eine Widerrufslösung in Kombination mit einer Einwilligung durch eine einwilligende Handlung durch Teilnahme am Selbsttest.1“Auf Basis dieser Verfahrensvorgaben ist festzustellen, dass datenschutzrechtlich eine Einwilligung nach Art. 7 DS-GVO zur Erhebung der Gesundheitsdaten (= Testergebnis) in der Schule vorliegt. Diese datenschutzrechtliche Einwilligung muss nicht zwingend schriftlich erklärt werden, sondern mit der eigenen aktiven Teilnahme am Test, ohne Handlung einer anderen Person, bei gleichzeitigem Verzicht auf eine Widerspruchserklärung ist eine Einwilligung in die Erhebung des Testergebnisses erteilt. Über die Umstände der Testungen wurde auch informiert. Dem steht auch nicht der Erwägungsgrund 32 zur DS-GVO entgegen. Danach sollen Stillschweigen oder Untätigkeit der betroffenen Person keine Einwilligung darstellen. Ein solcher Fall ist hier jedoch nicht gegeben, denn mit dem vg. Verhalten ist in diesem Kontext das Einverständnis durch eindeutige bestätigende Handlung klar signalisiert.” Schreiben des MSB, Referat 212, vom 26.03.2021

Mittlerweile hat sich die Sachlage geändert. Mit der Wiederaufnahme des Unterrichtsbetriebs nach den Osterferien trat die geänderte Coronabetreuungsverordnung (CoronaBetrVO) in Kraft und aus den freiwilligen Selbsttests wurden verpflichtende Selbsttests.

Nachdem wohl vor allem vor den Osterferien sehr viele Anfragen bei der Aufsichtsbehörde des Landes NRW eingegangen waren, veröffentlichte diese zum 20.04.2020 die Schrift Coronaselbsttests – Verarbeitung von Gesundheitsdaten durch Schulen.pdf, in welcher sie sich mit den datenschutzrechtlichen Grundsätzen, Voraussetzungen und Grenzen der Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch Schulen im Rahmen der Selbsttestungen auseinandersetzt. Am 28.04.2021 erschien die aktualisierte Fassung Coronaselbsttests – Verarbeitung von Gesundheitsdaten durch Schulen.pdf

Darin geht die Aufsichtsbehörde auch auf das Verfahren vor den Osterferien ein und es wird deutlich, dass sie die rechtliche Einschätzung des Ministerium für Schule und Bildung nicht uneingeschränkt teilt. Personen, die schon zuvor an der Rechtmäßigkeit des vom Land gewählten Verfahrens zweifelten, werden sich dadurch bestätigt sehen.

Die Aufsichtsbehörde befasst sich dann mit der aktuell geltenden Situation und bewertet die rechtlichen Vorgaben aus der überarbeiteten CoronaBetrVO in Bezug auf ihre Verhältnismäßigkeit. Nach einer Bewertung der Geeignetheit, Erforderlichkeit und Angemessenheit der getroffenen Regelungen, kommt sie zu dem Schluss, dass die Verhältnismäßigkeit gewahrt ist. Im letzten Teil der Schrift betrachtet die Aufsichtsbehörde die Verantwortlichkeit für die Gewährleistung des Datenschutzes an der Schule, erläutert die Verpflichtung der Schule und der beteiligten Personen, die Vertraulichkeit der Testergebnisse zu wahren, bevor es dann um die Dokumentation der Testergebnisse geht und die Übermittlung derselben an Dritte.

Gerade bei der Übermittlung der personenbezogenen Daten von Personen mit positivem Selbsttest sah man in der Aufsichtsbehörde noch einen deutlichen Klärungsbedarf und wollte nun vom Ministerium für Schule und Bildung wissen “ob, unter welchen Voraussetzungen und gegebenenfalls auf welcher Rechtsgrundlage eine Übermittlung der Testergebnisse unter dem Gesichtspunkt des Gesundheitsschutzes und der Pandemiebekämpfung an andere Personen
und/oder Stellen vorgesehen ist und zulässig sein soll.”

Das Land kam dieser Aufforderung nach mit der Präzisierung einiger Vorschriften in der CoronaBetrVO.

Schulen sollten beim Umgang mit positiven Ergebnissen von Selbsttests folgende Regel beachten:

  • Das Ergebnis des eine konkrete Schülerin oder einen konkreten Schüler betreffenden Selbsttests darf unmittelbar nur dieser oder diesem bzw. den jeweiligen Erziehungsberechtigten bekanntgegeben werden.
  • Dieses muss so erfolgen, dass Dritte dabei nichts mitbekommen.
  • Bei der Herausnahme der betroffenen Person aus dem Unterricht sollte  nicht direkt offensichtlich werden, dass diese einen positiven Selbsttest hatte.
  • Bei einer positiven Selbsttestung informiert die Schule das zuständige Gesundheitsamt.
  • Eine Übermittlung der positiven Testergebnisse von Selbsttests an andere Personen oder Stellen über das Gesundheitsamt hinaus, ist nicht zulässig.
  • Die Ergebnisse der durchgeführten Selbsttests oder vorgelegten Testnachweise werden von der Schule erfasst, dokumentiert und nach 14 Tagen vernichtet.
  • Diese Daten dürfen nur den Personen zugänglich gemacht werden, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
  • Bei einem positiven Selbsttest werden die direkten Sitznachbar*innen bzw. engen Kontaktpersonen (sog. „social bubble“) bis zum Vorliegen eines PCR-Testergebnisses des Verdachtsfalls aufgefordert, nicht nur strikt die Infektions- und Hygienemaßnahmen einzuhalten, sondern auch nicht notwendige Kontakte in der Schule zu vermeiden.
  • Die Schule darf die betroffenen Personen aus dem Umfeld des Verdachtsfalls nicht selbst über den Verdachtsfall informieren.

Letzteres müsste dann wohl das Gesundheitsamt übernehmen.

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Neue Veröffentlichung der LDI NRW – zum Thema Verarbeitung von Gesundheitsdaten durch Schulen

Lesezeit: < 1 Minute

Mit Datum vom 22.03. 2021 hat die LDI NRW eine neue Schrift veröffentlicht, um Klarheit beim Thema Verarbeitung von Gesundheitsdaten in der Schule zu schaffen, hier bezogen auf das Thema Nichtteilnahme am Präsenzunterricht zum Schutz vorerkrankter Angehöriger – Verarbeitung von Gesundheitsdaten durch Schulen.pdf

Im PDF wird gut erklärt, welche Gesundheitsdaten eine Schule in welcher Art und Weise im Zusammenhang mit der Nichtteilnahme von Schülern am Präsenzunterricht zum Schutz vorerkrankter Angehöriger überhaupt erheben darf. Wann darf sie ein ärztliches Attest einfordern und wann ein amtsärztliches Gutachten? Es geht darüber hinaus auch um die oft gestellte Frage, ob die Schule zum Zwecke der Einholung eines amtsärztlichen Gutachtens Daten an das Gesundheitsamt weiterleiten darf. Die Antwort lautet: die Schule benötigt hierfür immer eine Einwilligung der Betroffenen, da es keine Rechtsgrundlage dafür gibt, wie in der Schrift ausführlich erläutert wird.

Die Schrift knüpft an an die im November 2020 erschienene Schrift Maskenpflicht und Masernschutz – Verarbeitung von Gesundheitsdaten durch
Schulen.pdf, welche Schulleitungen rechtliche Hilfestellungen gibt, wenn es um die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in den im Titel genannten Zusammenhängen geht. Die Schrift erklärt am Beispiel von verschiedenen Fallkonstellationen, wo die datenschutzrechtlichen Grenzen und Möglichkeiten für das Handeln der Schulleitungen liegen.

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Eltern zu einer Besprechung per Videokonferenz einladen

Lesezeit: 2 Minuten

In Zeiten von Corona möchten viele Schulen gerne Elterngespräche in Form von Videokonferenzen anbieten. Es geht dabei sowohl um Elterngespräche in Format 1 zu 1 wie auch Informationsabende, bei denen Eltern über die Arbeit der Schule informiert werden sollen. Auch hierbei ist das Thema Datenschutz zu beachten. Eltern müssen über die zur Teilnahme an einer Videokonferenz erforderliche Datenverarbeitung gemäß Art. 13 DS-GVO informiert werden und dann eine Einwilligung erteilen. Das ist auch der Fall, wenn sie zur Teilnahme an einer Videokonferenz ein bestehendes schulisches Konto ihres Kindes nutzen, da die Einwilligung in die Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Nutzung dieses Kontos das Kind betraf, nicht aber die Eltern selbst.

Da es sich bei den Teilnehmern um Erwachsene handelt und die Videokonferenzen nur einzelne oder gelegentliche Veranstaltungen sind, kann die Einwilligung durch die Eltern hier auch durch sogenanntes konkludentes Handeln1“Im Zivilrecht spricht man von einer konkludenten Willenserklärung, wenn sie ohne ausdrückliche Erklärung durch schlüssiges Verhalten abgegeben wird. D.h. die Willenserklärung wird aus den Handlungen des Erklärenden abgeleitet.” Quelle Wiktionary gegeben werden. Die Eltern willigen in die Datenverarbeitung ein, indem sie an der Videokonferenz teilnehmen. Schalten sie dazu beispielsweise die Kamera ein, willigen sie in die Verarbeitung des Bildsignals ein.

Praktische Umsetzung

Die Schule übermittelt den Eltern eine Einladung, in welcher die Informationen zur Datenverarbeitung gegeben werden wie auch die Einwilligungserklärung, letztere jedoch ohne Unterschriftenfeld. Wichtig wie immer bei der Einwilligung ist das Angebot einer Alternative für Eltern, die nicht an einer Videokonferenz teilnehmen möchten.

Beispiel Elterngespräch
Beispiel Informationen über die Schule
Beispiel Elterngespräch

Die Vorlage geht davon aus, dass die Eltern den Zugang des Kindes zu Logineo NRW Messenger für die Videokonferenz mit den Lehrkräften der Schule nutzen.

Hinweis

Bitte achten Sie darauf, dass für Videokonferenzen, in welchen es um vertrauliche oder sensible Inhalte gehen soll, sichere und vertrauenswürdige Anbieter genutzt werden. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen Schule und Anbieter sollte vorliegen.

03/2021

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Vorlagen für IServ

Lesezeit: < 1 Minute

IServ ist ein mittlerweile gut etablierter deutscher Schulserver der vor allem damit glänzen kann, dass er komplett auf nicht-EU Dienste verzichtet. Er setzt sehr stark auf Open-Source Komponenten1BigBlueButton (Videokonferenzen), DAViCal (Kalender-Backend), Etherpad Lite (Texte), FullCalendar (Kalender-Frontend), LibreOffice Online (Office), Matrix (Messenger-Backend), opsi (Softwareverteilung), Symfony (Grundsystem), … Quelle: IServ-Dokumentation.pdf , besteht aber auch aus proprietären Eigenentwicklungen.2Die FOOS Community würde gerne den kompletten IServ “befreit” sehen.

IServ ist ein modulares Server Produkt, welches neben einer lokalen Nutzung auch einen Zugriff über ein Webportal erlaubt. Über die unterrichtliche Nutzung bietet der Server noch Funktionen zur Verwaltung von Geräten und des schulischen Netzwerks. Mittlerweile wird der Server auch als SAAS komplett Cloud basiert angeboten. Auch ein Videokonferenz Modul auf Basis von BigBlueButton ist im Angebot.

Auch wenn IServ spezielle Module wie die Raumbuchung, Curriculum, Kurswahlen, Vertretungs- und Mensa-Pläne und mehr anbietet, ist die Plattform in erster Linie ein Server für die pädagogische Arbeit. Das heißt, es ist nicht möglich, auf einem einzigen IServ sowohl Unterricht als auch schulinterne Verwaltung abzubilden. Wer das tun möchte, braucht eine zweite, kostenpflichtige Instanz. Diese kann durchaus auf dem selben Server betrieben werden, wenn beide Instanzen logisch voneinander getrennt sind, etwa durch Betrieb auf zwei virtuellen Servern. Aber auch hier gibt es Grenzen, die mit dem Sicherheitskonzept des IServ zu tun haben3Im Handbuch heißt es unter 9.5.6 Verschlüsselung – “Die Datenübertragung beim Zugriff auf die IServ Weboberfläche erfolgt immer verschlüsselt. Gespeichert werden die Daten auf den Festplatten des Servers jedoch unverschlüsselt, damit die Benutzer jederzeit von überall aus auf ihre Daten zugreifen können und der Server auch bei einem Stromausfall ohne Eingriff eines Administrators starten kann. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Daten mit erhöhtem Schutzniveau auf dem Server abzulegen, falls diese vor der Übertragung mit einer geeigneten Software verschlüsselt werden. Dazu können beispielsweise passwortgeschützte Zip-Archive oder verschlüsselte Container-Dateien genutzt werden.”.

IServ hält unter https://iserv.eu/downloads/privacy/ zahlreiche Dokumente bereit, welche von Schulen bei der Einführung des Schulservers genutzt werden können. Sehr umfangreiche Informationen zum Datenschutz finden sich auch in der jeweils aktuellsten Version des Handbuches.

Da öfter angefragt, gibt es hier eine kombinierte Nutzungsvereinbarung mit Informationen zur Datenverarbeitung und Einwilligung, einmal in einer Version für Schüler und dann, da die Zahl der genutzten Funktionen hier größer, für Lehrkräfte.

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DEMAT – HSP+ – Einwilligung erforderlich?

Lesezeit: 2 Minuten

Einwilligungen der Betroffenen werden an so vielen Stellen im Schulalltag benötigt. Doch es gibt auch Bereiche, wo nicht immer klar ist, ob es eine Einwilligung braucht oder nicht. Deshalb kommt auch immer wieder die Frage auf, ob bei der Durchführung von HSP+ und DEMAT eine solche erforderlich ist. Beide Tests werden beispielsweise an weiterführenden Schulen oft eingesetzt bei den neuen Schülerinnen und Schüler im 5. Schuljahr, um zu ermitteln, wo die Kinder stehen. Später werden die Tests dann wiederholt, um zu überprüfen, ob die Fördermaßnahmen im Unterricht zu einer Verbesserung geführt haben.

Ob es nun eine Einwilligung braucht oder nicht, hängt davon ab, ob sich aus dem Schulgesetz NRW oder Erlassen eine Rechtsgrundlage ableiten lässt, welche eine Durchführung legitimiert oder ob es eine solche nicht gibt. Der entscheidende Passus im SchulG NRW ist §120 Abs. 3.

(3) Standardisierte Tests und schriftliche Befragungen von Schulanfängerinnen und -anfängern (§ 36) und Schülerinnen und Schülern dürfen in der Schule nur durchgeführt werden, soweit dies für die Feststellung der Schulfähigkeit oder des Sprachstandes, für eine sonderpädagogische Förderung oder für Maßnahmen zur Qualitätsentwicklung und Qualitätssicherung geeignet und erforderlich ist. Die Schülerinnen und Schüler sowie die Eltern sind über die wesentlichen Ergebnisse zu informieren. Aus Tests und schriftlichen Befragungen zur Feststellung der Schulfähigkeit und des sonderpädagogischen Förderbedarfs dürfen nur die Ergebnisse und der festgestellte Förderbedarf an andere Schulen übermittelt werden.”

Darüber hinaus gibt es noch Abs. 4, bei dem es um wissenschaftliche Untersuchungen, Tests und Befragungen geht.

Die Frage ist dann, fallen HSP+ und DEMAT unter wissenschaftliche Tests oder nicht? Schaut man sich BASS 10-45 Nr. 2 Wissenschaftliche Untersuchungen,
Tests und Befragungen an Schulen gemäß § 120 Abs. 4 SchulG an, sollten HSP+ und DEMAT ziemlich sicher nicht unter die Regelungen von Abs. 4 fallen.

Als Rechtsgrundlage von Interesse sein könnte auch noch BASS 14-01 Förderung von Schülerinnen und Schülern bei besonderen Schwierigkeiten im Erlernen des Lesens und Rechtschreibens (LRS). Dort findet man unter 2.1 Analyse der Lernsituation als eine Aufgabe der Schule definiert “- kognitive (z.B. Stand der Lese- und Schreibentwicklung, Denkstrategie, Wahrnehmung, Sprache),” Damit zu argumentieren, dass HSP+ unter dieser Regelung gefasst werden könnte, wäre möglich, wenn er als Teil einer LRS Diagnose genutzt würde. Zur Legitimierung des DEMAT eignet sich diese Rechtsgrundlage allerdings nicht.

Passender ist hier, wenn man sich auf §120 Abs. 3 beruft, denn HSP+ und DEMAT sind definitiv standardisierte Tests, und argumentiert, dass man die beiden Tests im Rahmen der Qualitätsentwicklung und Qualitätssicherung durchführt. Vorab werden die Eltern über die Durchführung der Tests und die erforderliche Datenverarbeitung informiert.1Anzugeben sind, welche Daten, zu welchem Zweck auf welcher Rechtsgrundlage – SchulG NRW – verarbeitet werden, wer davon betroffen ist, an wen Daten übermittelt werden – hier in pseudonymisierter Form – bzw. wer Zugriff auf die Daten hat – hier die Lehrkräfte -, wie lange die Daten gespeichert werden und welche Rechte die Betroffenen haben – hier z.B. Recht auf Auskunft. Nach Durchführung der Tests werden sie über die Ergebnisse in Kenntnis gesetzt. Nutzt man die Online Auswertung mittels HSP+, dann werden dort keine Schülernamen verwendet, sondern nur Codes. Für die Schule selbst handelt es sich bei diesen Pseudonymen um personenbezogene Daten, für den Anbieter sind sie anonym. Eine Einwilligung für die Online Auswertung sollte damit nicht erforderlich sein. Die Durchführung im Rahmen der Qualitätsentwicklung und Qualitätssicherung liefert eine plausible Rechtsgrundlage, wenn man später noch einmal testet, um zu sehen, ob die individuellen Fördermaßnahmen im Unterricht die Kinder in ihrer Entwicklung in Rechtschreibung und Mathematik weitergebracht haben oder nicht.

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Bedarfsabfragen zur Versorgung der Schülerinnen und Schüler mit digitalen Endgeräten

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Im Juli 2020 legte die Landesregierung NRW ein Programm zur Sofortausstattung von Schülerinnen und Schüler mit digitalen Endgeräten auf1Es handelt sich um die “Richtlinie über die Förderung von digitalen Sofortausstattungen (Zusatzvereinbarung zur Verwaltungsvereinbarung DigitalPakt Schule 2019 bis 2024 – Sofortausstattungsprogramm) an Schulen
und in Regionen in Nordrhein-Westfalen”; RdErl. d. Ministeriums für Schule und Bildung v. 21.07.2020 – 411. Es ist nun an den Schulen, festzustellen, welche Schülerinnen und Schüler im Falle einer Schulschließung oder Quarantäne ein Leihgerät benötigen. Das MSB hat beispielhaft einige Fragen zur Abfrage der Voraussetzungen zu Hauseveröffentlicht – Beispielfragen: Ist-Zustand der Schülerinnen und Schüler.pdf

Hinweis: Es gibt von Seiten des Ministeriums für Schule und Bildung NRW keine Vorgabe, dass Schulen Bedarfe bei Schülern durch Fragebogen ermitteln müssen. Viele Schulen scheinen jedoch den Fragebogen als ein praktikables Mittel einzuschätzen und planen solche Abfragen oder führen sie bereits durch.

Nicht vergessen werden sollte, dass es sich bei dieser Abfrage um eine Datenerhebung handelt. Auch wenn die Beantwortung der Abfrage auf Freiwilligkeit beruht, ist eine Information über die Datenverarbeitung gemäß Art. 13 DS-GVO erforderlich. Bei der Abfrage sollte außerdem darauf geachtet werden, nur die Daten zu erheben, welche tatsächlich erforderlich sind, um zu beurteilen, ob Schüler ein Leihgerät benötigen, falls sie in den Distanzunterricht gehen. Es ist durchaus möglich, auch weitere Informationen abzufragen, etwa ob ein Internetzugang vorhanden ist oder ein Arbeitsplatz, an dem in Ruhe gearbeitet werden kann.

Vorlage für eine Abfrage mit Datenschutzinformationen

Stand 08/2020

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Eltern in NRW sind verpflichtet Schulen E-Mail Adresse zu geben

Lesezeit: < 1 Minute

Normalerweise beruht die Angabe einer privaten E-Mail Adresse von Eltern in NRW auf Freiwilligkeit. Viele Eltern geben zumindest eine E-Mail Adresse bei der Anmeldung des Kindes an der Schule an, aber nicht alle. Das Schulministerium NRW hat eine Corona Virus FAQ veröffentlicht und sich dort zum Thema Angabe einer E-Mail Adresse geäußert.1Das Zitat gibt den Stand vom 19.03.2020 wieder.

“Unter Rückgriff auf die allgemeine Regelung des § 3 Abs. 1 DSG NRW ist es zur Erfüllung des Bildungsauftrags der Schulen datenschutzrechtlich zulässig, in Fällen der längeren Schulschließungen wegen der Corona-Pandemie von den Schülerinnen und Schüler bzw. Eltern die Angabe der privaten E-Mail-Adresse zu fordern und ihnen die Materialien zuzusenden.”

Entsprechend § 3 Abs. 1 DSG NRW kann die Schule nun geltend machen, dass sie die E-Mail Adresse der Eltern einfordert, “wenn sie für die Wahrnehmung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe der verarbeitenden Stellen erforderlich ist oder wenn sie in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.”

Hinweis: Die Verarbeitung der auf dieser Rechtsgrundlage bei den Eltern erhobenen E-Mail-Adressen erfolgt zweckgebunden, um „ihnen die Materialien zuzusenden“. Sobald durch die Aufhebung der Corona Virus bedingten Schulschließungen dieser Verarbeitungszweck entfällt, ist für Schulen eine  weitere Nutzung und Speicherung dieser E-Mail Adressen nicht länger zulässig. 2Bitte beachten Sie, diese Vorgabe gilt nur für die E-Mail Adressen, welche auf der Grundlage von § 3 Abs. 1 DSG NRW erhoben wurden, nicht für solche welche bei den Eltern auf der Grundlage einer Einwilligung erhoben wurden.

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Einwilligung ohne Papier in Zeiten von Corona

Lesezeit: < 1 Minute

In Zeiten des Corona Virus sind die Schulen geschlossen und trotzdem muss der Unterrichtsbetrieb irgendwie weiterlaufen. Auch die Kommunikation mit Schülern und Erziehungsberechtigten muss möglichst reibungslos und unaufwändig weiterhin möglich sein. Schulen setzen von daher vermehrt auf Online-Plattformen und Apps. Da diese in der Vergangenheit jedoch entweder noch nicht genutzt wurden oder nur von einem Teil der Schülerinnen, Schüler, Lehrkräfte und eventuell auch Eltern, ist es oftmals erforderlich, eine Einwilligung der Betroffenen einzuholen. Wollte man dieses in Papierform erledigen, wäre solches mit sehr viel Aufwand verbunden. Außerdem müsste damit gerechnet werden, dass die Rücklaufquote nicht 100 % ist und je nach Situation sogar extrem gering ausfallen könnte, etwa weil Person das Haus nicht verlassen können.

Was viele nicht bekannt ist, Einwilligungen können durch aus auch elektronisch von den Betroffenen eingeholt werden. Auf welcher  Rechtsgrundlage dieses für Schulen in Nordrhein-Westfalen möglich ist wie man elektronische Einwilligungen umsetzen kann, wird in dem Beitrag Einwilligung einholen ohne Papier ausführlich erklärt.

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