Verarbeitung

Wie personenbezogene Daten gehört Verarbeitung zu den grundlegenden Begrifflichkeiten der DS-GVO und ist deshalb dort auch in Artikel 4  definiert. Die Definition zeigt, dass der Begriff sehr weit definiert ist. Damit stellt jeder denkbare Umgang mit personenbezogenen Daten eine Verarbeitung dar und fällt damit unter die Regelungen des Datenschutzrechtes.

„Verarbeitung“ jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung;”

Auf Schule bezogen bedeutet dieses, die Verarbeitung von personenbezogenen Daten betrifft nicht nur die digitale Verarbeitung, etwa im Schulverwaltungsprogramm, sondern auch die in Papierform (z.B. Schülerstammblätter und -akten, Zeugnisskopien, Gutachten, …)¹Wie die Definition des Begriffes Verarbeitung zeigt, meint Verarbeitung in Bezug auf personenbezogenen Daten in Papierform alle Formen der Aufzeichnung, die eine Organisation bzw. Ordnung aufweisen, die ein Auffinden einzelner personenbezogenen Daten ermöglicht. Das kann prinzipiell auch eine Sammlung von Notenlisten sein oder von vergessenen Hausaufgaben.. Nicht alle Begriffe lassen sich immer eindeutig voneinander trennen, wie die Beispiele zeigen. Wie in der Definition beschrieben gehören zur Verarbeitung:

• Erheben, Erfassen – sind bei der Anmeldung an einer Schule Daten nicht vollständig bei den Erziehungsberechtigten zu erhalten, fragen manche Schulen bei den Einwohnermeldeämtern nach. Die Aufnahme von Daten bei den Erziehungsberechtigten bei Schulanmeldung. Noten aus einer Klassenarbeit werden in einer Notenliste erfasst.
• Organisieren, Ordnen – Grunddaten und Leistungsdaten werden durch ein Schulverwaltungsprogramm organisiert, um strukturelle Prozesse der Schulveraltung abzubilden. Als eine Form des Organisierens kann ein Schulverwaltungsprogramm personenbezogene Daten durch Sortierung in alphabetischer Reihenfolge, nach Klassen, nach Jahrgängen ordnen.
• Speicherung – meint die Aufzeichnung personenbezogener Daten, digital oder analog, so dass sie später wieder gelesen/ abgerufen werden können.²Eine flüchtige Speicherung, etwa als temporäre Arbeitskopie oder in einem Cache Speicher fällt nicht unter diesen Begriff. Auernhammer Art. 4 Nr. II RN 43
• Anpassung, Veränderung – Eine Anpassung erfolgt etwa durch das Heraufsetzen der Klassenstufe beim Jahrgangswechsel in der Schulverwaltungssoftware, eine Änderung, wenn ein Schüler umzieht und die alte gegen eine neue  Adresse ausgetauscht wird.
• Auslesen, Abfragen – Zur Erstellung einer Schülerliste werden aus dem Datenbestand der Schulverwaltungssoftware personenbezogene Daten ausgelesen. Filtert man in der Schulverwaltungssoftware alle Schüler einer bestimmten Religionszugehörigkeit aus, stellt das eine Abfrage dar.
• Offenlegung durch Übermittlung – darunter fällt z.B. die Ausgabe der Zeugnisse oder die Meldung von Schülern, die ein Praktikum in einem Lebensmittelbetrieb machen wollen, an das Gesundheitsamt.
• Offenlegung durch Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung – meint unter anderem die Veröffentlichung auf der Schulhomepage oder Berichte in der Presse, Jahrbücher u. Ä..
• Abgleich, Verknüpfung – Die Kontrolle der erfassten Zeugnisnoten anhand einer Kontrollliste mit den zuvor abgegebenen Notenlisten ist eine Form des Abgleichs. Bei der Zeugniserstellung werden personenbezogenen Daten aus verschiedenen Fächern miteinander verknüpft.
• Einschränkung – meint eigentlich eine Sperrung der Daten. Durch die Vorgaben der VO-DV I zur Aufbewahrung dürfen Noten von Abgängern nicht sofort gelöscht werden, nachdem ein Schüler die Schule verlassen hat. Die personenbezogenen Daten dieser Schüler dürfen jedoch auch nicht mehr verändert werden, da sie in Bezug auf die Verarbeitung eingeschränkt sind.
• Löschen – Lehrkräfte beispielsweise müssen personenbezogenen Daten von Schülern ein Jahr nachdem sie sie abgegeben haben, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, löschen.
• Vernichtung – Zeugnisse, Schülerstammblätter, Schülerakten usw. die nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist einem Archiv angeboten wurden, vernichtet, falls dieses kein Interesse an einer Archivierung hat.